Procedimiento para el funcionamiento de comités de calidad PRO-DCG-002

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3 1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO. MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO PLANIFICACIÓN Y CONTROL GESTIÓN DE CONTROL Y EVALUACIÓN PROCEDIMIENTO RESPONSABLE PROCEDIMIENTO VERSIÓN DEL DOCUMENTO 2.0 CÓDIGO SEGUIMIENTO Y CONTROL ESTRATÉGICO Procedimiento para el Funcionamiento de Comités de Calidad DIRECCIÓN DE CONTROL DE GESTIÓN PRO_DCG_ OBJETIVO. Definir el procedimiento para normar el funcionamiento de los Comités de Calidad de Direcciones Cantonales y Empresas y los Comités de Calidad Institucionales para desdoblar el modelo de gestión y generar un espacio de gerencia y toma de decisiones en las Direcciones Cantonales y Empresas del GAD Municipal, analizando la gestión realizada, identificando logros y detectando problemas. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las Direcciones Cantonales y EPMs del Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Portoviejo. 4. BASE LEGAL Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD). Resolución Administrativa de Alcaldía No.81 emitida el 1 de diciembre del REGLAS INTERNAS a) Este documento normativo es de aplicación obligatoria para todos los servidores del GAD Portoviejo y de sus empresas, responsables de la ejecución y control del mismo, la falta de cumplimiento por parte de dichos funcionarios será causal para la determinación de sanciones y responsabilidades en conformidad con las leyes y normas vigentes. b) Este procedimiento se encuentra sujeto a actualización permanente, con el propósito de incluir los cambios que se produzcan, como efecto de la actualización de las leyes, normas y políticas que se emitan o las necesidades administrativas que surjan en el GAD. 6. POLÍTICAS 6.1 Los compromisos acordados en las Actas de Comités de Calidad de Direcciones Cantonales y de Empresas y Comités de Calidad Institucionales deben ser cargadas en el Sistema de Compromisos SISCOM. 6.2 Las Direcciones Cantonales y EPMs del GAD Portoviejo deben actualizar mensualmente sus mapas estratégicos y mapas de objetivos, indicadores y metas. 6.3 Cuando requieran los Directores y Gerentes deben usar la Matriz de Análisis para la solución de problemas estratégicos (FORMATO PRO-DCG ), que será elaborada por el requirente y revisada por el Director Cantonal o Gerente respectivo, para la posterior toma de decisión estratégica por el Alcalde. 6.4 En los Comités de Calidad se deben analizar los siguientes temas: a. La conformidad de productos y servicios, mediante análisis de Salida No Conforme y cualquier no conformidad que hubiera surgido sobre los servicios del GAD; Pág. 3 de 15

