POLÍTICA DE EVALUACIÓN Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO

Transcripción

1 POLÍTICA DE EVALUACIÓN Y MONITOREO DEL DESEMPEÑO

2 La presente política tiene por objeto evaluar y monitorear la efectividad e impactos de la operación de la Oficina de Transferencia de Tecnología (OTT) del Centro de Investigación Científica de Yucatán A.C., así como describir los indicadores que balancearán los intereses de corto y largo plazo, buscando alcanzar los siguientes objetivos: Identificar, medir y evaluar el impacto que tienen las acciones realizadas por la OTT. Identificar áreas de oportunidad que permitan una mejora continua de la OTT. Optimizar la utilización de los recursos. Facilitar a los colaboradores de la OTT la comprensión de sus objetivos, tareas y funciones diarias, así como su impacto en el desempeño de las mismas. Servir como instrumento para el proceso de inducción y capacitación. Desarrollar y mejorar competencias para el desempeño. Generar relaciones de confianza y de mayor participación entre los colaboradores de la OTT. Para los efectos de la presente política se entiende por; Centro, Institución o CICY: El Centro de Investigación Científica de Yucatán, A.C. OTT: La Oficina de Transferencia de Tecnología Coordinación: Coordinación de Vinculación e Innovación del CICY A quién aplica esta política? Esta política es aplicable a todos los integrantes que colaboran de manera directa en la Oficina de Transferencia de Tecnología (OTT) del CICY, con el fin de contribuir en la consecución de los objetivos estratégicos de las mismas. Política de Evaluación y Monitoreo del Desempeño La OTT, considera que las políticas de acción orientadas a medir el desempeño de sus actividades se realizarán por diferentes métricas con el propósito de evaluar y tomar acciones de mejora en base a la experiencia y conocimiento adquirido para llevar estos procesos. Los sistemas y herramientas conducirán por un lado a sistematizar e incrementar la eficiencia de los procesos para la gestión de la propiedad intelectual y aumentar el desempeño en la comercialización de la tecnología. Por lo que las políticas de evaluación y desempeño de la OTT se presentan a continuación y forman parte de la estrategia a largo y corto plazo. 1. Políticas para la evaluación y monitoreo del desempeño La OTT, es el responsable de la operación y manejo de la evaluación y monitoreo del desempeño. La OTT, se encargará de realizar por lo menos una vez al año la revisión y actualización de las políticas de evaluación y monitoreo del desempeño, así como de los indicadores establecidos. Es responsabilidad de la Coordinación de Vinculación e Innovación, la operación y seguimiento del la evaluación y monitoreo del desempeño, ya sea directamente o a través de la asignación de una o varias personas para realizar esta tarea. El responsable de cada proceso, tendrá la obligación de facilitar la comunicación y flujo de información para la correcta operación de la de evaluación y monitoreo del desempeño.

