Indice. .01 Introducci n. .02 Perfiles de usuario. .03 Ingreso al portal Mi Entel PCS Empresas. .04 Activación de los teléfonos móviles de la empresa

Transcripción

1 Manual SMS Empresas

2 Indice MANUAL SMS EMPRESAS.01 Introducci n.02 Perfiles de usuario.03 Ingreso al portal Mi Entel PCS Empresas.04 Activación de los teléfonos móviles de la empresa.05 Funciones del SMS Empresas aplicación web.06 Funciones del SMS Empresas integrado o personalizado.07 Envío de mensajes desde un teléfono móvil al SMS Empresas

3 .01 Introducción Este manual describe las principales funciones del servicio SMS Empresas y detalla los pasos necesarios para comenzar a utilizarlo. Antes de poder utilizar el servicio es necesario ingresar a Mi Entel PCS Empresas en la sección Empresas del portal de Entel PCS con el objeto de activar los teléfonos móviles que podrán recibir mensajes cortos desde el SMS Empresas. Lo anterior es válido tanto para las empresas que lo utilizarán para enviar mensajes desde la aplicación web como para aquellas que lo integren o lo personalicen a sus sistemas corporativos. La empresa podrá contratar más de un SMS Empresas. Esta opción le permitirá a la empresa crear cuentas diferenciadas las cuales podrán ser responsabilidad de pago de distintos entes dentro de la misma. Cada SMS Empresas contratado permitirá contar con un número corto y sistema independientes. Además esta diferenciación no limitará el envío de mensajes a móviles de otras cuentas de la misma empresa. 3

4 .02 Perfiles de usuarios Para ingresar al sistema SMS Empresas se definen 3 tipos de usuarios administrables desde Mi Entel PCS Empresas: a) Administrador Principal b) Administrador por Cuentas c) Usuario SMS Empresas Cada usuario podrá realizar las siguientes funciones: a) Administrador Principal: Elegir bajo qué cuenta quiere acceder al SMS Empresas (en el caso que exista más de una cuenta). Importar o actualizar la libreta para dicha cuenta con la opción de importar sólo los móviles, con lo que tendrá la opción de agruparlos a su elección; también podrá importar o actualizar los móviles con los grupos definidos en el portal corporativo de Entel PCS sección Empresas, no permitiendo reagrupar los móviles. Importar todos los móviles de la empresa que estén autorizados o bien sólo los de una cuenta en particular. Para importar o actualizar los contactos de otra cuenta se deberá reingresar al SMS Empresas con dicho número de cuenta. Borrar móviles de la libreta de la cuenta a elección. Enviar mensajes con el número corto asociado a la cuenta. Acceder a la libreta externa de la cuenta, permitiendo reagrupar de acuerdo a sus preferencias, siempre que se tenga el servicio de notificaciones externas activado. b) Administrador por Cuentas: Estar asociado a más de una cuenta. Estas serán asignadas por el Administrador Principal en la sección Habilitación Servicios / Otros / SMS Empresas dentro de Mi Entel PCS Empresas. Ingresar al SMS Empresas y elegir bajo qué cuenta quiere trabajar en el caso de tenga asociado más de una cuenta. Importar o actualizar la libreta para dicha cuenta con la opción de importar sólo los móviles, con lo que tendrá la opción de agruparlos a su elección; también podrá importar o actualizar los móviles con los grupos definidos en el canal Mi Empresa, no permitiendo reagrupar los móviles. Importar sólo los móviles de la cuenta o todos los móviles de la empresa que estén autorizados. Borrar móviles de la libreta de la cuenta a gusto. Enviar mensajes con número corto asociado a la cuenta. Acceder a la libreta externa de la cuenta, permitiendo reagrupar de acuerdo a sus preferencias, siempre que tenga el servicio de notificaciones externas activado. 4

5 c) Usuario SMS Empresas: Estar asociado a más de una cuenta. Estas serán asignadas por el Administrador Principal en la sección Autoatención del canal Mi Empresa. Ingresar a SMS Empresas y elegir bajo qué cuenta quiere trabajar en el caso de que tenga asociado más de una cuenta. Ver y utilizar la libreta importada previamente por uno de los administradores de la cuenta. Podrá crear grupos pero no podrá importar móviles desde el canal Mi Empresa. Enviar mensajes con el número corto asociado a la cuenta. Acceder a la libreta externa de la cuenta, permitiendo reagrupar de acuerdo a sus preferencias, siempre que tenga el servicio de notificaciones externas activado. 5

6 .03 Ingreso al portal Mi Entel PCS Para comenzar, desde su browser ingrese a la dirección seleccione Empresas y luego ingresar los datos del Administrador Principal en Mi Entel PCS Empresas, con ello se ingresa directamente al canal que le permitirá activar los teléfonos móviles de la empresa. Alternativamente puede ingresar como Administrador Principal en el portal corporativo de Entel PCS 6

