MANUAL DE RELACIÓN CON LA SOCIEDAD DEL GRUPO CEPSA

Transcripción

1 A P R O B A D O FIRMADO POR: ALFONSO ESCAMEZ FECHA: MAYO 2014 FIRMA: CAPÍTULO 3 POLITICA PARA LAS RELACIONES CON LOS GRUPOS DE INTERÉS MO-0470 Cap. 3 Rev. 0/ Mayo 2014 Edita: Organización y Procesos Gestiona: Dir. Comunicación y RR.II. Fecha vigor: Mayo 2014 Pág. 1 de 7

2 GLOSARIO DE TÉRMINOS GRUPOS DE INTERÉS (GDI) Individuos, grupos de individuos u organizaciones que afectan y/o pueden ser afectados por las actividades, productos o servicios y el desempeño asociado a una organización. SISTEMA DE GESTIÓN DE LAS RELACIONES CON LOS GRUPOS DE INTERÉS Sistema utilizado por una organización para relacionarse con los grupos de interés más relevantes y los resultados asociados a esta relación. PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman en resultados los elementos de entrada. MO-0470 Cap. 3 Rev. 0/ Mayo 2014 Edita: Organización y Procesos Gestiona: Dir. Comunicación y RR.II. Fecha vigor: Mayo 2014 Pág. 2 de 7

3 ÍNDICE CAPÍTULO 3 - POLITICA PARA LAS RELACIONES CON LOS GRUPOS DE INTERÉS (Rev. 0 / Mayo Fecha Vigor: Mayo 2014) 0. INTRODUCCIÓN OBJETO ÁMBITO DE APLICACIÓN ESPECIFICACIONES DE LAS RELACIONES CON LOS GRUPOS DE INTERÉS Identificación de los grupos de interés y temas de relevancia Diálogo con los grupos de interés Seguimiento de las relaciones con los grupos de interés COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES GESTIÓN DEL CAPÍTULO RELACIÓN CON OTROS INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL (IPCs)... 7 NOTA: LA PRESENTE REVISIÓN DEL MANUAL SE HA PRODUCIDO POR EL CAMBIO EN LA DENOMINACIÓN DEL MANUAL QUE HA AFECTADO A TODOS LOS CAPÍTULOS PERO SOLO SE REVISA EL CONTENIDO DEL CAPÍTULO 0. MO-0470 Cap. 3 Rev. 0/ Mayo 2014 Edita: Organización y Procesos Gestiona: Dir. Comunicación y RR.II. Fecha vigor: Mayo 2014 Pág. 3 de 7

4 CAPÍTULO 3 - POLÍTICA PARA LAS RELACIONES CON LOS GRUPOS DE INTERÉS 0. INTRODUCCIÓN Las decisiones y las actividades del Grupo CEPSA afectan directa o indirectamente a diferentes individuos, grupos u organizaciones con los que mantiene relación la Compañía. A su vez, las decisiones y actuaciones de éstos impactan en la gestión y percepción de CEPSA. Consciente de esto, el Grupo CEPSA está firmemente comprometido en prestar atención a las necesidades de los grupos de interés (en adelante GDI) e integrar la relación con ellos en la gestión de su actividad diaria, reconociendo firmemente el beneficio de hacerlo. Una adecuada gestión de estas relaciones debe apoyarse en un marco general de actuación que fomente la colaboración y el beneficio mutuo de la Compañía y sus GDI. La necesidad de contar con este marco general de actuación, requiere la elaboración de esta Política, que constituye el elemento primordial del Sistema de Gestión de las Relaciones con los GDI. 1. OBJETO El objeto del presente capítulo es establecer los objetivos de relación con los GDI del Grupo CEPSA, definir las directrices para la gestión de las relaciones con cada uno de ellos, y describir el modo en que deben llevarse a cabo dichas relaciones. 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN El presente capítulo obliga a todas las Áreas y Unidades del Grupo CEPSA y debe guiar el comportamiento de los profesionales del Grupo que tengan relación con los GDI en la realización de sus actividades. Asimismo, el Sistema de Gestión de las Relaciones con los GDI se aplicará a todas las Áreas y Unidades del Grupo CEPSA. 3. ESPECIFICACIONES DE LAS RELACIONES CON LOS GRUPOS DE INTERÉS La Dirección del Grupo CEPSA considera prioritaria la gestión de las relaciones con los GDI, ya que permite conocer sus necesidades, expectativas y su percepción de la Compañía, así como mitigar posibles riesgos e identificar oportunidades de mejora. La política para las relaciones con los GDI en el Grupo CEPSA establece los siguientes objetivos generales: Mantener relaciones accesibles, abiertas, de transparencia y confianza con los diferentes GDI, a través de la implantación de canales de relación y herramientas de seguimiento que permitan atender a sus expectativas, reduciendo potenciales riesgos e identificando oportunidades en la MO-0470 Cap. 3 Rev. 0/ Mayo 2014 Edita: Organización y Procesos Gestiona: Dir. Comunicación y RR.II. Fecha vigor: Mayo 2014 Pág. 4 de 7

