TERMINOS DE REFERENCIA

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1 PRE/005/INE/2013 TERMINOS DE REFERENCIA CONSULTORÍA PARA LA DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE PERSONAL, QUE CONFORMAN EL FONDO DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA (INE) Marzo, 2013

2 I. DENOMINACIÓN DE LA CONSULTORÍA Consultoría para la Digitalización de los Expedientes de Personal, que Conforman el Fondo Documental del Archivo de la Oficina de Recursos Humanos del Instituto Nacional de Estadística (INE). II. ANTECEDENTES El Instituto Nacional de Estadística (INE), adscrito al Ministerio del Poder Popular para el Despacho de la Presidencia, ejecuta el Programa Fortalecimiento del Instituto Nacional de Estadística (INE) como Ente Rector del Sistema Estadístico Nacional (SEN), financiado parcialmente por el Banco Interamericano de Desarrollo, Contrato 1831/OC-VE, firmado con fecha entre la República Bolivariana de Venezuela y el Banco Interamericano de Desarrollo. El objetivo del Programa es contribuir a mejorar la generación de información estadística por parte de agentes públicos y privados, brindando apoyo al Instituto Nacional de Estadística (INE) en sus esfuerzos por mejorar la calidad, integridad, oportunidad y acceso a la información estadística. Está organizado en tres componentes: (a) Mejoramiento de la gestión interna e infraestructura física y tecnológica del Instituto Nacional de Estadística (INE); (b) Mejora de la producción estadística del INE; y (c) Fortalecimiento del Sistema Estadístico Nacional (SEN). El componente de Mejoramiento de la Gestión Interna e infraestructura Física y Tecnológica del INE comprende un conjunto de actividades dirigidas a la mejora de las áreas de apoyo administrativo, de la infraestructura física y de la plataforma tecnológica del Instituto. Para tales efectos, se tiene previsto el financiamiento de servicios de consultoría, capacitación, adquisición de bienes y realización de obras físicas. Dicho componente, a su vez, está integrado por los subcomponentes: a) Mejoramiento de la Gestión Interna; b) Diseño e Implantación de una Estrategia de Posicionamiento Institucional; c) Mejoramiento de la Infraestructura Física de la Sede Central y de las Sedes Estadales y d) Mejoramiento de la Plataforma Tecnológica. 2

3 El Subcomponente Mejoramiento de la Gestión Interna, comprende un conjunto de actividades dirigidas a la mejora de las áreas de apoyo administrativo del Instituto. Para tales efectos, se tiene previsto el financiamiento de servicios de consultoría y capacitación. Este subcomponente fue concebido para la resolución de un conjunto de problemas de gestión interna que afectan el desempeño institucional, los cuales limitan las capacidades de respuesta del INE frente al cúmulo de requerimientos internos y externos, reducen la posibilidad de alcance de sus objetivos estratégicos y el cabal cumplimiento de su Misión. La consultoría a la cual se hace mención en estos Términos de Referencia, está inscrita en el Subcomponente de Mejoramiento de la Gestión Interna, específicamente en el objetivo de implantar un sistema para la gestión electrónica de expedientes de recursos humanos. SITUACIÓN ACTUAL DE LOS ARCHIVOS DE PERSONAL DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA - INE En el año 2001, mediante Decreto de Ley Nº en Gaceta Oficial Nº , se crea el Instituto Nacional de de Estadística (INE), adscrito al Ministerio de Planificación y Desarrollo, para asumir el nuevo sistema de estadísticas oficiales a nivel nacional, con un marco jurídico propio expresado en la Ley de la Función Pública de Estadística y su Reglamento. El INE es un Instituto con características técnicas especiales que lo lleva a la captación, selección e ingreso de personal técnico y profesional altamente calificado, para cumplir la diversidad de funciones establecidas para cada una de las unidades del nivel Directivo y Sustantivo, para el logro de los objetivos estratégicos institucionales insertos en el Primer Plan Socialista de la Nación Proyecto Simón Bolívar. La Oficina de Recursos Humanos del INE tiene entre sus funciones, la conservación y resguardo de los expedientes de personal de todo los ciudadanos que prestan o prestaron sus servicios en la Institución, dependiendo de su condición laboral; para ello cuenta con la unidad de Archivo, donde se organiza, 3