3 La Coordinación de Vinculación e Innovación, en conjunto con los responsables de cada proceso de operación de la OTT, tendrán la responsabilidad de diseñar y establecer los indicadores de evaluación y desempeño Los responsables de cada proceso serán los encargados de registrar y actualizar los indicadores establecidos, así como de facilitar esta información a la Coordinación cuando se les sea requerida y podrán proponerle agregar nuevos indicadores, siempre y cuando cumplan con los parámetros establecidos en esta política así como en la guía para la certificación de OTT. La Coordinación o el (los) responsable(s) de la operación y seguimiento de la evaluación y monitoreo del desempeño, se encargarán de resguardar toda la documentación referente al sistema. Será responsabilidad de la Coordinación el difundir el calendario de evaluación correspondiente entre los responsables de los procesos. Tipología de indicadores. 2. Políticas e Indicadores Los indicadores se agrupan en tres dimensiones: Los dedicados a la OTT y relacionados con su actividad con las empresas y organizaciones gubernamentales y sociales. Son indicadores directamente relacionados con los contratos de consultoría y de servicios de la OTT con los sectores productivos y de servicios; así como, a la captación de financiamiento de diversas fuentes. Los que se refieren al aspecto académico de la actividad de la OTT: participación en congresos, redes temáticas, cursos de capacitación y publicaciones, entre otras. Los relacionados con la actividad de la OT con otras unidades de la Institución, en el ámbito de competencia: Vigilancia tecnológica, patentamiento, licenciamiento, venta tecnológica, transferencia de tecnología y del conocimiento, fomento a la creación de empresas de base tecnológica (spinouts o spinoffs), estudios, entre otros. Para efectos de la política se aplicaran dos tipos de indicadores: Indicadores de corto plazo de la OTT: Ingresos netos de la OTT entre el total del personal de la OTT. - Ingresos netos: Son todos aquellos ingresos obtenidos por los servicios ofrecidos por parte de la OTT en términos de transferencia de conocimiento (consultoría, comisiones por licenciamiento, Spinout) e ingresos por financiamiento público. - Personal de la OTT: Son todas aquellas personas que están adscritas y colaboran en el funcionamiento de la OTT. Costo de operación neto de la OTT entre el total del personal de la OTT. - Costos de operación neto: Hace referencia a todos aquellos costos por proyecto, gastos operativos (organización de eventos, papelería, combustible, viáticos y pasajes, membresías, becas, eventos de promoción, gastos de orden social, capacitación, servicio de outsourcing) y sueldos y salarios. Utilidad neta de la OTT entre el total del personal de la OTT. - Utilidad neta: Se define como la diferencia entre el ingreso realizado en un periodo y los gastos que se asocian directamente con ese ingreso o que, por alguna otra razón, se deben reconocer como incurridos dentro del periodo. Número de clientes de la OTT que se convierten en clientes frecuentes. - Clientes frecuentes: Aquellos que contratan los servicios de la OTT en más de una ocasión.

4 Número de Divulgaciones de la invención. - Divulgación de la invención: Es un formato que contiene una descripción escrita la tecnología que se presenta a la OTT y a la OPPI. En ella se consignarán todas las fuentes de colaboración de apoyo e se incluye toda la información necesaria para empezar la búsqueda de protección, mercadeo, y actividades de comercialización. Este documento es Confidencial. Número de Spinout o Spinoff. - Spinout o Spinoff: Se trata de aquellas empresas creadas con la asistencia de la OTT, con el objetivo de comercializar una tecnología, donde los accionistas pueden ser la Institución, algún miembro de la comunidad académica y científica e inversionistas externos. Número de Licenciamientos. - Licenciamiento: Es la concesión de la autorización legal para la fabricación, uso y/o explotación comercial de tecnología y conocimiento protegidos mediante derechos de propiedad industrial e intelectual. Número de consultorías. - Consultoría: Servicio prestado por la Oficina de Transferencia de Tecnología (OTT) a través de personal altamente calificado en la identificación e investigación de problemas relacionados con alguna necesidad en particular que se desea atender. Número de sesiones de entrenamiento/talleres para miembros de la comunidad académica y científica. - Sesiones de entrenamiento/talleres: Hace referencia a los cursos de capacitación, jornadas, talleres, ponencias, etc. - Comunidad académica y científica: De acuerdo al artículo 2 del Estatuto del Personal Académico del CICY se denomina personal académico al que desempeña funciones de investigación, docencia, extensión, vinculación y/o actividades de innovación, según el nombramiento o relación que tenga con el Centro, conforme a los planes y programas establecidos por el mismo. - Ingresos promedio por procuración de fondos públicos. - Ingresos promedio por procuración de fondos públicos: Total de ingresos obtenidos entre el número de proyectos aprobados.

5 - FORMATO DE REPORTE DE INDICADORES DE CORTO PLAZO DE LA OFICINA DE TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA DEL CICY No. actividad con la Institución y/o otras instituciones actividad académica actividad con organizaciones públicas, privadas. INDICADOR Número de Spinout s o Spinoff s Número de licenciamientos Número de Divulgaciones (Declaración de la Invención) Número de sesiones de entrenamiento/talleres para miembros de la comunidad académica y científica Numero de participación en eventos, exposiciones y congresos. Número de clientes de la OT que se convierten en clientes frecuentes Número de servicios de consultoría Ingresos promedio por procuración de fondos públicos Ingresos netos de la OT, entre el total del personal de la OT Costo de operación neto de la OT entre el total del personal de la Oficina Utilidad neta de la OT entre el total del personal de la OT FORMA DE CALCULO Total de ingresos Número de proyectos aprobados Ingresos netos Total del personal de la OT Costo de operación neto Total del personal de la OT Utilidad neta de la OT Total del personal de la OT META ANUAL ALCANZADO ANUAL OBSERVACIONES

