Sistema de Información Académica Universidad de Caldas. Instructivo Solicitudes en línea Bienestar Universitario

Transcripción

1 Instructivo Solicitudes en línea Bienestar Universitario Sistema de Información Académica Universidad de Caldas Instructivo Solicitudes en línea Bienestar Universitario

2 Tabla de contenido Introducción Acceder al Sistema como Estudiante, sección Bienestar Universitario... 3 Paso 1: Acceder al SIA... 3 Paso 2: Iniciar Sesión de Usuario en el sistema... 5 Paso 3: Seleccionar el Rol de Estudiante Paso 4: Acceder a Bienestar Universitario Acceder a la Solicitud de Interés... 8 Paso 1: Acceder a la solicitud... 8 Paso 2: Seleccionar el tipo de solicitud... 8 Paso 3: Información de Interés y Validación del cumplimiento de Requisitos Diligenciar la solicitud Paso 1: Iniciar Solicitud Paso 2: Diligenciar Solicitud Adjuntar Archivos (Documentos de la Solicitud) Paso 1: Revisar Listado de Documentos Exigidos Paso 2: Seleccionar Documento a Cargar Paso 3: Cargar Archivo Paso 4: Consultar Archivos Cargados

3 Introducción El sistema de información académico SIA ofrecerá la posibilidad de diligenciar completamente en línea, las solicitudes que se realizan para los programas de Bienestar Universitario de Becas de Compensación, Subsidios de Alimentación y Residencias Universitarias, a todos aquellos estudiantes interesados en presentarse dichas convocatorias. 2

4 1. Acceder al Sistema como Estudiante, sección Bienestar Universitario Paso 1: Acceder al SIA Desde el portal principal podrá acceder al Sistema de Información Académico haciendo clic en el botón ubicado en la barra derecha llamado SIA Registro Académico 3

5 - Esta selección llevará al usuario a la página principal del SIA, la cual se muestra a continuación: 4

6 Paso 2: Iniciar Sesión de Usuario en el sistema En la página principal del SIA, el estudiante deberá iniciar su sesión, ingresando sus datos de acceso al sistema: - Campo Usuario: Cedula - Campo Contraseña: Clave de acceso SIA Paso 3: Seleccionar el Rol de Estudiante. Una vez la sesión de usuario es iniciada correctamente, el estudiante se encontrará con una página de Bienvenida, a través de la cual podrá seleccionar el Rol bajo el que desea operar en el sistema. 5

7 Para este caso, el usuario deberá seleccionar el perfil Estudiante - Estudiante y deberá seleccionar el programa correspondiente, en caso de pertenecer o haber pertenecido a varios programas. Si el estudiante solo ha pertenecido a un programa en la Universidad, el sistema lo direccionará automáticamente a su página con solo realizar la selección del perfil. 6

8 Paso 4: Acceder a Bienestar Universitario. En la página del estudiante, este último debe seleccionar la pestaña Bienestar Universitario, para poder acceder a la información y opciones, que de esta dependencia se ofrecen en el SIA. En esta pestaña, de momento el estudiante encontrará una serie de opciones de ayuda, a través de las cuales se podrá guiar en su proceso de diligenciamiento de las solicitudes de Bienestar. Y adicional a esto, encontrará la opción a través de la cual podrá dar inicio al diligenciamiento en línea de dichas solicitudes. 7

9 2. Acceder a la Solicitud de Interés Paso 1: Acceder a la solicitud Para acceder a los formularios web a través de los cuales se pueden tramitar las solicitudes en línea, el estudiante deberá dar click en el enlace Acceder a las Solicitudes, tal y como se muestra a continuación: Paso 2: Seleccionar el tipo de solicitud Una vez se haya ejecutado el paso 1, el estudiante podrá visualizar una vista resumen con la información general y de contacto más relevante para el proceso y encontrará una lista de selección en la cual deberá indicar el tipo de servicio o programa de Bienestar Universitario al cual se desea presentar, tal y como lo muestra la imagen a continuación: 8

10 Paso 3: Información de Interés y Validación del cumplimiento de Requisitos Después de seleccionar el tipo de servicio, el sistema procederá a desplegar una información relevante del proceso y a validar el cumplimiento de los requisitos exigidos para el tipo seleccionado: A nivel de información relevante, se despliegan cuatro secciones, las cuales el estudiante deberá leer con detenimiento con el objetivo de que este pueda conocer de manera detallada, los alcances y requisitos de cada tipo de solicitud: - Notas Importantes (En rojo en la imagen). - Fecha de Presentación si es seleccionado como beneficiario del programa o servicio (En azul en la imagen). - Requisitos para acceder al subsidio (En naranja en la imagen). - Documentos a Anexar (En Verde en la imagen). 9