4 procesa, conserva y resguarda los expedientes de personal, considerados como parte de la memoria histórica de la Institución. Los expedientes de personal poseen documentación que refleja la situación laboral y personal de un individuo, a través de su formación, y experiencia profesional; premios, felicitaciones y sanciones; adscripción al puesto de trabajo; ascensos, jubilaciones y antigüedad; permisos, licencias, sentencias, régimen asistencial, seguridad social. Toda esta documentación, una vez ordenada, comprende un gran número de elementos que son solicitados en forma general o individual, lo cual requiere de un control que permita acceder a estos datos de forma rápida y segura. En este orden de ideas, debido a los avances tecnológicos, a las políticas de modernización de la gestión del Estado y a la rapidez con que se necesita obtener información localizada en los expedientes de personal, se plantea la necesidad de organizarlos y digitalizarlos, lo que permitirá agilizar los procedimientos administrativos, mejoramiento de los servicios de información y el ahorro de tiempo en el proceso de búsqueda, localización y manejo documental. 1.- Fondo Documental El Archivo de Personal de la Oficina de Recursos Humanos, cuenta con espacios para el almacenamiento de la documentación, ubicados en el Edificio Fundación La Salle, Avenida Boyacá, Maripérez, Caracas; y se han hecho esfuerzos para adquirir los mejores equipos archivadores del mercado para la colocación de los mismos. El Archivo está conformado por un total de expedientes físicos clasificados de la siguiente manera: 4

5 No. Tipo de Personal De Expedientes Activo Empleados 814 Obreros 133 Contratados INE 808 Honorarios Profesionales INE 20 Sub Total Personal Activo 1775 Inactivo Jubilados 201 Pensionados 103 Egresados y personal flotante de diversos Programas 1969 Sub total Personal Inactivo 2273 Total General Expedientes de Personal 4048 Los expedientes se encuentran ordenados por número de cédula de identidad. La documentación que conforma cada uno es archivada en carpetas dividida por secciones, clasificando los documentos por tipos de trámites. A su vez, cada Expediente se encuentra conformado principalmente por los siguientes documentos: o Cédula de Identidad o Foto o Titulo (Fondo Negro) o Antecedentes de Servicio APN (si aplica) o Movimiento de Personal (FP-020) o Certificado de Carrera Administrativa o Nombramientos o Designaciones (si aplica) o Puntos de Cuenta o Contrato a Tiempo Determinado (si aplica) o Liquidación de Prestaciones Sociales (si aplica) o Trámites Jubilación (si aplica) o Declaración jurada de Patrimonio (Ingreso, Actualización y Cese). o Solicitudes y disfrute de vacaciones (si aplica) o Actas de Amonestaciones y de otra naturaleza. 5

6 Las características del papel de dichos documentos es: papel Bond base 20 y 16, principalmente en tamaño carta y oficio y papel de fotografía (fondo negro). Mensualmente se recibe para el procesamiento técnico, un volumen documental que asciende aproximadamente a la cantidad de documentos con diferentes tipologías. Los requerimientos informacionales, tanto de usuarios de la Oficina de RRHH, como de otras áreas departamentales, oscilan entre 500 y 600 consultas mensuales. Aún cuando para el área de Archivo no se cuenta actualmente con indicadores de gestión relacionados con los productos y servicios informacionales que presta, dispone de normas y procedimientos establecidos que garantizan la gestión documental en aspectos tales como manejo de préstamos, consulta y recuperación de la información. Cuenta con personal capacitado para realizar las tareas archivísticas y de procesamiento de la información, lo cual ha posibilitado que en los actuales momentos, y a pesar del gran volumen de documentación que se maneja mensualmente, no exista material pendiente acumulado por archivar. III. OBJETIVO GENERAL Contar con un Sistema Automatizado de Archivo de Expedientes de personal del INE que permita consultar, articular y procesar la información de acuerdo a las necesidades que se planteen y que permita agilizar los procedimientos administrativos, mejorar los servicios de información y ahorrar tiempo. IV. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Organizar y depurar el Archivo de Expedientes físicos de personal. Digitalizar los expedientes depurados de personal: Empleados, Obreros, Contratados y Jubilados del INE. Catalogar los expedientes digitalizados. Procesar recaudos digitalizados, a fin de crear el Expediente Electrónico. 6

7 Desarrollar e implementar un Sistema Automatizado de Archivo de los Expedientes del personal del INE. Documentar las normas y procedimientos para la ejecución regular del trabajo de gestión, control del Archivo y digitalización de los expedientes de personal por parte del INE. V. ALCANCE Organizar, depurar y digitalizar el Archivo de Expedientes físicos de personal del INE, aplicando control de calidad al trabajo realizado y garantizando la nitidez de la imagen. Crear los Expedientes Electrónicos. Diseño, desarrollo e implementación del Sistema Automatizado de Archivo de los Expedientes. Capacitación del personal INE involucrado en los nuevos procesos implementados para la gestión, organización y control del Archivo incluyendo el proceso de digitalización, búsqueda y recuperación de la documentación. VI. ESPECIFICACIONES BÁSICAS DE LA SOLUCIÓN Respetar los lineamientos establecidos por el INE para el almacenamiento de la documentación en formato digital (estructura, campos a digitar, entre otros), a fin de evitar incongruencias o incompatibilidades futuras Catalogar e identificar los documentos digitalizados, aplicando técnicas bibliotecológicas y tecnológicas para describir los elementos que identifican a un documento y los metadatos, estableciendo puntos de acceso para recuperarlo en físico y en imágenes, utilizando un motor de búsqueda por palabras claves. Se procurará utilizar aquellas tecnologías que, más allá de ser consideradas como el estado del arte en la ingeniería de sistemas, respondan a las necesidades del INE en cuanto al tipo de sistema que se requiere implantar, así como la flexibilidad que deberá tener para adaptarse a cambios institucionales o a los posibles cambios de reingeniería que se requieran a través del tiempo. 7

