PROYECTO ÁPICE-ICETEX

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1 PROYECTO ÁPICE-ICETEX INFORME SOBRE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE MEDICIÓN DE LA GESTIÓN DEL MODELO DE ATENCIÓN IENTEGRAL AL ESTUDIENTE SIMEG -MAIE Fecha Institución Ciudad Consultor a cargo 9 de Junio Rafael Peralta Universidad de Amazonia Florencia 2011 Castro 1. PRESENTACIÓN El SIMEG-MAIE es una herramienta de seguimiento del Modelo Atención Integral al Estudiante que consiste en definir un conjunto de indicadores que permite medir la gestión realizada para el cumplimiento de metas propuestas en el plan de acción de cada IES. Este instrumento contiene 47 indicadores organizados en cuatro grupos así: Indicadores generales, indicadores de las líneas de dimensión, indicadores de la gestión del crédito educativo e indicadores de información complementaria. Por su importancia se han clasificado de la siguiente manera: NÚMERO DE INDICADORES CARÁCTER 18 INDICADORES PERTINENTES 13 INDICADORES CONVENIENTES 7 INDICADORES OPCIONALES 9 PREGUNTAS INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Para la construcción e implementación del SIMEG-MAIE, la IES debe: Definir el responsable de alimentar el SIMEG-MAIE. Determinar el periodo base (se recomienda iniciar en el período II-2009). Determinar con el Consultor los indicadores que va a asumir, dependiendo de la pertinencia con las acciones contempladas en el Plan de Acción y del interés institucional, teniendo en cuenta que 18 de ellos son obligatorios. Realizar la interpretación de los resultados. Elaborar los respectivos informes y enviar a los interesados. Adelantar las acciones pertinentes con el fin de aplicar correctivos, implementar políticas o generar los informes del caso. 1 de 9

2 2. TIPOS DE INDICADORES A continuación se presentan los diferentes tipos de indicadores que adoptó la Universidad para medir su gestión en relación con el Modelo de Atención Integral al Estudiante. Estos son; Indicadores Generales, Indicadores por líneas de Dimensión: Social - Vocacional, Académica y Económica financiera; e indicadores de Gestión del Crédito educativo. A. INDICADORES GENERALES 1 Porcentaje de deserción de la IES. 10,8 13,31 10,06 12, CON crédito ICETEX. Porcentaje de deserción por causas sociales de la IES Porcentaje de deserción por causas académicas de la IES 16,67 19,5 11,64 11, Porcentaje de deserción por causas económicas de la IES Porcentaje de deserción por causas propias de la IES CON apoyos académicos recibidos de la IES. CON apoyos financieros recibidos de la IES. de la IES por área de conocimiento. de la IES por programa académico. 10,8 13,31 10,06 12,94 16,64 19,55 11,69 11,57 13,06 15,72 11,06 13,34 10,8 13,31 10,06 12,94 10,8 13,31 10,06 12,94 2 de 9

3 B. LÍNEA DE DIMENSIÓN SOCIAL-VOCACIONAL Porcentaje de estudiantes atendidos en articulación con la educación media Porcentaje de estudiantes provenientes de colegios articulados con la IES.(social vocacional) Porcentaje de estudiantes de la IES con acceso focalizado. 0,05% 0,05% 0,01% 0,08% C. LÍNEA DE DIMENSIÓN ACADÉMICA 14 Porcentaje de estudiantes de la IES en programas de tutorías Porcentaje de estudiantes ICETEX en programas de tutorías dentro del total de estudiantes de la IES. Porcentaje de estudiantes de la IES en programas de monitorías. Porcentaje de estudiantes ICETEX en programas de monitorías dentro del total de estudiantes de la IES. Porcentaje de estudiantes ICETEX no renovados por bajo rendimiento académico. 0,00% 0,28% 2,77% 3,93% 19 Porcentaje de estudiantes de la IES con resultado superior en la prueba de Estado ICFES. 20 Porcentaje de estudiantes de estrato 1 y 2 3 de 9

4 21 22 con resultado Superior en la Prueba de Estado ICFES dentro del total de estudiantes con ICFES Superior. Número de estudiantes con crédito educativo con grado formalizado. Porcentaje de egresados de la IES que fueron beneficiarios del crédito ICETEX vinculados laboralmente. 2,17% 1,56% 8,07% 1,28% 66,67% 60,00% 84,62% 80,00% D. LÍNEA DE DIMENSIÓN ECONÓMICO-FINANCIERA Porcentaje de estudiantes de la IES con crédito educativo reembolsable (ICETEX, crédito directo, cooperativas y de otras entidades financieras en convenio con la Universidad) para matrícula y/o sostenimiento. Porcentaje de estudiantes de la IES con ayudas económicas no reembolsables (becas, descuentos, auxilios, créditos condonables, etc.). 25 Porcentaje de estudiantes morosos de crédito directo. GESTIÓN DEL CRÉDITO EDUCATIVO (ICETEX) Porcentaje de estudiantes de la IES con crédito educativo ICETEX. Porcentaje de créditos ICETEX legalizados sobre el total de créditos aprobados. 0,00% 5,35% 5,22% 4,98% 0,00% 69,51% 80,82% 77,91% 4 de 9

