CAPÍTULO 3 SELECCIÓN DE PROVEEDORES DIVERSOS DE FRUTAS Y VERDURAS 3.1 HERRAMIENTAS PARA SELECCIÓN DE PROVEEDORES DIVERSOS

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1 CAPÍTULO 3 SELECCIÓN DE PROVEEDORES DIVERSOS DE FRUTAS Y VERDURAS 3.1 HERRAMIENTAS PARA SELECCIÓN DE PROVEEDORES DIVERSOS Las oportunidades y proyecciones que presenta el sector de frutas y verduras, contrasta con el poco interés que se pone a los proveedores de este tipo de productos. Una mayor atención a éstos puede ser una ventaja para desarrollar dichas oportunidades y aprovechar nuevos nichos de mercado, ya que al tener buenos proveedores, además de asegurar productos de calidad puede reducir costos por devolución de productos, por la inspección de insumos, costos por reproceso o desperdicio generados por producto no conforme entregados por el proveedor, entre otros. Dado el papel preponderante que juegan los proveedores, es necesario hacer una muy buena selección de los mismos. Esto debe realizarse en base a criterios claros que permitan tener una visión objetiva de la capacidad de cada uno de los proveedores potenciales para satisfacer las necesidades de la organización. En la tarea de seleccionar proveedores es de mucha utilidad contar con herramientas que establezcan los criterios adecuados y controlen el cumplimiento de los requerimientos del cliente, con el fin de proveerse de recursos que satisfagan sus necesidades y propicien el crecimiento de la empresa. Una buena selección de proveedores puede lograrse a través de la determinación de metodologías de evaluación que permitan cuantificar criterios y realizar comparaciones numéricas sobre el rendimiento de los proveedores. Es muy importante lograr que estas herramientas constituyan un programa que funja como elemento de control, es decir, algo mantenido en el tiempo que dé un verdadero 25

2 seguimiento a los proveedores, evitando convertirlas en una simple actividad de entrada o de registro que guarde información obsoleta. Para no caer en este problema, se puede hacer uso de otra herramienta que asegure el buen desarrollo del programa de evaluación, con la que se pueda medir la efectividad de los procesos que se dan para realizar una buena selección de proveedores, esta es la competencia de la auditoría de procesos de evaluación de proveedores. Esta herramienta desarrolla una serie de aspectos que cumplidos pueden servir como estándares de conformidad que den pie a una tercera herramienta: la certificación de los procesos de evaluación de proveedores. La certificación es un soporte dado por un tercero que brinda la confianza de que se está cumpliendo estándares de conformidad especificados en un código o norma referente al campo de desarrollo en cuestión Evaluación de proveedores de frutas y verduras La evaluación de proveedores es una herramienta de selección en la cual se asignan ponderaciones o cuantificaciones numéricas a ciertos criterios de selección. Estos criterios son determinados previamente según las características que deben cumplir los insumos que se buscan. La ponderación que se otorga establece el grado de importancia de estos requerimientos, y sirve para realizar comparaciones cuantitativas en base a unos mismos parámetros, con lo cual se logra una selección objetiva entre una gran gama de proveedores. En el proceso de evaluación de proveedores se pueden diferenciar 2 fases: 26

3 a) Evaluación inicial. Tiene por objeto la aprobación inicial de un proveedor potencial o la ratificación de compra de suministros de proveedores habituales. b) Seguimiento de proveedores. Tiene por objeto la comprobación de que el proveedor mantiene regularmente la calidad de los materiales y servicios solicitados, así como las demás consideraciones establecidas. En la figura 7 se presenta un diagrama general del proceso de evaluación de proveedores Fig. 7. Fases del proceso de evaluación de proveedores Fuente: foro proveedores En la ejecución práctica del proceso, las organizaciones utilizan diversos métodos, en los que se incluyen registros, bases de datos, herramientas informáticas, entre 27

4 otros. Cualquiera que sea el método que se utilice es primordial establecer los criterios en base a los cuales se llevará a cabo la evaluación. Por ejemplo, para la evaluación de proveedores de frutas y verduras se pueden considerar los criterios propuestos en la tabla 2. Cabe aclarar que estos pueden variar y hasta ser sustituidos o eliminados, si un evaluador lo considera conveniente, como se ha dicho antes, los criterios son establecidos según los requerimientos de lo que se busca. Una vez establecidos criterios de selección, se definen y aplican los parámetros de ponderación y lleva a cabo la calificación, obteniendo un resultado cuantitativo que puede comparase entre los diversos proveedores a quienes se les aplique el método. Tabla 2. Criterios de evaluación de proveedores de frutas y verduras Categoría Técnico Estratégico CRITERIO Tamaño/peso del producto Coloración Estado de madurez Empaque Aplicación de normas de inocuidad Ubicación Transporte con que cuenta Horario de atención Variedad de productos que ofrece Certificaciones Comercial Capacidad de cantidad de entrega Cumplimiento de plazo de entrega Servicio al cliente Planes de pago que ofrece Precio Respuesta frente a reclamos Fuente: elaboración propia. 28

