CONTRA RECIBO POR SELECCIÓN

Transcripción

1 CONTRA RECIBO POR SELECCIÓN El sistema Facturación cuenta con un módulo especial para la elaboración de contra recibos, al cual se puede accesar a través de la opción Contra Recibo por Selección dentro del menú Consultas o bien desde el acceso directo. Al accesar se despliega la ventana Contra Recibo Por Selección posicionado en el campo de captura para la clave del cliente. Al capturar la clave, el sistema desplegará la lista de todas sus facturas que han sido impresas y están listas para mandarse al cliente. La lista mostrará la información de la fecha en que se elaboró la factura, consecutivo de la factura, número de la factura, pedimento facturado, cliente de la factura, nota del contra recibo, número de contra recibo, importe de la factura, anticipo aplicado y saldo. Figura No. 1 El sistema hará búsquedas en la lista de las facturas del cliente de acuerdo a las pestañas: Sin enviar por factura: Al capturar la clave del cliente en el campo de búsqueda, mostrará la información del cliente seleccionado por orden de factura, siempre y cuando estas no pertenezcan a ningún contra recibo. Sin enviar por pedimento: Al capturar la clave del cliente en el campo de búsqueda, mostrará la información del cliente seleccionado por orden de pedimento, siempre y cuando las facturas de estos pedimentos no pertenezcan a ningún contra recibo. Pág. 1 de 10

2 Enviadas por factura: muestra la información por orden de factura de aquellas a las que ya se les asignó un número de contra recibo. Enviadas por pedimento: muestra la información por orden de pedimento de aquellas facturas a las que ya se les asignó un número de contra recibo. Número de contra recibo: muestra la información de las facturas existentes, con ó sin contra recibo asignado. Con opción de búsqueda por Cliente o por número de contra recibo, apareciendo al inicio del listado (con el No. 0) las que no tienen un Contra recibo designado. Cliente + Contra recibo: muestra los contra recibos ordenados por número consecutivo del Cliente seleccionado. *Nota: Si se encuentra marcada la opción de Utilerías \Configuración General \ Número de Contra recibo por Cliente, al generar un contra recibo para algún cliente en específico este se realizará por número de consecutivo por cliente como su nombre lo indica, no seguirá un número de consecutivo general, es decir por todos los clientes. Al desmarcar esta opción se generará el contra recibo siguiendo un consecutivo para todos los clientes. 1. Marcado de Facturas Para crear el contra recibo de la factura, es necesario marcar primero la factura que desea enviar. Para realizar esto se posiciona sobre la factura que desee y oprima el botón o si desea marcar toda la lista de facturas presione. Una factura marcada se identifica por una pequeña paloma azul que se muestra a la izquierda del número de la factura. Figura No. 2» Untag y/o Untag All/Desmarcar Todos Si desea desmarcar la factura posiciónese sobre esta y presione el botón o en su caso.» Tagged Records/Registros Marcados Para listar solamente los registros que se encuentran marcados existe la opción ; al seleccionar la opción el sistema de Facturación automáticamente muestra la lista de las facturas que se encuentran marcadas únicamente. Si desea volver a listar todas las facturas que se encuentran en el sistema, solo es necesario desmarcar la opción. Pág. 2 de 10

3 2. Número de Contra Recibo Este campo sirve tanto para la búsqueda de los contra recibos en cualquiera de los tabs (pestañas), como para generar un contra recibo y asignarle un número, en el caso que se desee alguno es especial, se utiliza combinada con otras opciones, tal y como se indica a continuación: a) Imprimir por Selección: Una vez marcadas las facturas con las que desea mandar el contra recibo, oprima el botón de la ventana Contra Recibo Por Selección (Figura No. 1), automáticamente el sistema de Facturación filtrará las facturas marcadas para la elaboración del contra recibo. En caso que desee asignar un número en especial de Contra recibo, será necesario marcar las facturas, capturar el número de contra recibo deseado en el campo # Contra Recibo y oprimir la opción Imprimir por Selección. *Nota: el Contra Recibo se guarda en el sistema hasta el momento que se envía imprimir, si genera algún Contra Recibo pero no lo envía imprimir este no se habrá creado, por lo tanto no existirá en el sistema. b) Imprimir por número de Contra recibo: Esta opción es utilizada cuando se desea imprimir de nuevo algún contra recibo ya generado, para esto se captura en el campo # Contra Recibo el que se desee imprimir y seleccionar la opción 3. Fecha Vencimiento Capturar en el campo la Fecha límite para el pago del contra recibo, la cual aparecerá impresa en la leyenda del Contra recibo. 4. Notas En este campo se darán de alta Notas para contra recibo y se podrán guardar, para así al momento de generar un contra recibo, solo será necesario seleccionar la nota deseada. Pág. 3 de 10