5 28 Porcentaje de estudiantes ICETEX con crédito renovado. 0,00% 80,12% 73,90% 73,96% Porcentaje de estudiantes por edad de mora de crédito ICETEX.( De 0 a 30 días) Porcentaje de estudiantes por edad de mora de crédito ICETEX. (de 31 a 60 días) Porcentaje de estudiantes por edad de mora de crédito ICETEX. ( De 61 a 90 días) Porcentaje de estudiantes por edad de mora de crédito ICETEX. ( mayor a 90 días) Porcentaje de estudiantes ICETEX a quienes se les realizó visita domiciliaria. 0,00% 25,71% 14,13% 13,76% 34 Porcentaje de estudiantes ICETEX legalizados extemporáneamente. 35 Porcentaje de recursos reintegrados por causa a ICETEX. 36 Porcentaje de estudiantes con crédito educativo ICETEX dentro del total de estudiantes financiados. 37 Porcentaje de estudiantes con crédito educativo ICETEX - FONDOS EN ADMINISTRACION dentro del total de estudiantes ICETEX. 38 Porcentaje de garantías no viables. 0,00% 0,00% 86,44% 8,96% 5 de 9

6 3. INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS En la reunión se analizan los resultados de los indicadores prioritarios y se obtienen las siguientes conclusiones: 3.1 INDICADORES GENERALES. En cuanto la deserción general de la institución se identifica que en los segundos semestres del año se presenta un mayor porcentaje de deserción, pero aún no se han identificado claramente las razones de este comportamiento, la Universidad se compromete a revisar las posibles variables que pueden influir en este comportamiento como lo son inscripciones, estudiantes que se encuentran trabajando, entre otras. Con relación a la deserción de los estudiantes con crédito ICETEX, se resalta que el comportamiento que se ha presentado es bueno porque en los cuatro periodos presentados disminuye esta deserción y además este porcentaje es directamente proporcional al número de estudiantes con crédito ICETEX. En la Institución no se han identificado claramente las causas de deserción, por ende no se tiene la información para hallar estos indicadores. En los indicadores de porcentaje de deserción por área de conocimiento y por programa académico, se presentó la misma información de la deserción general de la Institución, puesto que los funcionarios de la universidad no tenían claro que información suministrar; sin embargo, en el SPADIES si se identifica claramente la deserción por área de conocimiento y por programa académico. 3.2 LINEA DE DIMENSION SOCIAL Y VOCACIONAL Con relación a los Indicadores de articulación con la educación media no se tiene ninguna información porque este proceso no se ha realizado en periodos anteriores y hasta hora se está iniciando con la articulación en la educación media. Es necesario revisar si los porcentajes obtenidos en el indicador de focalización están enfocados a la política institucional de población vulnerable o grupos étnicos 3.3 LINEA DE DIMENSIÓN ACADÉMICA La Universidad actualmente no cuenta con programas de tutorías y monitorias como apoyo académico a los estudiantes, además los procesos o programas de acompañamiento académico no se encuentran formalizados dentro de la institución, y como consecuencia a esto no se encontró ningún registro. 6 de 9

7 Se genera una alerta porque el comportamiento del Indicador que refleja el porcentaje de estudiantes con crédito ICETEX al que no se les renovó el crédito por bajo rendimiento académico tiene una tendencia a aumentar, así mismo el porcentaje de estudiantes con crédito ICETEX con grado formalizado es muy bajo (entre el 1 y 8 %) lo que implica una mayor atención académica a los estudiantes con crédito ICETEX. La Universidad no cuenta con la información solicitada con relación a las pruebas ICFES puesto que no tienen clasificados a sus estudiantes de acuerdo al rendimiento obtenido en las pruebas, se espera analizar la posibilidad de tomar los resultados del ICFES como herramienta de perfilación académica. 3.4 LINEA DE DIMENSIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA. No se registra información de esta línea de dimensión porque actualmente la Universidad solo cuenta con créditos educativos del ICETEX y apoyos financieros donde el estudiante paga su matrícula por cuotas, pero no es considerado como crédito directo. 3.5 GESTIÓN DEL CRÉDITO EDUCATIVO. De esta línea se resaltan los siguientes aspectos: Los créditos de ICETEX se han disminuido durante los últimos tres periodos, donde se manifiesta que este comportamiento se debe a la disminución de créditos aprobados por ICETEX y por las inconsistencias que se presentan en el diligenciamiento en el formulario y la invalidez de los soportes presentados por los estudiantes. Como acción correctiva para esta situación presentada actualmente se está dando inducciones para el diligenciamiento del formulario y presentación de requisitos a las 10:00 a.m y 3:00 p.m de lunes a viernes, mientras se mantiene abierta la convocatoria del ICETEX. Se resalta que las mayores causas de no renovación del crédito se deben al bajo promedio académico de los estudiante y a que el estudiante no legaliza la documentación a tiempo para su respectiva renovación. La falta de información para el resto de indicadores de esta línea de dimensión se debe a que no se tiene registros de la misma o porqué no aplica como es el caso de los fondos en administración y las visitas domiciliarias. 7 de 9