11 - Si el estudiante tiene requisitos pendientes por cumplir, el sistema mostrará el listado de dichos requisitos pendientes tal y como se muestra a continuación: - Si el estudiante cumple con todos los requisitos, el sistema desplegará un mensaje de notificación del cumplimiento, mostrará una sección de términos y condiciones y habilitará un botón que le permitirá al estudiante acceder al formulario web a través del cual se podrá diligenciar la solicitud del tipo de servicio seleccionado. 10

12 3. Diligenciar la solicitud Paso 1: Iniciar Solicitud Una vez seleccionado el tipo de solicitud y validado el cumplimiento de los requisitos, el estudiante podrá iniciar el diligenciamiento en línea del tipo de solicitud seleccionada, presionando click en el botón Solicitar Servicio 11

13 Paso 2: Diligenciar Solicitud Dependiendo del tipo de servicio seleccionado el sistema le cargará al estudiante un formulario web, a través del cual se le solicitará al estudiante el diligenciamiento de los campos requeridos para poder desarrollar el proceso de registro de la solicitud y posteriormente selección de los beneficiarios. El formulario cuenta con las siguientes opciones: - Guardar: Permite almacenar la solicitud. Es importante que después de guardado el formulario tenga presente el número de la solicitud que se le ha asignado. - Reestablecer: Permite devolver el formulario a sus valores de carga por defecto. - Inicio: Permite Regresar a la página en la cual se selección el tipo de servicio o solicitud al que se desea acceder (Ver sección, paso 2). - Consultar: Permite visualizar una vista resumen con todos los datos que se han almacenado hasta el momento. Dicha vista procede a mostrarse a continuación: 12

14 Esta vista contiene las siguientes opciones: - Notificación del estado del diligenciamiento de la solicitud: Permite conocer si la solicitud ya fue diligenciada a totalidad o si aún faltan componentes por diligenciar. Esta alerta del sistema siempre aparecerá en la parte superior izquierda - Inicio: Permite Regresar a la página en la cual se selección el tipo de servicio o solicitud al que se desea acceder (Ver sección, paso 2). - Editar: Permite acceder al formulario de registro, para que se ingrese o actualice la información de la solicitud. 13

15 4. Adjuntar Archivos (Documentos de la Solicitud) Paso 1: Revisar Listado de Documentos Exigidos Si su solicitud exige anexar documentos soporte que permitan corroborar información sensible reportada en la solicitud, el sistema ofrece dentro de cada una de las solicitudes que así lo requieran, una sección de carga de archivos, que le permitirá al estudiante adjuntar dicha documentación. La sección de carga de archivos proporciona el listado de documentos que deben ser adjuntados, informando cuales son de carácter obligatorios y de carácter opcional. Paso 2: Seleccionar Documento a Cargar Para hacer uso de la opción de carga de archivos, el estudiante deberá seleccionar el tipo de documento a adjuntar, presionando click en el espacio redondeado que aparece al lado de la descripción de cada documento. Debido a que el sistema solo acepta carga de archivos en formato pdf, el sistema ofrece una opción de ayuda en la cual se ofrece un video ilustrativo que indica cómo convertir una imagen en PDF. 14

16 Paso 3: Cargar Archivo Una vez se ha realizado la selección del documento a cargar, el estudiante debe presionar click en el botón Seleccionar Archivo, para seleccionar desde su computador, el archivo que desea cargar, tal y como lo muestra la siguiente imagen: Una vez el archivo es escogido desde la pc del usuario, el nombre deberá aparecer al lado del botón Seleccionar Archivo y se deberá presionar click en el botón Cargar Archivo, para proceder a adjuntarlo a la solicitud. Mientras se carga el archivo en los servidores del SIA, deberá aparecer un mensaje que indique que la carga se encuentra en curso y una vez esta ha finalizado exitosamente, el sistema mostrará el Mensaje Documento Cargado con Éxito!!! 15

17 Paso 4: Consultar Archivos Cargados Cuando se ha finalizado la carga del archivo, este deberá aparecer listado en una grilla de visualización de archivos cargados, tal y como la que se muestra a continuación: Esta grilla de archivos cargados ofrece los siguientes elementos: - Fecha de Carga: fecha y hora en que se adjuntó el archivo a la solicitud. - Ver Documento: Permite visualizar el archivo cargado - Eliminar: Permite borrar el archivo que ha sido cargado en caso de que este requiera ser cambiado o removido de la solicitud 16