6 Indicadores de largo plazo: Instrumentos de propiedad intelectual que han sido sujetos a la transferencia de conocimiento. - Propiedad Intelectual: Es el acervo de conocimientos concretados en formas tangibles como patentes, derechos de autor, marcas registradas, innovaciones, signos distintivos, obras, etc. - Transferencia de Conocimiento: Actividad fundamental de cualquier Institución y puede ocurrir a través de publicaciones, de estudiantes preparados que ingresan a la fuerza laboral, en los intercambios en conferencias y las relaciones con la industria, entre otras. Ingresos promedio por trabajo de consultoría. - Ingresos promedio: Suma total de todos los ingresos entre el número de servicios obtenidos por la consultoría. - Consultoría: Servicio prestado por la Oficina de Transferencia de Tecnología (OTT) a través de personal altamente calificado en la identificación e investigación de problemas relacionados con alguna necesidad en particular que se desea atender. Ingresos promedio por licenciamiento. - Ingresos promedio: Suma total de todos los ingresos entre el número de comisiones por licenciamiento. - Licenciamiento: Es la concesión de la autorización legal para la fabricación, uso y/o explotación comercial de tecnología y conocimiento protegidos mediante derechos de propiedad industrial e intelectual. Ingresos promedio por spinout o spinoff. - Ingresos promedio: Suma total de todos los ingresos entre el número de Spinout o Spinoff. - Spinout o Spinoff: Se trata de aquellas empresas creadas con la asistencia de la OTT, con el objetivo de comercializar una tecnología, donde los accionistas pueden ser la Institución, algún miembro de la comunidad académica y científica e inversionistas externos. Número de empresas que han sido parte de un proceso de transferencia de conocimiento. - Número de empresas: Número de empresas que han sido atendidas para cualquiera de los servicios en términos de Transferencia de Conocimiento.

7 FORMATO DE REPORTE DE INDICADORES DE LARGO PLAZO DE LA OFICINA DE TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA DEL CICY No. actividad con la Institución y/o otras instituciones actividad con organizaciones públicas, privadas y sociales. INDICADOR Instrumentos de propiedad intelectual que han sido sujetos a la transferencia de conocimiento Ingresos promedio por la creación de Spinout s o Spinoffs s Ingresos promedio por contratos de licenciamiento Número de empresas que han sido parte de un procedimiento de transferencia de conocimiento Ingresos promedio por trabajos de consultoría AÑO META ANUAL Total de ingresos Número de Spinout Total de ingresos Número de licenciamientos Total de ingresos Número de servicios de consultoría AÑO AÑCANZADO ANUAL ACCIONES A MEJORAR

8 3. Recolección y procesamiento de datos La actualización de los valores de los indicadores deberá realizarse de manera semestral antes de las sesiones de Órgano de Gobierno del CICY, se deberá entregar el reporte con los resultados En caso de que durante el proceso de recolección y captura se identifique que algún dato dentro de los indicadores de desempeño no podrá obtenerse, los responsables de proceso deberán reportarlo como Dato No Aplica o Dato no Disponible. Los formatos para la recopilación y/o actualización de los datos de los indicadores, deberán contener como mínimo: Nombre del indicador Valor a capturar. 4. Informes y Reportes Elaboración del informe. a. Se realizará dos informes por año. b. La OTT será el área responsable de elaborar un informe de la Evaluación y Monitoreo del desempeño, en el cual se indican los avances y resultado en base a los objetivos y metas. c. La Coordinación de Vinculación e Innovación será la responsable de supervisar el informe presentado por la OTT. Difusión del informe. La Coordinación, será la responsable de comunicar el informe al Director General del Centro y los Coordinadores de la Institución quienes a su vez determinarán la vía en la que será difundido.