5 Como se ha mencionado anteriormente, el proceso de evaluación de proveedores consta de dos fases, en una evaluación inicial es conveniente calificar todos los criterios propuestos. Para la segunda fase, el seguimiento de proveedores, no será necesario volver a calificar algunos de los criterios, tal es el caso de la categoría de criterios estratégicos, por ejemplo: ubicación y transporte, a menos que el proveedor cambie de sede, siempre será la misma calificación. A través de la evaluación de proveedores se logra reducir altos costos de calidad generados tanto por la inspección de insumos, como por los costos de calidad por reproceso o desperdicio, generados por producto no conforme entregados por el proveedor Auditoría de procesos de evaluación de proveedores de frutas y verduras La auditoría es un examen detallado que evalúa el funcionamiento de un programa o proceso, se realizan con el fin de determinar si un programa está siendo aplicado y si este es efectivo. Para el caso de una auditoría en la selección de proveedores de frutas y verduras puede verificarse el cumplimiento de tres aspectos: Las formas de contacto y registro de proveedores, la calidad de los proveedores y el manejo de los procesos de evaluación en sí. Estos aspectos los pueden desglosarse en los siguientes puntos: Contacto y Registro de proveedores 1 La base de datos ha sido actualizada en el último año? 2 Ha consultado guías de proveedores? (si tiene 90% proveedores tipo A N/A) 3 Ha hecho nuevos contactos con proveedores? 29

6 4 Registra en base de datos cada proveedor que contacta? 5 Mantiene registros de evaluación de todos sus proveedores? 6 Las evaluaciones que mantiene en sus registros datan de los últimos 6 meses? Calidad de proveedores 7 El 80% de sus proveedores le brindan respaldo de certificaciones? 8 Al menos el 90% de proveedores que le suministran son tipo A? 9 Tiene documentados mecanismos de desarrollo para sus proveedores tipo C y D? 10 Al menos el 10% de sus proveedores actuales han subido de puntuación? Proceso de Evaluación 11 Tiene documentados los procedimientos de evaluación? 12 Tiene documentados los criterios de evaluación que aplica? 13 Aplica los mismos criterios de calificación a todos los proveedores? 14 Maneja la misma escala de calificación para todos los proveedores? 15 Actualiza la fecha de registro cada vez que utiliza la herramienta de evaluación? 16 Guarda archivos como registro históricos de las evaluaciones que realiza? Los puntos de auditoría planteados, se basan en los diversos procesos que se dan en las fases de selección de proveedores. El realizar auditorías de procesos en la selección de proveedores, puede tomarse como una estrategia que asegura un buen abastecimiento a largo plazo. Si la herramienta es bien llevada será una ventaja que propicie la consolidación de relaciones de excelencia y lealtad con los proveedores. 30

7 3.1.3 Certificación de procesos de evaluación de proveedores de frutas y verduras Una certificación es un soporte documentado dado por un tercero que hace constar que una organización está cumpliendo con estándares de conformidad dados por una norma. Las certificaciones no son de carácter obligatorio, sin embargo son exigidas para llevar a cabo ciertas operaciones, por ejemplo, para exportación de productos frescos se exige un certificado de condición fitosanitaria, en algunos países se requiere de un certificado de buenas prácticas agrícolas, ambos tienen por objetivo demostrar, documentalmente, al comprador de frutas y vegetales que dichos productos han sido producidos bajo condiciones en las cuales se tiene controlado el riesgo de contaminación con agentes que pueden ocasionar daño a la salud. En el Salvador esa certificación es otorgada por el MAG. Existen distintos tipos de certificaciones, en primer lugar se distingue entre certificaciones de productos y certificaciones de procesos. La certificación de producto valora la correspondencia de los requisitos establecidos y el producto entregado, mientras que la certificación de procesos, más que el producto final, asegura la manera de hacer el producto, es decir, la correspondencia entre estándares establecidos para hacer algo y las acciones reales que se llevan a cabo. Así, por ejemplo, una empresa puede tener certificaciones de calidad para los procesos administrativos, pero esa misma empresa pudiera no tener productos certificados; o por el contrario, la empresa elabora productos con sellos de certificación pero no tiene certificados sus procesos administrativos; o de la misma forma una empresa puede tener ambas certificaciones. Para obtener la certificación es necesario llevar a cabo un proceso de evaluación y auditoría en los aspectos que se quiere certificar, si la institución que opta a la certificación cumple con los estándares establecidos en la norma, debe recibir el 31

8 sello que lo acredite como organismo certificado en el aspecto evaluado. En el capítulo 4 se desarrolla una herramienta base para verificar la adecuación de procesos de evaluación de proveedores de frutas y verduras, bajo los estándares ISO 9001, establecidos en el punto 7.4 de dicha norma. El mètodo no otorga ningún tipo de certificación, sino que establece que los procesos de evaluación realizados por la organización cumplen con los requisitos del 7.4 para la certificación ISO