Manual de usuario de Solmicro BI. Página 1

Transcripción

1 Manual de usuario de Solmicro BI Página 1

2 Índice 1. Estructura general del sistema, 2. Estructura de presentación de la información, 3. Acceso a Solmicro BI y los diferentes cuadros de mando, 4. Partes que componen un cuadro de mando, 5. Barras de herramientas, 6. Selector de páginas, 7. Panel central, 8. Tablas, 9. Visor OLAP, 10. Gráficos, 11. Indicadores, 12. Mapas, 13. Aplicación de Filtros, 14. Segmentadores, 15. Filtros de página, 16. Secuencias de filtrado, 17. Organizar información en tablas, 18. Drill down, 19. Geolocalización, 20. Acciones: Exportar a Excel y PowerPoint 21. Estilos de presentación, ANEXO: Puesta en marcha del sistema: Primer acceso Página 2

3 Estructura general del sistema Las partes que componen el sistema de inteligencia de negocio Solmicro BI son las siguientes: 1.- BASE DE DATOS 2.- PROCESOS DE CARGA 3.- DATAWAREHOUSE 4.- PROCESO DEL CUBO 5.- CUBO OLAP 6.- CUADROS DE MANDO SOLMICRO BI Es la base de datos en la que reside la información origen, se trata normalmente de la base de datos del ERP Se carga la información desde la base de datos origen, a través de procesos de integración, hasta una BD DATAWAREHOUSE El DATAWAREHOUSE contiene la información necesaria para la explotación en Solmicro BI Se ejecuta un proceso de trasformación de la base de datos DWH (registros) a una estructura multidimensional (Cubo) El cubo es una estructura de datos multidimensional que permite la consulta rápida de la información y su análisis desde varios puntos de vistas Es el interface que permite que el usuario pueda consultar la información que necesita de forma rápida y con el formato adecuado. En este documento, dado que es el manual de usuario de Solmicro BI, nos centraremos en el punto 6 del esquema anterior. Página 3

4 Visor de Cuadros de Mando Solmicro BI: Estructura de presentación de la información Solmicro BI es un interface de presentación de la información en la que ésta estará ordenada y clasificada según: - Nivel 1: Cuadros de mando. Ejemplo: Habrá un cuadro de mando financiero, uno de ventas, uno de compras y, en general, uno por cada área de la empresa. - Nivel 2: Páginas. Ejemplo: Dentro del cuadro de mando financiero habrá una página para el análisis del endeudamiento, otra página para el valor añadido, etc. Una página por variable a analizar. - Nivel 3: Elementos de presentación Ejemplo: Dentro de la página valor añadido habrá un elemento gráfico para ver la evolución de la producción y de las ventas, otro elemento grafico para ver la evolución de los costes y un cuadro de datos para poder ver en detalle la procedencia de los ingresos y de los costes. Vamos a ver cómo podemos acceder a todas estas informaciones. Acceso a Solmicro BI y los diferentes cuadros de mando Accedemos a Solmicro BI mediante el doble clic en el acceso directo e indicamos nuestras claves de acceso. Solmicro BI nos presentará el último cuadro de mando con el que hayamos trabajado (ventas, financiero, compras). Podremos seguir trabajando con ese cuadro de mando o podremos acceder a otro cuadro de mando. Si queremos cargar otro cuadro de mando, acudiremos a la opción de cargar configuración. Para acceder a otro cuadro de mando: Pulsamos el botón Cargar Configuración localizado en la parte superior izquierda de la pantalla. Esto mostrará la pantalla para seleccionar una configuración de cuadro de mando. Para cargar una de las configuraciones, la seleccionamos y pulsamos Aceptar Página 4

5 Se cargará el cuadro de mando seleccionado y podremos empezar a trabajar con él. Partes de que componen un cuadro de mando La forma en la que se presenta la información es configurable por lo que la apariencia puede ser en cada caso diferente. No obstante siempre hay 3 partes en el cuadro de mando: 1. Barra de herramientas, localizada en la parte superior de la pantalla, existen dos grupos de botones situados uno a cada lado. En la parte central de la barra se encuentra el título del cuadro de mando seguido del nombre de la página del cuadro de mando en el que nos encontremos. 2. Panel central, Panel central, que es donde van a estar situados los diferentes elementos que nos van a presentar la información. 3. Selector de páginas, que está localizado en la parte inferior de la pantalla, en ella se encuentran las diferentes páginas de las que está compuesto el cuadro de mando con el que estemos trabajando. Haciendo clic sobre las pestañas navegaremos entre las páginas de nuestro cuadro de mando. Veamos cómo trabajar con estos elementos, Página 5

