GUIA DE USO MEJORAS AGENCIA VIRTUAL EMPRESAS

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1 GUIA DE USO MEJORAS AGENCIA VIRTUAL EMPRESAS Para CONFIAR Cooperativa Financiera es muy importante mantener una constante comunicación con las empresas que cuentan con nuestro servicio de Agencia Virtual Empresas, y más nos place cuando ésta es para comunicarles noticias positiva acerca de la dinámica innovadora de nuestro portal. Con el objetivo de optimizar su tiempo, disminuir labores operativas y garantizar su tranquilidad a la hora de realizar transacciones, hemos escuchado sus solicitudes y es un gusto para nosotros presentarles el siguiente grupo de mejoras funcionales: Tabla de contenido 1. Ajuste al Exportar Extractos Información titular de cuenta Comprobante de Transacciones Mejoras en la creación Individual de Transacciones Mejoras al menú de Consulta de Transacciones Aprobación de Transacciones Validación de Saldo previo a Pagos o Transferencias Visualización de Transacciones Notificaciones para Autorización y confirmación de Transacciones Nuevo botón de Nómina Información exclusiva para clientes de CONFIAR Cooperativa Financiera Pagina 1

2 1. Ajuste al Exportar Extractos Actualmente el portal transaccional permite exportar el extracto en formato Excel, esto implicaba limitantes para las empresas al manejar una sola extensión. Por lo tanto hemos dispuesto dos alternativas adicionales para exportar la información: Formato PDF: muy cómodo para el manejo de soportes transaccionales, solicitudes de auditoría y conciliación. Multicash: Para empresas que manejen aplicativos SAP. Imagen 1 La nueva presentación del extracto en formato PDF contará con la siguiente estructura. Información exclusiva para clientes de CONFIAR Cooperativa Financiera Pagina 2

3 2. Información titular de cuenta Imagen 2 En el menú Estado de cuentas inscritas encontrarás una nueva columna con el número de identificación del titular de la cuenta inscrita: Imagen 3 Contar con el número de identificación a la mano facilitará el proceso de transferencias entre cuentas CONFIAR y a otros bancos. Si le das clic sobre el título el sistema ordenará la información de menor a mayor o viceversa. 3. Comprobante de Transacciones Ahora podrá imprimir el comprobante de la transacción realizada a través de las opciones: Transferencia a otros bancos Nómina Pago a proveedores Dicho comprobante puede ser exportado en PDF y Excel, para almacenarlo virtualmente. Información exclusiva para clientes de CONFIAR Cooperativa Financiera Pagina 3

4 Ejemplo de comprobante de transacción Imagen 4 4. Mejoras en la creación Individual de Transacciones Hemos mejorado la forma de realizar el cargue individual de transacciones para que éste sea más rápido y cómodo. A continuación una breve descripción de la mejora: Campo Convenio: en la lista desplegable cargará por defecto el tipo de transacción que realizarás, Traslados, Nómina o Proveedor. Campo Número de cuenta Origen: en caso de solo tener una cuenta de ahorros registrada, en la lista desplegable ésta cargará por defecto, si tiene varias cuentas en el usuario deberá seleccionarla. Campo Número de identificación: determinará el cargue de la información de acuerdo con lo descrito en el proceso de inscripción de cuentas. Al diligenciarlo el sistema automáticamente cargará las siguientes variables: o Nombre o Banco destino: De acuerdo al número de identificación ingresado solo cargará los bancos donde el titular de destino tiene cuenta activa, en caso de ser uno solo lo cargará por defecto. o Tipo de cuenta: Una vez se seleccione, en caso de requerirlo, el Banco Destino, el sistema cargará el tipo de cuenta que el titular de destino tiene registrado en el banco seleccionado. En caso de tener varias cuentas de diferentes tipos, la selección deberá ser realizada por el usuario final. Información exclusiva para clientes de CONFIAR Cooperativa Financiera Pagina 4

5 o Número de cuenta destino: este cargará automáticamente cuando la persona sólo tenga una cuenta en el banco seleccionado y con el tipo de cuenta seleccionado. Imagen 5 5. Mejoras al menú de Consulta de Transacciones Se adicionó en la ventana del Detalle Archivo que se despliega a darle clic sobre el número de comprobante, varias mejoras que describimos a continuación: Totalizador dinámico: al final de la consulta podrá evidenciar el valor total de la transacción, el cual cambiará en caso de que realice selecciones especificas con los botones de chequeo que se encuentran al lado izquierdo de cada transacción. Guardar Como: permite exportar la información de la transacción a los formatos Excel y PDF. Imagen 6 Información exclusiva para clientes de CONFIAR Cooperativa Financiera Pagina 5

