3.1 Mecanismo de Aprobación de Proyectos
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- Ángel Maestre Martín
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1 3.1 Mecanismo de Aprobación de Proyectos Versión Revisada Mayo 2012
2 Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España PAGINA 2 DE 10 APROBACIÓN DE PROYECTOS PRESENTADOS VERSIÓN 1 Cuadro de Elaboración / Revisión Elaborado / Revisado por Área Funcional Desde Hasta [Nombre(s) de la(s) Personas(s)] [Área a la que pertenecen] [Fecha de inicio de elaboración o revisión] [Última fecha de revisión] Cuadro de Validación Validado por Puesto Fecha Firma [Nombre de la Persona] [Cargo de la Persona] [Fecha de Firma] [Firma] [Nombre de la Persona] [Cargo de la Persona] [Fecha de Firma] [Firma] [Nombre de la Persona] [Cargo de la Persona] [Fecha de Firma] [Firma] [Nombre de la Persona] [Cargo de la Persona] [Fecha de Firma] [Firma] [Nombre de la Persona] [Cargo de la Persona] [Fecha de Firma] [Firma] [Nombre de la Persona] [Cargo de la Persona] [Fecha de Firma] [Firma] Aprobado por Área Funcional Fecha [Nombre] 1. OBJETIVO Establecer las pautas a seguir en el mecanismo para aprobar proyectos a ser financiados con los recursos del Programa de Conversión de la Deuda de Honduras frente a España, así como los responsables y la forma en que son analizados estos proyectos. Sellos:
3 Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España PAGINA 3 DE 10 APROBACIÓN DE PROYECTOS PRESENTADOS VERSIÓN 1 2. ALCANCE Este procedimiento comprende desde la presentación de un perfil de proyecto por la entidad beneficiaria, para ser considerada su priorización, hasta la contratación del proyecto si fuera aprobado su financiamiento por parte del Comité Binacional del Programa de Conversión de la Deuda de Honduras frente a España. Este procedimiento formará parte integral del Manual Operativo para la Presentación de Programas y Proyectos del Programa de Conversión de la Deuda de Honduras frente a España. 3. PARTICIPANTES Comité Binacional del Programa de Conversión de la Deuda de Honduras frente a España (COBI), máxima autoridad del Programa. Comité Técnico (CT) del Programa de Conversión de la Deuda de Honduras frente a España BCIE, Instancia Administradora. Entidad Beneficiaria. 4. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA Convenio del Programa de Conversión de la Deuda de Honduras frente a España. Convenio de Administración del Programa de Conversión de la Deuda de Honduras frente a España. Manual Operativo para la Presentación de Programas y Proyectos del Programa de Conversión de la Deuda de Honduras frente a España. 5. FORMATOS REQUERIDOS Perfil de Proyecto Marco Lógico. Listado de cumplimiento de Preinversión. Ficha de Revisión de proyectos previo a su priorización. Sellos:
4 Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España PAGINA 4 DE 10 APROBACIÓN DE PROYECTOS PRESENTADOS VERSIÓN 1 6. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES LISTADO DE SUBPROCEDIMIENTOS NO SUBPROCEDIMIENTO Duración 1 Priorización de Proyectos 36 2 Aprobación de Financiamiento de Proyectos Licitación o Concurso Contratación de la Institución Ejecutora 34 1 Subprocedimiento: Priorización de Proyectos 36 días No. Responsable Actividad Acción Duración I N I C I O 1. COBI En el momento en que cualquiera de las partes del COBI reciba alguna propuesta Acusa recibo de los perfiles de los proyectos a los beneficiarios. Los perfiles deberán estar elaborados en el formato de presentación de proyectos que se encuentra en la página web del Programa y entregados en versión digital y física. 5 días 1 2. COBI Remite Iniciativas al BCIE 3. BCIE 4. BCIE 5. Miembros del Comité Técnico Revisa el perfil y marco lógico del proyecto, su documentación soporte e identifica los requisitos de preinversión. Emite observaciones y comentarios sobre el perfil del proyecto. Valoran el programa o proyecto. Posteriormente lo remite al Comité Técnico, para que este sea valorado. Realizan reunión para información general, posteriormente de manera individual elaboran la ficha de valoración y la remiten al BCIE. 5 días 10 días 1 Días. Para los fines del presente documento, se entenderá como días hábiles. Sellos:
