Tesorería: Capítulo 3 Recibos de Egresos

Transcripción

1 Tesorería: Capítulo 3 Recibos de Egresos El Formulario de Recibos de Egreso tiene como finalidad de registrar todas aquellas operaciones de Egreso de Efectivo o su Equivalente por operaciones con Proveedores o cualquier otra persona que implique un Egreso. Para poder registrar operaciones en cada uno de estos procesos, debe primero haber creado los Maestros en Ficheros, tales como: Cuentas Bancarias. Cuentas de Caja. Si no tiene creada estos Maestros, no podrán culminar las operaciones que esté registrando. Este formulario se divide en varias partes: 1

2 De esta forma nos permite detallarlos por separado como parte de los Manuales Operativos y al mismo tiempo nos sirven de guía para los Instructivos: 1. Botones de Mantenimiento de Registros: 1.1. Nuevo Registro Modificar Registro Guardar Registro 1.4. Eliminar Registro Salir. 2. Encabezado del Documento 3. Cuerpo o Detalle de la operación Pago Total/Parcial 3.2 Anticipos. 3.3 Otros Egresos. 4. Totales. 5. Formas de Pagos. 5.1 Pagos con Bancos. 5.2 Pagos con Caja. 6. Contabilizar. 7. Botones para localizar un registro. 7.1 Buscar Registro. 7.2 Registro Anterior. 7.3 Registro Siguiente. 7.4 Primer Registro. 7.5 Último Registro. A continuación separaremos este documento en 2 categorías: - Instructivos. - Manual Operativo. De esta forma el Usuario podrá ver de forma resumida como se ejecuta un proceso en base al Instructivo y en el mismo Instructivo le indica que punto del Manual debe recurrir. 2

3 Instructivo A Manual SGTContable - Versión 11 o superior. INSTRUCTIVOS Pasos a seguir para incluir una Recibo para Cancelación Proveedores: de una o varios Documentos de A. Opción Nuevo Registro. (Punto 1.1) B. Llenar los Datos del Encabezado del Recibo. (Punto 2) a. Seleccionar el Tipo de Pago: Total/Parcial C. Llenar los Datos del Detalle: (Punto 3.1) a. Seleccionar Documentos a pagar. b. Continuar con Forma de Pagos. D. Registrar Forma de Pago. (Punto 5) a. Agregar Forma de Pago. (Punto 5.1) E. Guardar Recibo. (Punto 1.3) F. Contabilizar. (Punto 6) Instructivo B Pasos a seguir para incluir un Anticipo. A. Opción Nuevo Registro. (Punto 1.1) B. Llenar los Datos del Encabezado del Recibo. (Punto 2) a. Seleccionar el Tipo de Pago: Anticipo. C. Indicar Monto en Totales. (Punto 4) a. Continuar con Forma de Pagos. D. Registrar Forma de Pago. (Punto 5) a. Agregar Forma de Pago. (Punto 5.1) E. Guardar Recibo. (Punto 1.3) F. Contabilizar. (Punto 6) 3

4 Instructivo C Pasos a seguir para incluir Otros Egresos. A. Opción Nuevo Registro. (Punto 1.1) B. Llenar los Datos del Encabezado del Recibo. (Punto 2) a. Seleccionar el Tipo de Pago: Otros Egresos. C. Llenar los Datos del Detalle: (Punto 3.1) a. Incluir ítem por concepto y cuenta contable. b. Continuar con Forma de Pagos. D. Registrar Forma de Pago. (Punto 5) a. Agregar Forma de Pago. (Punto 5.1) E. Guardar Recibo. (Punto 1.3) F. Contabilizar. (Punto 6) Instructivo D Pasos a seguir para incluir Modificar un Recibo de Egresos. A. Elegir el Recibo usando los Botones para Localizar un Registro. (Punto 8). B. Opción Modificar Registro. (Punto 1.2) C. Modifique los datos del Encabezado. (Punto 2) D. Modifique los Datos del Detalle: (Punto 3) a. Continuar con Forma de Pagos. E. Modifique Forma de Pago. (Punto 5.2) F. Guardar Recibo. (Punto 1.3) G. Contabilizar. (Punto 6) 4