4 b. El grado de satisfacción del cliente, mediante la revisión de resultados de las encuestas de satisfacción ciudadana con los servicios del GAD; c. El desempeño y eficacia del SGC, mediante la revisión de indicadores de procesos; d. Si lo planificado se ha implementado en forma eficaz, mediante la evaluación de la ejecución de planes, programas y proyectos; e. La eficacia de las acciones tomadas para abordar riesgos y oportunidades, mediante la evaluación del estado de la matriz de gestión de riesgos y de la ejecución de la planeación estratégica de cada dirección; f. El desempeño de los proveedores externos, mediante el análisis de la ejecución de la contratación pública de bienes y servicios; g. La necesidad de mejoras en el SGC, mediante la revisión de cambios pertinentes en documentos, productos, servicios del GAD. 7. DEFINICIONES BALANCE SCORE CARD (BSC): es una herramienta que permite enlazar estrategias y objetivos clave con desempeño y resultados a través de cuatro áreas críticas en cualquier empresa: segmento de atención, procesos internos, aprendizaje y crecimiento, recursos. COMITÉ DE CALIDAD DE LAS DIRECCIONES CANTONALES Y EMPRESAS: Son las reuniones de análisis operativo de cada Dirección Cantonal o Empresa para la revisión de la gestión, conformadas por: o Director Cantonal o Gerente de Empresa. o Directores Operativos o, en el caso de Empresas, los Responsables de área. o Personal requerido. COMITÉ DE CALIDAD INSTITUCIONAL: Son las reuniones de análisis estratégico presididas por el Alcalde para la revisión de la gestión, conformadas por: o Directores Cantonales y Gerentes de las Empresas Municipales o Personal requerido DIRECCIÓN OPERATIVA: Son las direcciones ejecutoras de los planes, programas y proyectos, se encuentran bajo una Dirección Cantonal, y/o las Direcciones Asesoras. DIRECCIÓN CANTONAL: Son las Direcciones en las cuales aterrizan las competencias municipales exclusivas y concurrentes, que a su vez se encargan de coordinar varias Direcciones dentro de su ámbito de competencia. MAPA ESTRATÉGICO: Un mapa estratégico es una representación visual completa de la estrategia de la organización, describe el proceso de creación de valor mediante una serie de relaciones de causa y efecto entre los objetivos de las cuatro perspectivas del Balance Score Card. MATRIZ DE OBJETIVOS, INDICADORES Y METAS: Es una herramienta de visualización y control de los objetivos, indicadores y estrategias de la organización, en el que se visualizan las metas alcanzadas versus las metras propuestas. MODELO DE GESTIÓN: Un modelo de referencia para la organización y gestión de la institución que establece un enfoque y un marco de referencia objetivo, riguroso y estructurado para el diagnóstico de la organización, así como determinar las líneas de mejora continua hacia las cuales deben orientarse los esfuerzos de la organización. SISCOM: Sistema de Compromisos del GAD Municipal del Cantón Portoviejo. 8. RESPONSABLES Responsables de la ejecución: Alcalde, Directores Cantonales / Gerentes, Directores Operativos, Director de Control de Gestión. Responsables del control y supervisión: Dirección Cantonal de Planificación, Director de Planificación Estratégica y Proyectos Pág. 4 de 15

5 Distribución: Dirección Cantonal de Planificación distribuirá a toda la Institución mediante correo electrónico, el Jefe Técnico de Procesos realizará la publicación en la Intranet del GAD Portoviejo. 9. PROCEDIMIENTOS 9.1. PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE COMITÉ DE CALIDAD DE DIRECCIONES CANTONALES O EMPRESAS Actividad 1 a) Actualiza mensualmente la matriz de objetivos, indicadores y metas, cuyos resultados se verán reflejados en el Mapa Estratégico b) Carga a la carpeta compartida dentro de los tres primeros días laborables de cada mes lo siguiente: Matriz de objetivos, indicadores y metas. PRO-DCG Mapa estratégico. FORMATO PRO-DCG Para conocimiento, atención y gestión del Director Cantonal. Para consolidación por el Director de Control y Gestión c) Realiza una reunión el cuarto día laborable del mes, con los servidores responsables de las áreas que la conforman y servidores requeridos, para revisar los resultados: Los objetivos del mapa estratégico cuyos indicadores no cumplieron con su meta del periodo (semáforo rojo y/o amarillo) y su incidencia causa efecto en otros objetivos, sobre los cuales se deberán tomar medidas o acciones Cumplimiento de los compromisos acordados en el comité de calidad institucional y cantonal del mes anterior. Responsable DIRECTOR OPERATIVO Tiempo (días) 3 2 a) Revisa: Los objetivos del mapa estratégico cuyos indicadores no cumplieron con su meta del periodo (semáforo rojo y/o amarillo) y su incidencia causa efecto en otros objetivos, sobre los cuales se deben tomar medidas o acciones. Cumplimiento de los compromisos acordados en comité de calidad de direcciones cantonales y empresas e institucional del mes anterior. b) Envía, con 48 horas de anticipación, la convocatoria de comité de calidad de direcciones cantonales y de empresas, que se debe desarrollar el séptimo día laborable del mes, a todos sus Directores Operativos y servidores involucrados y al Director de Control de Gestión, informando la agenda a tratar en la que deben constar puntos del literal a. 3 a) Recepta la convocatoria de comité de calidad de direcciones cantonales y de empresas. b) Revisa: Los objetivos del mapa estratégico cuyos indicadores no cumplieron con su meta del periodo. Los resultados de los indicadores. Los proyectos con problemas que impactan en los indicadores. Los compromisos no cumplidos del comité de calidad de direcciones cantonales y empresas del mes anterior. c) Formula acciones de mejora, correctivas y compromisos para los DIRECTOR CANTONAL O SU DELEGADO O GERENTE DIRECTOR OPERATIVO 2 2 Pág. 5 de 15

