PROCESOS DEL SISTEMA DE INSPECCIÓN LABORAL DEL MTPE

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Gregorio Plaza Toledo
hace 8 años
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1 PROCESOS DEL SISTEMA DE INSPECCIÓN LABORAL DEL MTPE EVA CESPEDES CORREA Julio 2011 FACILITANDO COMERCIO es un Proyecto de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional

2 OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA 1. MEJORAR EL SISTEMA DE GESTION DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA DE INSPECCIONES LABORALES 2. ANALISIS DE LOS PROCESOS DE INSPECCIONES LABORALES Y PROPUESTA DE REDISEÑO Finalidad del Sistema de Inspección Laboral Vigilar cumplimiento de normas socio laborales y de seguridad social. Orientar y asesorar técnicamente en dichas materias.

ANALISIS DE LOS PROCESOS DE INSPECCIONES LABORALES Y PROPUESTA DE REDISEÑO Finalidad del

3 SOBRE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

4 Situación Actual del Sistema Informático No provee información requerida en cada etapa, por tanto los usuarios crean y administran su propia Hoja Excel, duplicando su trabajo. Ejemplo: En el área de programación de inspecciones, el programador para emitir una orden con criterios de eficiencia, requeriría saber si La empresa inspeccionada tiene órdenes de inspección abiertas? En qué materias? Qué Inspectores están a cargo? En qué fechas se les asignó? Cuál es el estado de la acción inspectiva?. También una presentación panorámica de la carga laboral de los inspectores para saber lo pendiente por inspector, si su origen es por operativos o por denuncias y cuando les entregaron las órdenes. Duplicidad si un trabajador solicita una visita inspectiva por escrito y WEB. Utilizan artificios para usar el sistema cuando deben usarlo. No brinda alertas de vencimiento que ayude a cumplir con plazos legales. No filtra grado de accidente de trabajo, antes de emitir orden de inspección.

abiertas? En qué materias? Qué Inspectores están a cargo? En qué fechas se les asignó? Cuál es el estado de la acción inspectiva?

5 SOBRE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE INSPECCIONES LABORALES

6 MAPA DE PROCESOS

7 Descripcion de los procesos del SIT

8 Situación Actual de los Procesos del SIT General (1) Visión fragmentada de la finalidad del Sistema: Los procesos de Inspecciones y Sancionador tienen naturaleza propia - no son procesos de un solo sistema, no practican el principio de expediente único, desde la orden de inspección hasta la resolución final del proceso sancionador - se refleja en el sistema informático. El P. Sancionador abre nuevo expediente, con otro correlativo, fraccionando el concepto del sistema de inspecciones. Denominación Sistema de inspecciones de trabajo corresponde a un procesos Puede generar confusión sobre su alcance, sugerimos Sistema de Fiscalización y Control, que comprenda los cuatro procesos citados anteriormente. No es única la secuencia numérica en sistema informatizado de registro de O.I Las Direcciones Regionales, gestionan las órdenes de inspección bajo un correlativo por región, incluso 10 no cuentan con sistema informatizado. Falta coordinación entre proceso Normativo y de Tecnologías de información: Ejemplo: en salud ocupacional, el Sistema informático no implementa la propuesta de modificación de materias en seguridad y salud.

$Sancionador abre nuevo expediente, con otro correlativo, fraccionando el concepto del sistema de inspecciones.$

9 Situación Actual de los Procesos del SIT General (2) Incremento sostenido de órdenes de inspección pendientes. Inspector recibe 10 expedientes al mes más 2 de operativos, cierran 4 al mes. Sistema informatizado en los diferentes procesos es con Hojas Excel mono usuarias creadas por ellos, alimentan la información del sistema para cumplir con exigencias pero no para mejorar la calidad ni como apoyo a su carga inspectiva y procesal. Abren O.I por procedimientos y exigencias legales y no por ser nuevas empresas o materias investigadas, distorsionando la información. La unidad de medida debe ser La Empresa investigada, no es así: No se cumple con iniciar la orden de inspección en el plazo de 10 días, se cierra la orden de inspección y se abre una nueva. Venció el plazo y no se verificaron todas las materiales o fue parcial. Venció el plazo de 30 días sin concluir la actuación inspectiva. Si no se notificó debidamente a la empresa.

ni como apoyo a su carga inspectiva y procesal. Abren O.I por procedimientos y exigencias legales y no por ser nuevas empresas o materias investigadas, distorsionando la información.

10 PRIMER PROCESO: PROGRAMACIÓN Problemas Balance de Carga y equidad carga laboral: No considera complejidad de materias ni vinculación-hecho denunciado y tamaño empresa (# W). No derivan a inspector O.I. igual empresa y coherencia materia denunciada. Falta adecuada evaluación preliminar de denuncia improcedente. Supervisores inspectores distribución x zonas o conos no es siempre eficiente. Uso de Hoja Excel propia de programador. Sistema no detecta duplicidad - pierden HH ( denuncias x fuentes distintas) No se depura grado del accidente, antes de emitir la orden de inspección. Notificaciones se elaboran una por una, actividad deficiente y lenta. Actualmente se devuelven órdenes de inspección para su reasignación.

