6.- Como usar la herramienta Reparar Bandeja de Entrada. (clic aquí)

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1 PASOS PARA DEPURAR Y DAR MANTENIMIENTO A UNA CUENTA DE CORREO EN OUTLOOK 1.- Pasos para eliminar un attachment de un recibido. (clic aquí) 2.- Revisar el tamaño del almacén de Outlook (clic aquí) 3.- Vaciar carpeta Elementos eliminados (clic aquí) 4.- Realizar una búsqueda avanzada de elementos o correos de gran tamaño. (clic aquí) 5.- Activar la función Auto- archivar (clic aquí) a) Cómo configurar que elementos deben de ser autoarchivados? (clic aquí) b) Cómo encontrar los elementos auto- archivados? (Clic aquí) EN CASO DE QUE OUTLOOK NO ABRA O INFORME DE UN ERROR EN EL ALMACÉN DE INFORMACIÓN PST 6.- Como usar la herramienta Reparar Bandeja de Entrada. (clic aquí) EN CASO DE QUE SE REQUIERA TENER DIFERENTES ALMACENES PST EN OUTLOOK 7.- Archivar carpetas manualmente para crear respaldos en diferentes almacenes pst (clic aquí) Acerca de éste documento: La versión.docx incluye la posibilidad para navegar dentro del mismo documento con los vínculos existentes los cuales se indican con clic aquí. La versión pdf no soporta dichos vínculos. Si el documento tiene errores ortográficos o no se entiende alguna parte del texto favor de notificarlo a innovacion@hardcom.com.mx

2 1.- Pasos para eliminar un attachment de un previamente recibido. Abrir el correo que se requiere depurar. o (Dicho correo deberá de contener por lo menos 1 attachment). o (No se podrá aplicar éste procedimiento si el usuario se encuentra ubicado en la lista de correos de Outlook, es decir, el usuario deberá de abrir el correo dándole doble clic dentro de la lista de correos de Outlook para que se abra en una ventana adicional el correo a depurar, dicha ventana solo contendrá el mail con el attachment) Seleccionar el attachment dando clic derecho con el mouse como se muestra en la siguiente imagen. Seleccionar la opción Quitar Cuando se cierre el correo electrónico depurado aparecerá a continuación una ventana que dice Desea guardar los cambios, el usuario deberá dar clic en si!. De ésta manera se habrá eliminado el attachment del correo electrónico deseado. Regresar a índice (clic aquí)

3 2.- Revisar el tamaño del almacén de outlook Ir a Herramientas > Limpieza del buzón > Botón Ver el tamaño de buzón Si el tamaño rebasa los 2,000,000 Kb ó 2 Gb ir al paso número 3 (clic aquí). Si aun habiendo realizado el paso 3 Vaciar carpeta Elementos eliminados el tamaño sigue rebasando los 2,000,000 Kb ó 2 Gb entonces el usuario deberá de ir al paso número 4 dando (clic aquí). Si ya se elaboró el punto número 4 y aún sigue rebasando los 2,000,000 kb o 2Gb el tamaño de los datos entonces el usuario deberá de pasar al punto número 5 (clic aquí). Si ya se elaboró el punto número 5 y aún el outlook sigue rebasando los 2,000,000 Kb o 2Gb entonces se recomienda al usuario hacer el punto número 3 pero buscando elementos de 4,000 Kb o 4Mb en lugar de 5 Mb o 5,000 Kb mencionados en dicho punto, eliminando también dichos correos. Regresar a índice (clic aquí)

4 3.- Vaciar carpeta Elementos eliminados IMPORTANTE: Al realizar éste paso toda la bandeja de elementos eliminados será borrada sin posibilidad de recuperación por lo que se recomienda al usuario revisar los elementos a eliminar y hacer el respaldo de elementos que puedan servirle posteriormente en caso de ser necesario. Ir a Herramientas >Vaciar carpeta Elementos eliminados Al haber realizado los pasos anteriores todos los elementos contenidos en la carpeta Elementos eliminados habrán sido borrados Posteriormente el usuario deberá de revisar el tamaño del almacén de Outlook como se muestra en el punto número 2. Para ir a dicho punto de clic aquí.

