Normas Sobre Misiones Comerciales Directas

Transcripción

1 Normas Sobre Misiones Comerciales Directas 1) Solicitud y aceptación de la misión. La solicitud para realizar una misión deberá recibirse en la Oficina Comercial a finales del año precedente al de realización. Una vez recibidas todas las solicitudes, así como el calendario anual de actividades del ICEX, la Oficina Comercial confirmará su disponibilidad y, en este caso, las fechas más convenientes para realizar la misión. 2) Información a remitir a la Oficina Comercial y plazo de recepción. Una vez confirmada la misión y fijadas las fechas, la Oficina Comercial deberá recibir, con un mínimo de 7 semanas de antelación a la fecha de inicio, la siguiente información relativa a cada una de las empresas participantes. Por razones de capacidad el numero de empresas participantes que requieran preparación de agenda de entrevistas por parte de la Oficina Comercial no debe ser superior a 5: Ficha, cumplimentada en su totalidad. (anejo I) Página web en inglés. Para decidir sobre la conveniencia de conceder entrevistas, los importadores canadienses exigen sistemáticamente que las empresas solicitantes dispongan de página web, operativa y en inglés, con información relevante y suficiente sobre la empresa y sus productos, que les permita decidir si estos pueden ser de su interés. 10 catálogos en inglés. Estos catálogos deberán contener también información relevante y suficiente desde el punto de vista de los importadores. Esta información es imprescindible para que la Oficina Comercial pueda llevar a cabo los contactos y gestiones ante los importadores canadienses. La recepción incompleta o fuera de plazo de esta información implicará la eliminación de la empresa y, en su caso, la cancelación de la misión en el calendario de actividades de la Oficina Comercial. 1

2 3) Con antelación a la realización de la misión, la Oficina Comercial comunicará los resultados de los contactos con los importadores y las posibilidades de la misión. Las tensiones competitivas a las que esta sometido el mercado canadiense implican que a partir de 5 entrevistas concedidas a una empresa, los resultados puedan considerarse buenos. Por otra parte, debe subrayarse que el hecho de que una empresa solicite participar en una misión, no implica necesariamente que su producción sea de interés para los importadores canadienses. La experiencia demuestra que a un porcentaje variable de las empresas solicitantes, los importadores no les conceden entrevistas, o lo hacen en tan escaso número, que no se justifica el desplazamiento de la empresa o, en su caso, la realización de la misión. En consecuencia, con aproximadamente 2 semanas de antelación, dependiendo de la velocidad de reacción de los importadores, la Oficina Comercial comunicará a la entidad solicitante y a cada una de las empresas, las entrevistas concedidas al objeto de que, a la vista de los resultados, puedan evaluar la conveniencia de realizar o participar en la misión. 4) Necesidad de informar a la Oficina Comercial sobre la existencia de agentes, representantes y distribuidores Las empresas participantes deberán comunicar a la Oficina Comercial si ya cuentan con agente, representante, o distribuidor, y el grado de compromiso adquirido. En muchos casos, la existencia de estos compromisos previos impide la búsqueda de otros contactos. La ocultación de este dato afecta muy negativamente, tanto a la imagen de la exportación española en general, como a la credibilidad de la Oficina Comercial ante los operadores canadienses, credibilidad de la que depende su capacidad para ayudar a otros exportadores españoles en el futuro. En el caso de que, durante la preparación de una agenda para una empresa, se detectase que ésta cuenta ya con distribuidor y/o está concertando visitas por si misma, sin haber informado previamente a la Oficina Comercial, se suspenderá la preparación de la agenda y se cancelarán las visitas ya concertadas. 2

