1.-- OBJETO DE LA LICITACIÓN 2.- PRESUPUESTO 3.- ALCANCE DE LA PROPUESTA 4.- DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS ETAPA I. LICITACIÓN Y ADJUDICACION 4.

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE UNA EMPRESA DE CONSULTORÍA PARA ASESORAR A SEPI EN EL PROCESO DE LICITACIÓN DE LA EXTERIORIZACIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA INDICE 1.-- OBJETO DE LA LICITACIÓN 2.- PRESUPUESTO 3.- ALCANCE DE LA PROPUESTA 4.- DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS ETAPA I. LICITACIÓN Y ADJUDICACION ETAPA II. SOPORTE DURANTE EL PERIODO DE TRANSICIÓN 5.- EQUIPO DE PROYECTO 6.- CONDICIONES ECONÓMICAS 7.- INFORMACIÓN 8.- CRITERIOS DE EXCLUSIÓN 9.- OFERTA TÉCNICA 10.- OFERTA ECONÓMICA 11.- PLAZO DE EJECUCIÓN 1

2 1. OBJETO DE LA LICITACIÓN El objeto principal de la licitación es la prestación de los servicios de consultoría necesarios para asesorar y colaborar con SEPI durante todas las fases del proceso de renovación de los servicios de Tecnologías de la Información (TI) actuales. La empresa adjudicataria se encargará de las siguientes áreas o tareas: - Definición de una estrategia de exteriorización de los servicios informáticos de SEPI, lo que implica el análisis de la situación actual de los servicios informáticos de SEPI y el establecimiento del guión más adecuado a aplicar teniendo en cuenta dicha situación. - En base a los criterios y necesidades expuestos por los servicios de SEPI, la redacción de los Pliegos de Prescripciones Técnicas y Particulares (éste último sobre el modelo facilitado por SEPI), que recogerán todos aquellos requerimientos técnicos, económicos y jurídicos que constituirán la base para la licitación de la prestación de los servicios informáticos de SEPI. - Análisis y valoración de las ofertas recibidas - Asesoramiento en la selección del adjudicatario final - Apoyo y soporte durante el periodo de transición que va desde la firma del contrato con la nueva adjudicataria hasta transcurrido un mes de la entrada en vigor del nuevo contrato de exteriorización de los servicios de TI de SEPI. 2. PRESUPUESTO El importe máximo del presupuesto de la licitación es de ,00 (noventa mil euros), IVA no incluido. Las ofertas de los licitadores serán iguales o inferiores a este presupuesto, no pudiendo ser, caso contrario, admitidas a licitación. 3. ALCANCE DE LA PROPUESTA La colaboración de la CONSULTORA con SEPI ha de permitir incorporar las mejores prácticas y tendencias de mercado aplicables, con las siguientes características: - Relación óptima calidad/precio de la explotación de sistemas. - Disposición de mecanismos de calidad en la gestión de los servicios de explotación de infraestructuras basados en estándares ITIL (Information Technology Infrastructure Library). - Relación óptima calidad/precio de los servicios de mantenimiento y desarrollo de aplicaciones. 2

3 - Disposición de mecanismos de calidad en la gestión de los servicios de desarrollo de programas basados en estándares para mejora de procesos CMMI (Capability Maturity Model Integration). - Control de calidad del servicio. - Modelo de facturación predecible y ajustado a la demanda. - Propuesta de clausulas que sean necesarias para incluir en el contrato, cuyo texto elaborará SEPI. - Mejora del modelo de gestión del servicio. - Puesta en marcha de los servicios informáticos del nuevo adjudicatario SEPI abordará estos objetivos en dos etapas diferenciadas: - Licitación. - Periodo de transición. La oferta ha de incluir las dos etapas. 4. DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS En este apartado se definen una serie de fases y actividades que se deben contemplar en la ejecución de las dos etapas previstas del proyecto. El adjudicatario trabajará bajo la supervisión de SEPI y será responsable de gestionar y desarrollar cuantas actividades sean precisas relacionadas con la definición de la estrategia de la exteriorización de TI actualizada y el desarrollo de los modelos de servicio y de gobierno correspondientes a las estrategias de servicio definidas ETAPA I. LICITACIÓN Y ADJUDICACION En la licitación y adjudicación final se incluyen todas las actividades de soporte a SEPI para la renovación del contrato de la exteriorización de los servicios informáticos actual (definir y contratar los servicios de tecnologías de la información con un proveedor externo). Esta etapa estará compuesta de cuatro fases: Fase I: Análisis de la situación actual El objetivo de esta fase es realizar un diagnóstico de la situación del actual contrato y del conjunto de servicios en él incluidos, así como un diagnóstico de la evolución de los servicios desde la entrada en vigor de dicho contrato. - Analizar el contrato actual, revisando sus características y requisitos especificados para cada uno de los servicios (ámbito y alcance, detalles 3

