SUPERINTENDENCIA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA. CIRCULAR No. SEPS-IR-DNRFPS

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1 SUPERINTENDENCIA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA CIRCULAR No. SEPS-IR-DNRFPS HALLAZGOS DE AUDITORÍA Instrucciones de Ubicación: CORPORACIÓN EDI-ABACO CÍA.LTDA.: Sistema Equal: Aplicación de Normativa Contable; Carpeta Legal y Conexas, Superintendencia de Economía Popular y Solidaria; Subcarpeta Circulares SEPS Título General de la Obra: Actualización Contable Base legal: Superintendencia de Economía Popular y Solidaria Fecha de emisión: 02 de julio de 2015 Derechos reservados. Prohibida la reproducción total o parcial de la Obra por cualquier medio: fotomecánico, informático o audiovisual, sin la autorización escrita de los propietarios de los Derechos Intelectuales. ISBN Registro Nacional de Derechos de Autor Ecuador

2 OFICIO CIRCULAR No. SEPS-IFPS-IEN Quito DM, 02 de julio de 2015 Señores GERENTE AUDITOR INTERNO PRESIDENTE DEL CONSEJO DE VIGILANCIA ENTIDADES DEL SECTOR FINANCIERO POPULAR Y SOLIDARIO DEL SEGMENTO 4 Y 5 Presente De mi consideración: Asunto: "Sistema de Hallazgos de Auditoría" En el Código Orgánico Monetario y Financiero, publicado en el Registro Oficial N" 332, de 12 de septiembre de 2014, se señala que: En el artículo 455:"Las cooperativas de ahorro y crédito contarán con auditores interno y externo cuando sus activos superen USD 5' ,00 (cinco millones de dólares de los Estados Unidos de América). Este valor se ajustará anualmente conforme al índice de precios al consumidor. Las cooperativas de ahorro y crédito cuyos activos sean inferiores al monto señalado en el inciso precedente, contarán con las auditorias que determine el consejo de administración, de conformidad con las normas que emita la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera. " En el artículo 440: "Los consejos de vigilancia serán corresponsables del desempeño de las cooperativas de ahorro y crédito, de las asociaciones mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda y de las cajas centrales y estarán sujetos a las responsabilidades y sanciones que este código establece para los consejos de administración. " En el artículo 38 del Reglamento a la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria, se menciona que: El Consejo de Vigilancia tendrá las siguientes atribuciones: "...Controlar las actividades económicas de la Cooperativa; vigilar que la contabilidad de la cooperativa se ajuste a las normas técnicas y legales vigentes; realizar controles concurrentes y

3 posteriores sobre los procedimientos de contratación y ejecución, efectuados por la cooperativa; vigilar el cumplimiento de las recomendaciones de auditoría, debidamente aceptadas..." Con este antecedente, el Presidente del Consejo de Vigilancia de las entidades de los segmentos 4 y 5 deberán reportar los hallazgos identificados en las revisiones efectuadas por el Consejo de Vigilancia y el seguimiento a las estrategias propuestas para mitigar los riesgos asociados a dichos hallazgos; a través del sistema de hallazgos que la Superintendencia ha desarrollado para tal propósito. Para el acceso a dicho sistema, el representante legal y el Presidente del Consejo de Vigilancia deberán observar los requisitos para la obtención de la clave del sistema de hallazgos, comunicados mediante oficio circular Nº SEPS-IFPS del 1 de octubre de A continuación se detalla el proceso para reportar la gestión de hallazgos: 1. Proceso de gestión de hallazgos de auditoría En las entidades de los segmentos 4 y 5, que no cuenten con auditor interno, el Presidente del Consejo de Vigilancia será el responsable de reportar a la Superintendencia la siguiente información: a) identificación de hallazgos, b) definición de estrategias, c) seguimiento a la ejecución de las estrategias y d) reestructuración de estrategias. a. Identificación de hallazgos El Presidente del Consejo de Vigilancia ingresará en el sistema los hallazgos y recomendaciones identificadas fruto de la aplicación de las atribuciones establecidas en el artículo 38 del Reglamento a la try Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y se adjuntará el informe final en formato word. Esta información deberá ingresarse en el sistema de hallazgos, durante los ocho días laborables posteriores a la presentación del informe al Consejo de Administración o a la Asamblea General de acuerdo a lo que aplique.