6 objetivos del mapa estratégico cuyos indicadores no cumplieron con su meta del periodo. Usará el Cronograma de compromisos, planeación, iniciativas (FORMATO PRO-DCG ), de requerir. 4 a) El séptimo día laborable del mes desarrolla la reunión de comité de calidad de direcciones cantonales y de empresas, con la siguiente agenda: Introducción de la reunión por el Director Cantonal. Revisión general del mapa estratégico. Revisión de objetivos del mapa estratégico cuyos indicadores no cumplieron con su meta del periodo. Revisión de compromisos no cumplidos del comité de calidad del mes anterior. Presentación y análisis de acciones de mejora. Toma de decisiones, definición de plan de acción (cronograma de compromisos). b) Levanta Acta de reunión de comité de calidad de direcciones cantonales y de empresas (FORMATO PRO-DCG ). a) Comunica al octavo día, vía correo electrónico, a todo su equipo de trabajo, los resultados los del Comité: 5 Indicadores que no cumplen su meta del periodo. Compromisos asumidos De requerir llena la Matriz de Análisis para la solución de problemas estratégicos (FORMATO PRO-DCG ), y lleva al Comité de Calidad Institucional para toma de decisión del Alcalde o solicita una reunión con el Alcalde (PRO-DCG ). b) Ingresa compromisos acordados (Acta de Reunión) en el SISCOM. COMITÉ DE CALIDAD DE DIRECCIONES CANTONALES Y EMPRESAS, DIRECTOR DE CONTROL Y GESTIÓN O SU DELEGADO DIRECTOR CANTONAL O DELEGADO / GERENTE TIEMPO TOTAL PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE COMITÉS DE CALIDAD INSTITUCIONAL Actividad 1 a) Consolida y actualiza insumos para comité de calidad Institucional: Objetivos del mapa estratégico cuyos indicadores no cumplieron con su meta del periodo. Matriz de objetivos, indicadores y metas. Reporte del sistema de control, compromisos no cumplidos del comité de calidad institucional del mes anterior. b) Envía información consolidada al Alcalde, hasta el octavo día laborable de cada mes. 2 a) Revisa los insumos entregados por el Director Control de Gestión: Objetivos del mapa estratégico cuyos indicadores no cumplieron con su meta del periodo. Matriz de objetivos, indicadores y metas. Reporte del sistema de control, compromisos no cumplidos del comité de calidad institucional del mes anterior. Propuesta de agenda con los temas a ser tratados en comité de calidad institucional. b) Prioriza temas a tratar en la reunión de comité de calidad institucional y aprueba agenda. Responsable DIRECTOR DE CONTROL Y GESTIÓN ALCALDE 1 Tiempo (días) Pág. 6 de 15