4 5. Imprimir por Rango de Fechas Para imprimir un contra recibo por periodo, no es necesario marcar las facturas. Solo oprima el botón Imprimir por Rango de Fechas de la ventana Contra Recibo Por Selección (Figura No. 1), esta acción desplegará la ventana Contra Recibo con los campos que se necesitan capturar para generarlo. Figura No. 3 a) Cliente Inicial Clave del cliente donde desea que empiece a tomar las facturas para la elaboración del contra recibo. b) Cliente Final Clave del cliente donde desea que termine la toma de facturas para la elaboración del contra recibo. c) Fecha Inicial Fecha en la cual se iniciará la búsqueda de facturas para la elaboración del contra recibo. d) Fecha Final Fecha en la cual terminará la búsqueda de facturas para la elaboración del contra recibo. e) Nota Captura de la nota para el contra recibo. f) Fecha Vencimiento Fecha limite del cliente para el pago del contra recibo. g) Contra Recibo Captura para el número de contra recibo, en caso que desee asignarle alguno en específico. h) Todos los Clientes del día Si esta opción es seleccionada no es necesario capturar cliente inicial ni final, ya que se generará el contra recibo de las facturas de todos los clientes, para el día que se les predetermino. Pág. 4 de 10

5 i) Enviar Correo Marcar esta opción para enviar el contra recibo por correo electrónico. j) Incluir Clientes no definidos Si esta opción se encuentra activada, el sistema generará Contra Recibos de Clientes que no se les haya designado (desde Clientes) día de contra recibo, ni cobrador ; en caso de no activar la opción se generarán Contra recibos de Clientes que si se les haya designado dicha información. k) Imprimir en dólares Imprimir el importe de los Contra Recibos en dólares. Una vez capturados los campos presione el botón. El contra recibo muestra la siguiente información: Factura: número de facturas que contiene el contra recibo. Pedimento: número de pedimento facturado. Fecha: fecha de elaboración de la factura. Impuestos: importe de los conceptos que pertenezcan a impuestos. Gtos. Ext: importe de los conceptos que representan gastos en el exterior del país. Gtos. Mex: importe de los conceptos que hayan sido cobrados en la factura como tipo gastos mexicanos. Honorarios: importe cobrado al cliente por concepto de honorarios en la factura. IVA: importe del Impuesto al Valor Agregado calculado en la factura. Totales: suma del importe de los tipos de concepto por factura. Anticipo: importe del pago aplicado a la factura. Saldo: monto final de la factura. Resultado del importe de la factura menos el anticipo aplicado. Importe a Pagar: monto del contra recibo. Este importe será basándose en las facturas que contenga el contra recibo. Figura No. 4 Pág. 5 de 10

6 6. Lista Alterna de Contra Recibos Al dar clic derecho en el listado de Contra recibos podremos observar la lista alterna, con opciones funcionales para las operaciones de Facturación. Figura No. 5 A. Cambiar # Contra Recibo. Esta opción permite modificar tanto el campo Nota Contra Recibo por Factura como Número de Contra Recibo, la captura será en Línea, habilitándose únicamente estos campos y permitiendo cambiar de número de Contra Recibo para los ya existentes en el sistema. B. Cancelar Contra Recibo. Para cancelar algún contra recibo, se deberá dar clic derecho sobre algún Contra Recibo y seleccionar la opción Cancelar Contra Recibo, la cual arrojara la siguiente ventana. Contra Recibo Inicial: capturar el número de Contra Recibo a partir del que se desea cancelar. Contra Recibo Final: capturar el número de Contra Recibo hasta el cual desee la cancelación. Del Cliente: Clave del Cliente del cual se desee cancelar el o los Contra Recibos. Al capturar los campos mencionados, se deberá oprimir. Figura No. 6 Figura No. 7 Inmediatamente desplegará otra ventana en la que deberá seleccionar para que el cambio surta el efecto deseado, o bien para su cancelación. Pág. 6 de 10

