EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y REGISTROS PRESUPUESTALES

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1 EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y REGISTROS PRESUPUESTALES ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nora Lilia Rincón Ríos Dora Rocío Gómez Cuartas Osbaldo Morales Robi Cargo: Cargo: Director Cargo: Secretario de Despacho E

2 Y Registros Presupuestales Página 2 de 7 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES CONTENIDO REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 7

3 Y Registros Presupuestales Página 3 de 7 1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto mantener un estricto control sobre la contratación y la ejecución de gastos por parte de la Administración Central Departamental, a través de la expedición de certificados de disponibilidad y de registros presupuestales. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la expedición de certificados de disponibilidad y los registros presupuestales. Incluye la participación directa de la Dirección Financiera e indirectamente de todas las dependencias o unidades administrativas de la entidad. 3. DEFINICIONES 3.1 APROPIACIÓN PRESUPUESTAL Es la partida asignada a cada rubro presupuestal para la vigencia fiscal respectiva. 3.2 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - CDP Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. En consecuencia, los órganos deberán llevar un registro de éstos que permita determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades. (Decreto 568 de Artículo 19) 3.3 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Realizada en concordancia con el Plan Anual Mensualizado de Caja, correspondiendo a la expedición del registro presupuestal por medio del cual se ejecuta el presupuesto.

4 Y Registros Presupuestales Página 4 de PRESUPUESTO DE GASTOS Comprende las apropiaciones para gastos de funcionamiento, servicio de la deuda y gastos de inversión; incluyendo transferencias, que se causen durante la vigencia fiscal respectiva. La causación del gasto debe contar con la apropiación presupuestal correspondiente, así su pago se efectúe en la siguiente vigencia fiscal. 3.5 REGISTRO PRESUPUESTAL (R.P.) Es la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. (Decreto 568 de Artículo 20). 3.6 RUBRO PRESUPUESTAL Representa cada uno de los ítem o conceptos en que se divide el presupuesto de la Entidad, caracterizado por corresponder a un concepto específico de ingresos o gastos. 3.7 UNIDAD ADMINISTRATIVA Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la Entidad: Despacho del Gobernador, Secretaría Privada, Oficinas, Secretarías de Despacho, Departamentos s y Direcciones. 4. NORMATIVIDAD - Constitución política. - Decreto 111 de CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN

5 Y Registros Presupuestales Página 5 de 7 PROCESO: Gestión Tributaria y Financiera. SUBPROCESO: Gestión Financiera. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Dirección Financiera. CLIENTE: Unidades Administrativas o Dependencias de la entidad. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES Riesgos Disponibilidad presupuestal sin asumir compromisos contractual Puntos de Control Verificación seguimiento a los certificados de disponibilidad presupuestal expedidos, no afectados con el compromiso respectivo o solicitud de registro y comunicar a solicitante para tramitar cancelación en caso necesario. (Actividad 7).

6 Y Registros Presupuestales Página 6 de 7 6. CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 1 Recibir solicitudes de Certificado de CDP y documentación soporte. CDP a tramitar 2 Radicar y asignar turno a solicitudes recibidas. Solicitud radicada 2 Revisar que la solicitud este correctamente diligenciada y cumpla con requerimientos legales y técnicos, verificar disponibilidad en el sistema. Revisión disponibilidad 3 Expedir CDP aprobado de acuerdo con disponibilidad presupuestal y documentación soporte. Disponer envío a dependencia solicitante. Expedición CDP Director 4 Recibir solicitudes de Registro Presupuestal y documentos soporte. 5 Revisar solicitud de registro presupuestal y verificar en el sistema. Registro presupuestal a tramitar Revisión solicitud registro 6 Expedir Registro Presupuestal aprobado teniendo en cuenta la documentación soporte y disponer envío a Departamento Jurídico y de Contratación 7 Verificar y realizar seguimiento a los certificados de disponibilidad presupuestal expedidos, que en un término de 60 días no han sido afectados con el compromiso respectivo o solicitud de registro y comunicar al solicitante para tramitar cancelación en caso necesario. Registro presupuestal aprobado Director Seguimiento Director

7 Y Registros Presupuestales Página 7 de 7 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación F-HAC-11 Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP F-HAC-12 Registro Presupuestal RP Base de datos Carpetas Base de Datos Carpetas Personal Autorizado Consecutivo Director Consecutivo - Director Tiempo de Retención Método F-HAC-17 Solicitud de certificado de disponibilidad y registro presupuestal Base de Datos Carpetas Consecutivo - Director 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Estatuto Orgánico del Presupuesto del Departamento. 9. ANEXOS 9.1 F-HAC-11: Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal 9.2 F-HAC-12: Solicitud de Registro presupuestal 9.3 F-HAC-17: Solicitud de certificado de disponibilidad y registro presupuestal