5 gestión. Gestionar de forma responsable los impactos del Grupo CEPSA, teniendo en cuenta los asuntos relevantes y las preocupaciones de los GDI e incorporándolos en la toma de decisiones. Adoptar una actitud proactiva en la difusión de información en todas las fases de desarrollo de las actividades del Grupo CEPSA, a través de la transmisión de una información veraz y transparente, que exprese la imagen fiel de la Compañía, de sus actividades y estrategias empresariales y/o sociales, lo que permitirá establecer relaciones de confianza que afectan positivamente a la percepción de la Compañía. Para cumplir con estos objetivos generales, el Grupo CEPSA define las siguientes actividades básicas de gestión: Identificar y priorizar a los GDI para cada una de las Áreas y Unidades del Grupo CEPSA. Identificar y priorizar los asuntos o temas más relevantes para cada uno de ellos y prestar atención a sus intereses. Establecer mecanismos que promuevan la integración de las expectativas de los GDI en las actividades y/o decisiones del Grupo CEPSA. Hacer un seguimiento de los resultados de la participación de los GDI y de la evolución de la relación del Grupo CEPSA con los mismos. Para llevar a cabo estas actividades, resulta imprescindible asegurar los recursos necesarios para la implantación y el mantenimiento de un Sistema de Gestión de las Relaciones con los GDI, cuyas actuaciones prioritarias son: 3.1. Identificación de los grupos de interés y temas de relevancia La puesta en marcha de los canales de relación será definida a partir de una identificación y evaluación documentada de los GDI significativos para el Grupo CEPSA. El procedimiento deberá tener en cuenta: El nivel de influencia que las personas, grupos u organizaciones tienen o podrían llegar a tener en el Grupo CEPSA para que pueda alcanzar sus objetivos, y viceversa. El nivel de dependencia (directa o indirecta) que las personas, grupos u organizaciones tienen respecto del Grupo CEPSA (de sus actividades, de sus productos o servicios o de su desempeño), y viceversa. El nivel de cercanía o proximidad de las personas, grupos u organizaciones con las cuáles interactúa el Grupo CEPSA durante sus operaciones y actividades. Además de la importancia de identificar adecuadamente a los GDI, se ha de tener en cuenta que las relaciones con los mismos no son estáticas ni uniformes. Los GDI significativos para el Grupo CEPSA pueden variar a lo largo de su actividad y pueden surgir nuevos grupos o partes interesadas de forma imprevista. Una vez identificados los GDI significativos para cada una de las Áreas y Unidades del Grupo CEPSA, estas se asegurarán de implantar los mecanismos necesarios, establecidos a través del Sistema de Gestión de las MO-0470 Cap. 3 Rev. 0/ Mayo 2014 Edita: Organización y Procesos Gestiona: Dir. Comunicación y RR.II. Fecha vigor: Mayo 2014 Pág. 5 de 7

