LABORATORIO Nº 11 Consolidación de datos de varios libros con Microsoft Query

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Natalia de la Cruz Montoya
hace 5 años
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Es importante que los datos tengan una columna de identificación que nos permitirá encontrar las coincidencias entre los registros de ambos archivos.

1 Estimados Estudiantes: A continuación se detallan los pasos para la consolidación de datos de varios libros con Microsoft Query. Para este ejemplo tendremos dos archivos de Excel, el primero con nombres de empleados y el segundo con los salarios de cada uno de ellos. Es importante que los datos tengan una columna de identificación que nos permitirá encontrar las coincidencias entre los registros de ambos archivos. En este ejemplo, la columna ID será la que nos permitirá relacionar correctamente la información. 1) ESTABLECER UN NOMBRE DE RANGO El primer paso es establecer un nombre de rango para los datos en cada uno de los archivos. Para hacerlo se debe seleccionar las celdas correspondientes y en el cuadro de nombres especificar un nombre descriptivo. En el primero de los archivos se nombra al rango como Empleados y en el segundo archivo el rango se llamará Salarios. Una vez asignados los nombres en cada archivo se deben guardar los cambios. Debido a la técnica que utilizaremos es muy importante que los archivos estén guardados en la misma carpeta. 1

2) CONSOLIDAR DATOS EN UN LIBRO NUEVO Se debe abrir un nuevo libro de Excel e ir a la ficha Datos y pulsar el botón De otras fuentes y seleccionar la opción Desde

Se debe hacer click en el botón Aceptar y se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar libro el cual nos permitirá abrir el primero de nuestros libros.

2 2) CONSOLIDAR DATOS EN UN LIBRO NUEVO Se debe abrir un nuevo libro de Excel e ir a la ficha Datos y pulsar el botón De otras fuentes y seleccionar la opción Desde Microsoft Query. Se mostrará el cuadro de diálogo Elegir origen de datos y debemos seleccionar la opción Excel Files. Se debe hacer click en el botón Aceptar y se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar libro el cual nos permitirá abrir el primero de nuestros libros. Para continuar con el ejemplo se debe seleccionar el Libro1 el cual contiene los nombres de los empleados. 3) EL ASISTENTE PARA CONSULTAS La siguiente pantalla del Asistente para consultas nos permitirá elegir las columnas que deseamos incluir. 2

Una vez seleccionadas las columnas y hacer clic en el botón Siguiente, pasaremos al segundo paso del Asistente que nos permitirá filtrar los datos si así lo deseamos.

3 Una vez seleccionadas las columnas y hacer clic en el botón Siguiente, pasaremos al segundo paso del Asistente que nos permitirá filtrar los datos si así lo deseamos. El tercer paso nos permitirá ordenar los registros por alguna columna específica y al hacer clic en el botón Siguiente llegaremos al último de los pasos. En este último paso debemos seleccionar la opción Ver datos o modificar consulta en Microsoft Query. Al hacer clic en Finalizar se mostrará Microsoft Query con los datos del primer archivo. 3

4 En esta figura se observa que los registros corresponden a los del primer archivo de Excel. Para consolidar los datos del segundo libro debemos seguir algunos pasos adicionales. 4) AGREGAR TABLAS ADICIONALES Dentro de Microsoft Query, se debe hacer clic en el menú Tabla y selecciónar la opción Agregar tablas. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo: 4

Se debe hacer clic en el botón Agregar y posteriormente en el botón Cerrar.

5 En la lista llamada Libro, que se encuentra en la parte inferior, selecciona el segundo archivo de Excel y de inmediato se mostrará el nombre del rango previamente configurado para el archivo. Se debe hacer clic en el botón Agregar y posteriormente en el botón Cerrar. En este paso se debe observar una nueva tabla dentro del panel de Microsoft Query. Este proceso se puede repetir en caso de que se tenga más archivos de Excel de manera que se termine con todos los datos que serán consolidados dentro de Microsoft Query. 5

6 5) CREAR UNA UNIÓN DE TABLAS El siguiente paso es crear una unión de tablas utilizando la columna de identificación (llave). En este ejemplo me refiero a la columna ID que en la primera tabla identifica el nombre del empleado y en la segunda tabla su salario correspondiente. Haz clic en la opción de menú Tabla y selecciona la opción Uniones. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo. Debemos asegurarnos que la unión se realice utilizando las columnas ID de ambas tablas y que el operador es el símbolo igual (=). Al pulsar el botón Agregar se creará una nueva unión y al cerrar el cuadro de diálogo se podra observar que el panel inferior de la ventana solo muestra los registros de los empleados del primer archivo de Excel. También podrás ver la relación entre ambas tablas de manera de manera gráfica a través de un conector que une ambas tablas. 6

7 6) AGREGAR UNA COLUMNA A LOS RESULTADOS Solo nos resta agregar la columna de Salario a los resultados. Para ello se debe hacer clic en el encabezado de la columna vacía que se muestra a la derecha de la última columna y seleccionar el nombre del campo deseado. Para nuestro ejemplo es el campo Salarios.Salario. 7

8 Al seleccionar el campo se mostrarán los datos correspondientes para cada registro. 8

Con este último paso se termino de consolidar datos de varios libros de Excel con MS Query. Solo resta llevar la información a nuestra hoja de Excel.

9 Con este último paso se termino de consolidar datos de varios libros de Excel con MS Query. Solo resta llevar la información a nuestra hoja de Excel. 7) DEVOLVER DATOS A EXCEL El último paso es seleccionar el menú Archivo y seleccionar la opción Devolver datos a Microsoft Excel. Se mostrará el cuadro de diálogo Importar datos preguntando la ubicación a donde se colocará la información y al hacer clic en Aceptar se insertará una tabla en la hoja de Excel con los datos consolidados. Microsoft Query nos permite consolidar datos procedentes de varias fuentes de información ahorrándonos tiempo y esfuerzo. Se debe considerar esta alternativa la próxima vez que necesites consolidar datos de varios libros de Excel. 9

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