GUIA PRACTICA PARA ELABORAR FORMULAS EN EXCEL = 4. Una fórmula en Excel debe contener siempre valores e instrucciones.

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1 GUIA PRACTICA PARA ELABORAR FORMULAS EN EXCEL = 4 Una fórmula en Excel debe contener siempre valores e instrucciones. Los valores son los datos y las instrucciones son operaciones, dichas operaciones son las que indican como se deben procesar los valores. Las operaciones pueden ser: Lógicas: Si contienen símbolos como >, <, = Aritméticas: Si contienen símbolos como +, - * /. De Cadena o Funciones: Si se invocan por medio de una palabra ejemplo: SUM. Las fórmulas en Excel siempre comienzan con el signo = OPERADORES ARITMETICOS + Sumar - Restar * Multiplicar / Dividir ^ Exponentes (Potenciación) % Porcentajes

2 Excel resuelve primero las multiplicaciones y las divisiones, luego se enfoca a las sumas y las restas, por ejemplo: =8+2*5 da como resultado 18, Excel multiplica 2*5 y al resultado le suma 8 Pero si lo hiciera así =(8+2)*5 obtendría 50, porque Excel resuelve primero cualquier operación que esté entre paréntesis. Concluyendo tenemos: Se procesan primero las expresiones que se encuentran entre paréntesis La multiplicación y la división se ejecuta antes que la suma y la resta. Los operadores consecutivos con el mismo nivel de precedencia se calculan de izquierda a derecha. CONSTRUCCION DE FORMULAS USANDO EL MOUSE Cuando introducimos referencias de celdas en una fórmula seleccionándolas con el mouse en vez de teclearlas, ahorramos tiempo y aumentamos la precisión. A continuación se describe la forma más fácil de hacerlo. Seleccione con un click del mouse la celda donde quiere depositar la fórmula. Introduzca un signo = para que la máquina reconozca que está construyendo una fórmula. Con un click del mouse seleccione la primera celda que quiere considerar en la fórmula. Introduzca el operador aritmético (+ - * /) que muestre la operación que Ud. quiere hacer.

3 Con un click del mouse vaya seleccionando las diferentes celdas que participan en la fórmula. Pulse la tecla Intro para que aparezca el resultado en la celda escogida. OPERADORES DE COMPARACION = Igual > Mayor < Menor >= Mayor o Igual <= Menor o Igual <> Desigual Al insertar un operador de comparación en una fórmula el resultado es verdadero (True) o falso (False). REFERENCIAS ABSOLUTAS Las fórmulas con referencia absoluta siempre hacen referencia a esa misma celda, sin importar si cambia de lugar la fórmula. Para fijar la dirección de la celda se utiliza el símbolo $, el cual debe ir delante de la celda y también delante de la fila. Ejemplo: El valor de % de comisión puede ser una política variable que posiblemente cambie constantemente, de modo que es muy practico colocarla afuera en una celda a parte,y fijar su dirección con el símbolo $, en la celda C12 se encuentra el valor por el cuál queremos multiplicar, de modo que la fórmula debería ser: =(C4*$C$12), donde $ le indica al Excel, no te muevas de la celda C, no te muevas de la fila 12.

4 Así se constuye una referencia absoluta El símbolo $ sirve para fijar posiciones, pero puede ser que necesite elaborar referencias mixtas, donde necesita fijar una posición y que avance el resto al momento de ejecutarse la copia. Por ejemplo: $C$12 Fija la columna C y la fila 12 $C12 Fija la columna C y deja libre la fila 12. C$12 Deja libre la columna y fija la fila 12. Esto es lo que se conoce como referencias mixtas. REFERENCIAS MIXTAS Son las celdas que al ejecutarse una copia, la parte que va precedida de un $ no se ajusta, mientras que la otra parte se ajusta para reflejar la posición relativa de la fórmula copiada. FUNCIONES Una función es una fórmula predefinida que opera sobre un valor valores y devuelve un único valor o un conjunto de valores. Muchas de las funciones de Excel son versiones

5 propias de fórmulas utilizadas frecuentemente. Por ejemplo, la función SUMA nos permite sumar una serie de valores de celdas seleccionando simplemente un rango ejemplo: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10 Se puede trabajar más fácilmente con la función =Sum(A1:A10) Argumento s Obviamente, la función SUM hace que la fórmula sea mucho más corta y fácil de definir. Todas las funciones poseen un nombre de función seguido por un conjunto de argumentos encerrados entre paréntesis. FUNCIONES MAS COMUNES EN EXCEL Las funciones de Excel son herramientas especiales que ejecutan cálculos complejos de forma fácil y rápida. Excel dispone de mas de 300 funciones implementadas que ejecutan un amplio rango de cálculos, algunas funciones, como sumar, promedio senos, etc. son las equivalentes a largas fórmulas matemáticas que podrían desarrollarse a mano. USO DE ARGUMENTOS Cuando utilice más de un argumento en una función separe los argumentos con comas, por ejemplo Si en una tabla se quiere promediar las cifras desde Enero a Febrero, la fórmula correcta sería: =AVERAGE(A2:F2) Si quiere promediar solo los meses de Enero y Abril, sin que el resto del rango intervenga en la fórmula, la forma correcta de construirla sería: =Average(A2,D2) La función average sólo se calculara entre las dos variables introducidas (Enero y Abril)

