TEMA I EL SISTEMA SAP R/3

Transcripción

1 TEMA I EL SISTEMA SAP R/3 INTRODUCCIÓN El Sistema SAP R/3 en su versión estándar presenta una amplia selección de informes, para acceder a ellos se podrá llegar por dos caminos, llegando al mismo destino, la forma más directa de acceder es a través del módulo Sistema info en el menú principal, ó bien accediendo a los sistemas info específicos de cada módulo, con lo que habrá que ejecutar la correspondiente transacción a través del acceso al módulo respectivo. Aparte de los informes que ofrece el sistema, el usuario al acceder a un informe determinado, una vez en él, el sistema le permitirá la realización de una amplia gama de operaciones, que le posibilitará personalizarlo a sus necesidades, con lo cual será el propio usuario quien podrá crear el informe que más se adecue para la obtención de la información pertinente. Para ello, el objetivo de este manual, más que definir los tipos de informes que ofrece SAP R/3, es ofrecer una guía de las distintas operaciones que pueden llevarse a cabo sobre un informe con el fin de que luego sea el propio usuario el que empleando estas funciones que le da el sistema, el que sea capaz de definir sus informes de la mejor forma que pueda para obtener la información que desea presentar. Para acceder al sistema de informes de SAP R/3 el camino a seguir es a través del menú principal ir a Sistema Info, desplegándolo aparecerán todos los módulos y dentro de cada módulo los respectivos informes estándar que ofrece el sistema R/3: Esta es la manera más rápida y cómoda de acceder al sistema de informes, pero también se podrá realizar accediendo a través de cada módulo, puesto que cada uno recoge los informes específicos del mismo. Como se puede observar, SAP en su paquete estándar ofrece una amplia selección de informes, a su vez en cada informe podrán realizarse diversidad de funciones con lo que el usuario dispondrá de múltiples opciones a la hora de trabajar con los informes, de modo que él mismo podrá modificarlos con el fin de que se adecuen a sus necesidades de la manera que estime más conveniente. A continuación vamos a acceder a los distintos informes que ofrece el Sistema para Centros de coste: 1

2 INFORMES DE CENTROS DE COSTE Posicionándonos sobre cada uno de los tipos de informes los desplegamos y accedemos al tipo de informe que precisemos. Seleccionaremos uno de los informes estándar y sobre él explicaremos las distintas posibilidades que permite el sistema. Vamos a tratar un informe de partidas individuales de centros de coste. Para acceder a él podrá ejecutarse la transacción por dos caminos: Vía Sistema info: contabilidad CeCo Patidas individuales CeCo: Partidas individuales reales KSB1 Vía Controlling: Finanzas Controlling Contabilidad de centros de coste Sistema info Informes de la contabilidad CeCo Patidas individuales CeCo: Partidas individuales reales KSB1 Como puede verse es más directo el acceso a través de la primera transacción, entrando por Sistema info. Accedemos a la pantalla inicial del informe: 2

3 En ella introduciremos los datos que queremos tratar en el informe. Podemos introducir un centro de coste ó varios centros de coste, ó un grupo de centros de coste. Introducimos la fecha para la cual queremos recoger la información y ejecutamos, (icono en forma de reloj): Nos aparece esta pantalla que recoge las imputaciones que se han realizado en los centros de coste que hemos seleccionado, a partir de esta pantalla podremos realizar distintas operaciones y ver una serie de documentos. 3

4 Para IMPRIMIR un informe de SAP, desde la pantalla del informe, yendo por el menú a: Lista Imprimir: En dispositivo de salida se introduce la impresora por la cual se va a imprimir el informe, se puede imprimir todo el informe o indicar las páginas que se quieren imprimir, el tipo de prioridad de la impresión. 4

5 Los informes del sistema SAP R/3 pueden exportarse a un fichero Excel y desde él realizar las modificaciones que se quieran, así como todas las operaciones que pueden efectuarse en una hoja de cálculo. Para ello hay que ir por el menú a: Lista Exportar Hoja de cálculo del coste Vamos a exportar el informe a una hoja Excel: Ejecutamos la transacción ó hacemos clic en el icono: Nos aparece una ventana que nos indica el número de líneas y columnas del objeto que estamos exportando y nos pide que seleccionemos el tipo de tabla a la que lo vamos a exportar, dando como opciones: - Excel macros SAP - Tabla - Tabla pivote 5

6 Seleccionamos opción Tabla, damos Enter, aparecerá otra ventana de confirmación que se está exportando el objeto a Microsoft Excel. Volvemos a dar otro Enter : El Sistema exporta el informe a una hoja de cálculo, desde aquí se podrá trabajar el informe con todas las posibilidades que ofrece Excel, permitiendo realizar las modificaciones que se estimen oportunas y pudiendo introducir las fórmulas necesarias para obtener los cálculos que sean precisos. También existe la posibilidad de transferir el informe a un fichero local, para ello el camino a seguir es bien vía menú: Lista Exportar Fichero local, ó seleccionando el siguiente icono: Al ejecutar dicha transacción ó al hacer clic sobre el icono, aparecerá una ventana que nos preguntará el tipo de formato con qué se grabará la lista, presentando las siguientes opciones: 6