5 MANUAL OPERATIVO. 1. Botones de Mantenimiento de Registros. Como opciones básicas y fundamentales debemos primero conocer los botones u opciones que nos permitirán mantener los Formularios, mediante el cual podemos Registrar, Modificar, Eliminar un Recibo de Egreso. Estas opciones son las siguientes: 1.1.Nuevo Registro. Por medio de este botón se inicia el proceso de inclusión de un Documento. Para conocer más acerca en como registrar un Documento, consulte el punto 2 o véase el instructivo A y B Modificar Registro. Use esta opción si desea modificar un documento determinado. o Es probable que no permita ser modificado si este Recibo está Contabilizado. Para conocer más acerca en como Modificar un Recibo, véase el instructivo D. 1.3 Guardar Registro. Cuando finalice todas las fases para registrar el Recibo, debe Guardar antes de Salir, de lo contrario no se conservarán sus datos. Si da Clic Salir antes de Guardar, el Sistema da un mensaje de Advertencia preguntando si desea Guardar antes de Salir. 1.4 Eliminar Registro. No podrá Eliminar un Recibo si el mismo se encuentra: Contabilizado. Deberá revertir algunas de estos procesos si necesita modificar el Recibo, de lo contrario no podrá hacerlo Salir: Se utiliza para salir del formulario o cancelar una operación que no se requiere hacer. 5

6 2. Encabezado del Documento Por medio del encabezado se define la utilización del Recibo de Egreso y el Proveedor relacionado con la operación. El Tipo de Pago es quien define la operación del Recibo de Egreso. Como primer paso para registrar un Recibo de Egreso, debe llenar los datos del Encabezado del Recibo y definir el tipo de pago. A continuación los campos del Encabezado: Recibo Número: - Es un número consecutivo indicado por el Sistema. El Usuario podrá cambiarlo, ya que es un campo editable alfanumérico. Emisión Emisión: Descripción: - Es la fecha de registro que le corresponde al Recibo. - Es el título o descripción resumida de la operación. Cod.Proveedor: - Debe indicar el código del Proveedor que está relacionado con la operación. - Utilice la tecla F6 si desea localizar el Proveedor por medio de una ventana o listado de Proveedores. 6

7 Tipo de Pago: - El Recibo de Egreso se divide en 3 formas de procesar información: o Pago Total/Parcial. o Anticipo. o Otros Egresos. - Estas formas distintas de procesar información se diferencia en el Cuerpo o Detalle del Recibo, ya que cambian los campos de datos. - De Clic a la opción respectiva y proceda con Incluir los datos del Cuerpo o Detalle del Recibo. 7

8 3. Cuerpo o Detalle del Recibo. Corresponde al registro detallado de la operación de acuerdo al Tipo de Pago que haya seleccionado en el Encabezado. Para tales efectos es necesario incluir los datos según el Tipo de Pago: - Pago Total/Parcial. - Anticipo. - Otros Egresos. 3.1 Pago Total/Parcial. Tomando en cuenta que en el ENCABEZADO ha elegido la opción de Pago Total/Parcial (Punto 2), los pasos para registrar el detalle de esta pestaña son los siguientes: A. De Clic al botón de Agregar Documento. 1. Se presenta la ventana de Documentos pendientes del Proveedor. i. Seleccione uno varios Documentos a Pagar. ii. También puede seleccionar a todos los Documentos por medio del botón Marcar Todos. 2. De Clic en Aceptar para regresar a la Pestaña del Cuerpo de Pago Total/Parcial 8

9 Documentos importados al Cuerpo o Detalle. 3. Los Documentos Importados se reflejan en la pestaña del Cuerpo o Detalle. 4. Si desea incorporar o desincorporar un registro importado, de Clic Nuevamente al registro.. 5. Si desea un pago parcial de un Documento determinado, de Clic al Registro importado y modifique el Monto a Pagar por otro monto menor. A Continuación la imagen con el proceso realizado. 9

10 B. De Clic al botón de Continuar con Formas de Pagos. 1. Si está de acuerdo con los documentos importados y con los montos a cancelar de Clic al botón Continuar con Forma de Pagos. Para incluir las Formas de Pago, vaya al Punto Tipo de Pago: Anticipo. Tomando en cuenta que en el ENCABEZADO ha elegido la opción de ANTICIPO (Punto 2). Los pasos para registrar el detalle de esta pestaña son los siguientes: A. Indique el Monto en el campo Sub-Total. (Punto 4) B. De Clic al botón de Agregar Forma de Pagos. 1. Si está de acuerdo con el monto a recibir de Clic al botón de incluir Forma de Pagos. Para incluir las Formas de Pago, vaya al Punto 5. 10