6 Ejemplo: FUNCIONES MATEMATICAS Varias funciones matemáticas de Excel están disponibles para llevar a cabo cálculos especializados de forma rápida y fácil. LA FUNCION SUMA (SUM) La función SUM totaliza una serie de números. Toma la forma =SUM(números) El argumento números es una serie que puede contener hasta 30 datos, que pueden ser números, fórmulas, rangos o referencias de celdas que produzcan números. Esta función ignora los argumentos que hagan referencia a valores de texto, valores lógicos o celdas en blanco. Como SUM es una orden que se utiliza con frecuencia Excel proporciona un botón especial en la Barra de Herramientas que permite introducirla fácilmente, el cuál es el llamado el botón de Autosuma, Excel crea una fórmula =SUM() y adivina qué números desea sumar. Ud. puede hacer que la fórmula se vaya armando automáticamente por medio del bloqueo del mouse. LA FUNCION REDONDEAR, REDONDEAR A MENOS, REDONDEAR A MAS (ROUND, ROUNDDOWN, ROUNDUP)

7 La función redondear, redondea el número referido por su argumento a un número especificado de cifras decimales. Redondear toma la forma =ROUND(número;núm.decimales) El argumento número puede ser un número, una referencia a una celda que contenga un número o una fórmula que produzca un número. El argumento núm.decimales, el cuál puede ser cualquier entero positivo o negativo, determina cuantos lugares se redondearán. Por ejemplo si se quiere redondear toda una lista de cifras con 2 decimales, se haría de la siguiente manera: NOTA: No confunda la función redondear con formatos fijos como quitar decimales,, la diferencia radica en que si se eliminan decimales, la cifra automáticamente se lleva a la cifra inmediata superior, si el decimal es igual o mayor al número 5; pero solo es a nivel de apariencia; a nivel de celda, las operaciones sin embargo se siguen ejecutando con el número original con todos los decimales iniciales, esto significa que Excel siempre utiliza el valor subyacente y no el visualizado.

8 FUNCION ROUNDDOWN Y ROUNDUP Efectúa redondeo a la cifra inmediata superior o inferior según se le especifique: =ROUNDUP(Número, num.decimales adicionales) =ROUNDDOWN(Número, num.decimales adicionales) FUNCIONES LOGICAS Excel posee un rico conjunto de funciones lógicas, la mayoría de ellas utilizan pruebas condicionales para determinar si una condición especificada es verdadera o falsa. Una prueba Condicional es una ecuación que compara dos números, funciones, fórmulas, rótulos o valores lógicas. Cada Prueba Condicional debe incluir al menos un operador lógico. Los operadores lógicos definen la relación de prueba entre los elementos de la prueba condicional, es decir entre las celdas. LA FUNCION SI (IF) Permite la utilización del Si condicional, y toma la forma =IF(CELDA A PROBAR_SIGNO LOGICO_VALOR CONTRA EL CUAL SE COMPARA, VALOR SI ES VERDADERO, VALOR SI ES FALSO ) En la figura a continuación se muestra un ejemplo con promedios de notas donde si el acumulado es mayor o igual a 80% está aprobado, si es menor esta en suspenso.

9 FORMULAS CON FECHAS Y HORAS La unidad básica de tiempo en Excel es el día. Cada día esta representado por un número de serie entre 1 y La fecha inicial, representada por el número de serie 1, corresponde al Domingo 1 de Enero de El número máximo 65380, representa al 31 de Diciembre de Cuando se introduce una fecha en una hoja de cálculo, Excel la almacena como el número que representa los días que hay entre la fecha inicial y la indicada. Por ejemplo, el día 1 de Enero de 1996 se representa con el número 35065, ya que hay días entre la fecha inicial (01 de Enero de 1900) y el 01 de Enero de La hora es un valor decimal que representa la porción del día entre su principio (12:00 de la noche) y la hora indicada. Las 12:00 del mediodía se representa con el valor 0.5 ya que la diferencia entre las 12:00 de la noche y las del mediodía es justo la mitad de un día. Con la asignación de números de serie para los días, horas, minutos y segundos, Excel hace posible la realización de cálculos aritméticos sofisticados con las fechas y las horas. Puede manipular fechas y horas en las fórmulas de su hoja, tal como lo haría con otros tipos valores.

10 INTRODUCCION DE FECHAS Y HORAS Lo único que tiene que hacer para introducir fechas y horas es escribir la data bajo esta mascara mm/dd/aa,separados por / o por - También puede introducir horas con formato, para hacerlo escriba la hora bajo cualquiera de estas mascaras: h:mm:ss, fíjese que las horas, minutos y segundos se separan entre sí por medio de : (dos puntos). Tips: Para introducir la hora actual en una hoja, puede mantener pulsada la tecla Ctrl + Shift + : PARA UTILIZAR VALORES DE TEXTO

11 Este tipo de fórmula trata una cadena de caracteres de texto como a un valor, por lo que, algunas veces, estas cadenas se denominan valores de cadena o valores de texto. Utilizamos el operador especial & (Ampersand) para concatenar o unir varios valores de texto. Ejemplo: En esta fórmula el texto contenido en las celdas es concatenado a otro campo de resultado