Supervisores inspectores distribución x zonas o conos no es siempre eficiente. Uso de Hoja Excel propia de programador.

11 SEGUNDO PROCESO: SUPERVISIÓN No existe como proceso; ahora, son instancia de coordinación con programación (2da subdirección), realizan supervisión sin protocolo y cierran expedientes. La supervisión debe ayudar al proceso de inspecciones a alcanzar calidad: El monitoreo y seguimiento a las actuaciones inspectivas La sistematización del proceso de inspecciones Establecer un protocolo de la actuación inspectiva Su herramienta debe ser el Sistema de Información con reportes estadísticos de balance de carga x inspector, x materia, x fechas de entrega y vencimiento, x ampliación de plazo y de materias para verificar balance de carga de inspectores y generar alertas de fechas de vencimiento de las O.I. El monitoreo del supervisor debe ser sobre tiempos promedio del proceso de inspección x inspector, x materia, x tipo de empresa (# W), x operativos y denuncias y otros. Cuando exista protocolo, sobre el tiempo promedio de sus principales actividades.

protocolo de la actuación inspectiva Su herramienta debe ser el Sistema de Información con reportes estadísticos de balance de carga x inspector, x materia, x fechas de entrega y vencimiento, x

12 TERCER PROCESO: INSPECCIONES Actualmente inspectores inician actuación con visita inspectiva - citan al sujeto inspeccionado en las oficinas de la DIT con información requerida en visita; se evidencia que visita inspectiva no responde a su naturaleza - se constituye en una suerte de notificador para iniciar con la modalidad a comparecencia. Falta protocolo de proceso de inspección que guíe de modo forzoso a los inspectores a cumplir con los actos del protocolo, se merma calidad técnica: (a) la certeza de información obtenida en el campo y sin previo aviso (b) los inspectores realizan funciones del área de notificaciones (c) no permanecer en la empresa reduce posibilidades de advertir conductas infractoras que no son materia de investigación pero que pueden producirse.

$campo y sin previo aviso (b) los inspectores realizan funciones del área de notificaciones (c) no permanecer en la empresa reduce posibilidades de advertir conductas infractoras que no son$

13 Recomendaciones

14 RECOMENDACIONES (1) Procesos del SIT - visión unificada sobre la finalidad del sistema. Principio de expediente único desde la orden de inspección hasta la resolución final del proceso sancionador El sistema informático debe mostrar información desde la Orden de Inspección hasta su pase al archivo (no hay indicios de infracción) Resolución de sanción. Cambiar Sistema de inspecciones x Sistema de Fiscalización y Control. Integrar a todas las Direcciones Regionales en el sistema con una sola secuencia. Integrar el proceso estratégico Normativo con de Tecnologías de la información. Incorporar utilidad de Hojas de Cálculo Excel usadas en todos los procesos, desde el proceso de programación hasta el Sancionador en el Sistema Informático.

$hasta su pase al archivo (no hay indicios de infracción) Resolución de sanción. Cambiar Sistema de inspecciones x Sistema de Fiscalización y Control.$

15 RECOMENDACIONES (2) Unidad de medida Procedimientos a Empresa investigada y no a las O.I. Incorporar en el proceso de programación los siguientes criterios : Balance de carga de inspección de inspectores: el sistema debe considerar la complejidad de las materias y la vinculación entre el hecho denunciado y el tamaño de la empresa en términos de número de trabajadores. El sistema debe derivar al inspector(es) las órdenes de inspección en caso de coincidencia del sujeto inspeccionado y coherencia en la materia denunciada. Plataforma de atención ciudadana y la 2da subdirección de la DIT debe realizar una evaluación preliminar de la denuncia para asignar y distribuir órdenes procedentes. La distribución por zonas o conos debe ser un segundo criterio, luego de haber verificado si de los inspectores para identificar coincidencia del sujeto inspeccionado y coherencia en la materia denunciada para privilegiar este criterio al territorial.

Incorporar en el proceso de programación los siguientes criterios : Balance de carga de inspección de inspectores: el sistema debe considerar la complejidad de las materias y la vinculación entre el

16 RECOMENDACIONES (3) El sistema informático debe dar al programador una presentación panorámica de la carga laboral de los inspectores con la carga pendiente de cada inspector. Mejorar Sistema informático: (a) Duplicidades de órdenes, (b) Evaluar grado de accidente de trabajo (c) registrar fecha de generación y entrega de la O.I. El proceso de notificaciones debe incorporar el concepto de Firma Digital. Incorporar proceso de supervisión para ayudar al proceso de inspecciones a alcanzar la calidad: (a) El monitoreo y seguimiento a las actuaciones inspectivas (b) sistematización del proceso de inspecciones (c) Establecer protocolo de la actuación inspectiva. Tener información: Balance de carga x inspector, x materia, fechas de entrega y vencimiento, ampliación de plazo y de materias. Entregar alertas de vencimiento. Monitorear tiempos promedio de proceso de inspección x inspector, x materia, x tipo de empresa en función a cantidad de trabajadores, por operativos y denuncias y otros. Crear protocolo de proceso de inspección y monitorear tiempos promedio de actividades.

El proceso de notificaciones debe incorporar el concepto de Firma Digital.

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