3 5) Empresas con el mismo producto no deben participar en la misma misión La misión no deberá incluir empresas que pretendan exportar productos idénticos, o tan similares, que la agenda objetivo de entrevistas sea la misma. La experiencia demuestra que éste tipo de situaciones afecta negativamente, tanto a la imagen de la oferta exportable española, como a los intereses de las propias empresas participantes que se ven obligadas a competir entre si, frente a cada uno de los posibles compradores canadienses. 6) Características de las entrevistas Itinerario Dada la extraordinaria extensión geográfica de Canadá, las misiones suelen concentrarse en los dos centros económicos más importantes, Toronto y Montreal. Sin embargo, el itinerario concreto para cada empresa nunca puede fijarse de antemano, ya que el mismo depende de las entrevistas que concedan los importadores respectivos. Idiomas Las entrevistas se realizan en inglés (Toronto) y en inglés o francés (Montreal). La persona que acuda a las entrevistas debe conocer estos idiomas. Las entrevistas a través de intérprete afectan negativamente a la imagen de la empresa ante el posible comprador. No obstante, y en el caso de que la empresa lo requiera, la Oficina Comercial puede facilitarle listado de intérpretes para su contratación directa. Las Oficinas Comerciales no están autorizadas a contratar servicios a nombre de o para terceros. Lugar de celebración Los importadores suelen conceder las entrevistas en sus propios locales. La gran extensión territorial de las ciudades canadienses implica la necesidad de utilizar taxi para los desplazamientos con un presupuesto medio diario en torno a 150 $ Cad., cantidad que puede verse fácilmente superada si los traslados se realizan a núcleos urbanos o industriales colindantes. Puntualidad Es muy importante llegar con la máxima puntualidad a las entrevistas, ya que se considera una descortesía no llegar a la hora acordada y este hecho puede tener un efecto muy negativo en el desarrollo de la misma. 3

4 Compromiso de atender todas las entrevistas programadas La entidad solicitante de la misión y las empresas participantes se comprometen a acudir a todas las entrevistas programadas por la Oficina Comercial o, en caso de fuerza mayor, a solicitar su cancelacion con la mayor antelación posible. La incomparecencia es una gravísima descortesía que prácticamente elimina la posibilidad de que el importador canadiense que la sufre conceda entrevistas a empresas españolas en el futuro. 7) Seguimiento y evaluación de los resultados de la misión Es importante que, al término de la misión, las empresas participantes cumplimenten el breve cuestionario que se adjunta como anejo II, y que recoge información sobre el grado de interés de los operadores canadienses entrevistados y los resultados obtenidos. Ello permitirá a la Oficina Comercial incrementar su fondo de información y así poder ayudar mejor a los exportadores españoles en el futuro. 4

5 ANEJO I 1. Datos sobre la empresa participante: MISION COMERCIAL DE... FICHA DE EMPRESA NOMBRE EMPRESA:.....NIF: DIRECCIÓN: TEL:.FAX:... EAIL: PÁGINA WEB (operativa y en inglés):..... NOMBRE DE LA PERSONA QUE PARTICIPA EN LA MISION:... CARGO: MOVIL:... FACTURACIÓN ÚLTIMO EJERCICIO:... EXPORTACIÓN ÚLTIMO EJERCICIO: DESTINO DE LAS EXPORTACIONES CUANTÍA DE LAS EXPORTACIONES ( ) 2. Datos sobre el Producto. Descripción de los productos (en inglés) Posiciones arancelarias (6 dígitos) Sectores cliente 1

6 3. Precisa de Programa de Entrevistas? SÍ NO 4. Dispone de agente / representante o distribuidor en Canadá? SÍ NO En caso afirmativo, detalle el nombre de la empresa, el grado de compromiso y el área geográfica comprometida. 5. Experiencia previa en el mercado canadiense (asistencia a ferias, exportaciones realizadas etc.): Canales de distribución que considera puedan tener interés por su producto en Canadá : Empresas concretas que desea sean contactadas por la Oficina Comercial: Empresa Dirección teléfono persona de contacto (en caso necesario, adjunte lista completa) 8. Otras sugerencias de utilidad para la preparación de la agenda de entrevistas: 2

7 ANEJO II CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTACTOS CON OPERADORES CANADIENSES Les rogamos cumplimenten este breve cuestionario sobre cada una de las empresas con las cuales se le programó entrevista por parte de la Oficina Comercial de España en Toronto. Ello nos permitirá incrementar nuestro fondo de información sobre firmas canadienses y así poder ayudar mejor a los exportadores españoles en el futuro. Puede Ud. entregar el cuestionario en nuestras oficinas o bien enviarlo por fax, a ser posible dentro de los 10 días siguientes a su regreso a España. Muchas gracias por su colaboración. I. DATOS DE LA MISIÓN: CÁMARA O ENTIDAD ORGANIZADORA: FECHAS DE LA MISIÓN: EMPRESA PARTICIPANTE: SECTOR/PRODUCTO: NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA PARTICIPANTE: II. VALORACIÓN INDIVIDUAL DE LAS ENTREVISTAS REALIZADAS: ENTREVISTA 1 Agente/ Repres. ( ) Distrib. ( ) Importad. ( ) Mayor ( ) Minor ( ) Otros ( ) ENTREVISTA 2 1

8 ENTREVISTA 3 ENTREVISTA 4 ENTREVISTA 5 ENTREVISTA 6 2