4 b. Definición de estrategias El Presidente del Consejo de Vigilancia, deberá reportar en el sistema, las estrategias que la administración de cada entidad haya definido, con el propósito de subsanar los hallazgos identificados por el Consejo de Vigilancia, auditor externo y por la Superintendencia. Dicha información deberá reportarse en el sistema de hallazgos, durante los diez días laborables posteriores al ingreso de los hallazgos y recomendaciones en el sistema. c. Seguimiento al cumplimiento de las estrategias El Presidente del Consejo de Vigilancia deberá reportar mensualmente en el sistema, el seguimiento a la ejecución de las estrategias formuladas por la entidad para subsanar los hallazgos identificados por el Consejo de Vigilancia, auditor externo y por la Superintendencia. Con dicho propósito, el Presidente del Consejo de Vigilancia deberá revisar los entregables que sustenten el avance o cumplimiento de las estrategias, con base en lo cual actualizará periódicamente los porcentajes de avance en el sistema de hallazgos, hasta el día cinco del siguiente mes o el día laborable inmediato en caso de feriado o fin de semana. Dichos entregables deberán ser custodiados por el Presidente del Consejo de Vigilancia y estar disponibles para cuando los requiera la Superintendencia. d. Reestructuración de estrategias Cuando sea necesario reestructurar una estrategia, las entidades deberán solicitar los ajustes requeridos a través del sistema de hallazgos; y, remitir simultáneamente una comunicación dirigida al Intendente de Riesgos de la EPS y SFPS, misma que debe ser presentada en las oficinas de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria o en respectivas zonales.

5 2. Levantamiento de línea base El proceso antes indicado iniciará con el levantamiento de la línea base de los hallazgos, recomendaciones y estrategias que se encuentren vigentes al 30 de julio de 2015, y, que correspondan a los informes del Consejo de Vigilancia. Esta información deberá ser cargada en el sistema de hallazgos hasta el día 8 de agosto de 2015 por el Presidente del Consejo de Vigilancia; y, adicionalmente deberá remitir al correo electrónico seguimiento.hallazgos@seps.gob.ec, el Formulario de reporte de línea base de hallazgos que se adjunta al presente; señalando en el asunto: "Carga de línea base de hallazgos del Consejo de Vigilancia". El levantamiento de la línea base comprende la carga en el sistema de hallazgo de: l) información de hallazgos, 2) recomendaciones, 3) estrategias, 4) valoración del nivel de impacto y probabilidad; y, 5) porcentaje de avance en la ejecución de las estrategias, que deberá ser constatado por el Presidente del Consejo de Vigilancia. 3. Entidades de los segmentos 4 v 5 que cuenten con Auditor Interno Las entidades de los segmento 4 y 5, en las cuales el Consejo de Administración decidió contar con Auditor Interno, éste será el responsable de reportar los hallazgos y realizar el seguimiento a las estrategias en el sistema de hallazgos, observando los procedimientos establecidos en los oficios circulares No. SEPS-IR-DNRFPS de fecha 08 de abril de 2074, SEPS-IR-DNRFPS de 06 de junio de 2014 y SEPS- IRDNRFPS de 22 de junio de Esta información deberá ser cargada en el sistema de hallazgos hasta el día 8 de agosto de 2015 por el auditor interno; y, adicionalmente deberá remitir al correo electrónico seguimiento.hallazgos@seps.gob.ec, el Formulario de reporte de línea base de hallazgos que se adjunta al presente; señalando en el asunto; "Carga de línea base de hallazgos del Auditor Interno". La guía para el ingreso de los hallazgos, recomendaciones y estrategias en el "Sistema de Hallazgos de Auditoría", se detalla en el Manual de Usuario adjunto al presente. La publicación y actualizaciones del manual, si aplica, se visualizarán al ingresar en la herramienta.