5 4.- Realizar una búsqueda avanzada de elementos o correos de gran tamaño Con ésta opción buscaremos mails con attachments de gran tamaño, mismos que borraremos para dar mantenimiento a nuestro Outlook. Para lograrlo deberemos Ir a Herramientas > Limpieza del buzón > El usuario deberá de encontrar la opción que dice Buscar elementos mayores de y poner en el recuadro 5,000 (es decir, 5 Mb). Posteriormente se oprime el botón Buscar. A continuación una ventana se abrirá y el usuario deberá de seleccionar el botón Buscar ahora. Dicho botón se encuentra localizado del lado derecho. En la parte inferior de la ventana se podrán localizar todos aquellos mails que miden más de 5 Mb, por lo que se recomienda lo siguiente: 1. Seleccionar todos los mails que aparezcan (mayores de 5Mb) con el Mouse (para seleccionar los correos el usuario deberá seleccionar el primer correo de la lista con el botón izquierdo del mouse, posteriormente el usuario deberá de oprimir la tecla shift de su teclado y, sin soltar dicha tecla, el usuario se deberá de deslizar con la barra de navegación hasta el último correo encontrado dándole clic con el botón izquierdo del mouse. En éste momento el usuario ya puede soltar la tecla shift. Si el procedimiento fue bien hecho el usuario podrá ver que todos los mails se han seleccionado. Por último el usuario deberá de oprimir la tecla del o supr para borrar dicha selección. 2. Seleccionar los mails que ya no sean requeridos o que se considere basura (uno por uno) suprimiéndolos con la tecla supr o del en el teclado. Ya que se hayan eliminado se deberá de cerrar la ventana. A continuación se deberá de revisar el tamaño del almacén de Outlook como se muestra en el punto número 2 o dando clic aquí.

6 5.- Activar la función Auto- archivar ANTES DE CONTINUAR SE RECOMEINDA LEER EL INCISO A Y B CONTENIDOS EN ÉSTE MISMO PUNTO TERMINANDO ÉSTE PÁRRAFO PARA PODER PERSONALIZAR LA OPCIÓN DE AUTO- ARCHIVADO. Ir a Herramientas > Limpieza de buzón. Encontrar y seleccionar el botón Autoarchivar Con esta función se habrán guardado y compactado todos aquellos correos que tienen una antigüedad predefinida. A continuación se deberá de revisar el tamaño del almacén de Outlook como se muestra en el punto número 2 o dando clic aquí. a) Cómo configuro que elementos deben de ser autoarchivados? Ir a Herramientas > Opciones > Pestaña Otros Ubicar y seleccionar borón Autoarchivar En esa sección se podrán configurar entre otras cosas: o La periodicidad en la que se auto- ejecute el autoarchivado (se recomienda cada 14 días) o Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute (Se recomienda activar ésta opción) o Almacenar o eliminar elementos antiguos donde se recomienda la opción Mostrar la carpeta de archivos en la lista de carpetas. o Configuración de carpetas predeterminadas para archivar (se sugiere Eliminar elementos anteriores a 6 meses y seleccionar también Mover elementos antiguos a. A continuación se deberá de revisar el tamaño del almacén de Outlook como se muestra en el punto número 2 o dando clic aquí. b) Cómo puedo encontrar mis elementos autoarchivados? El usuario deberá de visualizar el folder Carpetas archivadas, normalmente debajo de las carpetas Bandeja de entrada, salida, etc. A continuación se deberá de revisar el tamaño del almacén de Outlook como se muestra en el punto número 2 o dando clic aquí.

