INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE PERMISOS Y VACACIONES. IT-ADM-th-101

Transcripción

1 PÁGINA: 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer las actividades que deberá realizar el Talento Humano de COCASINCLAIR EP para solicitar vacaciones, permisos, licencias, días de compensación, de conformidad a la normativa legal vigente. 2. ALCANCE Este instructivo es de aplicación general para todo el Talento Humano de COCASINCLAIR EP que requiera de vacaciones, permisos, licencias y días de compensación. 3. DEFINICIONES Vacaciones.- Los servidores públicos de libre designación y remoción, los servidores de carrera, los trabajadores y los obreros gozarán de quince (15) días de vacaciones a excepción del personal que depende administrativamente de la Contraloría General del Estado que contará con treinta (30) días de vacaciones y los que vienen en comisión de servicios que contarán con los días de vacaciones que tengan en la entidad de la cual son originarios. Permisos.- Se entiende por permiso la ausencia temporal del funcionario u obrero de su lugar de trabajo que debe contar con el conocimiento y autorización previa del jefe inmediato superior, sea para casos personales, enfermedad, calamidad doméstica, asuntos oficiales, capacitaciones por horas que se llenarán en Formulario de Permisos. Días de Compensación.- En caso de que los funcionarios trabajen en días de descanso, el jefe inmediato deberá notificar a la Coordinación de Talento Humano, para que dichos días trabajados sean cargados como días de compensación. Se consideran días de compensación para el Talento Humano que labora en el Campamento San Rafael cuando el mismo trabaje dentro de sus siete días de descanso y para el personal que labora en Quito cuando se requiera de su contingente en los días sábados, domingos, feriados o días de descanso obligatorios. Licencias.- En caso de solicitar autorizaciones particulares para ausentarse, en casos específicos contemplados en las Leyes y Reglamento Interno. 4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD SUBGERENTES Y COORDINADORES Aprueban el plan anual de vacaciones con las fechas de calendario para el uso de vacaciones del talento humano a su cargo.

2 PÁGINA: 2 de 6 Aprueban las solicitudes de vacaciones, permisos, licencias y días de compensación presentadas a través del Formulario de Solicitud de Vacaciones, Licencias o días de Compensación y el Formulario de Permisos del personal que se encuentra a su cargo. COORDINACIÓN DE TALENTO HUMANO La Coordinación de Talento Humano enviará el saldo de los días de vacaciones de todo el Talento Humano de la Empresa en el mes de enero de cada año a las diferentes Subgerencias y Coordinaciones. La Coordinación de Talento Humano ingresará, controlará y dará de baja los días utilizados por vacaciones o permisos solicitados por el personal. TALENTO HUMANO DE LA EMPRESA El Talento Humano de la Empresa solicita el saldo de vacaciones disponibles y las coordina con su jefe inmediato (Subgerente o Coordinador). El Talento Humano de la Empresa deberá presentar el Formulario de Solicitud de Vacaciones, Licencias o Días de Compensación o el Formulario de Permisos según corresponda, ante su jefe inmediato (Subgerente o Coordinador). ANALISTA DE TALENTO HUMANO Recibe el formulario de solicitud de vacaciones y verifica que: Datos del solicitante estén correctos. Período solicitado sea el que corresponda según el registro de vacaciones. Formulario esté firmado por el jefe inmediato. Recoge visto bueno del Coordinador de Talento Humano en el formulario de solicitud de vacaciones. Archiva formulario de vacaciones en carpeta del empleado. Valida y registra la información presentada en el Formulario de Solicitud de Vacaciones, Licencias o días de Compensación y el Formulario de Permisos. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 1. El Talento Humano deberá llenar las solicitudes de permisos, licencias y vacaciones a través de los Formularios de Solicitud de Vacaciones, Licencias o días de Compensación o del Formulario de Permisos y deberán entregarlos a la Coordinación de Talento Humano.

3 PÁGINA: 3 de 6 6. REGISTROS 2. En caso de que el funcionario solicite vacaciones o permisos, si el día que le corresponde reintegrarse a sus labores es lunes o coincida después de un feriado, se descontarán solo los días laborales, no serán agregados al permiso solicitado los días sábados, domingos y feriados, siempre y cuando el permiso no sea de lunes a viernes. 3. Cuando un funcionario pide permiso de lunes a viernes en una misma semana, se contabilizará los días sábados y domingos como días de vacaciones. 4. Para el caso de vacaciones, los obreros y funcionarios deberán solicitar las mismas con al menos quince días de anticipación. 5. El Talento Humano deberá presentar el certificado médico avalado por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), en caso de enfermedad por más de tres días. 6. Se entiende por calamidad doméstica del Talento Humano, al fallecimiento, accidente o enfermedad grave del cónyuge o conviviente en unión de hecho legalmente reconocida o de los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad de las servidoras o servidores públicos. Para el caso del cónyuge o conviviente en unión de hecho legalmente reconocida, del padre, madre o hijos, la Coordinación de Talento Humano deberán conceder licencia hasta por ocho días, al igual que para el caso de siniestros que afecten gravemente la propiedad o los bienes de la servidora o servidor. Para el resto de parientes contemplados en este literal, se concederá la licencia hasta por tres días y, en caso de requerir tiempo adicional, se lo contabilizará con cargo a vacaciones. 7. En caso de capacitación o estudios el Talento Humano deberá llenar el Formulario de Permisos y deberá entregarlo a la Coordinación de Talento Humano con al menos cinco días antes de que inicie la capacitación o las clases. Adicionalmente, deberá presentar una certificación de la entidad que otorga el curso, en la que consten las fechas y horarios de las mismas. 8. El trabajador que adoleciere de alguna enfermedad deberá comunicar este particular, por escrito, al empleador dentro de los tres primeros días de la enfermedad. Si no cumpliere esta obligación se presumirá que no existe la enfermedad. 9. De acuerdo al solicitante, los días a registrar tanto por vacaciones o licencias, tienen diferente número de días, según se detalla en el anexo 1 y 2.