6 Barras de Herramientas La barra de herramientas contiene las siguientes opciones en su parte izquierda: - Nueva Configuración: permite acceder al modo de edición de cuadros de mando para crear una configuración completamente nueva desde cero. Antes de llegar al modo de configuración deberá indicar los datos de conexión del servidor en el que se encuentran las bases de datos de los cuadros de mando. - Cargar Configuración: permite acceder al cuadro de selección de cuadros de mando, para cargar una nueva configuración. - Importar Configuración XML: permite integrar configuraciones de cuadros de mando a nuestra aplicación, desde una localización específica. - Exportar Configuración XML: permite guardar la configuración con la que hemos trabajado en un fichero XML para poder utilizarla posteriormente. - Cambiar Estilo: permite seleccionar un estilo del cuadro de mando. La parte derecha de la barra de herramientas nos ofrece las siguientes opciones: - Exportar a PowerPoint: nos permite exportar la imagen actual de los cuadros de mando a una presentación de PowerPoint. - Editar Configuración: permite acceder a las herramientas de configuración y diseño de los cuadros de mando, con las que podrá editar el diseño del cuadro de mando actual. Selector de Páginas Un cuadro de mando tendrá (en general) varias páginas y en cada una de ellas se presentarán varios elementos de información (grafica o numérica) que hacen referencia a un aspecto a controlar. Por ejemplo, dentro del cuadro financiero hay una página en la que se presentan informaciones específicas que incluyen el ratio de Endeudamiento de nuestra compañía, otra página con informaciones específicas relativas a la Solvencia, otra al Valor Añadido, otra a la Rentabilidad, etc. Podremos navegar entre las diferentes páginas de un cuadro de mando mediante la barra de herramientas situada en la parte inferior de la pantalla. Página 6

7 Panel central Es la parte principal en el que se presentan las informaciones bien de forma gráfica o de forma numérica a través de los diferentes elementos de representación disponibles en Solmicro. Los elementos de representación principales en Solmicro BI son: 1. Tablas, 2. Visor OLAP 3. Gráficos, 4. Indicadores 5. Mapas Tablas Es un formato de representación simple en la que la información numérica se representa agrupada en filas y columnas. Página 7

8 Visor OLAP Nos permite analizar los datos en tablas dinámicas. Éstas nos permiten obtener una información resumida ordenándola por diferentes criterios, obteniendo totales, medias, etc. Su funcionamiento es similar a las tablas dinámicas de Excel. Gráficos Muestran la información en gráficos de diferentes tipos. Página 8

9 Indicadores Muestran la información de los KPI s en un formato de gráficos específico para su lectura. Los KPI s (Key Performance Indicador) son indicadores que representan una medida de rendimiento. Estas nos permiten evaluar el éxito de nuestra organización o bien de una de sus actividades en particular. Mapas Los mapas nos permiten ver la geolocalización de la información, por ejemplo, con un solo vistazo podemos tener la imagen espacial de la localización de nuestra fuerza de ventas. Página 9

10 Acciones para el análisis de la información en los cuadros de mando: Aplicación de filtros Sobre la información general presentada en el cuadro de mando, podrán hacerse varias acciones muy importantes: 1. Aplicar filtros, 2. Entrar en el detalle del origen del dato (drill down). Centrémonos ahora en las acciones de aplicación de filtros. La aplicación de filtros sobre la información que tenemos a la vista en nuestro cuadro de mando podemos hacerla de tres formas, es decir a través de: a. Haciendo clic sobre las propias tablas y gráficos de presentación b. A través de segmentadores c. A través de filtros de página, Sobre las propias tablas y gráficos de presentación Las tablas y gráficos que se encuentran en cada página son interactivos, esto quiere decir que cuando hacemos clic sobre un elemento de clasificación representado en uno de ellos (una fecha, un periodo, un tipo de cliente, etc.) el sistema adopta este clic como una petición de filtro y éste se aplica a toda la información representada el resto de los elementos del cuadro de mando y si volvemos a hacer clic se deshace la aplicación del filtro. Por ejemplo: En el siguiente cuadro analizamos las ventas por Tipo de Cliente y Familias para un Año, Mes y Provincia determinada: Seleccionamos de la tabla Años, las ventas del años Vemos que en la tabla meses Meses se está aplicando un filtro por el cual aparecen sólo los meses del año seleccionados en la tabla anterior (2013). En esta tabla Meses seleccionamos el mes de Enero. En el gráfico de provincias, nos aparecen ya las provincias que han tenido ventas ese año/mes, y realizamos el filtro de la provincia Asturias seleccionando ya sea sobre la leyenda o sobre la parte que corresponde a Asturias dentro del propio gráfico. Tendremos las tablas de Tipos de Cliente y Por Familias, que nos muestran la información de los filtros previamente seleccionados. Página 10

