Manual Usuario Conversores PAB y SAP Servicio Alterno Transaccional (SVE)

Transcripción

1 BANCOLOMBIA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS MANUAL DE USUARIO CONVERSORES PAB Y SAP SERVICIO ALTERNO TRANSACCIONAL Versión 1.0 Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 1 de 16

2 TABLA DE CONTENIDO 1. Instalación del Silverlight Conversor de archivos a formato PAB (Pagos Automáticos Bancolombia) Conversor de Archivos a Formato SAP (Servicio Automático de Pagos) Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 2 de 16

3 INTRODUCCIÓN En este manual se describe la funcionalidad de los conversores PAB y SAP que permiten transformar la información de un pago a un archivo plano en formato PAB ó SAP cuando se presenten dificultades en la Sucursal Virtual Empresas (SVE) y se requiera realizar el envío del pago por medio del Servicio Alterno Transaccional. En la página de ingreso al Servicio Alterno Transaccional, estarán ubicados los conversores PAB (Pagos Automáticos Bancolombia) y SAP (Sistema Automático de Pagos), como se ilustra a continuación: Para la primera utilización de estos conversores será necesaria la instalación del Silverlight. Una vez se ha ejecutado queda instalado en la máquina del usuario, por tal motivo cuando se selecciona nuevamente cualquiera de los conversores se remitirá automáticamente a la pantalla del conversor correspondiente de acuerdo a la opción seleccionada. 1. Instalación del Silverlight A continuación se muestran los pantallazos que indican cómo se realiza la instalación del Silverlight cuando se selecciona por primera vez, cualquiera de las dos opciones Conversor PAB o Conversor SAP. Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 3 de 16

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5 Para garantizar la correcta instalación del Silverlight el usuario debe tener permisos de administrador del computador en el que se está instalando, de lo contrario se presenta el siguiente mensaje: Después de la instalación correcta del Silverlight se despliega el pantallazo donde se visualiza el formulario correspondiente al conversor seleccionado. 2. Conversor de archivos a formato PAB (Pagos Automáticos Bancolombia) Al seleccionar la opción Conversor PAB, aparece la siguiente pantalla. Para terminar de visualizar el total de los campos que contiene la pantalla, se debe correr la barra de desplazamiento hacia la derecha: Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 5 de 16

6 Descripción de los botones de la pantalla: Generar archivo: Al terminar de ingresar la información que solicita el formulario, se debe seleccionar esta opción para guardar el archivo convertido a formato PAB en la máquina del cliente. Administrar Beneficiario: Al seleccionar esta opción, aparece la siguiente pantalla en la cual se deben ingresar los campos Tipo Documento Beneficiario, Documento Beneficiario y Nombre Beneficiario. Para confirmar el ingreso de la información ó para continuar adicionando más beneficiarios, se debe presionar Enter. Al culminar de ingresar toda la información de los beneficiarios, se debe pulsar el botón Cerrar para confirmar. Descripción de los campos de la pantalla: Para diligenciar los datos requeridos para el pago, se posiciona el cursor en cada uno de los campos ó se pulsa la tecla TAB. Para confirmar el ingreso de la información diligenciada en cada línea, hacer clic sobre el icono que aparece al final de la línea. Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 6 de 16

7 Para saltar a la siguiente línea se debe hacer clic sobre el icono que se encuentra al inicio de la línea o pulsar la tecla Enter, pero se debe tener presente que en ambos casos se adicionará una nueva línea, solamente si todos los campos fueron diligenciados correctamente. Para adicionar varias líneas, se debe pulsar el ícono de una línea que ya tenga toda la información diligenciada correctamente. Para eliminar información de una línea, se debe hacer clic sobre el icono eliminar información de un campo específico, se debe presionar suprimir. y para NOTA: El archivo plano sólo se podrá generar si todos los campos del formulario fueron ingresados correctamente. Los campos Proposito Transacción, Aplicación, Referencia, Correo electrónico y Fecha Aplicación son de uso opcional, los demás campos son obligatorios, y si no se ingresa información en cualquiera de éstos, se presenta el siguiente mensaje de advertencia cada vez que se presionen los iconos y : Se debe tener presente que NO se permite el ingreso de caracteres especiales en ningún campo del conversor, en caso que se ingresen, se presenta el siguiente mensaje de advertencia: Nit: Nit de la empresa pagadora, es un campo númerico de máximo 15 caracteres. Tipo de pago: Lista desplegable con las siguientes opciones: - Pago a proveedores - Pago de nomina - Pagos terceros - Abono obligaciones con el banco - Pagos cuenta maestra - Credipago a proveedores - Credipago nomina - Pago proveedores bancolombia - Pago nomina bancolombia - Pago terceros rendimientos CDTS - Pagos AFC - Pagos impuestos departamentales - Pago Proveedores Efectivo - Pago Nómina Efectivo Aplicación: Lista desplegable con las siguientes opciones: - Inmediata - Medio día - Noche Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 7 de 16

