MANUAL DE USUARIO PARA ADECUACIÓN DE ESTATUTOS Y REGISTRO DE LAS ORGANIZACIONES DE LA EPS

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO PARA ADECUACIÓN DE ESTATUTOS Y REGISTRO DE LAS ORGANIZACIONES DE LA EPS Página 1

2 1. INTRODUCCIÓN El presente manual tiene por objetivo brindar a las organizaciones del sector de la Economía Popular y Solidaria -EPS, una guía para ingresar a la plataforma de servicios electrónicos de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria para iniciar el proceso de Adecuación de Estatutos y Registro de las organizaciones en funcionamiento de la EPS, conforme a lo establecido en la Disposición Transitoria Primera de la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario (LOEPS). 2. MARCO JURÍDICO Constitución de la República del Ecuador. Soberanía económica: Sistema económico y política económica Art El sistema económico es social y solidario; reconoce al ser humano como sujeto y fin; propende a una relación dinámica y equilibrada entre sociedad, Estado y mercado, en armonía con la naturaleza; y tiene por objetivo garantizar la producción y reproducción de las condiciones materiales e inmateriales que posibiliten el buen vivir. El sistema económico se integrará por las formas de organización económica pública, privada, mixta, popular y solidaria, y las demás que la Constitución determine. La economía popular y solidaria se regulará de acuerdo con la ley e incluirá a los sectores cooperativistas, asociativos y comunitarios. Ley orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario Art. 2.- Ámbito.- Se rigen por la presente ley, todas las personas naturales y jurídicas, y demás formas de organización que, de acuerdo con la Constitución, conforman la economía popular y solidaria y el sector financiero popular y solidario; y las instituciones públicas encargadas de la rectoría, regulación, control, fortalecimiento, promoción y acompañamiento. [ ] Art Sector Comunitario.- [ ] conjunto de organizaciones, vinculadas por: Relaciones de territorio, Familiares, Identidades étnicas, Culturales, de género, De cuidado de la naturaleza, urbanas o rurales; o de comunas, comunidades, pueblos y nacionalidades que, mediante el trabajo conjunto, tienen por objeto la producción, comercialización, distribución y el consumo de bienes o servicios lícitos y socialmente necesarios, en forma solidaria y auto gestionada, bajo los principios de la presente ley. Art Sector Asociativo.- Es el conjunto de asociaciones constituidas por personas naturales con actividades económicas productivas similares o complementarias, con el Página 2

3 objeto de producir, comercializar y consumir bienes y servicios lícitos y socialmente necesarios, auto abastecerse de materia prima, insumos, herramientas, tecnología, equipos y otros bienes, o comercializar su producción en forma solidaria y auto gestionada bajo los principios de la presente Ley. Art Sector Cooperativo.- Es el conjunto de cooperativas entendidas como sociedades de personas que se han unido en forma voluntaria para satisfacer sus necesidades económicas, sociales y culturales en común, mediante una empresa de propiedad conjunta y de gestión democrática, con personalidad jurídica de derecho privado e interés social. Disposición Transitoria Primera.- Las organizaciones de la EPS y del SFPS, que actualmente se encuentren en funcionamiento y operación, adecuarán sus estatutos sociales a la LOEPS. Si las organizaciones no adecuaren sus estatutos dentro de los plazos establecidos para el efecto, no podrán ejercer sus actividades y no accederán al fomento, promoción e incentivos que establece la ley. El plazo para estas adecuaciones no excederá de un año, contado a partir del nombramiento del Superintendente. 3. OBJETO Brindar a las organizaciones del sector de la Economía Popular y Solidaria, una guía detallada para ingresar información para el proceso de Adecuación de Estatutos y Registro conforme a lo establecido en la Disposición Transitoria Primera de la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario. 4. REQUERIMIENTOS DE LA PLATAFORMA DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE ECONOMIA POPULAR Y SOLIDARIA. Pare poder usar la plataforma de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria para el servicio de Adecuación de Estatutos y Registro es necesario contar con herramientas de ofimática y tener acceso a red Internet 1, que se describen a continuación: PROGRAMA NOMBRE VERSIÓN Visualizador de archivos Acrobat Reader Superior.PDF Internet Explorer 8.0 o superior, se sugiere que sea la versión 9.0. Navegadores 3 Firefox Mozilla 12.0 en adelante Chrome 18.0 en adelante Safari 4.0 en adelante 1 Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas de alcance mundial. 2 Visualizador de archivos PDF es un software que permite ver, imprimir y buscar en documentos PDF a través de una interfaz. 3 Navegador es una aplicación que opera a través de Internet, interpretando la información de archivos y sitios web para que estos puedan ser leídos. Página 3