4 específicos de cada servicio, volúmenes, líneas base actuales y métricas asociadas, coste, penalización de terminación, etc.). - Analizar los servicios incluidos en el contrato con objeto de plasmar adecuadamente el perímetro y alcance de la función informática de SEPI - Analizar la evolución de los servicios y acuerdos de nivel de servicio (ANS) desde la entrada en vigor del contrato vigente hasta el momento presente. - Determinar los niveles de servicio actuales y deseados para cada servicio identificado. - Revisar las prácticas de gestión de los servicios de explotación y desarrollo de programas, y contrastarlas con las mejores prácticas basadas en estándares ITIL y CMMI. - Recoger las previsiones de evolución de SEPI: Crecimiento orgánico de la actividad. Necesidades de nuevos sistemas. - Identificar los planes de evolución de la arquitectura de sistemas y de renovación tecnológica, destacando la orientación que éstos imponen a todo el proceso. Fase II: Definición del modelo de servicios El propósito de esta fase es el establecer los objetivos perseguidos, plantear la prestación de servicios, en base al diagnóstico de la situación actual y de las nuevas necesidades de SEPI y a las tendencias de mercado en cuanto a estructura de servicios, calidad y precios. Además será necesario definir los elementos organizativos necesarios para asegurar una provisión estable de servicios que cumpla los objetivos de SEPI y establecer los canales de información y los procedimientos de actuación que hagan efectiva la organización. - Establecer los objetivos perseguidos para el nuevo servicio y para el proceso de contratación, contemplando los condicionantes asociados. - Determinar los nuevos requerimientos sobre la tecnología, en los próximos años, a partir de las previsiones de evolución del negocio de SEPI, - Estimar la evolución prevista de los servicios a cuatro años, tanto cuantitativa como cualitativamente. - Validación y revisión del Modelo de Servicios y del Modelo de Gobierno de Gestión del Servicio, aplicando mejores prácticas de mercado (ITIL, CMMI, ) 4

5 - Definir y valorar modelos de estructura de servicios, e identificar las interrelaciones con otros servicios. - Definir el nuevo modelo de servicio, explicitando las mejoras sobre el actual. - Identificar puntos críticos durante el proceso. - Identificar las necesidades del Plan de Contingencias. - Detallar el modelo de organización retenida dimensionando recursos, y definiendo funciones, responsabilidades y perfiles necesarios. - Definir las tareas de gestión que identificarán las actividades internas, externas y compartidas entre SEPI y el Proveedor que sean necesarias para la gestión de la relación contractual y la provisión del servicio. - Definir el modelo de relación necesario para el gobierno y gestión del nuevo modelo de prestación del servicio. Fase III: Definición de la licitación El objetivo es el asesoramiento para definir y publicar de forma precisa el alcance de la licitación. - Capacitación de candidatos Establecer la solvencia que han de acreditar los candidatos a la prestación de los servicios. Definir el proceso para la acreditación y capacitación de candidatos. - Elaboración de una propuesta de los Pliegos de Prescripciones Técnicas y Condiciones Particulares (éste último sobre el modelo facilitado por SEPI) con todos los requerimientos técnicos y económicos necesarios para su posterior aprobación por SEPI, así como de los acuerdos de nivel de servicios (ANS), tomando como base los modelos definidos en las fases anteriores. Marcar al ofertante los objetivos y los condicionantes precisos de la operación. Plasmar el mapa de servicios y modelo tecnológico definido especificando los servicios requeridos y los parámetros de nivel de servicio. Determinar la forma de hacer frente a los condicionantes. Identificar proyectos de transformación a medio/largo plazo y regular los servicios adicionales. - Definir los criterios de valoración - Definir y cuantificar las penalizaciones y garantías - Definir las condiciones económicas y cuantificar los importes máximos de la licitación para un periodo de cuatro años 5