8 4. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INDICADORES 4.1 POLÍTICA QUE DEFINE EL PROCESO: Establecer en el Plan de desarrollo de la Universidad una política que sustente el SIMEG MAIE. 4.2 ESTRUCTURA ORGÁNICA: El SIMEG-MAIE se maneja desde la Oficina de Planeación, a cargo de la dependencia que maneja los sistemas de información y estadísticas de la Universidad. 4.3 PROCESO DEL SIMEG - MAIE. El informe de indicadores de gestión se genera semestralmente por parte de la Oficina responsable; éste debe dar cuenta del comportamiento de las acciones implementadas en materia académica, financiera, social y vocacional para disminuir los índices de deserción y mejorar los procesos de calidad en la Universidad. El informe debe ser analizado en el Comité de Bienestar Universitario, instancia asignada por Rectoría para coordinar el Modelo de Atención Integral al Estudiante MAIE, con el propósito de difundirlo entre las dependencias encargadas de la toma de decisiones para que apliquen correctivos, definan políticas o estrategias preventivas o de mejoramiento. Para garantizar la calidad de la información generada por los indicadores es necesario que las Dependencias responsables del suministro de la información garanticen que la información sea confiable, oportuna y sistemática; para ello es importante que se definan procedimientos expeditos que determinen responsable, tipo de información, fechas de entregas y formato o instrumento utilizado para tal fin. Entrega de información para el cálculo de indicadores por parte de las Vicerrectorías, Decanaturas, Direcciones de las áreas de: Bienestar universitario, Egresados, Académica, Financiera, Admisiones, Registro y control. Variables de la Línea de dimensión social y vocacional, académica y financiera. Cálculo de inidicadores SIMEG-MAIE Informes de indicadores Toma de decisiones que impacta en las áreas : Financiera, Académica, Bienestar universitario, Egresados, Registro y control, Admisiones y a los estudiantes. 8 de 9

9 4.4 FUENTES DE INFORMACIÓN: Vicerrectoría académica, División de Admisiones, Registro y Control académico, División Financiera, Decanaturas de Facultades, Bienestar social universitario, Oficina de Emprendimiento, Oficina de graduados, Oficina de ICETEX, Direcciones de programas o departamentos. 4.5 DEPENDENCIAS BENEFICIARIAS: Rectoría, Vicerrectorías, Decanaturas, Jefaturas de Departamento, Oficina de Bienestar Universitario, Oficina de Planeación, Oficina Financiera, Oficina de liquidaciones e ICETEX, División de Registro y control académico y Oficina de Graduados. 5. COMPROMISOS Para monitorear los avances y resultados de la implementación del Modelo de Atención Integral al Estudiante - MAIE, es necesario el establecimiento del sistema de indicadores de gestión en la IES, articulado a la División de Planeación, tales como el SNIES, SPADIES, entre otros. De acuerdo con lo anterior la IES, en cabeza del señor Rector, convoca a los funcionarios de las dependencias de Bienestar Social Universitario, Planeación, División Financiera, Oficina de liquidaciones e ICETEX, División de Registro y Control académico y Oficina de Graduados responsables del manejo de la información que representan las tres líneas de dimensión del MAIE; para que se responsabilicen de garantizar el funcionamiento del aplicativo SIMEG MAIE, de tal manera que se logre una eficiente y oportuna generación de indicadores que retroalimente los procesos de calidad de la Universidad y con ello se puedan aplicar medidas correctivas que disminuyan los índices de deserción. 6. ASISTENTES N Nombre Cargo Contacto 1 Yois Pascuas División de Planeación 2 Alexander Molina Coordinador Oficina ICETEX 3 Diana Rodríguez Cañas Asistente de Investigación ÁPICE 4 Rafael Peralta Castro Consultor ÁPICE 6. FIRMAS RESPONSABLES Alexander Molina Coordinador Oficina de ICETEX Rafael Peralta Castro Consultor ÁPICE 9 de 9