4 5. INGRESO A LA PLATAFORMA DE SERVICIOS Desde el computador, el usuario debe abrir un navegador para acceder a la página web 4 institucional de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria SEPS para lo cual deberá colocar en la barra de direcciones web la siguiente dirección: Ver Figura 1. Figura 1: Pantalla Portal Institucional Una vez abierta la página web, en la parte superior derecha, se encuentra en la opción Servicios en Línea: Adecuación de Estatutos y registro de organizaciones de la EPS colocarse sobre el elemento y dar click para ingresar. Ver figura 2. 4 Página Web es el nombre de un documento o información electrónica adaptada para la World Wide Web y que puede ser accedida mediante un navegador. Página 4

5 Figura 2: Servicios en Línea A continuación se despliegan la pantalla de Adecuación de Estatutos dónde deberá tomar la opción de Servicio Electrónico de Adecuación de Estatutos y Registro Ver figura 3. Figura 3: Ingreso al servicio electrónico Página 5

6 6. PROCESO DE ADECUACIÓN DE ESTATUTOS Y REGISTRO Una vez ingresado al servicio electrónico, lea atentamente las instrucciones y los pasos para iniciar con el Proceso de Adecuación de Estatutos y Registro de las organizaciones de la EPS. El Representante Legal de las organizaciones es el llamado a cumplir con el proceso, para lo cual deberá contar con una cuenta de usuario para acceder a los servicios electrónicos de la SEPS. Si ingresa por primera vez deberá seguir los pasos que se indican a continuación para crear su Usuario y Contraseña. Si NO ingresa por primera vez deberá registrar el número de RUC de su organización como usuario principal, su número de cédula como usuario adicional y digitar su contraseña. Si olvidó su contraseña o esta ha caducado, podrá cambiarla en la opción Reestablecer contraseña. Cuando usted siga todos los pasos, le llegará un correo con instrucciones y una nueva clave que deberá ingresar para Reestablecer su contraseña. La opción Necesita Ayuda? lo direccionará a este manual de usuario y la guía para su apoyo. Ver Figura 4. Figura 4: Pantalla de Ingreso Página 6

7 SI INGRESA POR PRIMERA VEZ CREACIÓN DE LA CUENTA DE USUARIO En la pantalla de ingreso encontrará tres opciones: 1) Usuario Principal 2) Usuario Adicional 3) Contraseña Aquí el Representante Legal deberá hacer click en la opción Usuario Nuevo el sistema automáticamente lo direccionará a la opción de Buscar la organización. Ver Figura 5. Figura 5: Creación de Cuenta de Usuario BÚSQUEDA DE LA ORGANIZACIÓN La opción de Búsqueda de la Organización le permite buscar por número de RUC o por Razón Social, la organización a la que pertenece el representante legal. En el caso de razón social podrá digitar el nombre completo o cualquier palabra contenida en este, y el sistema le devolverá el listado de todas las organizaciones en las que aparezca la palabra ingresada. Usted podrá desplazarse por el listado, utilizando la barra de desplazamiento que está en el borde derecho del listado Ver Figura 6. Página 7

8 Figura 6: Pantalla de Búsqueda de Organización Sí encontró la organización deberá realizar un click en la opción Seleccionar caso contrario deberá leer el mensaje en el que se indica que la información no puede ser validada Si tiene dudas comuníquese a las oficinas de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria al teléfono: opción 1 o envíenos un correo electrónico a contactenos@seps.gob.ec DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL Al dar click en seleccionar deberá llenar los datos del Representante Legal para crear el usuario. Una vez que los campos han sido llenados haga click en el botón Registrar. Ninguna persona podrá registrarse como Representante Legal de más de una organización. Ver Figura 7. Página 8

9 Figura 7: Pantalla de Registro de datos del Representante Legal Importante: En la información del Representante Legal, se solicita un correo electrónico. Este debe pertenecer al Representante Legal y estar a su completo acceso (contar con usuarios y claves) si desea ver la información que le remitirá la SEPS. Esta cuenta de correo electrónico es el vínculo a través del cual le llegará la información de su nueva cuenta de usuario. Una vez ingresada la información el servicio le notificará un mensaje dónde se solicita revisar las instrucciones enviadas a la cuenta de correo electrónico registrada. Ver Figura 8. Figura 8: Pantalla de Instrucciones de mensajes a buzón de correo electrónicos El representante legal debe acceder a su correo electrónico y buscar, del remitente Servicios Electrónicos, un correo en el cual se confirma la creación de la cuenta. Página 9

