PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS ÍNDICE. 1. Objeto Antecedentes Servicios requeridos... 2

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1 PROCEDIMIENTO NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD PARA LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO DE SERVICIOS DE GESTIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS PARA LA SEDE ELECTRÓNICA DEL SENADO PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS ÍNDICE 1. Objeto Antecedentes Servicios requeridos Integración con los sistemas del Senado Adaptación del sistema Funciones de administración Accesibilidad Formación Soporte técnico... 5

2 1. Objeto El objeto del presente procedimiento es la contratación de los servicios que permitan habilitar y mantener un punto de entrada de facturas electrónicas en la sede electrónica del Senado, en la modalidad que habitualmente se denomina en la industria informática Software as a service (SaaS). Este sistema deberá permitir a los proveedores de la Cámara el registro de las facturas electrónicas en distintos formatos y el seguimiento de su tramitación, en el marco de las previsiones de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. 2. Antecedentes El Senado dispone de un sistema de gestión contable y de otro para la gestión de las contrataciones, desarrollados por personal de la Cámara. Estas aplicaciones están desarrolladas en Oracle Forms y utilizan para el almacenamiento de la información una base de datos Oracle 10g. Tras la entrada en vigor de la Ley 25/2013 se incorporó al sistema de gestión de contrataciones un registro contable de facturas recibidas. Con la presente contratación se pretende dar cumplimiento a las disposiciones de la citada Ley, mediante la puesta a disposición de los proveedores del Senado de un punto de entrada de facturas electrónicas integrado en la sede electrónica del Senado. 3. Servicios requeridos El Senado gestiona anualmente en torno a facturas de aproximadamente, 350 proveedores diferentes. Se requiere un sistema de punto único de recepción y gestión de facturas electrónicas para los proveedores del Senado, que deberá integrarse en su sede electrónica, y que trabajará en la modalidad SaaS (software as a service), por lo que el Senado no tendrá que asumir coste alguno de desarrollo e instalación de programas, ni realizar dotación alguna de infraestructura de sistemas. Se distinguirán cuatro tipos de proveedores: 1. Empresas que disponen de un sistema propio de generación de facturas en formato Facturae 3.2 o superior y con capacidad para el envío automático de los correspondientes ficheros XML firmados electrónicamente mediante su correspondiente certificado electrónico reconocido en vigor. Para estos casos, el sistema deberá proporcionar los servicios web para que estas empresas puedan automatizar el proceso de envío de facturas al Senado. El sistema requerido deberá comprobar la validez del certificado electrónico. De igual forma, se encargará de validar que el archivo recibido tiene un formato Facturae correcto. 2

3 2. Empresas que disponen de certificado electrónico reconocido y que generan facturas en formato Facturae, con las aplicaciones que algunas Administraciones Públicas (por ejemplo, el Ministerio de Industria, Energía y Turismo) y otras entidades les facilitan, pero que necesitan un mecanismo para incorporar las facturas al punto de entrada de facturas electrónicas del Senado. Para estos casos, el sistema deberá proporcionar las pantallas que permitan realizar esta incorporación de ficheros. Después se comprobará que el archivo recibido tiene un formato Facturae correcto y la validez del certificado electrónico. 3. Empresas que no pueden generar facturas en formato Facturae. El sistema proporcionará un formulario para la introducción de los datos de la factura. Una vez cumplimentado en su totalidad, el sistema generará el fichero en formato Facturae. Hay que distinguir en este caso dos supuestos: 3.1. Empresas que disponen de certificado electrónico reconocido. En este caso el sistema permitirá la firma del fichero generado y comprobará posteriormente la validez del certificado electrónico Empresas que no disponen de certificado electrónico reconocido. El sistema firmará el fichero generado con el certificado electrónico del servidor. Estas empresas deberán haber autorizado previamente al Senado a realizar firma delegada con certificado de servidor. 4. Las empresas que, no estando obligadas a presentar factura electrónica, opten por seguir presentando sus facturas en papel, deberán presentarlas en el registro administrativo del Senado, que dispondrá de los mecanismos para remitirlas al registro contable de facturas para iniciar su tramitación. En estos casos, no se requiere que el sistema objeto de esta contratación realice ningún trabajo. En los casos 1 a 3, el sistema proporcionará al proveedor las siguientes prestaciones: Un acuse de recibo electrónico con número de registro electrónico y acreditación de fecha y hora de presentación. Visualización de las facturas presentadas, tanto en formato PDF como en formato Facturae. Consulta del estado de tramitación de las facturas. Posibilidad de solicitar la anulación de las facturas presentadas mediante una de sus funciones, lo que deberá generar automáticamente las correspondientes notificaciones al Registro Contable del Senado. 3