11 Segmentadores Los segmentadores son elementos gráficos de aspecto secuencia de botones que permiten, al hacer clic, filtrar toda la información representada en la página. En el ejemplo anterior hay dos segmentadores (uno de empresa y otro de ejercicio) y se ha filtrado la información de la empresa Demo y de los ejercicios 2012, 2013 y Para seleccionar varios elementos del mismo segmentador es preciso pulsar CTRL + clic. Filtros de Página Tienen exactamente la misma función que los segmentadores (filtrar), pero estos no aparecen explícitamente como un elemento más de la página sino que se encuentran ocultos dentro del visor de cuadros de mando. Podemos desplegarlos pulsando en la parte superior derecha de la pantalla en aquellas páginas en las que estén definidos. Se pueden establecer filtros de página que le permitirán obtener la información filtrada según los criterios que establezca. Página 11

12 Secuencias de Filtrado La información mostrada en el cuadro de mando va a depender de los filtros aplicados. Como en el mismo cuadro de mando puede aplicarse una secuencia de varios filtros, es también importante el orden en que se hayan aplicado estos filtros ya que la información que vemos representada en un elemento depende de los filtros establecidos previamente (filtros escucha). A su vez ese elemento puede utilizarse para incorporar otro filtro adicional (filtro expuesto) que afectará al resto de los cuadros, es decir, a los elementos que no tengan ya previamente aplicado un filtro. Por lo tanto para interpretar correctamente la información que tenemos a la vista en los elementos de un cuadro de mando es muy importante saber cuáles son los filtros que se están aplicando a la información que tenemos a la vista y cuál es su orden de aplicación. Es decir, qué filtros están aplicándose a cada elemento representado en el cuadro de mando. Filtros escucha y filtros expuestos Para poder identificar cuáles son los filtros aplicados en un elemento del cuadro de mando debemos situar el puntero del ratón sobre el botón esquina superior derecha del cuadro o elemento aparecen entonces las opciones siguientes: localizado en la - Filtro escucha: Pulsando sobre este icono el sistema presenta la secuencia de todos los filtros que se han aplicado a la información que se presenta en ese cuadro o elemento. - Filtro expuesto: Pulsando sobre este icono el sistema presenta el filtro que se está aplicando (exponiendo) este elemento y que afecta al resto de los cuadros o elementos del cuadro de mando. - Limpiar filtros: Pulsando sobre este icono se elimina el filtro establecido (o expuesto) en este elemento y todos los que se hayan aplicado de forma posterior a éste. Ejemplo: tenemos un cuadro de mando con elementos que representan las ventas de nuestra empresa. Se han establecido una secuencia de filtros: 1º País = España, 2º Años = 2013, 3º mes enero 2013, 4º Provincia = Asturias. Analizaremos el grafico Provincias para ver qué filtros están afectando a este y en qué secuencia. Página 12

13 Si accedemos a las acciones de filtro escucha sobre el elemento Provincias la lista de filtros que el sistema presenta serán: País / año / mes, por lo tanto en este cuadro se están representado las ventas, clasificadas por provincia, de enero de Como está activado el filtro de provincia (al haber pulsado sobre el segmento Asturias ) el resto de elementos, por ejemplo el cuadro de ventas por familia se representa el desglose de ventas realizadas en enero de 2013 en Asturias. En caso de eliminar el filtro enero 2013, el sistema también eliminará el filtro Asturias ya que lo hemos activado después de haber filtrado por Enero Página 13

14 Organizar información en tablas Pulsando sobre la cabecera de cada columna de un elemento tipo tabla, podremos organizar la información de forma ascendente o descendente. Drill Down Los cuadros de mando nos muestran la información acumulada. Mediante la opción Drill Down podremos acceder al detalle desagregado. Ejemplo: En el siguiente cuadro de mando tenemos el análisis de las ventas del año 2012 por meses: ratio de venta, cantidad vendida y el importe neto de las ventas. Analizaremos el detalle de ventas de este año por Cliente utilizando la opción Drill Down. Hacemos clic derecho sobre el valor del campo Cantidad del mes de Enero. Vemos un desplegable con las opciones para analizar la información seleccionada: ventas por detalle de artículos, centros de coste, cliente, etc. Página 14