10 ACTIVACIÓN DE LA CUENTA Una vez que esté en su buzón de correo y antes de activar la cuenta, lea las instrucciones que constan en el correo electrónico remitido por la SEPS. Allí le indicarán que espere un segundo correo con las credenciales (usuarios y contraseña), una vez que activó su cuenta. Para activar la cuenta, deberá hacer un click en la opción AQUÍ en el correo electrónico recibido de la Superintendencia como se muestra a continuación Ver Figura 9: Figura 9: Pantalla de mensaje para activación de servicio electrónico El sistema le re direccionará a la pantalla de los servicios electrónicos que se muestra a continuación: Figura 9: Pantalla de Mensaje para activación de cuenta El sistema le remitirá un segundo correo electrónico con los datos de acceso (usuario y clave) a los servicios electrónicos. Ingrese a su correo y siga las instrucciones indicadas. Recibirá un mensaje con las credenciales para el acceso: Usuario Principal Siempre es el RUC de la organización Usuario Adicional Es la cédula del Representante Legal Contraseña provisional Entregada por el sistema (Es aleatoria) Como se muestra a continuación en la figura 10: Página 10

11 Figura 10: Mensaje a la cuenta de correo electrónico con credenciales del servicio Una vez que le han sido entregadas las credenciales (usuarios y contraseña) puede ingresar nuevamente a Servicios electrónicos en la página web de la SEPS. La primera vez que el representante legal ingrese a los servicios electrónicos deberá ingresar los usuarios y contraseña provisional recibidos al correo registrado y deberá hacer un click en ingresar como se muestra en la figura 11: Figura 11: Pantalla de Mensaje para ingreso a servicios electrónicos Una vez presionado la opción de Ingresar, la pantalla le solicitará cambiar la contraseña de acceso asignada por el sistema por la nueva clave que deberá contener de 8 a 15 caracteres entre números y letras. Bajo la actualización de la contraseña, se encuentra un recuadro en el que se solicita Leer y aceptar un Acuerdo de Responsabilidad en el que la organización reconoce la importancia de la clave y sus condiciones de uso. Deberá leer el acuerdo y señalar la opción he leído y acepto sí / no. Ahora podrá actualizar la contraseña, ingresando una nueva contraseña y también el código de seguridad que se muestra en la figura 12 para el acceso al servicio y dar click en Cambiar contraseña: Página 11

12 Figura12: Pantalla de ingreso de código de seguridad Ahora podrá ingresar al portal de servicios electrónicos con su nueva contraseña y los usuarios como se muestra en la figura 13 a continuación y hacer click en ingresar : Figura 13: Pantalla de ingreso al portal de servicios electrónicos PROCESO Una vez cumplidos los pasos anteriores, el servicio le dará un mensaje de Bienvenida y habilitará los PASOS del proceso de Adecuación de Estatutos y Registro. Ver figura 14. Página 12

13 Figura 14: Pantalla de Bienvenida a los servicios electrónicos con credenciales autorizadas PASO 1: ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE LA ORGANIZACIÓN En este paso se realizará la actualización de los datos de la organización. Es importante llenar cada campo con la información real y verificable. En este formulario constan campos para llenar información general de la organización, los domicilios legales, dirección de la matriz, los contactos e información adicional necesaria. Ver figura 15. Página 13

14 Figura 15: Formulario para actualizar datos de la organización En la primera parte se encuentra el RUC de su organización y la razón social. A continuación se le pide llenar: Tipo de organización, clase, subclase y subsubclase (en caso de que exista). Ver Figura 16: Figura 16: Información general de la organización Una vez completado ese punto deberá llenar la información del Domicilio Fiscal y la Dirección de la Matriz conforme se muestra en la figura. Ver Figura 17: Página 14

15 Figura 17: Dirección de domicilio legal y de la matriz El formulario permite continuar únicamente si se ingresan todos los datos. Si existieren datos en blanco o erróneos le presentará mensajes informativos para su corrección. Actualizada la información de su organización, deberá hacer click en la opción Registrar y aparecerá una pantalla indicándole que: Ha concluido con éxito el ingreso de información de la organización. Ahora podrá pasar al Paso 2. Ver Figura 18 PASO 2: CARGA DE DOCUMENTOS. Figura 18: Pantalla de inicio paso 2 En el Paso 2 se muestra una pantalla con dos documentos: Modelo de estatuto; Certificación del Secretario; Página 15