8 Valor Total: Es la sumatoria total de los valores que contiene el campo Valor de la transacción y es calculado automáticamente por el conversor. Secuencia: Diligenciar una secuencia de dos dígitos a criterio del cliente, puede ingresarse combinación de números y letras, sólo números ó sólo letras. En caso de diligenciar una secuencia de menos de dos dígitos, se muestra el siguiente mensaje de advertencia: Fecha de creación: Fecha de envío del pago. En caso que la información ingresada no corresponda, se muestra el siguiente mensaje de advertencia: Fecha Aplicación: Fecha en la que se debe realizar el pago, se diligencia de forma opcional; no puede ser superior a tres meses con respecto a la fecha actual, dado el caso que la fecha ingresada sea superior a tres meses, se muestra el siguiente mensaje de advertencia: En caso que la fecha sea inferior a la actual, se muestra el siguiente mensaje de advertencia: En caso que no se diligencie este campo, se toma por defecto la misma fecha del campo Fecha de creación. Cuenta a Debitar: Cuenta del cliente pagador, que se debe debitar con el pago. Puede ser una cuenta de tercero inscrita previamente en la SVE con permiso Débito. La información ingresada debe ser numérica y de máximo 11 caracteres. Tipo Cuenta a Debitar: Tipo de cuenta del cliente pagador. Lista desplegable con las opciones: - Ahorros - Corriente Propósito Transacción: Se registra el motivo del pago, a criterio del cliente. Es un campo alfanumérico y permite máximo 10 caracteres. Los campos que se detallan a continuación corresponden a la información del Beneficiario del pago. Tener en cuenta que para diligenciar los campos Tipo Documento Beneficiario, Documento Beneficiario y Nombre Beneficiario se debe pulsar el botón Administrar beneficiarios : Tipo Documento Beneficiario: Tipo de documento de Identificación del cliente beneficiario. Lista desplegable con las siguientes opciones: - Cédula - Cédula de extranjería - NIT - Tarjeta de Identidad - Pasaporte Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 8 de 16

9 Documento Beneficiario: Número de documento del cliente beneficiario del Pago. La información ingresada debe ser numérica y máximo 15 caracteres. Nombre Beneficiario: Nombre del cliente beneficiario del Pago. Es un campo alfanumérico y permite máximo 30 caracteres. Tipo Transacción: Lista desplegable con las siguientes opciones: - Pago en efectivo - Abono cuenta corriente - Pago cheque de gerencia - Abono a cuenta de ahorros - Efectivo seguro (visa pagos) Código Banco: Código del Banco de la cuenta beneficiaria del pago, es un campo numérico de máximo 9 caracteres. Este campo se habilitará si el Tipo de transacción es Abono a cuenta en caso contrario, estará deshabilitado. Estos códigos podrán ser consultados en el punto de atención de cada segmento (Pyme, Empresas y Gobierno) como Códigos de Bancos sección Pagos con Archivo Plano. Una de las direcciones en la que pueden ser consultados es: cion/sucursalvirtual/index_5.asp?opcion=op1 Cuenta Beneficiario: Cuenta beneficiaria del pago, es un campo numérico de máximo 17 caracteres. Este campo se habilitará si el Tipo de transacción es Abono a cuenta, en caso contrario estará deshabilitado. Correo Electrónico: Dirección de correo electrónico a donde se desea enviar información del pago al beneficiario; es un campo alfanumérico y permite máximo 80 caracteres. En caso de ingresar el correo se muestra el siguiente mensaje de advertencia: Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 9 de 16