7 .04 Activaci n de los tel fonos m viles de la empresa Una vez se ingresa a Mi Entel PCS Empresas, el administrador activará los teléfonos móviles de la empresa que podrán recibir mensajes desde el SMS Empresas seleccionando Habilitación Servicios / Otros / SMS Empresas y luego seleccionar los móviles a los cuales se desea habilitar el servicio. Importante: Este paso es necesario para habilitar el servicio en los móviles de su empresa tanto para la modalidad Web como para la modalidad de Integración o personalización del SMS Empresas. De acuerdo a la modalidad con que se utilizará el servicio se deberá realizar lo siguiente: SMS Empresas vía aplicación web: Se deberá importar el listado de móviles autorizados al SMS Empresas. SMS Empresas integrado a los sistemas de la empresa: No es necesario importar el listado de móviles autorizados al SMS Empresas 7

8 .05 Funciones del SMS empresas aplicaci n web 1. Ingreso a la aplicación: Para ingresar al Servicio SMS Empresas seleccione SMS Empresas dentro de plataforma Empresas, como se muestra en la figura. a. Si se contrató un SMS Empresas: Si posee sólo una cuenta, ingresará directamente a la página principal de la aplicación. Si posee más de una cuenta, todas aparecerán asignadas al mismo número corto. b. Si se contrató más de un SMS Empresas: Cada cuenta saldrá asignada al número corto correspondiente, visualizándose sólo aquellas a las cuales tiene acceso el RUT de usuario ingresado. Importante: Una cuenta no podrá tener asociado más de un SMS Empresas. Una vez dentro de la aplicación SMS Empresas, se encontrarán disponibles Enviar SMS, SMS Recibidos, SMS Enviados, SMS Salida, Mensajes Predefinidos, Libreta de Contactos, entre otros. 8

9 2. Importar listado de móviles al SMS Empresas: Importante: Esto es necesario sólo si el servicio SMS Empresas se utilizará desde la aplicación web. Sólo se deberá importar la lista de móviles al ingresar por primera vez al sistema o cada vez que se realice una modificación de la lista en Mi Entel PCS Empresas. El Usuario ingresa a la Aplicación Web del servicio SMS Empresas. Una vez dentro de la aplicación SMS Empresas, y en la Libreta de Contactos se importa el listado de móviles previamente autorizados a través de Mi Entel PCS Empresas, pinchando "Importar Contactos". El usuario tendrá las siguientes alternativas de importación de móviles: Importar móviles de una cuenta y sus grupos: Esta opción permite importar los móviles y la lógica de grupos creada en el portal corporativo de Entel PCS sección Empresas, asociado a una cuenta en particular. Con esta opción, los móviles importados a la Libreta de Contactos del SMS Empresas vendrán con los grupos ya definidos y no existe opción de modificarlos, excepto desde el mismo portal corporativo de Entel PCS sección Empresas y posteriormente importando nuevamente dichos cambios. Importar sólo los móviles de la cuenta: Esta opción permite importar los móviles de una cuenta en particular. Al seleccionar esta alternativa la Libreta de Contactos sólo contendrá el listado de móviles extraídos desde el portal, sin incorporar los grupos a los que pertenecen. Esta alternativa permite crear grupos en la misma Libreta de Contactos. Estos grupos serán totalmente independientes a los crea dos en el portal corporativo de Entel PCS sección Empresas y sólo se utilizarán dentro de la aplica ción SMS Empresas. 9

10 Importar todos los móviles de la empresa y grupos: Esta opción permite importar los móviles y la lógica de grupos creada en el portal corporativo de Entel PCS sección Empresas, asociado a la empresa (independiente de la cuenta a la que pertenezcan). Con esta opción, los móviles importados a la Libreta de Contactos del SMS Empresas vendrán con los grupos ya definidos y no existe opción de modificarlos, excepto desde el mismo portal corporativo de Entel PCS sección Empresas y posteriormente importando nuevamente dichos cambios. I mportar todos los móviles de la empresa: Esta opción permite importar todos los móviles de la empresa (independiente de la cuenta a la que pertenezcan). Al seleccionar esta alternativa la Libreta de Contactos sólo contendrá el listado de móviles extraídos desde el portal corporativo de Entel PCS sección Empresas, sin incorporar los grupos a los que pertenecen. Esta alternativa permite crear gru pos en la misma Libreta de Contactos. Estos grupos serán totalmente independientes a los creados en el portal corporativo de Entel PCS sección Empresas y sólo se utilizarán dentro de la aplicación SMS Empresas. Recordar: Independiente de la opción seleccionada, siempre será necesario previamente habilitar el servicio a los móviles desde Mi Entel PCS Empresas, sección Habilitación Servicios / Otros / SMS Empresas. 10