11 3.3 Tipo de Pago: Otros Egresos. Tomando en cuenta que en el ENCABEZADO ha elegido la opción de OTROS EGRESOS, los pasos para registrar el detalle de esta pestaña son los siguientes: A. Use los botones de Mantenimiento del Formulario: Agregar: Modificar. Eliminar 1. De Clic al botón de Agregar para incluir los registros o conceptos según la operación que esté registrando. i. Por cada concepto debe indicar: 1. Descripción. 2. Cuenta Contable. 3. Monto. 4. C.Costo: No es obligatorio. Cada vez que incluya un registro no olvide dar Clic Guardar. Si no desea continuar con incluir mas registros, de Clic a Cancelar. 11

12 2. Si requiere modificar un registro, primero debe dar Clic al registro y luego de Clic al botón de Editar. i. Modifique el campo respectivo 3. Si requiere suprimir un registro, primero debe dar Clic al registro y luego de Clic al botón de Eliminar. A Continuación la imagen con el proceso realizado. B. De Clic al botón de Continuar con Formas de Pagos. 1. Si está de acuerdo con los documentos importados y con los montos a cancelar de Clic al botón Continuar con Forma de Pagos. Para incluir las Formas de Pago, vaya al Punto 5. 12

13 4. Totales: Manual SGTContable - Versión 11 o superior. Corresponde a la suma de todos los Items que se incorporan en el Cuerpo o Detalle del Recibo de Egreso. Consta de 3 campos tipo Monto: A. Sub-Total: 1. Sub-totaliza el monto de la operación del Cuerpo o Detalle del Recibo de Egreso. 2. Cuando es un ANTICIPO, debe indicar el monto de la operación en este campo. Esta operación no pasa por el Cuerpo o Detalle, ya que se refiere a un monto específico. B. + o Otros: 1. Sirve para ajustar diferencias positivas o negativas cuando el Sub-total a pagar no coincide con el toral recibido en formas de pago: ejemplo: i. Supongamos en 3 facturas den un total de BsF 1.105, pero el Cheque entregado fue de BsF Como no podemos dejar alguna factura pendiente por BsF 5, se procede con Cancelar los BsF y en +o- Otros se indica la diferencia o sea, -5 Bsf. Sub-Total : BsF o Otros : BsF -5 Mto Total : BsF Ahora sí, el Monto Total coincide con el Cheque de BsF y se finaliza la operación con éxito. Esta diferencia se lleva a una Cuenta de Otros Egresos o Egresos que está en la Integración General de Proveedores. C. Mto Total: Significa Monto Total y corresponde a la suma del Sub-Total + (+ o- Otros). Importante: El Sistema valida el Monto Total del Recibo con el Monto Total de la Forma de Pago, si no Coinciden estos montos no podrá finalizar la operación completa. 13

14 5. Formas de Pago. Manual SGTContable - Versión 11 o superior. Corresponde a la identificación de la forma en cómo fue realizado el pago por medio de Efectivo o cualquier instrumento de pago de Caja o Banco. Recuerde que deben estar previamente registrados en Ficheros los Maestros de Caja y Cuentas Bancarias. Véase el Capítulo I de Tesorería. Los Campos del formulario son los siguientes: Tipo: - Es el instrumento de pago de CAJA o BANCO. Monto: - Es el monto a pagar. El Sistema nos muestra el saldo. Puede fraccionar el total, pero al final debe sumar el total del Recibo, de lo contrario no podrá registrar el pago. 14

15 Banco/Caja: - Por medio de botón de búsqueda podrá llamar la ventana o listado de Bancos o Caja. - El Sistema le mostrará las Cuentas de Caja o de Bancos de acuerdo al tipo de instrumento de pago seleccionado. Si selecciona: DEP,N/C o TRI: Muestra las Cuentas Bancarias. a. CHE=Depósito. b. N/D= Nota de Crédito. c. TRE= Transferencia de Egreso. Si selecciona: EFE, muestra las Cuentas de Caja. Número: - Es el Número que identifica la Cuenta Bancaria o de Caja. Cuenta Contable: - Es la cuenta contable asociada a la Cuenta Bancaria o de Caja. - Su integración se realiza en el Fichero de tales cuentas. Referencia: - Es el número que identifica el instrumento de pago. Observaciones: - Permite indicar cualquier comentario que identifique la operación. La Sección de Formas de Pagos cuenta con 4 botones que le permitirán realizar distintas operaciones según sea la necesidad o circunstancia, tales como: - Regresar: o Permite devolverse a la opción anterior, o sea, regresar al cuerpo del pago, de tal forma que puede replantear los conceptos antes registrados. - Agregar: o Incluye una forma de pago. o Puede incluir varias formas de pago, pero se registra de una en una. - Editar. o Permite modificar una forma de pago. - Eliminar. o Permite eliminar una forma de pago. 15

