PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE REFRIGERIOS Y/O ALMUERZOS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE REFRIGERIOS Y/O ALMUERZOS REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No /V1 NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se establece que la verificación presupuestal la realiza el Auxiliar de Presupuestos y la firma el Jefe de Presupuestos y Costos. Se ajustaron los nombres de cargos según las modificaciones realizadas en la estructura organizacional. Página 1 de 5

2 1. OBJETIVO Definir las actividades a seguir para la solicitud de Refrigerios y/o Almuerzos requeridos por el personal de la Institución, con el fin de cumplir compromisos institucionales. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las unidades administrativas y académicas que requieran refrigerios y/o almuerzos, cuando el desempeño de las funciones así lo exija. 3. RESPONSABLE El Jefe de Compras es el directo responsable de cumplir y hacer cumplir este procedimiento. 4. DEFINICIONES 4.1 Refrigerio: Alimento ligero para reponer energías. Es una comida moderada, generalmente compuesta por una bebida y un sólido. 4.2 Almuerzo: Alimento completo que se solicita en razón a la exigencia de la continuidad en la ejecución del trabajo o por la asistencia a un evento de carácter Institucional. 5. POLITICAS: 5.1 Por la disponibilidad inmediata del servicio, los Proveedores de Refrigerios y/o almuerzos serán las cafeterías que tengan contratos de arrendamiento con CECAR. 5.2 Solo se podrán adquirir refrigerios y/o almuerzos a Proveedores diferentes a lo indicado en la política 5.1, por solicitud expresa del Presidente, Rector y Vicerrectores. Página 2 de 5

3 5.2 Toda solicitud de Refrigerios y/o Almuerzos solo podrá ser tramitada ante la oficina de compras. 5.3 Ningún funcionario, podrá solicitar de manera directa, servicios de Refrigerios y/o Almuerzos, sin la aprobación y firma del jefe de la dependencia. 5.4 El solicitante debe confirmar, a través de un mensaje de correo electrónico institucional dirigido al Jefe de Compras, el número de asistentes al evento con un día hábil de anticipación y antes de las 2:00 p.m. para que ajuste la respectiva solicitud o la cancele definitivamente. 5.5 Cuando el Proveedor sea cualquiera de las cafeterías de la Institución, y al momento de entregar el Refrigerio y/o almuerzo el número de asistentes al evento es inferior al indicado, el solicitante informará al Jefe de compras, para que ajuste la respectiva solicitud. 5.6 Los montos autorizados para refrigerios y/o almuerzos serán los fijados por el Vicerrector Administrativo y Financiero de la Institución. 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 Solicitud de Refrigerios y/o Almuerzos: El empleado que necesita el Refrigerio y/o Almuerzo, mínimo con cinco (5) días hábiles de anticipación al evento, diligencia la Solicitud de Refrigerios y/o Almuerzos en la que especifica el nombre del evento, cantidad de participantes, cantidad solicitada, detalle de la solicitud (descripción del menú a solicitar ya sea para Refrigerios y/o almuerzos) y objeto de la solicitud, es decir, la justificación del evento. El formato debidamente diligenciado debe contar con la firma del Jefe Inmediato. Página 3 de 5

4 6.2 Verificación de la Disponibilidad Presupuestal: El auxiliar de Presupuestos recibe la Solicitud de Refrigerios y/o Almuerzos, revisa que esté debidamente diligenciada y procede a verificar la disponibilidad en el presupuesto. En caso de que haya disponibilidad, diligencia el formato, y lo firma el Jefe de Presupuestos y Costos, como constancia de la revisión. En caso contrario, hace la anotación en la casilla de observaciones del formato con el fin de que el vicerrector administrativo y financiero realice el estudio presupuestal del caso, y tome la decisión de aprobación o desaprobación de la solicitud. 6.3 Liquidación del servicio: Luego de verificada la disponibilidad presupuestal, el interesado solicita al Jefe de Compras la liquidación de los valores del servicio, de acuerdo al menú especificado. El Jefe de compras realiza la cotización respectiva y anota los valores especificados por el proveedor en el formato Solicitud de Refrigerios y/o Almuerzos. Con esta información, el interesado solicita la autorización de la compra ante el ordenador del gasto. 6.4 Aprobación de la compra del Refrigerio y/o Almuerzo: Con el formato de Solicitud de Refrigerios y/o almuerzos, debidamente diligenciado, en el que se ha verificado la disponibilidad presupuestal y liquidado los valores, el ordenador del gasto después de analizar la pertinencia y justificación del servicio, toma la decisión de aprobar o desaprobar la solicitud. En caso de aprobación, firma el formato como constancia y el caso de desaprobación hace la anotación en la casilla de observaciones del formato, anotando los motivos del rechazo. 6.5 Envío de la solicitud al proveedor e Información de la Compra al solicitante: El Jefe de Compras envía la Solicitud de Refrigerios y/o Almuerzos al proveedor, en medio físico, vía e- mail o por fax, para que realice es despacho respectivo. De la misma forma envía una copia de la solicitud al Auxiliar de Servicios Generales, Página 4 de 5

5 encargado, para que reciba el pedido en el Cafetín del Bloque A, y atienda la necesidad de distribución en el lugar y hora indicados en el formato. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA N/A 8. REGISTROS Solicitud de Refrigerios y/o almuerzos. Elaborado por Aprobado por Nombre Eylen Arroyo Morales Piedad Martínez Carazo Cargo Jefe de Compras Rectora Firma Página 5 de 5