Unidad 2 EL RUBRO CAJA Y BANCOS

Transcripción

1 Unidad 2 EL RUBRO CAJA Y BANCOS ANÁLISIS DEL RUBRO ARQUEO DE CAJA MONEDA EXTRANJERA ARQUEO DE VALORES LA CONCILIACIÓN BANCARIA PARTIDAS DE AJUSTE 1

2 Tema 1 - ANÁLISIS DEL RUBRO El primer rubro que aparece en el Activo Corriente es el de Caja y Bancos. El rubro Caja y Bancos incluye el dinero en efectivo en caja y en bancos (del país o del exterior), y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar. El rubro puede dividirse en los siguientes subrubros: Caja: donde se incluyen todas las cuentas asimilables al dinero (efectivo, moneda extranjera, fondo fijo). Bancos: agrupando a las cuentas que representen los depósitos en cuenta corriente en los distintos bancos. El tradicional análisis que se efectúa en este rubro comprende a todas las existencias monetarias en la caja fuerte de la empresa (dinero en monedas y billetes) y a los saldos que arrojan las diferentes cuentas en las entidades bancarias. Se incluye, además, el control de los saldos de valores a depositar en fecha posterior, documentos a cobrar de clientes, cheques en cartera a entregar a proveedores y documentos a pagar por diferentes obligaciones comerciales o financieras. Con respecto al fondo fijo, ya sea el fondo general o el que fuera asignado para cada sector, es conveniente su rendición al cierre del período contable, para llegar al saldo contable en dinero (aunque la suma de los comprobantes no alcance el monto habitual establecido para la reposición). De acuerdo con los movimientos operados en la empresa, es conveniente efectuar el análisis de manera permanente para evitar la acumulación de diferencias. De manera similar al control sobre las cuentas bancarias se puede efectuar un análisis del rubro Inversiones, que comprende las colocaciones efectuadas para obtener una renta y que son susceptibles de fácil realización (como es el caso de los depósitos a plazo fijo y en caja de ahorro).! 2

3 Tema 2 - ARQUEO DE CAJA Consiste en el recuento físico de las existencias monetarias a efectos de comparar sus totales con los saldos contables. El arqueo incluye también el Fondo Fijo, con el efectivo y comprobantes a rendir. Para un mejor control, puede utilizarse un modelo de planilla como el que se ofrece a continuación, donde se anotarán las cantidades de monedas y billetes, y el total surge de multiplicar esas unidades por su valor monetario. ARQUEO DE CAJA Y FONDO FIJO N* FECHA: VALOR MONETARIO CANTIDAD DE MONEDAS CANTIDAD DE BILLETES PARCIAL SUBTOTAL VALOR MONETARIO CANTIDAD DE MONEDAS CANTIDAD DE BILLETES PARCIAL SUBTOTAL COMPROBANTE DE GASTOS FECHA SOLICITADO POR: IMPORTE TOTAL S. CONTABLE DIFERENCIA En caso de existir una diferencia entre ambos saldos y no poder detectar su causa, debe registrarse el desvío (previa autorización), a efectos de regularizar las cifras contables y reflejar la situación real. Por ejemplo: Si a través del arqueo se detecta una existencia de dinero ($ 280), menor al que refleja el saldo de la cuenta ($ 300), se deberá efectuar un asiento por la diferencia: 31/12 DIFERENCIA DE CAJA A CAJA Si arroja una existencia ($ 310) superior a la del Mayor ($ 300), el asiento será: 31/12 CAJA A DIFERENCIA DE CAJA La cuenta Diferencia de Caja es una cuenta del rubro Gastos de Administración y será una pérdida cuando haya menos existencia real que la contabilizada; en caso contrario, la cuenta reflejará una ganancia. "#"$$! 3

4 Tema 3 - MONEDA EXTRANJERA Consiste en el recuento físico de las existencias en moneda extranjera a efectos de actualizar su valor de cotización de acuerdo al tipo de cambio comprador a la fecha del análisis. Esta actualización es una práctica común a la fecha de cierre del ejercicio, aunque es conveniente efectuarla al cierre de cada mes para ir reflejando periódicamente la diferencia de cotización, y en función de la oscilación cambiaria que se produce en el mercado financiero. Por ejemplo: Si se poseen U$S 100 que fueron adquiridos a un precio de $ 3,00 cada uno, y la cotización al cierre es de $ 3,10 por unidad, se debe reflejar el aumento del valor en $ 10, que surge de multiplicar la diferencia de valor por la existencia (3,10 3,00 = 0,10 x 100 = $ 10). A su vez, se deberá efectuar un asiento por la diferencia: 31/12 CAJA A DIFERENCIA DE CAMBIO Si la cotización al cierre es de $ 2,95 por unidad, se debe reflejar la disminución del valor en $ 5, que surge de 3,00 2,95 = 0,05 x 100 = $ 5). El asiento por la diferencia es: 31/12 DIFRENCIA DE CAMBIO A CAJA 5 5 La cuenta Diferencias de Cambio es una cuenta del rubro Gastos de Financiación y será una pérdida cuando haya menos existencia real que la contabilizada; en caso contrario, la cuenta reflejará una ganancia. Idéntico tratamiento en el cálculo se aplicará cuando exista un crédito en moneda extranjera, por ejemplo: una venta a un cliente del exterior (exportación). % $&$ ' % #! 4