5 Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España PAGINA 5 DE 10 APROBACIÓN DE PROYECTOS PRESENTADOS VERSIÓN 1 1 Subprocedimiento: Priorización de Proyectos 36 días No. Responsable Actividad Acción Duración 6. BCIE Promedia las valoraciones de los proyectos y emite comunicación sobre los resultados al Comité Técnico. Indicando cuando corresponde las razones técnicoadministrativas de su no priorización. 7. BCIE Es la calificación promedio mayor a 70%? No, pasa a la actividad 8 Si, pasa a la actividad BCIE 9. BCIE Emite comunicación de no priorización, indicando que el proyecto no se ajusta a las directrices del Programa, incluyendo el razonamiento técnico administrativo aprobado por el CT. Elabora el borrador de la resolución sobre la priorización del proyecto. Fin del Procedimiento Posteriormente la somete a consideración del COBI. 10. COBI 11. BCIE Aprueba o no aprueba la resolución Notifica a la entidad beneficiaria los resultados de aprobación o no aprobación de la priorización. En primera Insntancia las resoluciones serán aprobadas por miembros del COBI de España y posteriormente por los miembros representantes del Gobierno de Honduras. 10 días Sellos:
6 Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España PAGINA 6 DE 10 APROBACIÓN DE PROYECTOS PRESENTADOS VERSIÓN 1 2 Subprocedimiento: Aprobación de Financiamiento de Proyectos 119 días No. Responsable Actividad Acción Duración 12. Entidad Beneficiaria 13. BCIE 14. Comité Técnico 15. Comité Técnico 16. Comité Técnico 17. BCIE 18. BCIE 19. COBI Presenta documentación para solicitud de financiamiento de proyectos Informa en forma virtual o en la reunión más cercana del Comité Técnico los resultados obtenidos Confirma el cumplimiento de todos los requisitos para aprobación Cumple con los requisitos? Notifica la no aprobación del financiamiento del proyecto Propone al COBI la aprobación del financiamiento del Proyecto. Elabora el borrador de la resolución de aprobación del financiamiento Emite resolución de aprobación del financiamiento del proyecto 20. COBI Aprueba la resolución? Es acompañada por el BCIE para la presentación de la versión final del proyecto. En esta etapa se realizará jornada especial de capacitación de dos días. Resultados obtenidos de la valoración del programa o proyecto realizada durante la actividad # 6. No, pasa a la actividad 16. Si, pasa a la actividad 17. Fin del Procedimiento Posteriormente la somete a consideración del COBI En primera Insntancia las resoluciones serán aprobadas por miembros del COBI de España y posteriormente por los miembros representantes del Gobierno de Honduras. No, pasa a la actividad 21. Si, pasa a la actividad días 5 días 20 días Sellos:
7 Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España PAGINA 7 DE 10 APROBACIÓN DE PROYECTOS PRESENTADOS VERSIÓN 1 3 Subprocedimiento: Licitación o Concurso 193 días No. Responsable Actividad Acción Duración 21. BCIE 22. BCIE 23. BCIE BCIE BCIE 28. COBI 29. BCIE Entidad Beneficiaria Entidad Beneficiaria Comunica resultado de no aprobación a la Entidad Beneficiaria Comunica resultado de aprobación Solicita TDR a la Entidad Beneficiaria Presenta TDR Elabora documento base de licitación/concurso Revisa y aprueba el documento base de licitación/concurso Somete a revisión de los gobiernos de España y Honduras el documento base de licitación /concurso Revisa el Documento de Licitación/concurso Es Licitación Pública Internacional Limitada? 30. BCIE Publica Licitación Fin del procedimiento Devuelve el documento con sus comentarios finales. Si, pasa a la actividad 30. No, pasa a la actividad 31. Publica la licitación en las Páginas Web del BCIE y remite aviso de publicación a las Secretarías de Economía y Finanzas de España y Finanzas de Honduras y realizar proceso. 5 días para publicar, 45 días para presentar propuestas y 15 días para análisis. 30 días 10 días 5 días 15 días 1 día 65 días 31. BCIE Realiza concurso privado. 32. BCIE Prepara propuesta de Resolución y comunica resultados al COBI Pasa a la actividad días para comunicar a oferentes de lista corta, 30 días para presentar propuestas y 15 días para análisis. 50 días 3 días Sellos:
