Tema: CREACIÓN Y FORMATEO DE HOJAS ELECTRÓNICAS EN MICROSOFT EXCEL

Transcripción

1 Administración de Base de Datos, Guía 2 1 Facultad : Ingeniería Escuela : Computación Asignatura: Administración de Base de Datos Tema: CREACIÓN Y FORMATEO DE HOJAS ELECTRÓNICAS EN MICROSOFT EXCEL Objetivo Conocer las herramientas de una hoja de cálculo. Conocer los elementos y objetos de una hoja de cálculo. Introducción Qué Es Excel? Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo. Las hojas de cálculo se utilizan para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: Texto Valores numéricos, fechas y datos horarios Fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función de los valores de otras celdas. Además, un programa como Excel 2007 contiene un gran número de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo.

2 Administración de Base de Datos, Guía 2 2 Excel 2007 puede trabajar simultáneamente con un número ilimitado de hojas de cálculo siempre que la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de cálculo se agrupan formando un fichero denominado libro de trabajo. Cada hoja puede contener hasta filas y 256 columnas, haciendo un total de celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C,..., AA, AB,..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante números (1, 2, 3,..., 65536). Una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del número indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.)1. Como se ha apuntado, con Excel 2007 se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numéricos, textos y fórmulas; dicho programa permite además presentar rápidamente todos estos datos mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de líneas, de tarta...) y estar representados en dos o tres dimensiones. Dependiendo de las necesidades del usuario. La utilización de Excel 2007 se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, esto es, mediante ratón (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante el teclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las flechas para los desplazamientos, la tecla Intro para accionar, Alt. + La letra subrayada de cada menú o comando para seleccionar, etc. Material y Equipo a Utilizar Guía de Laboratorio Nº 2. Computadora con Windows XP y Microsoft Excel Dispositivo de Almacenamiento (USB). Procedimiento EJERCICIO NO.1: CÓMO CARGAR EL PROGRAMA MICROSOFT EXCEL. 1. Primera forma: a. Hacer clic en el botón de Inicio ubicado en la barra de tareas. b. Elegir la opción Programas. c. Seleccionar Microsoft Office. d. Dar clic en Microsoft Office Excel Segunda forma: a. Hacer clic en el botón de INICIO. b. Elegir Ejecutar... c. Digitar lo siguiente: Excel y luego presionar ENTER.

3 Administración de Base de Datos, Guía 2 3 EJERCICIO NO.2: EDICIÓN DE DATOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO Digitar la siguiente información: Grabar este archivo con el nombre de GUIA1.xlsx Si nos fijamos en el archivo, lo que hemos digitado ha sido ubicado en la HOJA1, ahora en la HOJA2 vamos a digitar lo siguiente:

4 Administración de Base de Datos, Guía 2 4 No olvidar que debemos de actualizar nuestro archivo cada 5 minutos. Después vamos a digitar lo siguiente en la HOJA3. Bueno ahora realizaremos varios ejercicios para mejorar la apariencia de nuestras hojas de trabajo, para ello nos moveremos hacia la hoja1, en la cual ejecutaremos lo siguiente: MEJORAR APARIENCIA EN LAS CELDAS. 1. Nos ubicamos con el puntero de la celda en el dato que dice CODIGO, desde ese dato vamos a seleccionar toda esa fila hasta llegar al dato de LIQUIDO. Algo así: 2. Ahora nos vamos al menú de la opción Inicio y nos vamos al lado derecho y buscamos la opción de Estilos de celda, le damos clic a la flechita: De la opción de Estilo de celdas temáticos, seleccionen un color de Énfasis, el que más le guste, por ejemplo el Enfasis2 y al darle el clic, nos cambiara de forma las celdas. Realizar el mismo paso pero para las celdas que tienen como dato DIAS, SALARIO, SUMATORIA y TOTAL, que posean el mismo color. Sin olvidar que los encabezados tienen que quedar ahora centrados dentro de las celdas.

