Registro y presentación de ofertas

Transcripción

1 Registro y presentación de ofertas Manual Proveedor

2 CONTENIDO COMPATIBILIDADES Y REQUISITOS... 3 REGISTRO... 3 CONSULTAR LA INFORMACIÓN DE UNA COTIZACIÓN... 6 CREAR UNA OFERTA... 8 PRESENTAR UNA OFERTA

3 COMPATIBILIDADES Y REQUISITOS 1. Compatibilidades: Sistemas operativos: Windows, Linux y Mac. Navegadores: Internet Explorer (8 y 9), Firefox (7, 8 y 9), Google Chrome (14,15 y 16), Safari (4 y 5) y Opera. 2. Actualice la versión de JAVA de su computadora: Añadir archivos en la plataforma utiliza JAVA. Si utiliza versiones superiores a IE 10, u otros navegadores como Chrome o Mozzilla, la plataforma no requerirá JAVA 3. Comience a realizar el registro de usuario y de su empresa con tiempo. 4. Siempre que sea posible, convierta sus documentos a PDF. La plataforma acepta archivos de cualquier tamaño aunque no se recomienda subir archivos de más de 30 Megas. 5. En todos los archivos, y especialmente los Excel y DWF/DWG, defina siempre el área de impresión para que el destinatario vea correctamente la información que quiere transmitir. Si necesita cualquier aclaración sobre el uso de la plataforma, póngase en contacto con el Servicio de Atención al cliente de Digital B2B en el teléfono (55) de lunes a viernes de 8h a 19h o por correo electrónico a soportemp@b2bservicios.com REGISTRO 1. REGISTRO DE USUARIO El primer paso para empezar a trabajar en la plataforma es hacer su registro de usuario. Diríjase a la página web de Marketplace, se puede tener acceso de dos maneras: a. Entrar a la página de Digital B2B y dar click en el logo de Marketplace en la parte inferior izquierda de la página b. Entrar a la liga Dar click en el botón Darse de alta. En la página visualizará el primer paso de registro de usuario. Por defecto, el tipo de login es manual. Llene los campos solicitados. Todos los campos son obligatorios. 3

4 Tras llenar todos los datos, de click en Continuar. 2. CONFIRMAR EL REGISTRO Automáticamente aparecerá un mensaje indicando que recibirá un de confirmación de registro de usuario. De click en el enlace que encontrará en el correo electrónico para ser redireccionado a la página de Login. Debe introducir el usuario y contraseña y dar click en el botón Login para activar el usuario que generó en el proceso de registro de usuario. 3. CREAR UNA EMPRESA O SOLICITAR ACCESO A SU EMPRESA Una vez activado su usuario, tiene que registrar su empresa o asociar dicho usuario a su empresa si ya está registrada en la plataforma. 4

5 El sistema hace una validación a través del nombre introducido para verificar si la empresa ya ha sido registrada con anterioridad. De click en Validar. En el caso de que su empresa ya esté registrada, será presentada la empresa que contenga los parámetros indicados para que pueda pedir acceso a la misma. Para eso bastará con dar click en Pedir Acceso. Podrá acceder a la cuenta cuando el usuario responsable de la empresa en la plataforma lo autorice. En el caso de que su empresa no se encuentre todavía registrada, el sistema hace la validación e informa de que no localiza ninguna empresa con los parámetros indicados. A continuación, podrá hacer el registro de empresa dando click en Registrar nueva empresa. Llene los campos solicitados. 5

6 Después de llenar el formulario de registro de empresa, de click en Finalizar. CONSULTAR LA INFORMACIÓN DE UNA COTIZACIÓN El primer paso para poder enviar una oferta es consultar la información de la cotización. Dentro de su área de trabajo de click en el menú Búsqueda: 1. Elija la opción Oportunidades, donde podrá consultar todas las cotizaciones a las que ha sido invitado. 2. En la carpeta de gestión de oportunidades, de click sobre el número de expediente de la oportunidad que desea consultar. 6

7 De click en el botón Detalle para abrir la misma y verificar la información. Accederá a la carpeta de la oportunidad. En el botón Ver información completa estará disponible toda la información relacionada a la cotización, dividida en 5 bloques: Resumen de información de la cotización Formulario de Respuestas Documentación Información Adicional Mensajes públicos Para descargar la documentación de la cotización, vaya al paso Documentación y de click en Descargar, a la derecha de cada documento. De esta manera podrá guardarlos en su computadora. También puede descargar toda la documentación en formato de archivo comprimido, dando click en el botón Descargar todos. IMPORTANTE: Para poder acceder a otras funcionalidades de la cotización, descargar documentación adicional y poder enviar una oferta, es obligatorio confirmar interés en la cotización. Tendrá que dar click en el botón Estoy interesado! de forma que se desbloquean todas las opciones del mismo y se informa al comprador de la existencia de un interesado. 7