6 Fase IV: Evaluación de las ofertas y propuesta de adjudicación El propósito de esta fase es auxiliar a la mesa de contratación en lo relativo a la evaluación de las distintas propuestas recibidas conforme a los Pliegos y dar soporte a SEPI en la selección final del adjudicatario. - Evaluar las propuestas recibidas, teniendo en cuenta todos los aspectos propuestos en los contenidos de los Pliegos tanto en sus vertientes técnica, económica y alineamiento con el negocio. - Determinar la capacidad y aptitud de los candidatos. - Valoración de las ofertas recibidas. - Asesoramiento en la selección del adjudicatario final. - Propuesta de cláusulas que san necesarias para, incluir en el contrato, cuyo texto elaborará SEPI ETAPA II. SOPORTE DURANTE EL PERIODO DE TRANSICIÓN El periodo de transición comprende los cinco meses siguientes a la firma del nuevo contrato, cuya entrada en vigor será el 1 de mayo de El adjudicatario trabajará bajo la supervisión de SEPI y será el responsable de gestionar y desarrollar cuantas actividades sean precisas relacionadas con la transición del contratista actual al nuevo adjudicatario de manera que se presente satisfactorio para SEPI, no solo en cuanto al servicio futuro que ha de recibir, sino también en la gobernabilidad, flexibilidad ante la evolución del negocio y de la propia tecnología y costes. Esta transición tendría como principales tareas: - Supervisar la organización para la gestión del servicio. - Supervisar la implantación de los procesos de gestión del servicio. - Definir y supervisar el desarrollo del proyecto para la transición de servicios y recursos. - Modelo de relación con SEPI durante la duración del plan de transición Esta etapa de transición consta de dos posibles fases diferenciadas, en función de que se produzca el cambio de adjudicatario en relación con el actual: FASE I: Nuevo adjudicatario Esta fase comprende el conjunto de tareas que permitan el control de la transición no disruptiva desde el proveedor actual del servicio al adjudicatario seleccionado en la etapa anterior 6

7 La transición ha de garantizar la puesta en práctica de la organización de gestión acordada con el nuevo adjudicatario, la operatividad de los procedimientos de gestión y la realización de las tareas específicas para la transición del servicio. Durante esta etapa será preciso disponer de mecanismos de control y backtracking (vuelta atrás). - Definición y elaboración de un plan detallado para la transición del servicio por parte de los adjudicatarios saliente y el entrante, analizando posibles dificultades o limitaciones. - Supervisión y colaboración para la implantación de la organización del servicio acordada. - Seguimiento del programa de transición y comunicación a SEPI. - Establecimiento de los controles de calidad adecuados durante el proyecto de transición, así como los mecanismos de vuelta atrás (backtracking). - Mediación y resolución de conflictos técnicos entre los suministradores de los servicios informáticos salientes y entrantes. - Comunicación de problemas que requieran intervención de SEPI. - Supervisión y colaboración en el desarrollo o adaptación de procesos de gestión del servicio. - Colaborar con SEPI en el seguimiento inicial del servicio del nuevo adjudicatario, al menos durante el primer mes de servicio. FASE II: Continuidad del actual adjudicatario Esta fase comprende el conjunto de tareas que permitan el control de la transición, teniendo en cuenta la continuidad del actual adjudicatario del servicio. 5. EQUIPO DE PROYECTO La empresa consultora indicará los recursos, tanto humanos como técnicos, que serán necesarios en cada etapa y fase del proyecto y proporcionará el organigrama organizativo de los recursos propuestos. Se deberán adjuntar los perfiles profesionales de los recursos humanos que participarán en el proceso objeto de la licitación; los trabajos habrán de realizarse por profesionales dotados de una alta especialización y experiencia demostrada en consultoría, en los siguientes ámbitos: - Definición de servicios. - Capacidad para diseñar distintos guiones de externalización y valorar los ahorros y beneficios de calidad en el momento actual del proceso mediante la construcción de casos de negocio. 7