7 6.- Cómo usar la Herramienta Reparar Bandeja de entrada Para recuperar carpetas y elementos del archivo.pst u.ost dañado el usuario deberá de hacer lo siguiente: 1. Ejecute la herramienta de reparación de la Bandeja de entrada. Para obtener más información, vaya a la sección "I) ejecutar la Herramienta Reparar Bandeja de entrada para diagnosticar y reparar errores". Recuerde: Los incisos I, II Y III se encuentran terminando éste párrafo en la parte de abajo del documento, dentro del mismo punto 6 del presente manual. 2. Recupere los elementos reparados. Para obtener más información, vaya a la sección "II) recuperar los elementos reparados". 3. Opcionalmente, puede intentar recuperar elementos reparados adicionales de la carpeta personal de copia de seguridad. Para obtener más información, vaya a la sección "III) recuperar los elementos reparados del archivo de copia de seguridad". Nota Los ejemplos de las siguientes secciones muestran cómo usar la Herramienta Reparar Bandeja de entrada con un archivo.pst. No obstante, puede usar los mismos procedimientos para un archivo de carpetas sin conexión (.ost). I) Ejecutar la Herramienta Reparar Bandeja de entrada para diagnosticar y reparar errores Para recuperar los datos, primero debe ejecutar la Herramienta Recuperar Bandeja de entrada. Nota Si usa Outlook 2000 o bien un archivo.pst en Outlook 2003 que se ha creado en una versión anterior, es posible que la Herramienta Reparar Bandeja de entrada no funcione si el archivo.pst alcanza el límite de tamaño de 2 GB. Por lo tanto, compruebe el tamaño del archivo antes de continuar. En función de la versión de Windows, puede que el archivo.pst se encuentre en una de las siguientes carpetas. Windows Vista: unidaddedisco:\users\nombredeusuario\appdata\local\microsoft\outlook

8 Windows XP y Windows 2000: unidaddedisco:\documents and Settings\nombreDeUsuario\Configuración local\application Data\Microsoft\Outlook Si el archivo alcanza el límite de tamaño de 2 GB, puede usar la herramienta de recorte PST/OST para reducir el tamaño del mismo. Para obtener más información acerca de la herramienta de recorte de archivos PST/OST, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base: Herramienta para recortar archivos PST y OST demasiado grandes Para ejecutar la Herramienta Reparar Bandeja de entrada, siga estos pasos: 1. Cierre Outlook. 2. Asegúrese de que la opción Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos esté habilitada en las opciones de carpeta. Scanpst.exe es un archivo oculto del equipo y puede que no lo encuentre si esta opción no está habilitada. Para activar esta opción, siga estos pasos: a. a. Haga clic en Inicio y, a continuación, en Ejecutar. Nota Si usa Windows Vista, utilice el cuadro de Iniciar búsqueda. b. Escriba Carpetas de control y haga clic en Aceptar. Nota Si usa Windows Vista, haga clic con el botón secundario en Carpetas de control y, a continuación, haga clic en Ejecutar como administrador. c. Si usa Windows Vista, haga doble clic en Opciones de carpeta. d. Haga clic en la ficha Ver. e. En Archivos y carpetas ocultos, asegúrese de que la opción Mostrar todos los archivos y carpetas ocultos esté seleccionada y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Haga clic en Inicio/Iniciar y, a continuación, en Buscar o Búsqueda, en función de la versión de Windows que ejecute. 4. En el cuadro de búsqueda, escriba Scanpst.exe. Si no encuentra el archivo Scanpst.exe con Buscar o Búsqueda, intente localizarlo manualmente. Busque el archivo en las siguientes ubicaciones. La ubicación del archivo depende de la versión de Windows que use: o unidaddedisco:\archivos de programa\microsoft Office\OFFICE12 o unidaddedisco:\archivos de programa\archivos comunes\system\mapi\1033\ o unidaddedisco:\archivos de programa\archivos comunes\system\mapi\1033\nt o unidaddedisco:\archivos de programa\archivos comunes\system\msmapi\1033\ o unidaddedisco:\archivos de programa(x86)\microsoft Office\Office12 o unidaddedisco:\archivos de programa(x86)\archivos comunes\system\mapi\1033\ o unidaddedisco:\archivos de programa(x86)\archivos comunes\system\msmapi\1033

