TEMA 12.3: HOJAS DE CÁLCULO: PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. LIBROS, HOJAS Y CELDAS.

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1 TEMA 12.3: HOJAS DE CÁLCULO: PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. LIBROS, HOJAS Y CELDAS. Esta herramienta trata de sustituir el lápiz, el papel y la calculadora para la realización de informes numéricos. Una Hoja de cálculo muy extendida es Microsoft Excel. Microsoft Excel: es una aplicación distribuida por Microsoft Office, que se caracteriza por ser un software de hojas de cálculo, utilizado en tareas financieras y contables. Es una aplicación para cualquier fórmula matemática y lógica. 1). Funciones: Son programas creados para convertir información desorganizada en datos organizados, y realizar cálculos con ellos. Sus funciones más importantes son: Calculadora: Microsoft Excel es el único programa de Office que les permite a los usuarios calcular números automáticamente. Puedes sumar, multiplicar, dividir y restar usando fórmulas sencillas. Actualización automática: En vez de escribir números de forma repetida, puedes incluir información sobre las celdas con las que estás trabajando para obtener los totales actualizados. Por ejemplo: crear una celda donde se incluya una fórmula para que haga sumas o restas automáticamente. Esto es extremadamente útil para las hojas de cálculo de impuestos y contabilidad. Base de datos: Además de ser una calculadora avanzada, Excel también puede funcionar como una base de datos donde guardar listas de información, de la misma manera que lo harías con Microsoft Access.

2 Informes estadísticos: Debido a que este programa puede visualizar cifras y porcentajes y hacer cálculos automáticos, el proceso de realizar los informes estadísticos es muy sencillo. Gráficos y tablas: Microsoft Excel funciona para hacer gráficos y tablas. 2). Utilidades: Nos puede servir para elaborar un presupuesto, para hacer facturas, para calcular las cuotas de un préstamo, para hacer un balance y una cuenta de resultados, o para llevar el control de notas de unos alumnos, por poner unos cuantos ejemplos. Todo aquello que sea cuantificable (que se pueda medir) y valorable económicamente, puede ser tratado, medido, ordenado y controlado, mediante una hoja de cálculo.

3 3). Libros: Un libro en Excel es el archivo en que se trabaja y donde se guardan los datos. Los libros de Excel en realidad son juegos de "páginas" de hojas de cálculo, cada uno de los cuales pueden incluir información separada o dependiente. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo. Estos archivos por lo general se generan mediante el software de Microsoft Excel, pero muchos otros programas son capaces de leer e incluso de editarlos.

4 4). Hojas de cálculo: La hoja de cálculo es el elemento principal que se utiliza en Microsoft Excel para almacenar y manipular datos. Una hoja de cálculo está formada por celdas organizadas en columnas y filas y siempre forma parte de un libro. La intersección de una fila y una columna se denomina celda, que en Excel, tiene un ancho predeterminado de 11 caracteres. La celda puede ser identificada por sus coordenadas columna/fila, lo que se llama dirección de la celda. Primero va la columna y luego el número de fila. La celda que tengamos seleccionada con el ratón se llama celda activa y es la que se ve resaltada en la hoja de cálculo. Las distintas celdas de las hojas contendrán los datos o la información, que puede ser no solamente en forma numérica, sino también textos (llamados rótulos) y fórmulas donde intervengan el contenido de otras celdas y funciones predefinidas para cálculos ya sea financieros, matemáticos, estadísticos, etc. Se utilizan hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse, modificarse y ejecutarse los datos a la vez en varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico. Una hoja de gráfico es aquella que sólo contiene un gráfico en una hoja distinta de la que incluye los datos.

5 5). Etiqueta de hoja: Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas en la parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo. Para moverse de una hoja a otra, basta con hacer un clic con el ratón en las etiquetas de las hojas. En la ventana principal de Excel, nos encontramos con las siguientes barras de herramientas: Barra de menú: Con todas las opciones de menú con la que podemos trabajar. Está situada debajo de la barra de títulos. Contiene todos los comandos de la aplicación agrupados en nueve menús: ARCHIVO, EDICIÓN, VER, INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS, DATOS, VENTANA Y AYUDA (?). Además, siempre y cuando la ventana de libro de trabajo que esté activa se visualice a tamaño completo, en el extremo derecho aparecen los tres botones para la utilización de ventanas: minimizar, restaurar y cerrar.

6 Barra de botones estándar: Contiene los botones con las operaciones más habituales: nuevo archivo, abrir archivo, grabar, imprimir, ordenar los datos, realizar sumas, etc. Barra de botones de formato: Contiene botones para dar formato tanto a texto como a números. Barra de fórmula: Nos indica el contenido de la celda dónde estamos situados. Barra de etiquetas: A través de las pestañas, nos permite movernos por las distintas hojas del libro.

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