INTRODUCCIÓN. Nombre del responsable: Entidad Organizadora: Teléfono de contacto: Nombre del Acto: Lugar del Servicio: Fecha: Hora:

Transcripción

1 Modificación de la NORMATIVA PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EN LA UNIVERSIDAD DE MURCIA QUE INCLUYAN SERVICIOS DE RESTAURACIÓN (Aprobada en Consejo de Gobierno de ) INTRODUCCIÓN El Servicio de Calidad y Seguridad Alimentaria (CSA) tiene entre sus funciones velar por el estricto cumplimiento de la normativa tanto sanitaria como de funcionamiento establecida por la Universidad para la realización de eventos que conlleven servicios de catering o similares. También se ocupa de asesorar a la comunidad universitaria sobre las diversas posibilidades de servicios disponibles (lunchs, cafés, vino español, comidas, restaurantes colaboradores etc.), y la manera de realizar los pertinentes trámites. RESERVA DE ESPACIOS Y ELECCIÓN DE MENÚS Todos los actos que se realicen dentro de la Universidad fuera de los recintos de Cafeterías, requerirán una autorización y reserva previa. Para ello, y dependiendo del lugar elegido para la realización del evento y de la naturaleza del peticionario, deberán: Peticiones de Entidades No Universitarias Solicitarán la reserva y autorización del espacio deseado a la Coordinación de Campus a través de su Gestor de Espacios presentándose en su oficina, llamando al o a través del correo electrónico gestesp@um.es. Si se desea utilizar el Centro Social Universitario, deberán realizar la petición a la Coordinación del CSU, presentándose en sus oficinas o contactando con el número /6 o mediante mail a csu@um.es, tras lo cual recibirán una copia de la presente normativa para su conocimiento y cumplimiento. Una vez verificado por los responsables la disponibilidad de espacio, se aplicará la Normativa sobre la utilización de instalaciones universitarias a entidades públicas y privadas aprobada por el Consejo Social el 20 de mayo de 1999 o norma que se encuentre en vigor en el momento de la reserva. Posteriormente, el Gestor de Espacios o el Coordinador del CSU emitirán un correo de autorización debidamente cumplimentado a csa.eventos@um.es con acuse de recibo. Este correo deberá contener debidamente consignados al menos los siguientes apartados: Nombre del responsable: Entidad Organizadora: Teléfono de contacto: Nombre del Acto: Lugar del Servicio: Fecha: Hora: Página 1 de 6

2 Una vez aceptada la reserva del espacio, el Servicio de Calidad y Seguridad Alimentaria, enviará al organizador del evento, por los medios que estime más adecuados, las diferentes opciones de menús para permitir la elección del que se ajuste mejor a sus necesidades. Para confirmar el servicio, el solicitante deberá elegir un menú, rellenar los datos que se solicitan y enviarlo por fax al o escanearlo y enviarlo por correo electrónico a csa.eventos@um.es. Una vez recibida la propuesta, el servicio de Calidad y Seguridad Alimentaria verificará su adecuada cumplimentación, aprobando la solicitud estampando el sello del servicio y enviando copias tanto al catering encargado de realizar el servicio como al propio solicitante. Para este tipo de solicitantes, la empresa de catering podrá exigir un ingreso previo de parte del importe. Tras este paso, el solicitante solo podrá intentar anular la ejecución del acto a través del servicio de Calidad y Seguridad Alimentaria, que deberá verificar si el motivo esgrimido para la petición de anulación cumple los requisitos expresados en la normativa que se apruebe. Una vez realizado el servicio, el catering presentará al organizador la pertinente factura para su cobro. Peticiones de la Comunidad Universitaria Las peticiones se harán exclusivamente a través de una herramienta informática desarrollada por la Universidad de Murcia, donde se iniciará el proceso solicitando la autorización del espacio deseado rellenando los apartados que la aplicación solicite. Estarán autorizados para realizar peticiones por este sistema exclusivamente el personal de la Universidad de Murcia (PAS y PDI). Cuando se trate de actos organizados por el alumnado, las peticiones se realizarán a través de las Direcciones de los Centros o, por mediación del Consejo de Estudiantes, a través del Vicerrectorado competente en materia de alumnos. Tras registrar la petición, el sistema enviará al responsable del espacio un correo con la solicitud para su aceptación o rechazo de manera razonada. Una vez aceptada la reserva del espacio, el solicitante recibirá un correo de confirmación indicando que es necesaria la entrada en el sistema para seleccionar un menú. Una vez seleccionado el menú, la aplicación mostrará el importe que supone la petición, y dependiendo del sistema de pago indicado en la solicitud, el sistema solicitará la introducción de información complementaria, pudiéndose presentar varias opciones: - Si el solicitante desea pagar el evento mediante la generación de una factura con cargo a la Universidad, el sistema demandará la incorporación de la partida presupuestaria o de proyecto sobre la que se cargaría el importe calculado del evento. Una vez introducido el número de la partida, se envía automáticamente un correo al responsable de la misma para que confirme o modifique estos datos, permitiendo a la herramienta verificar la capacidad de pago y validación. Si como resultado de la consulta se comprueba que no existe esa capacidad, el sistema indicará al peticionario la imposibilidad de tramitar la solicitud del evento. Si por el contrario la partida puede cubrir el coste, el sistema pedirá al responsable de la misma la autorización final del cargo, generando un número de pedido y la correspondiente retención de crédito, permitiendo finalmente la tramitación de la solicitud del evento. El cargo definitivo del importe del pedido no se hará efectivo hasta no tener constancia fehaciente de la correcta ejecución del servicio. Página 2 de 6