7 C. Asignar Cobrador a Contra Recibos. Este módulo permitirá Agendar días de entrega y pago de los Contra Recibos generados, así como el nombre de las personas encargadas del cobro de dichos Contra Recibos. Figura No. 8 Uno de los objetivos de los diferentes Tabs o Pestañas, es permitir la ejecución de las opciones, así como facilitar la búsqueda de información. Todos: Lista los contra recibos existentes (todos los Clientes), dentro del periodo seleccionado en Fecha Inicial y Fecha Final. Con Cobrador: esta pestaña lista únicamente los Contra recibos que tienen asignado Cobrador (dentro del periodo seleccionado en Fecha Inicial y Fecha Final ). Sin Cobrador: esta pestaña lista los Contra recibos que no tienen asignado Cobrador (dentro del periodo seleccionado en Fecha Inicial y Fecha Final ). Cliente: muestra el total de contra recibos con o sin cobrador (dentro del periodo seleccionado en Fecha Inicial y Fecha Final ), permitiendo la búsqueda por cliente a partir del seleccionado en los campos de búsqueda de este Tab. Pág. 7 de 10

8 Contra Recibo: muestra el total de Contra recibos existentes (ordenados por numero de contra recibo, de menor a mayor) dentro del periodo seleccionado ( Fecha Inicial y Fecha Final ), este tab permite buscar el No. De contra recibo capturado en el campo. Fecha de Entrega / Cobrador: Para designar fecha de entrega y cobrador a un contra recibo es necesario capturar la fecha y el cobrador en los campos estipulados para esto, y presionar la opción, siguiendo este procedimiento la información se manifestará en la ventana correspondiente (Figura No. 8). Lista Alterna de Cobradores: esta lista se muestra al dar clic derecho sobre el listado de Contra recibos, permitiendo observar opciones para Agendar pagos y obtener reportes de contra recibos. Figura No. 9» Notas: seleccionando esta opción sobre el Contra recibo deseado permite la captura en línea del campo Notas.» Programar Pago: para ejecutar esta opción, es necesario marcar con una el contra recibo al que se le desea programar el pago, seleccionar la opción Programar Pago de este listado (Figura No. 9), capturar la fecha de pago en la ventana Programar Contra Recibo (Figura No. 10) y oprimir la opción aceptar o cancelar en su defecto. Después de seguir este procedimiento la Fecha de Pago para los Contra Recibos quedará establecida, pudiéndose observar en la ventana Listas de Números de Contra recibos (Figura No. 8). Figura No. 10 Pág. 8 de 10

9 » Reporte de Relación de Cobradores: El objetivo primordial de este reporte es crear una relación de los Contra recibos a entregar al cliente y de aquellos a los cuales se les realizarán el cobro de determinados Contra recibos ya programados para su pago, esta información se despliega separada por Cobrador. Figura No. 11 Cobrador Inicial / Cobrador Final: Capturar en estos campos de cual a cual Cobrador se desea el reporte. Fecha Inicial / Fecha Final: Determinar la fecha Inicial y Final del reporte. Todos los Cobradores: marcar si se requiere el Reporte de todos los Cobradores. Información del Reporte: * Fecha: Fecha de entrega y/o pago de Contra Recibos. * Contra Recibo: Número de Contra Recibo * Cliente: Nombre del Cliente * Importe Cbro (Contra Recibo): Importe total del Contra recibo * Nota: notas capturadas en listas de números de contra recibos (Figura No. 8) * Banco: Banco al cual se destina el importe pagado por el Cliente Figura No. 12 Pág. 9 de 10

10 » Reporte de Relación de Cobranza: Este reporte muestra la información de los Contra recibos que ya fueron pagados total o parcialmente por el Cliente y cuales importes han sido cargados en el sistema Cartera VT (este reporte se genera con la información del sistema Cartera VT). Al seleccionar este reporte el sistema muestra la ventana Relación de Cobranza en la que se determinará los siguientes filtros: Figura No. 13 Cliente Inicial / Cliente Final: Capturar en estos campos de cual a cual Cliente se desea el reporte. Fecha Inicial / Fecha Final: Determinar la fecha Inicial y Final del reporte. Todos los Clientes: marcar si se requiere el Reporte de todos los Clientes. Información del Reporte: * Fecha: Fecha del Contra Recibo. * Contra Recibo: Número de Contra Recibo * Cliente: Nombre del Cliente * Importe Cbro (Contra Recibo): Importe total del Contra recibo * Recibo: Número de Recibo con el cual se aplico el pago * # Cheque: Cheque con el cual se efectuó el pago por el Cliente * Importe Cheque: Importe correspondiente al cheque * Banco: Banco al cual se destina el importe pagado por el Cliente * Nota: notas capturadas en listas de números de contra recibos (Figura No. 8) Figura No. 14» Marcar/Marcar Todos/Desmarcar Todos: estas opciones activan o desactivan la función de la ventana correspondiente. (ver 1. Marcado de Facturas). Pág. 10 de 10