8 Las soluciones o aplicaciones informáticas ofertadas deben ser, o estar desarrolladas bajo el esquema de Estándares Abiertos (software libre), a fin de dar cumplimiento al Decreto Presidencial No Tanto la propuesta técnico económica, como el desarrollo de la consultoría, incluyendo los Informes y documentos que se produzcan durante la misma, deberán ser presentados en idioma Español. VII. ACTIVIDADES Para la realización de los productos de esta consultoría se propone la realización de las siguientes actividades generales: 1. Elaboración y presentación de un Plan de Trabajo y Cronograma de Actividades detallado al inicio de la Consultoría. 2. Elaborar y presentar un Plan de Gestión y Control del Archivo de Expedientes de personal INE (procedimientos, automatización y gestión). 3. Revisar, organizar, depurar y digitalizar cada Expediente físico de Personal. 4. Implantar el Sistema Automatizado de Archivo de los Expedientes del personal del INE desarrollado. 5. Iniciadas las actividades de digitalización, presentar semanalmente, informes de avance y mensualmente, archivos de las imágenes digitalizadas, que respalden un informe consolidado mensual. 6. Organizar y dictar talleres teórico-prácticos de capacitación al personal de Archivo de la Oficina de Recursos Humanos del INE en los nuevos procesos implementados para la gestión, organización y control del Archivo incluyendo el proceso de digitalización, búsqueda y recuperación de la documentación. VIII. RESULTADOS ESPERADOS/PRODUCTOS 1. Un Archivo de Expedientes de personal del INE organizado física y digitalmente. 2. Una Base de Datos por medio del cual se localizarán las imágenes, utilizando palabras claves y códigos de referencia. 3. Un Sistema automatizado de manejo de archivos digitales. 8

9 4. Manuales de Normas y procedimientos del área de Archivo y del proceso de digitalización. 5. Personal de la Oficina de Recursos Humanos del INE capacitado en el nuevo sistema implantado, y en los procesos relacionados con la documentación e información digitalizada, gestión, organización y control del Archivo incluyendo el proceso de digitalización, búsqueda y recuperación de la documentación. IX. CONTRAPARTE INSTITUCIONAL La firma consultora estará bajo la coordinación de la Oficina de Recursos Humanos del INE. X. LUGAR DE LA CONSULTORÍA La firma consultora seleccionada deberá desarrollar el trabajo en la sede del Instituto Nacional de Estadística, ubicadas en el Edificio Fundación La Salle, Urb. Maripérez, Caracas, en donde dispondrá de un espacio acondicionado con mesones, sillas, puntos de electricidad etc. XI. DURACIÓN Para la ejecución de esta Consultoría, el INE ha estimado una duración de seis (06) meses calendario contados a partir de la firma del contrato de servicio, no obstante, la empresa puede hacerlo en menos tiempo, de acuerdo a su experiencia y al personal designado, previa consideración entre las partes. XII. CONFIDENCIALIDAD La empresa consultora se obliga a mantener y respetar la estricta confidencialidad de la información y documentación a la cual tenga acceso o se produzca durante la vigencia de su contratación y prestación de servicios. 9

10 XIII. FORMA DE PAGO Se realizarán pagos contra la presentación de productos aprobados y validados por la contraparte institucional, de acuerdo con el siguiente cronograma de desembolsos propuesto: Producto Porcentaje de pago Período Plan de Trabajo aprobado 10% Expedientes de personal del INE organizados física y digitalmente. Una Base de Datos de los archivos digitalizados. Un Sistema automatizado de manejo de archivos digitales implantado. Manuales de Normas y procedimientos del área de Archivo y del proceso de digitalización. Personal de la Oficina de RRHH del INE capacitado en el nuevo sistema implantado, y en la gestión, organización y control del Archivo incluyendo el proceso de digitalización, búsqueda y recuperación de la documentación. 30% 50% 10% 10