5 Administración de Base de Datos, Guía Ahora vamos a seleccionar todos los datos que es encuentran debajo de los encabezados y les vamos a colocar un borde alrededor de las celdas. Así: Seleccionar las celdas, nos vamos a buscar el botón de Bordes, le damos un clic a la flechita y terminamos con un clic en la opción de Todos los bordes. 4. Haremos el mismo proceso de los BORDES pero a los datos que dicen lo siguiente: Hasta quedar todo con bordes. EJERCICIO EXTRA: Realizar los mismos pasos para las hojas electrónicas que se encuentran en la Hoja2 y Hoja3 INSERTAR COMENTARIOS A UNA CELDA. Ahora aprenderemos a colocarle comentarios a algunas celdas que serán muy importantes en nuestras tareas cotidianas, para ello trabajaremos con la Hoja3 de nuestra practica. 1. Ubicar el puntero de celda en la celda donde posee el dato de MAXIMO

6 Administración de Base de Datos, Guía Darle un clic derecho a esa celda, en la cual nos aparece el menú de tenemos aquí en la derecha. 3. Le damos un clic a la opción de Insertar comentario 4. Y nos aparece un recuadro, en el cual digitaremos lo siguiente: Se refiere al valor máximo de cada columna. 5. Y damos un clic fuera del recuadro 6. Ahora aparece un seña de color rojo dentro de la celda, que al acercar el mouse nos aparece lo que hemos escrito. COLOCARLE UN SIMBOLO MONETARIO A UNAS CELDAS NUMERICAS: Ahora aprenderemos a colocarle un símbolo monetario a una serie de números, para ello seleccionaremos los números que se encuentran debajo de la celda PRECIO DE VENTA, los cuales son varios números. Después nos vamos al menú de iconos de la parte superior de la pantalla y buscamos el botón que posee un símbolo monetario que en este caso es el dólar. Allí nos aparecen varios formatos pero nosotros ocuparemos el del dólar y con esto los números tendrán otro formato. COMO INSERTAR UNA COLUMNA: Revisando la información de la Hoja3, nos hemos dado cuenta que nos falta insertar una columna antes de la ultima que es PAGO TOTAL, para ello ubicamos el puntero de celda en la celda que posee ese dato. Ahora damos un clic derecho sobre la celda, nos aparece un menú desplegable, buscamos la opción de INSERTAR y le damos un clic. Seleccionamos la opción de Insertar toda una columna y Aceptar y listo. Ahora esa columna se llamara DESCUENTO4.

7 Administración de Base de Datos, Guía 2 7 COMO INSERTAR UNA FILA: Revisando la información de la Hoja3, nos hemos dado cuenta que nos falta insertar una fila arriba del dato 94 de la columna de AÑO, para ello ubicamos el puntero de celda en la celda que posee ese dato. Ahora damos un clic derecho sobre la celda, nos aparece un menú desplegable, buscamos la opción de INSERTAR y le damos un clic. Seleccionamos la opción de Insertar toda una fila y Aceptar y listo. Ahora esa fila tendrá estos datos: 98, SUBARU, MORADO, CAMILITA, respectivamente en cada columna. COMO INSERTAR UNA IMAGEN DECORATIVA A LA HOJA DE TRABAJO: Con sus conocimientos de Internet y de inserción de imágenes, necesitamos buscar con la ayuda del el logotipo de la empresa FERRARI, buscar la imagen, descargarla, grabarla en MIS DOCUMENTOS y después pegarla en nuestro archivo en la posición que se nos presenta a continuación. INSERTAR UNA TEXTO WORDART DECORATIVO A LA HOJA DE TRABAJO: Para mayor vistosidad a nuestra hoja de trabajo, necesitamos insertar un texto tipo WordArt a la izquierda de la imagen de FERRARI, y su texto seria la palabra FERRARRI.COM utilizando el botón de WORDART ubicado en el menú de INSERTAR. Ver el siguiente ejemplo:

8 Administración de Base de Datos, Guía 2 8 Investigación y Ejercicios Complementarios Investigar: Investigar para la próxima semana acerca de los diferentes tipos de formulas y funciones que posee Microsoft Excel 2007, editar el trabajo en Word 2007, incluirle una portada con los nombres de los integrantes personas y enviárselo a su instructor a su correo electrónico. Ultima día de envió, es cuando se realice la Guia3, es decir poseen una semana exacta para enviar el documento. Por lo menos las 10 formulas más utilizadas diariamente. Incluir por lo menos 5 ejemplos que como se utilizan las formulas creando una hoja de cálculo cualquiera. Bibliografía

9 Administración de Base de Datos, Guía 2 9 Hoja de cotejo: 2 Guía 2: Creación y formateo de hojas electrónicas en Microsoft EXCEL. Alumno: Máquina No: Docente: GL: Fecha: EVALUACION % Nota CONOCIMIENTO 40 APLICACIÓN DEL CONOCIMIENTO 40 ACTITUD 20 TOTAL 100%