11 3. Enviar SMS Esta función permite el envío de mensajes a un grupo, a un móvil determinado o varios teléfonos móviles. Para enviar un mensaje: 1. Seleccionar el grupo, número de los móviles Entel PCS. 2. Redactar mensajes 3. Enviar inmediatamente o definir el horario y el día en que se desea enviar el mensaje. 4. Recepción de mensajes Esta función permite la visualización de los mensajes enviados desde teléfonos móviles Entel PCS al número corto de la empresa. Para ver los mensajes recibidos se debe ingresar a "SMS Recibidos". Una vez dentro de esta carpeta podrá borrar el mensaje o responder al remitente, siempre y cuando este sea un teléfono móvil Entel PCS habilitado de la empresa. 11

12 5. Modificar grupos Esta función permite crear o modificar grupos o listas de distribución para el envío simultáneo de mensajes a múltiples destinatarios. Mediante la creación de grupos se reduce el tiempo necesario para enviar un mismo mensaje a varios destinatarios y permite que estos lo reciban al mismo tiempo. Para modificar grupos se debe realizar lo siguiente: 1. Ingresar a la Libreta de Contactos y luego entrar en Detalle del grupo a modificar. 2. Seleccionar nombre del grupo, si es que se desea modificar, y agregar o sustraer contactos al grupo. Para terminar se debe seleccionar Guardar. 6. Modificar contactos Esta función permite modificar los contactos, al entrar en detalle de móvil en la Libreta de Contactos, pudiendo por ejemplo especificar otros datos adicionales al número de móvil, tales como Nombre y Cargo. 12

13 7. Mensajes predefinidos Los mensajes predefinidos son mensajes de uso frecuente que pueden ser guardados por el sistema para futuros envíos. Para crear un Mensaje Predefinido sólo siga los pasos habituales para Enviar SMS (punto 3) y en lugar de enviarlo seleccione "Guardar como predefinido". 8. Frases predefinidas Permite crear frases para uso frecuente. Para ello en Frases Predefinidas / Crear mensaje digite el texto y luego presione Guardar, de esta forma la frase podrá ser de acceso rápido durante la escritura de un mensaje. 9. Firmas Permite predefinir y personalizar firmas para agregar a los mensajes de igual forma que una Frase Predefinida. 13

14 10.Función SMS a Terceros Dentro del SMS Empresas la empresa podrá contratar la incorporación de móviles externos a el o los SMS Empresas que ya tenga contratados. Para ello deberá contactarse con su ejecutivo, quien le indicará las condiciones contractuales y la factibilidad técnica para adquirir dicho servicio y el procedimiento a seguir para ingresar los móviles externos al servicio SMS Empresas. Al contratar este servicio, dentro de la aplicación se encontrará la función SMS a Terceros, la cual será totalmente independiente de la función Enviar SMS. Los mensajes enviados por terceros también llegarán a la carpeta SMS Recibidos. También existirá una libreta de contactos dentro de la función antes descrita, la cual se podrá administrar de la misma forma que se hace con la libreta de contactos de la función Enviar SMS. A su vez, existirá la posibilidad de agrupar los móviles de terceros que hayan sido previamente inscritos. La libreta de contactos y la bandeja de envío serán independientes de las de usuarios internos y por lo tanto no tendrán conexión directa con las mismas. 14

15 .06 Funciones del SMS Empresas integrado o personalizado En este caso el SMS Empresas se encuentra integrado a los sistemas de la empresa de acuerdo a los parámetros y especificaciones técnicas del documento "SMS Empresas Descripción Comercial y Especificaciones" y por lo tanto sus funcionalidades corresponden al envío de mensajes cortos a teléfonos móviles de la empresa de acuerdo a la aplicación propia de la empresa, así como también a la recepción de mensajes a través de la URL definida por la empresa. Es importante señalar que la empresa, bajo esta modalidad, puede enviar mensajes tanto desde su sistema a través de la URL informada al momento de contratar el servicio, como también a través de la aplicación web accesible desde el portal corporativo de Entel PCS sección Empresas. Sin embargo la recepción de mensajes enviados desde teléfonos móviles Entel PCS al número corto de la empresa, sólo será a través de la URL definida por la empresa y NO a la aplicación SMS Empresas del portal corporativo de Entel PCS sección Empresas. En el caso del SMS Empresas Integrado, no existe libreta de móviles por lo tanto los móviles ingresados quedarán automáticamente inscritos en la lista de móviles permitidos. 15

16 .07 Env o de mensajes desde un tel fono m vil al SMS Empresas Para enviar un SMS desde un teléfono móvil al número corto de la empresa basta escribir el mensaje desde el teléfono móvil Entel PCS, tal como si escribiera un mensaje a otro teléfono móvil, pero al momento de enviar el mensaje debe enviarlo al número corto definido para su empresa. Dependiendo de la modalidad de SMS Empresas que esté utilizando su empresa el mensaje se recibirá de la siguiente manera: SMS Empresas Aplicación Web: Recibirá los mensajes en la bandeja de entrada accesibles desde la función "SMS Recibidos". SMS Empresas Integrado: Recibirá los mensajes en la URL que haya definido la empresa al momento de contratar el servicio y NO en la bandeja de entrada (bajo la función "SMS Recibidos") de la aplicación SMS Empresas del portal corporativo de Entel PCS sección Empresas. 16