9 5. Haga doble clic en el archivo Scanpst.exe para abrir el programa. 6. Haga clic en Examinar para buscar el archivo.pst. o Windows 98 o Windows Me: unidaddedisco\windows\local Settings\Application Data o Windows NT 4.0: unidaddedisco\winnt\profiles\nombredeusuario\local Settings\Application Data o Windows XP o Windows Server 2003: unidaddedisco:\documents and Settings\nombreDeUsuario\Configuración local\application Data\Microsoft\Outlook o Windows Vista: unidaddedisco:\users\nombredeusuario\appdata\local\microsoft\outlook Nota Si su sistema operativo no aparece aquí o si no encuentra el archivo, consulte la Ayuda de Outlook. 7. Haga clic en Inicio. La Herramienta Reparar Bandeja de entrada examina el archivo e informa de si se han encontrado errores. 8. Haga clic en Aceptar. Después de ejecutar la Herramienta Reparar Bandeja de entrada y reiniciar Outlook, debe aparecer una lista de las carpetas recuperadas en la parte izquierda del panel de navegación de Outlook. El siguiente paso consiste en mover los elementos recuperados a un nuevo archivo de carpetas personales (.pst) de su perfil. Para ello, vaya al "Paso 2: recuperar los elementos reparados". II) Recuperar los elementos reparados Una vez que ha ejecutado la Herramienta Reparar Bandeja de entrada, ya puede recuperar los elementos reparados. Para comenzar, cree un nuevo archivo de carpetas personales (.pst) en su perfil. A continuación, puede mover los elementos recuperados al nuevo archivo de carpetas personales (.pst). 1. Después de ejecutar la Herramienta Reparar Bandeja de entrada, inicie Outlook. Si usa varios perfiles en Outlook, asegúrese de que selecciona el perfil que contiene el archivo de carpetas personales (.pst) que ha intentado reparar. 2. En el menú Ver o Ir, haga clic en Lista de carpetas para activar la vista Lista de carpetas. 3. En la Lista de carpetas debe ver las siguientes carpetas recuperadas: Ø Carpetas personales recuperadas o Calendario o Contactos o Elementos eliminados o Bandeja de entrada o Diario

10 o Notas o Bandeja de salida o Elementos enviados o Tareas Estas carpetas recuperadas suelen estar vacías, ya que se trata de un archivo.pst reconstruido. También debe aparecer una carpeta con el nombre Perdidos y encontrados. Esta carpeta contiene las carpetas y los elementos recuperados por la herramienta de reparación de la Bandeja de entrada. Lamentablemente, los elementos que no se encuentran en la carpeta Perdidos y encontrados deberán repararse posteriormente. Ø Cree un nuevo archivo de carpetas personales (.pst) en su perfil. Estos pasos pueden ser diferentes, en función de la versión de Outlook que ejecute. Outlook 2002 a. En el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Archivo de carpetas personales (.pst). b. Haga clic en Crear para abrir el cuadro de diálogo Crear carpetas personales de Microsoft. c. Especifique un nombre para el nuevo archivo de carpetas personales y, a continuación, haga clic en Aceptar. d. Debe tener un nuevo archivo de carpetas personales (.pst) en su perfil. Outlook 2003 e. En el menú Archivo, seleccione Nuevo y haga clic en Archivo de datos de Outlook. f. Haga clic en Aceptar para abrir el cuadro de diálogo Crear o abrir archivo de datos de Outlook. g. Introduzca un nombre de archivo para el nuevo archivo de carpetas personales (.pst) y, a continuación, haga clic en Aceptar para abrir el cuadro de diálogo Crear carpetas personales de Microsoft. h. Especifique un nombre para el nuevo archivo de carpetas personales y, a continuación, haga clic en Aceptar. i. Debe tener un nuevo archivo de carpetas personales (.pst) en su perfil. Outlook 2007 j. En el menú Archivo, haga clic en Administración de archivos de datos. k. Haga clic en Agregar para abrir el cuadro de diálogo Nuevo archivo de datos de Outlook. l. En el cuadro de diálogo Tipos de almacenamiento, haga clic para seleccionar Archivo de carpetas personales (.pst) de Office Outlook y, a continuación, haga clic en Aceptar. m. En el cuadro de diálogo Crear o abrir archivo de datos de Outlook, seleccione la ubicación y un nombre de archivo para su nuevo archivo de carpetas personales (.pst) y, a continuación, haga clic en Aceptar. n. Haga clic en Aceptar.