6 A continuación un ejemplo del documento generado en formato PDF Imagen 7 Mejoras en la Impresión: el usuario podrá imprimir cada una de las transacciones del lote o guardarlas, y la información se presenta en una plantilla de forma organizada y completa, totalizando la transacción. Imagen 8 Información exclusiva para clientes de CONFIAR Cooperativa Financiera Pagina 6

7 Impresión de la consulta general de transacciones: el usuario podrá imprimir una a una o la totalidad de las transacciones consultadas utilizando los filtros iniciales de la opción. Imagen 9 6. Aprobación de Transacciones Ahora podrás aprobar varias transacciones que se encuentren pendientes en el mismo momento. Encontrarás nueva opción de selección al lado izquierdo de cada transacción. Imagen 10 Información exclusiva para clientes de CONFIAR Cooperativa Financiera Pagina 7

8 7. Validación de Saldo previo a Pagos o Transferencias Al momento de realizar cualquier pago o transferencia desde nuestra Agencia Virtual, el sistema valida el saldo disponible en la cuenta y calcula que cuente con lo suficiente para cubrir Valor a Debitar (valor del pago o transferencia) + GMF + Saldo Mínimo en Cuenta, en caso de no contar con la totalidad de los fondos podrás ver el siguiente mensaje. Imagen Visualización de Transacciones Se adiciona en la configuración, una opción que permite a los usuarios diferentes al preparador visualizar la totalidad de las transacciones, inclusive aquellas que no fueron creadas o aprobadas por ellos. Para utilizarla el usuario Administrador debe ingresar través del módulo de Administración de usuarios Administración de perfiles Habilitar Perfiles y habilitar la visualización de las transacciones a los usuarios que él decida. Imagen 12 Información exclusiva para clientes de CONFIAR Cooperativa Financiera Pagina 8

9 9. Notificaciones para Autorización y confirmación de Transacciones Actualmente el portal transaccional se configura para diferentes perfiles de acuerdo con las necesidades operativas de la empresa, a continuación les recordamos las posibilidades de cada perfil: Usuario Preparador: Le permite montar transacciones para que sean aprobadas por un usuario autorizador. Usuario Autorizador: Encargado de revisar las transacciones montadas por el usuario preparador y aprobar dichas transacciones para que se hagan efectivas. Usuario Administrador-Operador: Tiene las opciones de montaje y aprobación de transacciones. Administrador: Permite la creación de usuarios y gestión de configuraciones del portal relacionada con permisos y desbloqueo de claves. Teniendo claras las posibilidades de cada usuario hemos implementado notificaciones que agilizan la comunicación al interior de las empresas. Al crearse una transacción por el usuario preparador y ésta requiera la aprobación de otro usuario, el sistema envía un correo electrónico al usuario responsable de la aprobación, notificando la solicitud. El usuario autorizador ingresa al portal, aprueba la transacción y el sistema enviará un correo electrónico al usuario preparador, notificándole que la operación fue realizada. En el proceso deberán tener en cuenta: Cuando se envíe la aprobación en lote el sistema envía una sola notificación al usuario autorizador y/o preparador según la parte del proceso ejecutado. Para el caso donde el usuario preparador es el mismo que aprueba (Usuario Administrador- Operador con 100% de la aprobación), no se genera correos de alerta. Esta nueva opción para notificar el flujo de la transacción debe ser configurada por el usuario Administrador a través del menú de Administración de Usuarios Administración de perfiles Plantilla de alertas. Allí podrá activar y desactivar el envío de correo a los usuarios. Y se debe garantizar previa inscripción del correo electrónico de cada usuario en la Agencia Virtual. Imagen 13 Información exclusiva para clientes de CONFIAR Cooperativa Financiera Pagina 9

10 10. Nuevo botón de Nómina En pro de garantizar mayor claridad en los procesos de pago las opciones de pago de nómina se han separado del botón de Pagos, disponiendo un nuevo botón llamado Nómina en el que encontrarán dos opciones: Nómina Externa: por medio de ésta opción se podrán realizar pagos individuales o por medio de archivo plano a cuentas de ahorro de otras entidades financieras y de CONFIAR. Se debe tener en cuenta que independientemente de la entidad a la que pertenezca a cuenta, al utilizar esta opción las transacciones se envían de acuerdo con los ciclos de las transferencias a otros bancos. Nómina Confiar: opción de pago en línea, 24 horas 7 días por semana que permite a las empresas trasladar dinero desde su cuenta de ahorros principal a las cuentas de ahorro individual de cada uno de sus empleados siempre que éstas sean de CONFIAR. Permite pagos individuales o por medio de archivo plano. Información exclusiva para clientes de CONFIAR Cooperativa Financiera Pagina 10