7 3 Solicita a la Coordinadora del Despacho para que realice la convocatoria a comité de calidad institucional en la fecha requerida. 4 Envía, con 24 horas de anticipación, la convocatoria de comité de calidad institucional para desarrollarse el noveno día laborable del mes, a los Directores Cantonales, Gerentes de Empresas y servidores dispuestos por el Alcalde, informando la agenda con los temas a ser tratados en comité. 5 a) Recepta la convocatoria de comité de calidad institucional b) Revisa: Objetivos del mapa estratégico cuyos indicadores no cumplieron con su meta del periodo. Resultados de indicadores. Los proyectos con problemas que impactan en los indicadores. Compromisos no cumplidos del comité de calidad institucional del mes anterior. c) Prepara de acuerdo a la priorización del Alcalde: Acciones de mejora en caso de que haya temas priorizados por el Alcalde que no se trataron en comité de calidad de Direcciones Cantonales. Acciones de mejora determinadas en Comité de Calidad Direcciones Cantonales o Empresas. Problemas que no pudieron ser resueltos en Comité de Calidad Direcciones Cantonales o Empresas y que se necesita la revisión del Alcalde. Acciones de mejora para compromisos no cumplidos del comité de calidad institucional del mes anterior. 6 El noveno día laborable del mes desarrolla la reunión de comité de calidad, cumpliendo la siguiente agenda: Introducción de la reunión por el Alcalde. Revisión de compromisos no cumplidos del comité de calidad institucional del mes anterior. Revisión general del mapa estratégico. Objetivos del mapa estratégico cuyos indicadores no cumplieron con su meta del periodo y resultados de indicadores. Revisión de Matriz de Análisis para la solución de problemas estratégicos (FORMATO PRO-DCG ). Toma de decisiones, definición de plan de acción. Levantamiento de Acta de Reunión del comité de calidad institucional. 7 El décimo día laborable del mes: a) Comunica los resultados de indicadores del periodo, vía correo electrónico a todos los servidores del GAD b) Comunica los compromisos asumidos en el comité de calidad institucional vía correo electrónico, adjuntando el Acta de Reunión c) Proceder según lo establecido en el procedimiento Compromisos y Acciones Correctivas. DIR.CONTROL DE GESTIÓN COORDINADOR DEL DESPACHO Directores Cantonales/ Gerentes/Se rvidores Convocados COMITÉ DE CALIDAD/ ALCALDE/ DIRECTOR DE CONTROL DE GESTIÓN DIRECTOR DE CONTROL DE GESTIÓN 1 1 FIN 10 Pág. 7 de 15

8 10. DIAGRAMAS DE FLUJO 10.1 PROCEDIMIENTO PARA COMITÉS DE CALIDAD DE DIRECCIONES CANTONALES Y EMPRESAS Pág. 8 de 15

9 10.2 PROCEDIMIENTO PARA COMITÉS DE CALIDAD INSTITUCIONAL Pág. 9 de 15

10 11. FORMATOS FORMATO PRO-DCG : Matriz de objetivos, indicadores y metas Pág. 10 de 15

11 FORMATO PRO-DCG : Mapa estratégico. Pág. 11 de 15

12 FORMATO PRO-DCG : Acta de Reunión Pág. 12 de 15

13 FORMATO PRO-DCG : Cronograma de compromisos Pág. 13 de 15

14 FORMATO PRO-DCG : Matriz de Análisis para la solución de problemas estratégicos Se debe anexar el flujo de actividades para las alternativas. Por ejemplo: Contratación de consultoría de actualización del inventario de bienes patrimoniales ALTERNATIVA 1 Presentación de proyectos al Presidente de la República, para solicitar el financiamiento de preservación de bienes inmuebles patrimoniales del cantón Firma de convenio Interinstitucional para traspaso de recursos por competencias de Protección, mantenimiento y difusión de patrimonio Estudio de factibilidad, diseño definitivo y modelo de negocios del Proyecto Plaza de la Cultura Construcción del proyecto Plaza de la Cultura Estudio de factibilidad, diseño definitivo y modelo de negocios del Proyecto Archivo Histórico Traspaso de bienes inmuebles patrimoniales al GAD con declaratoria de utilidad pública Construcción del proyecto Archivo Historico Estudio de factibilidad, diseño definitivo y modelo de negocios del Proyecto Casa Rosada Construcción de la Casa Rosada 2018 Construcción del proyecto Plaza de la Cultura 2018 Contratación de consultoría de actualización del inventario y modelo de gestión de bienes inmuebles patrimoniales Construcción del proyecto Archivo Historico ALTERNATIVA 2 Presentación de proyectos a Cooperantes internacionales para la construcción de las obras 2018 Traspaso de bienes inmuebles patrimoniales al GAD con declaratoria de utilidad pública Construcción de la Casa Rosada Obras de intervención preventiva a los bienes inmuebles patrimoniales Pág. 14 de 15

15 FORMATO PRO-DCG : Requerimiento de Reunión con el Alcalde Análisis Estratégico Pág. 15 de 15