6 Atentamente, f) John Arroyo Jácome INTENDENTE DE RIESGOS DE LA EPS Y SFPS Adjunto: Anexo 1: Formato de reporto de línea base Anexo 2: Manual de Usuario

7 Anexo 1: Formulario de reporte de línea base de hallazgos

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10 1. Introducción En el proceso de supervisión continuo basado en riesgos, es importante que el trabajo del Presidente del Consejo de Vigilancia vaya de la mano con la gestión integral de riesgos con el propósito de identificar, medir, priorizar, controlar o mitigar, monitorear y comunicar los diferentes riesgos a los que están expuestas las entidades; para fortalecer la gestión en beneficio de sus integrantes y la comunidad. Por lo que, las entidades del sector financiero popular y solidario, deben contar con procesos continuos de control, que permitan identificar los hallazgos, y dar seguimiento a las estrategias generadas para subsanarlos. Por lo indicado, la Superintendencia ha diseñado un sistema, pata el registro de los hallazgos identificados en los procesos de auditoría y el monitoreo a la ejecución de las estrategias propuestas. 2. Objetivo Desarrollar una guía para el ingreso de los hallazgos, recomendaciones y estrategias en el "Sistema de Hallazgos de Auditoría". 3. Definiciones Hallazgos: Son todos aquellos eventos de riesgos detectados en la aplicación de pruebas de cumplimiento y sustantivas en un proceso de auditoría. Tienen un efecto importante sobre los objetivos de la entidad, así como en la calidad de la información y las operaciones, por lo que deben comunicarse como situaciones que merecen atención. Su redacción contendrá los cuatro atributos: condición, criterio, causa y efecto. Recomendación: Aquellas acciones correctivas que se deben poner en práctica para mejorar las deficiencias encontradas. Subcomponente: Es un conjunto de conceptos para evaluar la calidad de la gestión de la entidad en función de una temática específica. Establece el elemento de control al que se encuentra asociado el examen de auditoría o el hallazgo.

11 Identificación de hallazgos: Contempla los hallazgos identificados por los auditores internos, externos y por el organismo de control, como resultado de la aplicación de sus procesos y procedimientos de auditoría. Ejecución de estrategias: Contempla el monitoreo de las estrategias definidas por la entidad a través de la gerencia para la mitigación de los hallazgos identificados. Impacto: Busca captar el grado de afectación (o importancia) del hallazgo en el funcionamiento normal de la entidad, respecto al subcomponente evaluado. Probabilidad: Concibe la probabilidad de ocurrencia determinando la frecuencia de un determinado hallazgo. 4. Requisitos tecnológicos de la herramienta Para el uso de la herramienta, se debe tener en cuenta las siguientes especificaciones técnicas: Navegador Web: Google Chrome 32 y posterior (.) Mozillla Firefox 26 y posterior Internet Explorer 9 y posterior (*) Se recomienda el uso del explorador Google Chrome 5. Desarrollo de aplicación 5.1. Ingreso a la aplicación a) Ingreso al portal de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (

12 b) Ingresar al Portal de Servicios Electrónicos pulsando el enlace, donde se mostrará la siguiente pantalla. c) Para ingresar al Sistema matriz de hallazgos se pulsará el siguiente enlace.

13 d) Luego de pulsar el anterior enlace se mostrará la pantalla de ingreso a la aplicación del Sistema de hallazgos, donde se debe colocar el usuario y contraseña asignado por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria Selección de las entidades Una vez dentro del Sistema de Hallazgos, los usuarios tendrán la posibilidad de seleccionar la entidad donde van a registrar los hallazgos cuando ellos hayan sido asignados a más de una entidad. Para la selección de entidad se desplegará la siguiente pantalla

14 La pantalla de selección de entidades permite filtrar sea por RUC o por razón social las entidades. Con el botón seleccionamos la organización donde se registrarán los hallazgos que deseamos consultar o sobre la cual deseamos realizar un registro de hallazgo o estrategia Componentes del sistema Los módulos que integran el sistema de hallazgos se encuentran en la parte superior de la ventana y son los siguientes

15 Al hacer clic en cada botón del módulo, se despliega un submenú, cuyas funcionalidades se describen a continuación: 5.4. Consultas Los Presidentes del Consejo de Vigilancia antes de realizar un nueva revisión deberán revisar los hallazgos, recomendaciones y estrategias reportadas en el sistema, con el fin de obtener un diagnóstico previo de la entidad y no duplicar los hallazgos y recomendaciones que fueron identificadas en procesos anteriores de auditoría internas, externas, Consejo de Vigilancia y del organismo de control. Para lo cual, deberá ir al menú "Consultas".

16 Consulta de informes Ingresar al Submenú "Informes" para consultar el historial de los informes realizados anteriormente por los Auditores o Presidente del Consejo de Vigilancia. En la herramienta se pueden realizar búsquedas parciales o totales de los informes Búsquedas parciales: Para esta consulta se podrá filtrar uno o varios campos, tales como: responsable de emisión, tipo informe, periodicidad de informe, fecha de emisión y número de informe.