6 Relaciones con los GDI, para identificar los temas de relevancia para cada uno de ellos Diálogo con los grupos de interés Para que la relación con los GDI se desarrolle de forma bidireccional, se implementarán y mantendrán los canales necesarios que sustenten la relación con los mismos. La relación será gestionada según la importancia del GDI y la relevancia de los temas. El Sistema de Gestión de las Relaciones con los GDI deberá tener en cuenta: El establecimiento de objetivos específicos de actuación con cada GDI en función del nivel de importancia de cada uno de ellos y sus temas de interés. La comprensión de las expectativas y necesidades de los GDI, así como el conocimiento de sus fortalezas y debilidades. La dotación de los recursos necesarios en la Compañía (personas y canales de relación) para el establecimiento de las relaciones. El desarrollo del enfoque de relación (tipos de canales de relación, periodicidad de la relación, indicadores de seguimiento, etc.). El Sistema de Gestión de las Relaciones con los GDI conlleva un proceso de aprendizaje, por lo que su funcionamiento irá en concordancia con el nivel de madurez de cada una de las Áreas y Unidades del Grupo. La información recogida a través del Sistema de Gestión de las Relaciones con los GDI deberá transformarse en acciones de mejora que serán comunicadas a los distintos GDI. Se impartirá la formación interna necesaria pertinente que asegure que la Compañía cuenta con la capacidad necesaria para relacionarse de manera efectiva con sus GDI Seguimiento de las relaciones con los grupos de interés Se concretará de forma documentada el conjunto de acciones, tareas y objetivos que se estime necesario para la aplicación del Sistema de Gestión de las Relaciones con los GDI. Se realizará una evaluación general del estado en el que se encuentra el Sistema de Gestión de las Relaciones con los GDI en relación a los objetivos que se hayan establecido con cada uno de ellos, con la finalidad de identificar nuevas oportunidades de mejora. Se implantarán medidas e indicadores de seguimiento que aseguren que el Sistema de Gestión llevado a cabo ha sido entendido y comunicado a los GDI y que permiten conocer el nivel de consecución de los objetivos establecidos con cada uno de ellos. 4. COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES El Sistema de Gestión de las Relaciones con los GDI, recoge de forma más detallada los aspectos funcionales y organizativos del mismo. En este Sistema de Gestión, quedan definidas las funciones y MO-0470 Cap. 3 Rev. 0/ Mayo 2014 Edita: Organización y Procesos Gestiona: Dir. Comunicación y RR.II. Fecha vigor: Mayo 2014 Pág. 6 de 7

7 responsabilidades de cada una de las Áreas y Unidades del Grupo CEPSA involucradas en la relación con los GDI. Las Áreas y Unidades del Grupo CEPSA deberán proporcionar a la Dirección de Comunicación y Relaciones Institucionales información sobre las principales actividades realizadas con sus respectivos GDI. Los Responsables de la relación del Grupo CEPSA con la comunidad deben asumir y aplicar los valores éticos y principios recogidos en el Código Ético y de Conducta. 5. GESTIÓN DEL CAPÍTULO La gestión de este documento normativo corresponde a la Dirección de Comunicación y Relaciones Institucionales, que deberá, por tanto, interpretar las dudas que puedan surgir en su aplicación, así como proceder a su revisión cuando sea necesario, para actualizar su contenido o porque se cumplan los plazos máximos establecidos para ello. 6. RELACIÓN CON OTROS INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL (IPCs) Este documento normativo está relacionado principalmente con la siguiente normativa interna del Grupo CEPSA: PR-252 Procedimiento de Comunicación Externa Este documento normativo está a su vez relacionado con la siguiente normativa externa: ISO/WD Normas de Principios de Accountability AA1000APS (2008) MO-0470 Cap. 3 Rev. 0/ Mayo 2014 Edita: Organización y Procesos Gestiona: Dir. Comunicación y RR.II. Fecha vigor: Mayo 2014 Pág. 7 de 7