8 - Capacidad para diseñar procesos en organizaciones con servicios externalizados. Se valorará positivamente que el equipo disponga de: Una persona con la certificación Service Manager de ITIL. Una persona con la certificación Lead Appraiser de CMMI. - Gestión de servicios externalizados en el ámbito de una oficina de gestión. - Capacidad para aportar especialistas técnicos (seguridad, arquitectura, ). Se debe tener en cuenta que, en caso de resultar adjudicatario, los recursos destinados deben ser de igual o mayor graduación que los indicados en respuesta a la presente licitación. 6.- CONDICIONES ECONÓMICAS En este apartado se presentan el conjunto de condiciones económicas y contractuales de obligado cumplimiento, que deberán ser aceptadas por el licitador para la presentación de la solución técnica y económica. - Se facilitará un precio único. El precio será en euros y no revisable. - Todos los costes de desplazamientos y dietas que se pudieran derivar de la ejecución de los trabajos ofertados se encontrarán incluidos en la valoración económica presentada. - Los precios ofertados incluirán cualquier tipo de gravamen, excepto el IVA aplicable. - La adjudicación será por la totalidad de las etapas, si bien SEPI requerirá la realización total o parcial de éstas a su discreción, sin que ello suponga variación al precio ofertado. - La facturación se realizará conforme a los pliegos. - Los pagos se efectuarán mediante transferencia bancaria a 30 días de la fecha de recepción de factura, con días de pago fijados de cada mes. 7.- INFORMACIÓN Toda la información necesaria para la realización de la oferta se encuentra detallada en los pliegos y se ajustará a los requerimientos contemplados en ellos, así como su estructura y formato. 8.- CRITERIOS DE EXCLUSIÓN Se excluirán todas las ofertas que no oferten la totalidad de las etapas e incumplan los requisitos contenidos en los pliegos. 8

9 9.- OFERTA TÉCNICA La oferta técnica deberá suministrarse en soporte papel y deberá incluir los siguientes capítulos: - Presentación general de la empresa (implantación, antigüedad y experiencia, catálogo de servicios, empleados, situación financiera, etc.). - Experiencias previas relativas a trabajos similares realizadas para empresas de las características de SEPI. - Alcance y definición de la Oferta, incluyendo las fases, planificación y entregables de cada etapa, cubriendo los requerimientos definidos en el presente pliego de prescripciones técnicas. - Aceptación explícita de los requerimientos recogidos en el presente pliego o las discrepancias con los mismos. - Inclusión de cualquier mejora que se considere que aporta un importante valor añadido a la solución planteada para SEPI. - Detalle del perfil de los integrantes del equipo de trabajo y la experiencia de cada uno de ellos para cada una de las etapas. - Indicación del Plazo de Validez de la Oferta que será de tres meses OFERTA ECONÓMICA La oferta económica deberá suministrarse en soporte papel y deberá incluir: - Valoración económica de los servicios ofertados para la primera de las etapas previstas - Dos valoraciones para la segunda etapa, una teniendo en cuenta que hay cambio de adjudicatario y otra, por el contrario, considerando que no se produce un cambio de adjudicatario. Los precios se expresarán en Euros ( ) y no incluirán el I.V.A PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo para la ejecución de esta licitación es de: 9

10 - Etapa I: Desde la fecha de formalización del contrato, hasta el 31 de diciembre de Etapa II: 1 de enero de 2010 a 31 de mayo de Madrid, 19 de mayo de 2009 D. Juan Gurbindo Gutiérrez Dirección de Administración y Recursos 10