11 o. Debe tener un nuevo archivo de carpetas personales (.pst) en su perfil. 4. Arrastre los elementos recuperados desde la carpeta Perdidos y encontrados hasta el nuevo archivo de carpetas personales (.pst). 5. Cuando haya terminado de mover todos los elementos, puede quitar del perfil el archivo Carpetas personales recuperadas (.pst), incluida la carpeta Perdidos y encontrados. Esto incluye la carpeta Perdidos y encontrados. 6. Si está satisfecho con la información recuperada, no será necesario que haga nada más. Sin embargo, si desea intentar recuperar información adicional, vaya al "Paso 3: recuperar los elementos reparados del archivo de copia de seguridad". III) recuperar los elementos reparados del archivo de copia de seguridad Nota Si no ha podido abrir el archivo original de carpetas personales (.pst) antes de ejecutar la Herramienta Reparar Bandeja de entrada, puede que los siguientes procedimientos no funcionen. Si no funciona, lamentablemente no podrá recuperar más información. Si ha podido abrir el archivo, es posible que el siguiente procedimiento le ayude a recuperar elementos adicionales del archivo de carpetas personales (.pst) dañado. Cuando ejecuta la Herramienta Reparar Bandeja de entrada, la opción para crear una copia de seguridad del archivo original de carpetas personales (.pst) está seleccionada automáticamente. Esta opción crear un archivo en el disco duro con el nombre "nombredearchivo.bak" (sin comillas). Este archivo es una copia del archivo original NombreDeArchivo.pst con una extensión distinta. Si después del paso 2 considera que aún le faltan elementos, puede intentar recuperar información adicional del archivo de copia de seguridad siguiendo estos pasos: Busque el archivo.bak. Se encuentra en la carpeta del archivo original de carpetas personales (.pst). 1. Busque el archivo.bak. Se encuentra en la carpeta del archivo original de carpetas personales(.pst). 2. Realice una copia del archivo.bak y asigne a dicho archivo un nuevo nombre con la extensión.pst. Por ejemplo, llame al archivo "NuevoNombre.pst" (sin comillas). 3. Importe el archivo NuevoNombre.pst que ha creado en el paso anterior mediante el Asistente para importar y exportar de Outlook. Para ello, siga estos pasos: a. En el menú Archivo, haga clic en Importar y exportar.

12 b. Haga clic en Importar desde otro programa o archivo y, a continuación, haga clic en Siguiente. c. Haga clic para seleccionar Archivo de carpetas personales (.pst) y, a continuación, haga clic en Siguiente. d. En Archivo para importar, haga clic en Examinar y, a continuación, haga doble clic en el archivo NuevoNombre.pst. e. Bajo Opciones, haga clic en No importar elementos duplicados y, después, haga clic en Siguiente. f. En Seleccione la carpeta para importar, haga clic para seleccionar el archivo de carpetas personales (.pst) y, a continuación, seleccione Incluir subcarpetas. g. Haga clic para seleccionar Importar carpetas en la misma carpeta de y, a continuación, seleccione el nuevo archivo de carpetas personales (.pst). h. Haga clic en Finalizar. Nota Recuerde que el archivo de copia de seguridad era el archivo dañado original y quizás no pueda recuperar nada más que lo que se recuperó en la carpeta Perdidos y encontrados. Si no puede importar el archivo NuevoNombre.pst en Outlook, significa que ha perdido toda la información que no está en la carpeta Perdidos y encontrados.