4 PÁGINA: 4 de 6 Formulario de Solicitud de Vacaciones, Permisos, Licencias o Días de Compensación. Formulario de Solicitud de Permisos. 7. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS Formulario de Solicitud de Vacaciones, Permisos, Licencias o Días de Compensación FR- ADM-th-113 Formulario de Solicitud de Permisos FR-ADM-th CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA SECCIÓN QUE CAMBIA CAMBIOS 00 02/07/2013 No aplica. Es la versión inicial del No aplica. Es la versión inicial del procedimiento procedimiento ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR: Profesional de Normativa Interna Coordinador de Talento Humano Subgerente Administrativo Gerente General

5 PÁGINA: 5 de 6 ANEXO 1: Tiempo otorgado por vacaciones, licencias y permisos según la Ley Orgánica del Servicio Público L O S E P PERMISOS: Para atención médica con certificado del IESS 2 horas - Para atención a familiar con capacidades especiales (4to grado de consanguinidad y 2do de afinidad) 2 horas - Matriculación de sus hijas o hijos en centros educativos 2 horas - Cuidado del recién nacido 2 horas Durante 12 meses contados a partir de que concluyó su licencia de maternidad VACACIONES Vacaciones Anuales 30 días incluyendo 4 fines de semana LICENCIAS CON REMUNERACIÓN Matrimonio, por una sola vez 3 días - Padres adoptivos 15 días - Parto normal 10 días Nacimiento múltiple o cesárea 15 días Niños prematuros 8 días extras Paternidad Nacimiento con enfermedad grave, 25 días en total degenerativa,terminal 12 semanas máximo Fallecimiento de la madre durante el parto 12 semanas 84 días Maternidad Nacimiento múltiple 10 días extras Atención de hijos o hijas hospitalizados o con patologías degenerativas 25 días Enfermedad hasta 6 meses - Fallecimiento de: padres, hijos, hermanos, 3 días cónyuge, conviviente reconocido. Fallecimiento de: suegros, cuñados o 2 días nietos. Calamidad doméstica (por enfermedad grave, fallecimiento) Accidente que provoque imposibilidad física o enfermedad grave de: 8 días hijos, conyuge, conviviente, reconocido. Accidente que provoque imposibilidad física o enfermedad grave de: padres o hermanos. Siniestros que afecten gravemente la propiedad. Fallecimiento de familiares hasta el segundo grado de consanguinidad y afinidad. 2 días 8 días 2 días

6 PÁGINA: 6 de 6 *Es importante mencionar que a pesar de que en la LOSEP determine 30 días de vacaciones para los servidores públicos, el Directorio de COCASINCLAIR EP mediante Resolución No del 2 de abril de 2013 aprobó las Políticas de Talento Humano y en la Política 12G se establece que los servidores públicos, obreros y personal de libre designación y remoción gozarán de 15 días de vacaciones. La Resolución antes citada fue emitida por el Directorio en uso de las atribuciones establecidas en el artículo 17 de la Ley Orgánica de Empresas Públicas. ANEXO 2: Tiempo otorgado por vacaciones, licencias y permisos según el Código de Trabajo PERMISOS: Elecciones populares establecidas por ley 4 horas Para atención médica con certificado del IESS 4 horas Requerimientos y notificaciones judiciales 4 horas Artículo 42 numeral 9 Período de lactancia 2 horas Hasta 9 meses posteriores al parto (inclusive) LICENCIAS CON REMUNERACIÓN Fallecimiento de: cónyuge, conviviente en unión de hecho, o de sus parientes hasta el segundo 3 días grado de consanginidad y afinidad. Maternidad CÓDIGO DEL TRABAJO 12 semanas 84 días Nacimiento múltiple 10 días extras Parto normal Nacimiento múltiple o cesárea Niños prematuros 10 días 15 días 8 días extras Paternidad Nacimiento con enfermedad degenerativa, terminal, irreversible, o con discapacidad severa. 25 días en total 12 semanas máximo Fallecimiento de la madre durante el parto Padres adoptivos 15 días - Atención de hijos o hijas hospitalizados o con Licencia que podrá ser tomada en 25 días patologías degenerativas forma alternada o conjunta Incapacidad para trabajar por enfermedad debida 1 año calendario al embarazo o parto/ o enfermedad no VACACIONES Vacaciones anuales 15 días Incluyendo 2 fines de semana; los trabajadores que hayan prestado sus servicios más de 5 años tendrán derecho a un día adicional por cada uno de los años excedentes hasta máximo 15.