16 Los procedimientos en como Agregar, Editar y Eliminar se describen a continuación. 5.1 Agregar: A. De Clic al botón de Agregar. Es importante destacar que de acuerdo al instrumento de pago a registrar, el Sistema le presenta las Cuentas de Caja o de Banco para su selección en el mismo campo llamado Banco/Caja. B. Indicar los Datos de cada forma de pago. A. Si la forma de pago es de Instrumentos de CAJA, Incluya los datos según los campos disponibles: i. EFE: Seleccione la forma de pago EFE. Indique el Monto. Por defecto trae el Saldo pendiente a pagar. Seleccionar la CUENTA DE CAJA donde se registrará el efectivo. Indique observaciones. B. Si la forma de pago es de Instrumentos de BANCOS, Incluya los datos según los campos disponibles: i. CHE,N/D y TRE:, Seleccione la Forma de pago respectiva. Indique el Monto. Por defecto trae el Saldo pendiente a pagar. Seleccionar la CUENTA BANCARIA donde se registrará el pago. Indique Referencia: Número del documento o forma de pago. Indique observaciones. 16

17 Importante: Cuando finalice el proceso de Formas de Pago, debe dar Clic al botón de Guardar al pié del Formulario, ya que Guarda todo el Recibo. Punto

18 5.2 Editar o Modificar: A. De Clic al botón de Editar. B. Debe teclear o Dar DobleClic al campo Monto del Registro a Modificar. C. Responder Si o No para editar el Registro para ser modificado. D. Realice los Cambios del Registro. ii. Debe Guardar para validar los cambios. 18

19 Importante: Cuando finalice el proceso de Formas de Pago, debe dar Clic al botón de Guardar al pié del Formulario, ya que Guarda todo el Recibo. Punto

20 5.3 Eliminar : A. De Clic al botón de Eliminar. B. Debe teclear o Dar DobleClic al campo Monto del Registro a Modificar. C. Responder Si o No para editar el Registro para ser modificado. Importante: Debe estar seguro de eliminar registros, ya que deberá incluirlo nuevamente si comete un error. 20

21 6. Contabilizar Por medio de esta opción podrá Contabilizar un Recibo de Egreso de forma Individual. Esto quiere decir que en la medida que vas registrando Recibos de Egreso, vas Contabilizando. De lo contrario deberá contabilizarlos por Lotes Ante de Contabilizar asegúrese de que las cuentas contables de CxC Proveedores y Anticipos de Proveedores estén configuradas en Integración General de Proveedores. 21

22 - No Comprobante.: o - Fecha: o Número del Comprobante Contable. Este número puede ser alfanumérico. Es la fecha del Comprobante Contable, y toma la fecha del documento. - Procesar Contabilización: o o De Clic a este botón para que se ejecute el proceso Al finalizar revise en el Módulo de Contabilidad, en Comprobantes el Asiento generado. - Cancelar operación: o De Clic al botón de Cancelar si no desea que se haga el proceso. 7. Botones de localización de documentos. A través de estos botones u opciones podrá localizar un documento determinado, bien sea por la búsqueda hacia adelante o hacia atrás dando clic a los botones o puede editar la venta de búsqueda de un registro determinado. 7.1 Buscar Registro. Use este botón para ver la relación de Documentos registrado. Puede usar las opciones de búsqueda para localizar un documento determinado según los criterios tales como: Número.: Monto.: Descripción.: 22

23 7.2 Registro Anterior. Por medio de esta opción se ubica en el registro anterior al que esté en ese momento ubicado. 7.3 Registro Siguiente. Por medio de esta opción se ubica en el registro siguiente al que esté en ese momento ubicado. 7.4 Primer Registro. Por medio de esta opción se ubica en el primer registro de todos los Documentos Registrado. 8.5 Último Registro. Por medio de esta opción se ubica en el último registro de todos los Documentos Registrados. 23