16 Los formatos de documentos que deben ser descargados, llenados, impresos y escaneados. Luego deberán cargarse (subirse) a la página web en el lugar determinado en la pantalla. Ver Figura 19 Formatos de los documentos Figura 19: Íconos de carga y descarga de documentos Buzón para carga de los documentos Se podrán descargar los documentos y guardarlos dando click en el ícono para descarga de archivos. Ver Figura 20: Modelo de estatuto Certificación del secretario Al descargar los formatos, la organización puede cerrar su sesión y reactivarla una vez que tenga los documentos aprobados. Figura 20: Pantalla de opción de Descarga de Estatuto En el primero, está el modelo establecido por cada grupo y tipos de organizaciones y en el segundo, la certificación del secretario en la que se indica que la asamblea se llevó a cabo de forma correcta. Los documentos a descargar son plantillas en formato PDF que contienen campos en blanco que pueden ser completados. Cada modelo de estatuto ha sido diseñado conforme al grupo y tipo de organización, existen estatutos para Cooperativas: de Ahorro y Crédito, de Transporte, de Producción Pesquera, Producción Agrícola, Vivienda y un estatuto general para las cooperativas que no están dentro de estas categorías. También un estatuto general para las Asociaciones. Ver figura 21. Página 16

17 Figura 21: Pantalla de ejemplo del Modelo de Estatuto Los espacios en blanco en el estatuto y en la certificación deben llenarse. Una vez completados, podrán imprimirse para ser aprobados por la Asamblea y/o Junta General de la organización. Una vez aprobados, los documentos: estatuto y certificación, deberán escanearse en formato PDF y subirse al portal de servicios electrónicos. La organización puede ingresar con su contraseña, exactamente al lugar donde se quedó la primera vez. Podrá cargar los documentos, ingresando en el botón Examinar. Este buscará los archivos en el lugar donde hayan sido almacenados por la organización, al dar click en Abrir se cargará el documento. Es importante observar que los documentos coincidan con el nombre del archivo requerido. Ver figura 22 Página 17

18 Figura 22: Descarga y carga del modelo de Estatuto En la parte inferior de la pantalla se presenta la solicitud de adecuación, en la que el Representante Legal solicita la aprobación de su estatuto. Cuando termine de cargar los archivos deberá señalar la opción he leído y acepto sí / no y se le habilitará el botón Guardar. Ver figura 23. Figura 23. Solicitud de adecuación NOTA: Recuerde guardar un respaldo físico de todos los documentos que envíe mediante este servicio electrónico. Estos deberán ser presentados físicamente a la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria cuando le sean requeridos. Página 18

19 FINALIZACIÓN Una vez concluido el proceso, recibirá un correo en el que se le indicará que la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria ha recibido correctamente la información digital cargada en el servicio electrónico de adecuación de estatutos y registro y se comunicarán vía correo electrónico, las observaciones respecto de los documentos enviados. Además se indica que la organización debe tener pleno conocimiento sobre la responsabilidad civil y penal que puede incurrir en caso de comprobarse falsedad en las declaraciones y documentos digitales cargados a los servicios electrónicos; por inconsistencias con los documentos que reposan en el archivo de la Cooperativa, o por inexistencia de dichos documentos. Ver figura 24. Figura 24. Confirmación carga de Estatutos Una vez aprobado el Estatuto, se realizarán los requerimientos puntuales para carga de otros documentos que permitirán la aprobación del registro de nuevas directivas y el certificado de autorización de funcionamiento. Página 19

20 CONSULTA ESTADO DEL TRÁMITE Si requiere consultar el estado de su trámite por favor ingrese en la opción Consultar el estado del trámite allí se desplegará una pantalla en la que podrá encontrar dos estados. Ver figura 25: PENDIENTE: Que significa que sus documentos fueron remitidos y al momento se encuentran en revisión dentro de la Superintendencia. Una vez terminados los procesos, se emitirán notificaciones electrónicas a cada organización. Si no ha recibido ninguna significa que sus documentos están aún en revisión. COMPLETADO: Que significa que todo el proceso llegó a su fin. Recibirá notificaciones electrónicas con la confirmación de que el trámite ha concluido. Figura 25: Finalización carga de documentos Si necesita asistencia técnica de los servicios electrónico escríbanos al correo electrónico soporte.usuario@seps.gob.ec, si tiene inquietudes del procedimiento legal escríbanos a contactenos@seps.gob.ec. Página 20