8 Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España PAGINA 8 DE 10 APROBACIÓN DE PROYECTOS PRESENTADOS VERSIÓN 1 3 Subprocedimiento: Licitación o Concurso 193 días No. Responsable Actividad Acción Duración 33. COBI 34. BCIE Aprueba o no la adjudicación Comunica resultado de no aprobación a la Entidad Beneficiaria No, pasa a la actividad 34. Si, pasa a la actividad 35. Fin del procedimiento 10 días Sellos:
9 Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España PAGINA 9 DE 10 APROBACIÓN DE PROYECTOS PRESENTADOS VERSIÓN 1 4 Subprocedimiento: Contratación de la Institución Ejecutora 34 días No. Responsable Actividad Acción Duración 35. BCIE 36. BCIE 37. BCIE Comunica resultados al Comité Ejecutivo de la Licitación/Concurso Comunica resultados a las entidades beneficiarias. Contrata la Institución Ejecutora 2 30 días Fin del Procedimiento 38 OBSERVACION: Los tiempos necesarios para realizar los diferentes subprocedimientos de este procedimiento se definen al final del grupo de actividades relacionadas. Sellos: 2 El cumplimiento de entrega de documentos, previo a contratar por parte de la Institución Ejecutora, puede o no incrementar el tiempo de contratación, ejemplo: escritura pública de constitución de consorcio y presentación de documentación sobre lavado de activos.
10 7. ABREVIATURAS Y TERMINOS COBI: Comité Binacional del Programa de Conversión de la Deuda de Honduras frente a España. CT: Comité Técnido del Programa. BCIE: Banco Centroamericano de Integración Económica TDR: Términos de Referencia 8. DEFINICIONES El Programa: Programa de Conversión de la Deuda de Honduras frente a España Perfil del Proyecto: Documento que presenta la Entidad Beneficiaria, donde se definen los aspectos generales del proyecto sus objetivos, resultados, plan global de inversiones, beneficiarios y sostenibilidad entre otros. Marco Lógico: Herramienta para diseñar proyectos que ayuda a mejorar la comprensión de los problemas que se tratan de resolver, y permite identificar las acciones que se requieren realizar para solucionar derminado problema. Pre-inversión: Son los estudios que sirven de soporte técnico para la realización del proyecto. La disponibilidad de estos estudios, responde a las supuestos indicados en el Marco Lógico. Pueden comprender diversas áreas temáticas, los cuales pueden ser, pero no se limitan a: diagnósticos socioeconómicos, estudios de mercado, diagnósticos de necesidades educativas, estudios biofísicos, análisis de alternativas y pre-factibilidad, diseño de proyecto constructivo, especificaciones técnicas, estudios de sostenibilidad financiera, diagnostico ambiental cualitativo, riesgos del proyecto, análisis legales, etc. Proyecto Priorizado: Es aquel proyecto que cumple con las directrices del Programa, es revisado y aprobado por los Comités Técnico y Binacional del Programa, previo a la aprobación de su financiamiento. Proyecto Aprobado: Es aquel proyecto que cumplimiento todos los requisitos exigidos por el Programa, el COBI, aprueba su financiamiento. 9. FLUJOGRAMA DE OPERACIONES
11 Procedimiento para Aprobación de Proyectos Presentados (1/7) Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España Subprocedimiento No.1: Aprobación de Proyectos Priorizados(1/2) Miembros COBI BCIE Miembros del Comité Técnico En el momento en que cualquiera de las partes del COBI reciba alguna propuesta Inicio 1 Acusa recibo de los perfiles de los proyectos a los beneficiarios. 2 Remite Iniciativas al BCIE 3 Revisa el perfil y marco lógico del proyecto, su documentación soporte e identifica los requisitos de preinversión 4 Emite observaciones y comentarios sobre el perfil del proyecto 5 Valoran el programa o proyecto 1 1