15 Seleccionamos Cliente y Pulsamos Aceptar. Se muestra el detalle las ventas por Cliente. En la parte superior de la pantalla se muestra: Una flecha que nos permite deshacer Drill Down y volver a la información previa. La sentencia de la búsqueda realizada que hemos realizado al momento (información a partir de la cual hemos hecho Drill Down). Podemos hacer Drill Down hasta llegar a la información más a detalle que requiramos. Por ejemplo en este punto podríamos ver la información de los artículos por cliente en el mes anteriormente seleccionado. Nota: En este ejemplo hemos visto cómo hacer Drill Down sobre los datos de una tabla, sin embargo, podemos hacer Drill Down utilizando el mismo procedimiento en cualquier otro tipo de gráfico. Página 15

16 Geolocalización Solmicro BI nos permite trabajar con mapas para facilitar la geolocalización de la información. Su funcionamiento se explica mejor siguiendo este ejemplo: en el mapa que vemos debajo, se han configurado las ventas por la localización de nuestros Clientes (puede configurarse para ver cualquier otro criterio). En primera instancia, vemos el mapa completo, por lo que se muestran los clientes por país. Utilizando el zoom, podremos acercarnos a un área definida, con esto los criterios irán modificándose, por país, región, provincia y finalmente por Cliente. Página 16

17 Los mapas son otro tipo de cuadros de mando, con lo cual son igualmente interactivos, podemos seleccionar el área que identifica los clientes por país, región, provincia o individuales, para establecerlo como criterio y filtrar en otros cuadros. Por ejemplo: En la siguiente página, vemos una configuración de varios cuadros de mando que representan las ventas de nuestro producto. Veremos las ventas de nuestros Clientes de una provincia. Además, para completar el ejemplo de cómo se coordina la geolocalización con otros tipos cuadros de mando, analizaremos qué familia de producto es la que más hemos vendido a un Tipo de Cliente y año en concreto. En el cuadro de la geolocalización, seleccionamos los clientes de la provincia: Vizcaya. Vemos cómo los datos de los otros cuadros se modifican y muestran ahora la información de las familias de producto, márgenes de ventas y tipos de clientes de la provincia Vizcaya. Página 17

18 A continuación seleccionamos el segmentador por años y elegimos el año 2013, de forma que ahora tenemos las ventas para los clientes de Vizcaya en el año Vemos que los tipos de cliente con más ventas son los de tipo socios. Seleccionamos socios para ver cuáles son las familias de productos que más les hemos vendido. En el gráfico de Familias de producto, seleccionamos la porción más grande y en el cuadro por familias tendremos como resultado la familia de producto que más hemos vendido a los Clientes de Tipo socios, de Vizcaya, en el año Página 18

19 Acciones: Exportar a Excel y Visualización Las siguientes acciones se muestran en cada elemento del cuadro de mando. Maximizar un elemento. Podemos tener varios elementos diferentes por cada página, esta opción nos permite maximizar la imagen para verla en pantalla completa (dentro del visor). Mediante este botón se despliegan las siguientes opciones: - Exportar a Excel. Exporta los datos contenidos en una tabla a una hoja Excel. - Opciones de filtrado, que ya han sido explicadas en el punto anterior. Página 19

20 Estilos del Visor de Cuadros de Mando Solmicro BI integra diferentes estilos de visualización que podrá seleccionar mediante el botón de la barra de herramientas. - Alternativo, - Gris Claro, - Azul Claro - Tablet Light - Tablet Dark Página 20

21 ANEXO: Puesta en marcha del sistema: Primer acceso En el primer acceso a los cuadros de mando lo primero que veremos es la pantalla de selección del cuadro de mando con el que vamos a trabajar y que en el primer uso del programa, éste no contendrá información ya que no tiene configuraciones almacenadas por lo que pulsamos Cancelar y deberemos importar una configuración desde un fichero XML. Si ya hemos cargado algún cuadro de mando previamente, nos aparecerá el último cuadro de mando utilizado. Importar configuración de XML nos permite integrar configuraciones a nuestra aplicación desde otras localizaciones. Una vez importada la configuración, esta se guardará automáticamente en la base de datos de la aplicación y podrá acceder a ella cada vez que lo requiera, mediante el proceso: Cargar Configuración, que veremos más adelante. El proceso Importar configuración XML se puede realizar en cualquier momento, sólo tiene que seguir estos pasos: Seleccione la opción Importar configuración de XML localizado en la parte superior izquierda de la pantalla. Localice y seleccione el archivo XML con la configuración que va a cargar. Pulse en Abrir. Página 21

22 Una vez importado el cuadro de mando puede empezar a trabajar con los cuadros de mando de Solmicro BI. Continúe al apartado Visor de cuadros de mando para ver sus funcionalidades. Página 22