13 7.- Archivar carpetas manualmente para crear respaldos en diferentes almacenes pst. En Outlook, el archivado es una forma de hacer copias de seguridad o eliminar elementos antiguos, como mensajes de correo electrónico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos. Autoarchivar realiza automáticamente una copia de seguridad de los elementos utilizando la configuración predeterminada u otros ajustes especificados por el usuario. Sin embargo, a veces puede uno personalizar o simplemente archivar una carpeta concreta manualmente. Archivar manualmente una carpeta 1. En el menú Ir, haga clic en Lista de carpetas. 2. Haga clic en la carpeta que desea archivar. En este procedimiento, la carpeta archivada es Redes domésticas. 3. En el menú Archivo, haga clic en Archivar. 4. Haga clic en una de las siguientes opciones: Archivar todas las carpetas según su configuración de Autoarchivar Le permite utilizar su configuración de Autoarchivar para archivar la carpeta Redes domésticas. Archivar esta carpeta y todas sus subcarpetas Archiva la carpeta Redes domésticas usando las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Archivar. 5. En la lista Archivar elementos anteriores al, elija una fecha en el selector de fecha. En este ejemplo, se archivan los elementos de la carpeta creada antes del 19 de enero de 2004.

14 6. Para incluir elementos que seleccionó no archivar anteriormente, active la casilla de verificación Incluir elementos que tengan activada la casilla "No autoarchivar". NOTA Para ver si los elementos tienen la casilla de verificación No autoarchivar este elemento activada, abra el elemento correspondiente. En el menú Archivo, haga clic en Propiedades. En la ficha General, asegurese de que está activada la casilla de verificación No autoarchivar este elemento. 7. Para archivar la carpeta en un archivo distinto al archivo Archive.pst predeterminado, haga clic en Examinar y, a continuación, especifique un nombre distinto, como por ejemplo Archivo Redes domésticas.pst y una ubicación, como Mis documentos. NOTA La ubicación predeterminada del archivo Archive.pst es C:\Documents and Settings\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\. Un archivo de carpetas personales (.pst) es un archivo de datos de Outlook que almacena elementos como mensajes de correo electrónico, contactos, datos de calendario, tareas y notas. 8. Haga clic en Aceptar. Los elementos contenidos en la carpeta se sacan en ella y se colocan en el archivo.pst especificado. Para ver de nuevo los elementos de la carpeta, abra el archivo.pst. Personalizar el nombre de presentación del archivo de datos El nombre para mostrar predeterminado del Archivo de carpetas personales (.pst) es Carpetas personales. Esto puede resultar confuso si se trabaja con varios archivos.pst, todos con el mismo nombre. Es recomendable personalizar el nombre para mostrar. 1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en Carpetas personales y, a continuación, haga clic en Propiedades de Carpetas personales.

15 2. Haga clic en Avanzadas. 3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre que sea significativo para usted, por ejemplo Datos de Outlook de Greta. 4. Haga clic en Aceptar dos veces. En el panel de exploración, verá una carpeta de nivel superior con el nombre que escribió. Ahora podrá distinguir rápidamente su archivo de datos de cualquier otro.

16 SUGERENCIA La personalización de los nombres de archivo es útil también si se mantienen varios archivos.pst. Por ejemplo, si crea un archivo.pst mensual para almacenar todos los elementos enviados durante el mes, puede cambiar el nombre para mostrar de Carpetas personales a algo más descriptivo, como Archivo de correo enviado en diciembre de 2007.