12 Procedimiento para Aprobación de Proyectos Presentados (2/7) Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España Subprocedimiento No.1: Aprobación de Proyectos Priorizados(2/2) BCIE Miembros COBI 1 6 Promedia las valoraciones de los proyectos y emite comunicación sobre los resultados al Comité Técnico 8 Emite comunicación rechazando la priorización del proyecto No 7 La calificación promedio es mayor a 70%? Si Fin del Procedimiento 9 Elabora el borrador de la Resolución aprobando la priorización del proyecto 10 Aprueba o no aprueba la resolución 11 Notifica a la entidad beneficiaria los resultados de aprobación o no aprobación de la priorización 2 Pasa al Subprocedimiento: No.2 Aprobación de Financiamiento de Proyectos 2
13 Procedimiento para Aprobación de Proyectos Presentados (3/7) Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España Subprocedimiento No.2: Aprobación de Financiamiento de Proyectos(1/2) Entidad Beneficiaria BCIE Comité Técnico Viene del Subprocedimiento: No.1 Aprobación de Proyectos Priorizados 2 12 Presenta documentación para solicitud de financiamiento de proyectos 13 Informa en forma virtual o en la reunión más cercana del Comité Técnico los resultados obtenidos 14 Confirma el cumplimiento de todos los requisitos para aprobación Si 15 Cumple con los Requisitos? No 17 Propone al COBI la aprobación del financiamiento del Proyecto 16 Notifica la no aprobación del financiamiento del proyecto 18 Elabora el borrador de la resolución de aprobación del financiamiento Fin del Procedimiento 3 3
14 Procedimiento para Aprobación de Proyectos Presentados (4/7) Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España Subprocedimiento No.2: Aprobación de Financiamiento de Proyectos(2/2) COBI 3 19 Emite resolución de aprobación del financiamiento del proyecto 20 Aprueba la Resolucion No 4 Pasa al Subprocedimiento: No.3 Licitación o Concurso Actividad No.21 Si 5 Pasa al Subprocedimiento: No.3 Licitación o Concurso Actividad No.22 4
15 Procedimiento para Aprobación de Proyectos Presentados (5/7) Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España Subprocedimiento No.3: Licitación o Concurso (1/2) BCIE Entidad Beneficiaria Viene del Subprocedimiento: No.2 Aprobación de Financiamiento de Proyectos Actividad No.20 4 No 21 Comunica resultado de no aprobación a la Entidad Beneficiaria Fin del Procedimiento Viene del Subprocedimiento: No.2 Aprobación de Financiamiento de Proyectos Actividad No.20 5 Si 22 Comunica resultado de aprobación 23 Solicita TDR a la Entidad Beneficiaria 24 Presenta TDR 25 Elabora documento base de licitación/concurso 27 Somete a revisión de los gobiernos de España y Honduras el documento base de licitación /concurso 26 Revisa y aprueba el documento base de licitación/concurso 6 5
16 Procedimiento para Aprobación de Proyectos Presentados (6/7) Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España Subprocedimiento No.3: Licitación o Concurso (2/2) Miembros del COBI BCIE 6 28 Revisa el Documento de Licitación/ concurso 29 Es Licitación Pública Internacional Limitada? Si 30 Publica Licitación No 31 Realiza concurso privado 32 Prepara propuesta de Resolución y comunica resultados al COBI 33 Aprueba la adjudicación? No 34 Comunica resultado de no aprobación a la Entidad Beneficiaria 7 Fin del Procedimiento Pasa al Subprocedimiento: No.4 Contratación de la Institución Ejecutora 6
17 Procedimiento para Aprobación de Proyectos Presentados (7/7) Programa de Conversión de Deuda de Honduras Frente a España Subprocedimiento No.4: Contratación de la Institución Ejecutora (1/1) BCIE Viene del Subprocedimiento: No.3 Aprobación de Proyectos Priorizados Actividad No Comunica resultados al Comité Ejecutivo de la Licitación/Concurso 36 Comunica resultados a las entidades beneficiarias 37 Contrata la Institución Ejecutora Fin del Procedimiento 7
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