17 Búsquedas totales: Para esta consulta no se realiza ningún filtro y se pulsa el botón "Buscar". Dónde: Consulta de hallazgos Ingresar al Submenú "Hallazgo" para consultar el historial de los hallazgos levantados por las auditorías o Consejos de Vigilancia anteriores.

18 Dónde: En la herramienta se pueden realizar búsquedas parciales, específicas o totales o de los hallazgos. Búsquedas parciales: Para esta consulta se podrá filtrar uno o varios campos, tales como: responsable de emisión, tipo de informe, periodicidad de informe, fecha de emisión, número de informe, número de hallazgo, proceso, área, componente y subcomponente. Búsquedas totales: Para esta consulta no se realiza ningún filtro y se pulsa el botón "Busca/'. Búsqueda específica: Para buscar un hallazgo determinado, se puede ingresar palabras claves que están definidas dentro de un hallazgo, en el recuadro ubicado en "Descripción".

19 Después de consultar el hallazgo, con el botón se muestran información general del informe, las recomendaciones y estrategias asociadas al hallazgo Consulta de estrategias Ingresar al Submenú "Estrategia" para consultar el historial de las estrategias definidas por la administración de la entidad.

20 En la herramienta se pueden realizar búsquedas parciales, específicas o totales de las estrategias. Búsquedas parciales: Para esta consulta se podrá filtrar uno o varios campos, tales como: responsable de emisión, número hallazgo, número estrategia, componente, subcomponente, estado cumplimiento y estado aprobado. Búsquedas totales: Para esta consulta no se realiza ningún filtro y se pulsa el botón "Busca/'. Búsqueda específica: Para buscar una estrategia determinada, se puede ingresar palabras claves que están definidas dentro de la estrategia, en el recuadro ubicado en "Estrategia". Con el botón podrá bajarse el archivo excel del reporte de seguimiento de las estrategias definidas y el reporte de las reestructuraciones de las estrategias efectuadas, en el cual se podrá visualizar los resultados de las solicitudes realizadas a la Superintendencia de aprobación y reestructuración de estrategias.

21 Después de consultar la estrategia, con el botón se muestra información general del informe, los hallazgos y recomendaciones asociadas a la estrategia Identificación de Hallazgos Los auditores internos, externos, Consejo de Vigilancia y del organismo de control para ingresar un hallazgo identificado deberá ir al menú "Hallazgos" y submenú "Añadir hallazgo" Panel de Informes Una vez en la pantalla de "Añadir Hallazgos" se mostrará el panel de informes de las siguientes maneras: a) Cuando no hay informes pendientes de editar y enviar a la SEPS. b) Cuando hay informes pendientes de editar o enviar a la SEPS. Dónde:

22 5.5.2 Nuevo informe Dónde: Al pulsa el botón información de datos de informe. se muestra la siguiente

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24 Pulsando el botón se almacenara los datos del informe y permitirá ingresar hallazgos - recomendaciones y estrategias Añadir hallazgos Para ingresar los hallazgos definidos en el informe deberá pulsar

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29 Después de ingresar de los hallazgos se muestra la siguiente pantalla: Dónde: Añadir recomendaciones Después de pulsar el botón, para ingresar las recomendaciones se debe pulsar el botón Dónde:

30 Después de ingresar las recomendaciones se muestra la siguiente pantalla: Dónde: Añadir estrategia Luego de pulsar el botón, se muestra la siguiente pantalla: Dónde: a) Pulsar el botón para ingresar la estrategia definida por la administración de la Cooperativa.

31 Dónde:

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33 El Auditor o el Presidente del Consejo de Vigilancia podrán editar la estrategia con el botón y eliminar la estrategia con el botón b) Pulsar el botón para añadir a la recomendación una o varias estrategias que han sido definidas con anterioridad. Dónde: Para ingresar un nuevo hallazgos, recomendación o informe se debe pulsar el siguiente botón Enviar informe Para enviar el informe se debe pulsar el botón siguiente pantalla: y luego se despliega la

