ASISTENTE PARA PLANTILLAS EXCEL 2003

Transcripción

1 ASISTENTE PARA PLANTILLAS EXCEL 2003 Utilización del asistente mediante un ejemplo Veamos con un ejemplo muy sencillo como funciona el Asistente para Plantillas. Vamos a crear un formulario en Excel que nos permita recabar datos sobre los alumnos de un curso de computación, guardando los datos de cada uno en un libro diferente. 1. Crearemos la plantilla: En un nuevo libro colocaremos los textos indicativos de los datos a recabar y a través de bordes señalaremos las celdas donde deben completarse los datos (esto no es indispensable pero resulta de utilidad para identificar las celdas en donde deben llenarse los datos). Guardaremos la plantilla: en el menú Archivo, Guardar y en el cuadro de diálogo de Guardar como indicaremos el nombre de la plantilla (le colocaremos Solicitud) y en Guardar como tipo seleccionaremos Plantilla(*.xlt). Observar que una vez que hemos elegido este tipo de archivo la carpeta en donde se guardará el archivo es la carpeta Plantillas. Es importante conocer la ruta donde se encuentra esta carpeta ya que luego deberemos recuperar la plantilla. Para conocer la ubicación bastará con desplegar la lista de Guardar en mostrándose la ruta de la carpeta. 2. Cerraremos la plantilla: Menú Archivo, Cerrar o a través del icono de Cerrar 3. Llenaremos un formulario para cada uno de los aspirantes al curso: Creamos un libro nuevo basado en la plantilla Solicitud: En el menú Archivo 1

2 elegimos Nuevo. (No hacerlo a través del icono de Nuevo de la barra de herramientas estándar ya que el libro nuevo estará basado en la plantilla predeterminada de Excel). Se abre el cuadro de diálogo Nuevo Libro. En la opción Plantillas seleccionamos En mi PC En el cuadro de diálogo Plantillas hacemos doble clic en Solicitud.xlt. Llenaremos los datos de uno de los alumnos y guardaremos el archivo en la carpeta Mis documentos dándole como nombre de archivo el apellido del alumno. Repetiremos este paso creando un formulario para cada uno de los participantes. 2

3 Para tener la información volcada en los distintos archivos en una base de datos, utilizaremos el Asistente para plantillas que nos permitirá copiar los datos de cada uno de los archivos a una base de datos. El hecho de tenerlos en una base de datos, nos permitirá ordenar los datos, filtrarlos, etc. 1. Abrir el archivo Solicitud.xlt guardado en la carpeta Plantillas. 2. Iniciar el Asistente para plantillas desde el menú Datos. 3. En el Paso 1 de 5 como el libro activo es la plantilla nos lo ofrece en el cuadro Seleccione el libro a partir del cual desea crear la plantilla y en Escriba un nombre para la plantilla nos muestra la ruta y el nombre de la plantilla. 4. En el paso 2 de 5 en Seleccione el tipo de base de datos que desea crear elegiremos Libro de Microsoft Excel y en Escriba el nombre y la ubicación para la base de datos indicaremos la ruta y el nombre que deseamos para la base de datos. El cuadro de diálogo Examinar se usa cuando la base de datos ya existe para indicar la ubicación y nombre de la misma. 3

4 5. En el paso 3 de 5, en el cuadro combinado Hoja escribiremos el nombre que daremos a la hoja que contendrá la base de datos, la llamaremos Aspirantes. En Nº 1 de Celda seleccionaremos la celda B4 que contiene en cada uno de los archivos el Apellido. Para seleccionarla, contraeremos el cuadro de diálogo con el botón correspondiente. Al hacer clic en campo, nos ofrece como nombre de campo Apellido. Podemos aceptarlo o modificarlo. En Nº 2 de Celda seleccionaremos la celda B6 que contiene en cada uno de los archivos el Nombre. En Nº 3 de Celda seleccionaremos la celda B8 que contiene en cada uno de los archivos la Fecha de nacimiento. En Nº 4 de Celda seleccionaremos la celda B10 que contiene en cada uno de los archivos el Documento. 6. En el paso 4 de 5 seleccionaremos el botón Agregar para continuar en la segunda parte de este paso en que indicaremos los archivos desde los cuales se copiarán los datos a la base de datos. 7. Haciendo clic en Seleccionar se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar archivos 4

5 para convertir en el cual elegiremos los archivos que guardamos con los datos de cada uno de los alumnos que queremos copiar en la base de datos. Los distintos archivos seleccionados se listarán en el cuadro Archivos para convertir. Si hacemos clic en cualquiera de estos nombres, se habilitarán los botones Eliminar y Vista Previa. El primero nos permitirá borrar de la lista el archivo, es decir no se copiarán en la base los datos y el segundo nos permitirá observar los datos que se copiarán en cada una de las columnas de la base. 8. El paso 5 de 5 informa que el Asistente creó la plantilla y la base de datos y las carpetas en la cuales se crearon. Además permite seleccionar los destinatarios de correo electrónico a los cuales se desean enviar los libros creados a partir de la plantilla. 5

6 9. Al finalizar se habrá creado la base de datos con los datos de los archivos seleccionados. Para verificarlo, abra el libro que contiene la base de datos. 6