5 Tema 4 - ARQUEO DE VALORES El arqueo de valores comprende el recuento de los valores que se poseen en Caja, a efectos de comparar sus totales con los saldos contables de la empresa. Entre ellos: CHEQUES EN CARTERA VALORES A DEPOSITAR DOCUMENTOS A COBRAR Corresponde a los cheques de pago a proveedores, y que aún no fueron entregados. Son cheques cobrados a terceros por pago de sus deudas, pero aún no se han depositado. Son pagarés firmados por terceros (en carácter de documentación de deuda en cuenta corriente), pero que aún no llegó el vencimiento para exigir el cobro. Con motivo de efectuar un control de saldos pueden confeccionarse diferentes tipos de planillas, en donde se colocarán los datos relativos a los valores mencionados: Cheques en cartera: en la planilla se detallan todos los datos referentes al cheque y luego la fecha estimada de entrega. CHEQUES EN CARTERA ENTREGADO: PROVEEDOR BANCO CHEQ Nº FECHA IMPORTE FECHA Valores a depositar: se menciona el nombre del cliente que entregó el valor, los detalles del cheque (banco, número, fecha e importe), y los datos del futuro depósito (fecha estimada y banco). VALORES A DEPOSITAR A DEPOSITAR: CLIENTE BANCO CHEQ Nº FECHA IMPORTE FECHA BANCO Documentos a cobrar: se anotan los datos del pagaré recibido (número, cliente firmante, fechas de emisión y de vencimiento, e importe), y con posterioridad a su cobro, la fecha y el valor recibido por la cancelación del documento. DOCUMENTOS A COBRAR CLIENTE Nº FECHA EMISIÓN FECHA DE VTO. COBRADO: IMPORTE FECHA VALOR $! 5

6 Tema 5 - LA CONCILIACIÓN BANCARIA La conciliación bancaria tiene por objetivo el control de las cuentas bancarias con la contabilidad. Consiste en comparar los componentes del saldo contable con las informaciones que el banco brinda sobre el movimiento de cheques y depósitos. Del análisis pueden surgir diferencias, pero tendrán que ser absolutamente justificadas y provenir de omisiones de determinados movimientos internos de la contabilidad o del banco. En caso de corresponder, deberán efectuarse los ajustes pertinentes. Se puede partir del saldo del Libro Bancos y depurar los movimientos no registrados; el valor final deberá coincidir con el saldo del extracto. Al partir del saldo del banco (a través del extracto), el importe final deberá coincidir con los registros contables. Existe una forma práctica de realizar la conciliación de manera permanente y exponer en un solo informe la evolución de los movimientos bancarios: Se utiliza una planilla confeccionada por computadora: se coloca el saldo diario de las cuentas, operaciones pendientes y detalle de cheques elevados a la firma. Permite una visión completa de la situación financiera en el corto plazo. Se evita la existencia de defasajes por operaciones no contempladas (notas de débitos o cheques rechazados), y que distorsionen el saldo previsto por Tesorería. Este informe servirá como base para el armado del flujo de fondos. Un modelo de planilla puede ser el siguiente: 1 Saldo al: SALDO DEL DÍA 2 Depósitos del día: Depósitos pendientes de acreditación: SUBTOTAL 3 Cheques al día no debitados. SUBTOTAL 4 Cheques a la firma 5 SALDO CONTABLE Cheques diferidos SALDO FINAL 6 DETALLE DE CHEQUES NO DEBITADOS: PROVEEDOR N* CHEQUE FECHA BANCO 1 BANCO 2 BANCO 1 BANCO 2 7 CHEQUES AL DÍA A LA FIRMA: TOTAL CHEQUES COMUNES TOTAL CHEQUES A LA FIRMA 6

7 1) Se coloca el saldo del banco de un día determinado. Cada día se anotará el nuevo saldo, obtenido a través de los servicios de consulta de saldos y movimientos. 2) Se anota el total de depósitos del día y los depósitos pendientes (no conformados aún por el banco). Estos conceptos suman el saldo diario brindado por el banco. 3) Se coloca el valor total de cheques entregados y no presentados al cobro. Este ítem resta del saldo, pues la Contabilidad los ha registrado, pero el banco aún no. 4) Se anota el importe total de cheques elevados a la firma. Una vez firmados, se incluirán en el punto anterior. 5) El saldo contable: 1) + 2) 3) 4) debe coincidir con el registrado en la contabilidad. 6) Cheques entregados y no presentados al cobro, colocando el nombre del proveedor, Nº y fecha de cheque, y su importe en la columna del banco respectivo. 7) Cheques elevados a la firma, con el nombre del proveedor, Nº y fecha de cheque, y su importe en la columna del banco respectivo. (" &!'! 7

8 Tema 6 - PARTIDAS DE AJUSTE De la conciliación pueden surgir diferencias sobre el movimiento de depósitos y cheques y deberán efectuarse los ajustes pertinentes. Se registrarán las operaciones que afectan el saldo de la cuenta corriente, como ser notas de débitos y de créditos, y que se denominan partidas de ajuste de la conciliación. Por ejemplo: Si se detecta un débito por comisiones de $ 100, constituye una partida de ajuste y se deberá efectuar el siguiente asiento: 31/12 GASTOS BANCARIOS A BANCO CUENTA CORRIENTE Si el Banco acreditó en la cuenta un préstamo de $ 5.000, y el saldo bancario arroja un importe superior al que acusa la cuenta del Mayor, el asiento a realizar será: 31/12 BANCO CUENTA CORRIENTE A PRESTAMOS BANCARIOS (# ) & #' %! 8