10 Oficina Entrega: Código de la oficina en la que el cliente beneficiario debe reclamar el pago por Ventanilla (Efectivo ó Cheque); es un campo numérico de máximo 5 caracteres. Este campo se habilitará si el tipo de transacción es Pago en Efectivo ó Pago Cheque de Gerencia ; en caso contrario, estará deshabilitado. Documento del Autorizado: Número de documento del tercero autorizado para reclamar el pago en Cheque de Gerencia por ventanilla; sólo se requiere bajo esta modalidad, es un campo alfanumérico de máximo 15 caracteres. Referencia: Referencia del pago, a criterio del cliente; es un campo alfanumérico de máximo 21 caracteres. Valor de la Transacción: Valor del pago, es un campo numérico de máximo 17 caracteres. Se debe diligenciar el valor entero sin puntos ni comas y los decimales (los 2 últimos dígitos) deben separarse con punto. Una vez se culmina el diligenciamiento de todos los campos solicitados para cada beneficiario, se debe pulsar el botón Generar Archivo para guardar el archivo plano convertido a formato SAP en el computador con el nombre que se desee identificar: Al abrir el archivo plano, se presenta la información ingresada convertida a la estructura del formato PAB. Un ejemplo del contenido del archivo plano, se ilustra a continuación: Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 10 de 16

11 3. Conversor de Archivos a Formato SAP (Servicio Automático de Pagos) Al seleccionar la opción Conversor SAP, aparece la siguiente pantalla. Para terminar de visualizar el total de los campos que contiene la pantalla, se debe correr la barra de desplazamiento hacia la derecha: Descripción de los botones de la pantalla: Generar archivo: Al terminar de ingresar la información que solicita el formulario, se debe seleccionar esta opción para guardar el archivo convertido a formato SAP en la máquina del cliente. Administrar Beneficiario: Al seleccionar esta opción, aparece la siguiente pantalla en la cual se deben ingresar los campos Tipo Documento Beneficiario, Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 11 de 16

12 Documento Beneficiario y Nombre Beneficiario. Para confirmar el ingreso de la información ó para continuar adicionando más beneficiarios, se debe presionar Enter. Al culminar de ingresar toda la información de los beneficiarios, se debe pulsar el botón Cerrar para confirmar. Descripción de los campos de la pantalla: Para diligenciar los datos requeridos para el pago, se posiciona el cursor en cada uno de los campos ó se pulsa la tecla TAB. Para confirmar el ingreso de la información diligenciada en cada línea, hacer clic sobre el icono que aparece al final de la línea. Para saltar a la siguiente línea se debe hacer clic sobre el icono que se encuentra al inicio de la línea o pulsar la tecla Enter, pero se debe tener presente que en ambos casos se adicionará una nueva línea, solamente si todos los campos fueron diligenciados correctamente. Para adicionar varias líneas, se debe pulsar el ícono de una línea que ya tenga toda la información diligenciada correctamente. Para eliminar información de una línea, se debe hacer clic sobre el icono eliminar información de un campo específico, se debe presionar suprimir. y para NOTA: El archivo plano sólo se podrá generar si todos los campos del formulario fueron ingresados correctamente. Los campos Propósito Transacción, Concepto, y Referencia son de uso opcional, los demás campos son obligatorios, y si no se ingresa información en cualquiera de éstos, se presenta el siguiente mensaje de advertencia cada vez que se presionen los iconos : y Se debe tener presente que NO se permite el ingreso de caracteres especiales en ningún campo del conversor, en caso que se ingresen, se presenta el siguiente mensaje de advertencia: Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 12 de 16

13 Nit: Nit de la empresa pagadora, es un campo numérico de máximo 10 caracteres. Empresa: Nombre de la empresa pagadora, es un campo alfanumérico de 16 caracteres. Tipo de pago: Lista desplegable con las siguientes opciones: - Pago a proveedores - Pago de nomina - Pagos terceros - Abono obligaciones con el banco - Pagos cuenta maestra - Credipago a proveedores - Credipago nomina - Pago proveedores bancolombia - Pago nomina bancolombia - Pago terceros rendimientos CDTS - Pagos AFC - Pagos impuestos departamentales - Pago Proveedores Efectivo - Pago Nómina Efectivo Valor Total: Es la sumatoria total de los valores que contiene el campo Valor de la transacción y es calculado automáticamente por el conversor. Secuencia: Lista desplegable con las opciones desde la A hasta la Z. NOTA: Si en un mismo día se hace uso de todas las secuencias del listado, se puede utilizar nuevamente cualquier letra de éste. Fecha de creación: Fecha de envío del pago. En caso que la información ingresada no corresponda, se muestra el siguiente mensaje de advertencia: Fecha Aplicación: Fecha en la que se debe realizar el pago, no puede ser superior a tres meses con respecto a la fecha actual, dado el caso que la fecha ingresada sea superior a tres meses, se muestra el siguiente mensaje de advertencia: En caso que la fecha sea inferior a la actual, se muestra el siguiente mensaje de advertencia: Cuenta a Debitar: Cuenta del cliente pagador, que se debe debitar con el pago. Puede ser una cuenta de tercero inscrita previamente en la SVE con permiso Débito. La información ingresada debe ser numérica y de máximo 11 caracteres. Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 13 de 16