7 - Sin conversión - Hoja de cálculo - Formato de texto enriquecido - Formato HTML Seleccionando una opción y dando Enter : Tenemos que seleccionaremos el fichero donde queremos guardar el archivo que recoge el informe. En la exportación no se tienen en cuenta los filtros, ni clasificaciones, ni totales ni subtotales. 7

8 INFORMES ESTÁNDAR SAP R/3 INFORMES DE CENTROS DE COSTE COMPARACIONES PLAN / REAL CENTROS DE COSTE: COMPARACIÓN REAL / PLAN / DESVIACIÓN contabilidad CeCo Comparaciones plan / real Centros de coste: Real / Plan / Desviación S_ALR_ El informe sirve para comparar datos reales y plan en la contabilidad de centros de coste. Además de los costes, también se visualizan el volumen contabilizado de las clases de actividad y los valores estadísticos. Desde este informe se puede pasar a los siguientes informes mediante la interfase informe / informe: - Centros de coste: Partida individual real - Centros de coste: Resumen de planificación - Centros de coste: Partida individual plan - Centros de coste: Desglose de período real/plan - Clases de actividad: Desglose de período - Valores estadísticos: Desglose de período - Centros de coste: Desglose por interlocutor - Centros de coste: Desglose por operación - Área: Real / Plan 2 monedas - Visualización de textos explicativos de planificación CARACTERÍSTICAS ADICIONALES INFORME: ÓRDENES ASIGNADAS / ELEMENTOS PEP contabilidad CeCo Comparaciones plan / real 8

9 Características adicionales Informe: órdenes asignadas / Elementos PEP S_ALR_ El informe visualiza por centro de coste o grupo de centros de coste los costes reales o plan. Asimismo se visualizan los costes reales y plan que se generan en órdenes y elementos PEP y que están asignados al centro de coste o al grupo de centros de coste. Esta asignación se almacena en los datos maestros de la orden o del elemento PEP correspondiente indicando un Centro de coste responsable. INFORME: ÓRDENES ASIGNADAS / CENTROS DE COSTE Finanzas Controlling Ordenes CO Comparaciones plan / real Lista de Ordenes S_ALR_ COMPARACIONES REAL / REAL CENTROS DE COSTE: COMPARACIÓN TRIMESTRAL contabilidad CeCo Comparaciones real / real Centros de coste: Comparación trimestral S_ALR_ Este informe compara los costes reales de los cuatro trimestres de un ejercicio por separado según cargos y abonos por: - clase de coste - grupo de clases de coste También se tienen en cuenta contabilizaciones estadísticas. Seleccionando la interfase informe / informe el sistema permite pasar al informe Centros de coste: Real/Plan/Desviación. 9

10 CENTROS DE COSTE: COMPARACIÓN EJERCICIOS contabilidad CeCo Comparaciones real / real Centros de coste: Comparación ejercicios S_ALR_ Este informe compara por separado los costes reales del año en curso con los de los dos últimos años en función de los cargos y abonos por: - clase de coste - grupo de clases de coste También se tienen en cuenta las contabilizaciones estadísticas. COMPARACIONES TEÓRICO / REAL CENTROS DE COSTE: COMPARACIÓN REAL / TEÓRICO / DESVIACIÓN contabilidad CeCo Comparaciones teórico / real Centros de coste: Real / Teórico / Desviación S_ALR_ Este informe es similar al de comparación real / plan / desviación, enumera los datos reales y teóricos de un área de centros de coste o de un único centro de coste. Además de los costes, también se visualizan las cantidades contabilizadas de las clase de actividades y de los valores estadísticos. Ejecutando la interfase informe / informe se puede pasar a los mismos informes que para el de comparación real / plan / desviación: - Centros de coste: Partida individual real - Centros de coste: Resumen de planificación - Centros de coste: Partida individual plan - Centros de coste: Desglose de período real/teórica - Clases de actividad: Desglose de período - Valores estadísticos: Desglose de período 10

11 - Centros de coste: Desglose por interlocutor - Centros de coste: Desglose por operación - Área: Real/Plan 2 monedas - Visualización de textos explicativos de planificación PARTIDAS INDIVIDUALES CENTROS DE COSTE: PARTIDAS INDIVIDUALES REALES contabilidad CeCo Patidas individuales CeCo: Partidas individuales reales KSB1 Este informe recoge imputaciones reales a través de clase de coste y por centro de coste. A través de la interfase informe / informe se puede acceder a los siguientes informes: - Real / Plan / Desviación absoluta / Desviación % - Comparación real / Plan con interlocutor - Real / Comprometido / Total / Plan moneda sociedad CO 11