4 Se valorará que el sistema realice de forma autónoma el control de la validez del certificado electrónico reconocido con el que se han firmado los ficheros XML en formato Facturae. 4. Integración con los sistemas del Senado Tanto en el proceso de incorporación de facturas en el sistema como en el seguimiento de su estado de tramitación será necesaria la integración del sistema elegido con el Registro contable de facturas del Senado, al que se hizo referencia en el apartado 2 de este pliego. Se valorará que esta integración se realice mediante servicios web, aunque podrá estudiarse con los servicios técnicos del Senado otros mecanismos de integración. Para cada una de las facturas presentadas en el punto de entrada, el sistema deberá proporcionar al Senado la factura electrónica presentada y el formato visualizable de ésta como adjunto. 5. Adaptación del sistema Las pantallas de introducción de información, de visualización, menús y cualesquiera otras que tenga, deberán integrarse visualmente con la web del Senado. Se requiere la personalización de los campos de información solicitados en el formulario que permita la generación de facturas en formato Facturae desde el propio sistema. En particular se deberá contemplar la inclusión de una lista con las unidades tramitadoras del Senado. De igual forma será necesario personalizar: Los parámetros de búsqueda de las facturas presentadas. La información a visualizar acerca de las facturas consultadas. 6. Funciones de administración El Senado deberá disponer de un entorno de administración del sistema que permita: Autorizar usuarios internos para la gestión/tramitación manual de las facturas. Acceder a la pista de auditoría de todas las entradas, así como de las notificaciones de rechazo a los proveedores. 4

5 Modificar la lista de unidades tramitadoras. Aceptar las solicitudes de registro de las empresas. Revocar los permisos de acceso a la plataforma cuando fuera necesario. Regenerar los datos de acceso para las empresas. El acceso al entorno de administración deberá estar restringido a un grupo de usuarios definido por el Senado. 7. Accesibilidad. En cumplimiento de la normativa vigente, se desea que las pantallas de introducción de información, de visualización, menús y cualesquiera otras que tenga el sistema, cumplan con los requisitos de accesibilidad, para que puedan ser usadas por empleados de empresas proveedoras del Senado con problemas de discapacidad. Para ello, se valorará el grado de cumplimiento de los requisitos de accesibilidad, tal como fue definido por el grupo de trabajo permanente Web Accessibility Initiative (WAI) del Consorcio para la World Wide Web (W3C) para su nivel Doble-A, que puede conseguirse en el proceso de adaptación a las necesidades del Senado de las pantallas del punto de entrada de facturas electrónicas. 8. Formación La oferta deberá incluir, y será objeto de valoración, los servicios de formación básica y de administración para los usuarios del sistema que lo vayan a gestionar. Por otro lado, se deberá proporcionar formación mediante cursos o jornadas presenciales en el Senado para la transferencia de conocimientos que necesitará el personal técnico informático de la Cámara, responsable de las aplicaciones de gestión económica y de los mecanismos de integración con el sistema de facturas electrónicas. Se deberá especificar el número de jornadas que se dedicarán a estas tareas. 9. Soporte técnico El contratista se compromete a ofrecer su servicio técnico para la puesta en marcha del sistema y su integración en la sede electrónica, así como para la resolución de incidencias relacionadas con los servicios requeridos. 5

6 El servicio de asistencia técnica deberá prestarse de lunes a viernes de 9 a 19 horas. El periodo de respuesta de un técnico con capacidad resolutoria del problema planteado deberá ser inferior a dos horas. Asimismo se deberá proporcionar, sin coste añadido, un mínimo de 25 horas anuales de consultoría sobre sus sistemas, cuestiones de integración y otras relacionadas, a solicitud del Senado. 6