8 Al efectuar esta operación, existe la posibilidad de enviar o no, un comentario al comprador. Si por el momento no está interesado, de click en el botón No estoy interesado y de igual forma, existe la posibilidad de enviar, o no, un comentario al comprador. NOTA: Si confirmó que no estaba interesado y desea cambiar este estado, puede ir a la sección estado y dar click en Estoy interesado! CREAR UNA OFERTA Una vez que se ha mostrado como interesado, accederá a la carpeta de la oportunidad. En el bloque Mis ofertas, de click en Crear oferta. A continuación surgen 3 pasos para la creación de una oferta: 1. Paso 1 Información General: tendrá que poner un nombre a su oferta en el campo Referencia de la oferta. Este nombre es de su libre elección y le permitirá distinguir las diferentes ofertas que prepare, en una cotización en concreto. 8

9 2. Paso 2 Formulario de respuesta: en este apartado pueden o no surgir preguntas creadas por la empresa para que sean respondidas de manera independiente a la documentación que se deberá subir. IMPORTANTE: En el Formulario de respuesta encontrará la lista de artículos donde tendrá que poner los precios de su oferta obligatoriamente. En el campo Referencia Interna podrá poner un código del articulo solicitado, si lo desea (no es un campo obligatorio). En el campo Precio unitario tendrá que indicar el precio unitario sin impuestos del artículo o servicio solicitado en la descripción del artículo (es un campo obligatorio). Este precio unitario se verá multiplicado por la cantidad indicada por el comprador. En el campo % Descuento podrá aplicar un descuento en los precios unitarios de su oferta (no es un campo obligatorio). Además, podrá encontrar otras preguntas que el comprador haya añadido en el formulario de respuesta y que deberá contestar. 3. Paso 3 Documentos: Debe adjuntar a través de la plataforma la documentación requerida por el comprador, así como otra que considere de interés. Si la empresa ha creado en el formulario de respuesta preguntas de anexos, estarán disponibles automáticamente en la sección Anexos solicitados. En cada pregunta deberá adjuntar la documentación solicitada: - De click en el botón Añadir documento. 9

10 - Posteriormente deberá elegir la opción Añadir nuevo documento. - Saldrá una ventana para buscar la documentación en su equipo. De click en el botón Añadir archivo. - Busque el documento que desea adjuntar a su oferta (sólo puede seleccionar un documento). Una vez que tenga el documento seleccionado, de click en el botón Cargar. Si la empresa no ha creado preguntas de anexos para adjuntar la documentación requerida, o desea incluir documentación adicional, tendrá a su disposición otro bloque llamado Otros documentos: - De click en el botón Añadir documentos. 10

11 - Posteriormente deberá dar click en el botón Añadir nuevo documento. - Elija la opción Agregar documentos. - Busque el documento que desea adjuntar a su oferta (puede seleccionar varios documentos). Una vez que tenga el documento seleccionado, de click en el botón Cargar. - Una vez cargado, de click en el botón Cerrar. En el caso de que quiera clasificar documentos, deberá marcar la opción Confidencial en los documentos deseados. Si desea modificar un documento ya adjuntado a su oferta, puede elegir la opción Cambio para reemplazar un documento por otro. 11

12 PRESENTAR UNA OFERTA IMPORTANTE: Su oferta sólo será enviada cuando de click en el botón Enviar Oferta, tal y como se explica en la presente guía. Realice la siguiente secuencia de pasos: 1. De click en Finalizar oferta. 2. De click en Presentar. De esta manera, toda su oferta, junto con la documentación asociada a la misma, quedará disponible para el comprador 3. Acepte los Términos y condiciones para el envío de la oferta 4. De click en el botón Envíar oferta. Una vez presentada una oferta a través de la plataforma electrónica de compras MARKETPLACE se generará un recibo electrónico que garantizará la fecha, hora y contenido de su oferta. Para descargar el recibo, dirigase a su área de trabajo, dentro del área de trabajo del expediente, y lo encontrará en el widget Recibos. 12

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