3 - Si el solicitante desea pagar el evento a través de una entidad externa a la Universidad, el sistema demandará la incorporación de los datos de esa entidad, pudiendo exigir el catering el ingreso previo de una parte del coste del evento - Si el solicitante desea pagar el evento en metálico, el catering emitirá una factura con la indicación Pagada conteniendo los datos del servicio realizado y los datos fiscales de la Universidad para permitir las pertinentes justificaciones o gestiones administrativas que pudieran generarse. Una vez el sistema verifica la conformidad de la solicitud introducida, la herramienta informática emitirá un correo electrónico al catering seleccionado que incluirá los datos necesarios para permitir la correcta ejecución y cobro del servicio. En esta fase, la empresa de catering deberá confirmar o denegar razonadamente la petición. El sistema tras recibir la aceptación del catering, mandará un nuevo mensaje al solicitante confirmándole la ejecución del evento en los términos expresados en la petición registrada. Tras este paso, el solicitante solo podrá intentar anular la ejecución del acto a través del servicio de Calidad y Seguridad Alimentaria, que deberá verificar si el motivo esgrimido para la petición de anulación cumple los requisitos expresados en la normativa que se apruebe. En caso de eventos que vayan a ser pagados con cargo a la Universidad, tras la realización del mismo la persona designada en la petición para validar la correcta ejecución deberá firmar el Visto Bueno en la factura que el catering le presente. Posteriormente el catering deberá solicitar el abono de la factura, presentando en registro la misma correctamente validada junto a la solicitud del evento enviada por el sistema. RESERVA ESPACIOS EN COMEDORES UNIVERSITARIOS Cuando por motivo de la celebración de un evento autorizado por la Universidad, el organizador del mismo desee que los asistentes consuman los menús ofrecidos diariamente en la línea de autoservicio durante el horario de funcionamiento de los comedores universitarios, el Servicio de Calidad y Seguridad Alimentaria estudiará la petición teniendo en cuenta las distintas posibilidades de distribución y organización para garantizar el correcto funcionamiento de la instalación, evitando en el mayor grado posible causar perjuicios a los usuarios habituales. Las formas de pago serán las mismas que se han descrito en el apartado anterior. Entidades No Universitarias Deberán solicitarlo directamente al Servicio de Calidad y Seguridad Alimentaria en el teléfono o por mail a csa.eventos@um.es, El organizador del evento deberá: - proveer a los asistentes de un tique que entregarán en la línea de autoservicio, donde deberá aparecer especificado tanto el nombre del evento, como la fecha y tipo de consumición (menú completo, sencillo, con o sin bebida, etc.) - preveer el número de comensales asistentes y hacerse cargo del importe total de los menús solicitados - no se podrá autorizar la reserva de mesas para su uso exclusivo Página 3 de 6

4 - deberán hacer uso de la línea de autoservicio fuera de las horas de máxima afluencia (14 a 14:45) o utilizar una línea alternativa en aquellos casos en que sea posible su instalación Comunidad Universitaria Deberán hacer la solicitud exclusivamente a través de la herramienta informática desarrollada por la Universidad de Murcia El organizador del evento deberá: - proveer a los asistentes de un tique que entregarán en la línea de autoservicio, donde deberá aparecer especificado tanto el nombre del evento, como la fecha y tipo de consumición (menú completo, sencillo, con o sin bebida, etc.) - preveer el número de comensales asistentes; en caso de incomparecencia de parte de esta previsión, el organizador deberá hacerse cargo del importe de al menos del 80% los menús solicitados - deberán hacer uso de la línea de autoservicio fuera de las horas de máxima afluencia (14 a 14:45) o utilizar una línea alternativa en aquellos casos en que sea posible su instalación - queda reducida la posibilidad de acotar una zona del comedor( nunca superior a la mitad de las plazas) respetando el siguiente horario de a 14 horas de lunes a jueves de a horas los viernes y periodos no lectivos. RESERVA DE ESPACIOS EN PERIODOS NO LECTIVOS O FUERA DE HORARIOS DE APERTURA Cuando la realización del evento de catering se realice total o parcialmente fuera del horario de normal funcionamiento aprobado para las instalaciones universitarias, el organizador del evento deberá hacerse cargo del coste adicional que estas circunstancias puedan originar (horas extras de Auxiliares de Servicios y de Control para la seguridad del centro, Personal de Limpieza y de otra índole que se considere necesario por parte de la Universidad). El sobrecoste será indicado al organizador antes de confirmarse la celebración del evento. CONDICIONES A CUMPLIR POR LOS CATERINGS QUE QUIERAN REALIZAR SERVICIOS EN INSTALACIÓNES DE LA UNIVERSIDAD DE MURCIA Cualquier empresa de restauración que vaya a prestar un servicio de catering dentro de las instalaciones universitarias (excepto los concesionarios de cafeterías y comedores universitarios siempre que organicen el acto en el edificio en que estén ubicados), deberá ser autorizada por el CSA tras la verificación del cumplimiento de la legislación vigente y la disponibilidad de medios materiales y humanos para garantizar un servicio acorde a los estándares establecidos por la Universidad de Murcia. Es decir: - Según lo establecido en el Real Decreto 1712/1991, de 29 de noviembre sobre Registro General Sanitario de Alimentos, las empresas que sirvan productos alimenticios en forma de Lunch, Vino pasado y similares fuera de sus propias instalaciones, están sujetas a contar con la correspondiente inscripción en el Registro General Sanitario, a parte de cumplir toda la legislación sanitaria Página 4 de 6

