CERTIFactura CERTICAMARA S.A. DIEGO FARFÁN GUÁQUETA TEL. (571) Ext Cel. (57)

Transcripción

1 CERTIFactura CERTICAMARA S.A. DIEGO FARFÁN GUÁQUETA TEL. (571) Ext Cel. (57)

2 QUÉ ES FACTURA ELECTRÓNICA? En Colombia, se define como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación, de conformidad con lo establecido en el Decreto 1929 de mayo de Lo anterior implica certificación ISO del proceso de facturación para el emisor, aceptación de las partes, una clave técnica e informes bimestrales.

3 BENEFICIOS DE FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE. Reducción de tiempo de envío y radicación de facturas. Contribución a la protección del medio ambiente. Posibilidad de corregir errores en tiempo real y así evitar rechazo de facturas. Automatización no sólo de las facturas enviadas sino de las recibidas. Retorno de la inversión entre seis y ocho meses en la mayoría de casos. (dependiendo del volumen de facturas) Control del recaudo y control de pagos, cuando los sistemas están enlazados a servicios financieros en línea.

4 REQUISITOS TÉCNICOS QUE DEBE CUMPLIR LA FACTURA ELECTRÓNICA Aceptación de las partes (obligado y adquiriente) Autorización de la DIAN. Informes bimestrales. Requisitos técnicos: XML, PDF, Archivo de control y Firma Digital. Certificación ISO del proceso de facturación para el emisor,

5 QUIENES PUEDEN EMITIR UNA FACTURA ELECTRÓNICA? Aquellas personas naturales o jurídicas que hagan la solicitud a la DIAN y sean aprobados además que presenten la certificación ISO 9001: 2008 en su proceso de facturación o presente un tercero certificado encargado del proceso de facturación.

6 QUIÉN DEBE CONSERVAR LA FACTURA ELECTRÓNICA? Tanto quien emite como quien recibe la Factura Electrónica deberá conservar las facturas electrónicas en el mismo formato electrónico en que fueron generadas y por el mismo término de las facturas en papel.

7 BONDADES DE LA FACTURA ELECTRONICA Optimizar los tiempos y procesos de operación y administración de las facturas enviadas y/o recibidas. Garantizar de manera oportuna la entrega y aceptación de la factura por parte de los clientes para mejorar el flujo de caja, y los indicadores de rotación de cartera. Eliminar los costos logísticos de envío de las facturas. Garantizar jurídicamente que la factura electrónica tiene la misma capacidad probatoria ante instancias jurídicas que una factura convencional en caso de controversias con sus clientes. Mitigar el riesgo de pérdida de documentos (costos, reprocesos e inconvenientes jurídicos)

8 3. Cuáles son los beneficios de la factura electrónica para el adquiriente? Los adquirientes que cumplen con los requisitos de inscripción en el sistema, sólo requieren disponer de un computador personal con acceso a Internet, una cuenta de correo electrónico y un certificado digital para acceder al sistema y comenzar a disfrutar de las ventajas de la factura electrónica. Entre éstas ventajas podemos encontrar como los proveedores pueden hacer llegar al banco sus facturas de forma fácil y eficiente, pues lo podrán hacer desde la comodidad de su oficina publicando sus facturas en el portal del Banco Caja Social con la certeza de saber que una vez publicada, ésta será radicada con la fecha y hora de la publicación de la misma. También podrán hacer uso del botón de pronto pago, con el cual accederán a un pago adelantado de las facturas mejorando así el flujo de caja de las empresas proveedoras del Banco Caja Social. 4. A partir de cuándo inicia el proceso de recepción de facturas electrónicas en el BCS? El Banco Caja Social recibirá las Facturas Electrónicas de cada uno de sus proveedores a partir del 1 de Junio de 2012

9 POR QUE CERTIFACTURA? Cumple 100% las condiciones asociadas con la reglamentación legal colombiana de manera segura y certificada Incorpora Firmas Digitales, equivalentes de la firma manuscrita, para establecer los atributos de: Autenticidad. Integridad. Disponibilidad. No Repudio. Estampado Cronológico Certificado, que permite garantizar la fecha y hora legal- exacta de envío, recepción y aceptación de la Factura Electrónica. Igualmente, proporciona los requisitos para la conservación y archivo valido de las factura electrónicas, para cumplir las obligaciones legales. CERTIFACTURA garantiza la trazabilidad en la generación, emisión, exhibición, envío y conservación de la factura y sus soportes. Almacena de manera segura y certificada los documentos electrónicos que antes se almacenaban físicamente.