14 Tipo Cuenta a Debitar: Tipo de cuenta del cliente pagador. Lista desplegable con las opciones: - Ahorros - Corriente Propósito Transacción: Se registra el motivo del pago, a criterio del cliente. Es un campo alfanumérico y permite máximo 10 caracteres. Los campos que se detallan a continuación corresponden a la información del Beneficiario del pago. Tener en cuenta que para diligenciar los campos Tipo Documento Beneficiario, Documento Beneficiario y Nombre Beneficiario se debe pulsar el botón Administrar beneficiarios : Tipo Documento Beneficiario: Tipo de documento de Identificación del cliente beneficiario. Lista desplegable con las siguientes opciones: - Cédula - Cédula de extranjería - NIT - Tarjeta de Identidad - Pasaporte Documento Beneficiario: Número de documento del cliente beneficiario del Pago. La información ingresada debe ser numérica y máximo 15 caracteres. Nombre Beneficiario: Nombre del cliente beneficiario del Pago. Es un campo alfanumérico y permite máximo 18 caracteres. Tipo Transacción: Lista desplegable con las siguientes opciones: - Pago en efectivo - Abono cuenta corriente - Pago cheque de gerencia - Abono a cuenta de ahorros - Efectivo seguro (visa pagos) Código Banco: Código del Banco de la cuenta beneficiaria del pago, es un campo numérico de máximo 9 caracteres. Este campo se habilitará si el Tipo de transacción es Abono a cuenta en caso contrario, estará deshabilitado. Estos códigos podrán ser consultados en el punto de atención de cada segmento (Pyme, Empresas y Gobierno) como Códigos de Bancos sección Pagos con Archivo Plano. Una de las direcciones en la que pueden ser consultados es: Atencion/sucursalVirtual/index_5.asp?opcion=op1 Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 14 de 16

15 Cuenta Beneficiario: Cuenta beneficiaria del pago, es un campo numérico de máximo 17 caracteres. Este campo se habilitará si el Tipo de transacción es Abono a cuenta, en caso contrario estará deshabilitado. Concepto: Es un campo alfanumérico de máximo 9 caracteres. Se habilita para su diligenciamiento de forma opcional si el Tipo de transacción es diferente a Pago en efectivo o Pago Cheque Gerencia, y se debe ingresar una descripción del pago a criterio del cliente; en caso contrario, se deshabilita y se solicita el diligenciamiento del siguiente campo: - Oficina de Entrega: Código de la oficina en la que el cliente beneficiario debe reclamar el pago por Ventanilla (Efectivo ó Cheque). Referencia: Referencia del pago a realizar, es un campo alfanumérico de máximo 12 caracteres. Este campo se habilitará para su diligenciamiento de forma opcional si el Tipo de transacción es diferente a Pago Cheque Gerencia ; en caso contrario, se deshabilita y se solicita el diligenciamiento del siguiente campo: - Documento del Autorizado: Número de documento del tercero autorizado para reclamar el pago en Cheque por ventanilla. Valor Transacción: Valor del pago, es un campo numérico de máximo 10 caracteres. Se debe diligenciar sin puntos ni comas, sólo permite el ingreso de valores enteros, no se pueden ingresar decimales. Una vez se culmina el diligenciamiento de todos los campos solicitados para cada beneficiario, se debe pulsar el botón Generar Archivo para guardar el archivo plano convertido a formato SAP en el computador con el nombre que se desee identificar: Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 15 de 16

16 Al abrir el archivo plano, se presenta la información ingresada convertida a la estructura del formato SAP. Un ejemplo del contenido del archivo plano, se ilustra a continuación: Manual usuario Conversores PAB y SAP Fecha de Actualización 10/07/2012 Pág. 16 de 16