5 correspondiente a condiciones de transporte, manipulación y mantenimiento de los alimentos. Por ello, deberán remitir una copia del mencionado registro al CSA - Deberán presentar una memoria donde describan al menos, los medios materiales y humanos de los que disponen, precios y condiciones del servicio, así como cualquier otra información que consideren oportuna. - Los precios presentados tendrán vigor para todo el curso académico y deberán ser presentados al servicio de Calidad y Seguridad Alimentaria en la primera quincena de septiembre, no entrando en vigor hasta el inicio del nuevo curso académico RESERVAS EN RESTAURANTES COLABORADORES Esta opción solo estará disponible a través de la herramienta informática desarrollada por la Universidad de Murcia. Estarán autorizados para realizar peticiones de este tipo exclusivamente el personal de la Universidad de Murcia (PAS y PDI) y el Consejo de Estudiantes de la misma a través del Vicerrectorado competente en materia de alumnos. Al realizar la petición de reserva, el usuario deberá seleccionar el Restaurante Colaborador deseado, el menú elegido entre la oferta presentada por el propio restaurante y rellenar los demás datos solicitados, tras lo cual la aplicación mostrará el importe que supone la petición, y dependiendo del sistema de pago indicado en la solicitud, el sistema solicitará la introducción de información complementaria: - Si el solicitante desea pagar el evento mediante la generación de una factura con cargo a la Universidad, el sistema demandará la incorporación de la partida presupuestaria o de proyecto sobre la que se cargaría el importe calculado del evento. Una vez introducido el número de la partida, se envía automáticamente un correo al responsable de la partida para que confirme o modifique estos datos, permitiendo a la herramienta verificar la capacidad de pago y validación. Si como resultado de la consulta se comprueba que no existe esa capacidad, el sistema indicará al peticionario la imposibilidad de tramitar la solicitud del evento. Si por el contrario la partida puede cubrir el coste, el sistema pedirá al responsable de la misma la autorización final del cargo y generara un número de pedido y la correspondiente retención de crédito, permitiendo finalmente la tramitación de la solicitud del evento. El cargo definitivo del importe del pedido no se hará efectivo hasta no tener constancia fehaciente de la correcta ejecución del servicio. - Si el solicitante desea pagar el evento en metálico o con tarjeta financiera, el restaurante entregara al responsable del evento tras la realización del servicio una factura con la indicación Pagada conteniendo los datos del servicio realizado y los datos fiscales de la Universidad para permitir las pertinentes justificaciones o gestiones administrativas que pudieran generarse. Una vez el sistema verifica la conformidad de la solicitud introducida, la herramienta informática emitirá un correo electrónico al restaurante seleccionado que incluirá los datos necesarios para permitir la correcta ejecución y cobro del servicio. En esta fase, el restaurante deberá confirmar o denegar razonadamente la petición. El sistema tras recibir la aceptación del restaurante, mandará un nuevo mensaje al solicitante confirmándole la ejecución del evento en los términos expresados en la petición registrada. Página 5 de 6

6 Tras este paso, el solicitante solo podrá anular la ejecución del acto a través del servicio de Calidad y Seguridad Alimentaria, que deberá verificar si el motivo esgrimido para la petición de anulación cumple los requisitos expresados en la normativa que se apruebe. En caso de eventos que vayan a ser pagados con cargo a la Universidad, tras la realización del mismo la persona designada en la petición para validar la correcta ejecución deberá firmar el Visto Bueno en la factura que el restaurante le presente. Posteriormente el restaurante solicitará el abono de la factura, presentando en registro la misma correctamente validada junto a la solicitud del evento enviada por el sistema. Página 6 de 6