34 Dónde: 5.6. Gestión de Estrategias Los Presidentes del Consejo de Vigilancia para gestionar las estrategias definidas por la entidad deberán pulsar el menú "Estrategias" Añadir Estrategias Los Presidentes del Consejo de Vigilancia deberán ingresar las estrategias definidas para subsanar los hallazgos identificados por el Auditor Interno, Auditor Externo, Consejo de Vigilancia y del organismo de control, para lo cual deberá seguir los siguientes pasos: a) Luego de ingresar al menú "Estrategia", pulsar el submenú "Añadir Estrategias" y se muestra la siguiente pantalla:

35 Dónde: b) Seleccionar el hallazgo sin estrategia asociada e ingresar en el botón para ingresar una o varias estrategias. c) Seguir las pasos definidos en el punto Añadir estrategia. d) Revisar los datos ingresados y pulsar en el botón enviar la estrategia a la Superintendencia. e) Confirmar el envío de la estrategia, con el botón Ejecución de estrategias Los auditores internos o el Presidente del Consejo de Vigilancia deberán realizar seguimiento a las estrategias levantadas por la administración de la

36 Cooperativa para subsanar los hallazgos de las auditorías: internas, externas, Consejo de Vigilancia y del organismo de control, para lo cual se deberá seguir los siguientes pasos: a) Luego de ingresar al menú "Estrategia", pulsar el submenú "Ejecución de estrategias" y se muestra la siguiente pantalla: Dónde: b) Pulsar en el botón para revisar el hallazgo y recomendación asociada a la estrategia. c) Luego pulsar el botón para ingresar el porcentaje de avance en el que se encuentra el cumplimiento de la estrategia considerando que la metas es el 100%. Porcentaje que deberá ser comunicado por el responsable de la estrategia y verificado por el Presidente del Consejo de Vigilancia. d) Después pulsar el botón

37 5.7. Reestructuración de estrategias La administración de la entidad controlada a través del Consejo de Vigilancia podrá solicitar reestructurar las estrategias definidas para subsanar los hallazgos, con base en los siguientes criterios: Cambio de fecha Para solicitar el cambio de la fecha fin planificada, pulsar en el submenú "Cambio de fecha", para lo cual se deberá seguir los siguientes pasos: a) Pulsar el botón para consultar una o varias estrategias que se requieran reestructurar.

38 b) Actualizar el porcentaje de avance de la estrategia a reestructurar con el siguiente botón c) Ingresar la nueva fecha fin de la estrategia en la opción "Fecha propuesta" d) Luego ingresar el motivo o razones por las cuales se requiere cambiar la fecha fin de la estrategia, en la opción "Justificación". e) Con el botón verificar los hallazgos y recomendaciones que están asociadas a la estrategia. f) Después pulsar el botón para evitar el requerimiento a la Superintendencia Reemplazo por nueva estrategias Para solicitar el cambio de la estrategia ya ingresada por una nueva, pulsar en el submenú "Reemplazar por una nueva", para lo cual se deberá seguir los siguientes pasos:

39 a) Pulsar el botón para consultar una o varias estrategias que se requieran reemplazar por otra estrategia. b) Actualizar el porcentaje de avance de la estrategia que se va a solicitar el cambio con el botón c) Luego ingresar el motivo o razones por las cuales se requiere remplazar la estrategia anterior por una nueva estrategia, en la opción "Justificación". d) Con el botón verificar los hallazgos y recomendaciones que están asociadas a la estrategia. e) Después pulsar el botón para ingresar la nueva estrategia que reemplazará a la estrategia anterior definida por la entidad.

40 Dónde: Los demás campos llenar de acuerdo a la información descrita en el punto Añadir estrategia Excepciones Para solicitar la eliminación de la estrategia, pulsar en el submenú "Excepciones", para lo cual se deberá seguir los siguientes pasos:

41 a) Pulsar el botón requieran reestructurar. b) Actualizar el porcentaje de avance de la estrategia a reestructurar con el botón c) Luego ingresar el motivo o razones por las cuales no aplica la implementación del hallazgo, recomendación y estrategia, en la opción "Justificación". d) Con el botón los hallazgos y asociadas a la estrategia. e) Después pulsar el botón para enviar el requerimiento de excepción de estrategia a la Superintendencia.

42 El Presidente del Consejo de Vigilancia podrá verificar las autorizaciones o negaciones de las reestructuraciones solicitadas a las estrategias a través del menú "Consultas", explicadas en el punto de este manual Manual En este menú, el Presidente del Consejo de Vigilancia podrá acceder al respectivo Manual de Usuario, como guía o fuente de consulta en el manejo del Sistema de Hallazgos.