Manual de procedimientos elaboración del informe de liquidación presupuestaria anual

Transcripción

1 MUNICIPALIDAD DE NANDAYURE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO DE ELABORACIÓN DEL INFORME DE LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA ANUAL INTRODUCCIÓN El presente trabajo tiene por objeto normar y regular una serie de aspectos relacionados con la presentación de la Liquidación Presupuestaria Anual por parte de la Institución ante los entes contralores externos, así como determinar internamente, las instancias inmersas en el proceso, los tiempos de respuesta y los productos esperados de cada instancia. Basados en lo dispuesto en los artículos 183 y 184 constitucionales y los numerales 1, 4 y 12 de la Ley 7428 y en función de lo que señala, entre otra normativa, la Ley General de Control Interno Nº 8292 y el Manual de Normas Técnicas sobre presupuesto que deben observar las entidades, órganos descentralizados, unidades desconcentradas y municipalidades, sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República, además en cumplimiento de los artículos 11 de la Constitución Política, 55 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Nº 8131, y 105 del Código Municipal. CAPÍTULO I De la naturaleza y principios 1º La Liquidación Presupuestaria Anual es el proceso mediante el cual la Institución evalúa para el ejercicio económico anterior los aspectos físicos y financieros en 1 / 11

2 términos de los resultados obtenidos frente a los objetivos y metas, analiza las variaciones y determina sus causas para tomar las medidas correctivas que sean necesarias. Esto se formaliza con la aplicación del presente manual y con la elaboración del documento de liquidación. 2º Las Liquidaciones Presupuestarias se elaboran para un determinado período y dadas las características de continuidad del proceso presupuestario, estas servirán de fuente informativa para la formulación y ejecución de presupuestos de períodos posteriores. 3º Las Liquidaciones Presupuestarias constituyen un elemento importante dentro del proceso presupuestario ya que permite retroalimentar y ajustar el mecanismo de estimación de futuros ingresos y gastos según el comportamiento real observado en la Institución. 4º Las Liquidaciones Presupuestarias muestran el resultado financiero (déficit o superávit) de un período determinado, al relacionar lo presupuestado con la ejecución real. Este proceso de liquidación implica, obtener el resultado final de un período presupuestario en términos físicos, es decir, desde el punto de vista de las realizaciones de los objetivos y metas previamente establecidos. Por lo tanto, para la Municipalidad constituye una fuente de información importante para apreciar los diferentes aspectos de la ejecución presupuestaria y apoyar el análisis crítico de la gestión, así como un elemento importante para la etapa evaluación propiamente dicha. 5º Consecuente con lo antes expuesto, es necesario que los Informes de Liquidación Presupuestaria se elaboren en 2 / 11

3 las fechas establecidas y se presenten ante los entes externos, conforme las prescripciones establecidas en cuanto a fecha y contenido. 6º Para el cumplimiento de las fechas de presentación es importante que la Alcaldía Municipal, su Asistente, la Contabilidad y Tesorería Municipal limiten y regulen los tiempos de recepción de documentos que originan los siguientes procesos y los cuales afectan la elaboración y presentación de la liquidación presupuestaria: a) Solicitudes de suministros b) Control de cheques y transferencias. c) Manejo de planillas y dietas. d) Liquidaciones de cajas chicas. e) Control de ingresos. f) Liquidación de gastos de viaje y transporte. g) Liquidación de otros gastos. h) Control de inversiones Las disposiciones sobre este tema serán comunicadas a los Encargados de Departamentos o Jefaturas, Órganos adscritos a la Municipalidad, que manejan fondos públicos como el Comité Cantonal de Deportes y Recreación, Comisiones Especiales como la de Festejos Patronales y Oficinas involucradas con la suficiente antelación para que sean de acatamiento obligatorio y se harán al aproximarse el fin del período económico. CAPÍTULO II De las fechas de presentación ante la Contraloría General de la República y otros entes externos 7º La Municipalidad deberá presentar la Liquidación Presupuestaria Anual ante la Contraloría General de la 3 / 11

4 República, conforme con las prescripciones establecidas en cuanto a fecha y contenidos, artículo 105 del Código Municipal. CAPÍTULO III De los requisitos 8º Las liquidaciones presupuestarias preparadas por la Municipalidad para ser remitidas a la Contraloría General de la República o a otros entes externos deberán contar con los siguientes requisitos: a) Tener el visto bueno de la Alcaldía Municipal o de quien se delegue estas funciones. b) Contar con la aprobación del Concejo Municipal. c) Contener una explicación del grado de cumplimiento y logros alcanzados en relación con los objetivos y metas específicas que se definieron para el período en el presupuesto, o bien los motivos por los que no fueron alcanzados. Esta información deberá ser preparada por el Alcalde Municipal o funcionario en el que este delegue la función, en coordinación con el Departamento de Contabilidad, con las recomendaciones que los Encargados de Departamento emitan al respecto. La evaluación de cumplimiento de metas alcanzadas durante el período deberá efectuarse en total concordancia con la información financiera presupuestaria reflejada en los Informes de Ejecución Presupuestaria, cualquier variación con respecto a los informes o del cumplimiento de las metas, por condición especial deberá determinarse en el documento de evaluación d) Detalle de servicios especiales. Responsable: Contabilidad. 4 / 11

5 e) Detalle de origen y aplicación de fondos para los recursos con finalidad específica (cifras reales). Responsable: Contabilidad. f) Detalle del superávit libre y específico y un resumen del resultado de la liquidación del ejercicio. Asimismo un detalle del superávit libre y específico acumulado a esa fecha: Contabilidad. g) Gastos reales según la clasificación económica: Contabilidad. h) Respecto a los ingresos y gastos por concepto de transferencias, incluir el nombre de las instituciones o empresas que otorgaron o recibieron los aportes, clasificarlas en corrientes o de capital acorde con lo aprobado en los documentos presupuestarios y ubicarlas en los distintos sectores y subsectores. Responsable: Tesorería. i) Determinación de Recursos Saldos Específicos, Gastos Corrientes y de Capital, Relación Ingreso Gasto en Servicios Públicos, Liquidación Deuda o financiamiento, Conciliación de Saldos de Caja Determinados por Contabilidad y Tesorería, Conciliaciones Bancarias, Estados de Cuenta, Detalle de Pendiente de Cobro, Detalle de Gasto en Cuñas y Avisos de Comerciales y Patrocinio de Programas en Radio y Televisión, Detalle de Saldos Partidas Específicas, Estados Financieros y de Tesorería; y cualquier otra documentación que se requiera por solicitud de órgano externo competente o a lo interno de la institución. CAPÍTULO IV Otros aspectos a considerar en su preparación 5 / 11

6 9º Cualquier ingreso que se reciba debe reflejarse, aunque no haya sido presupuestado, y clasificarlo de acuerdo con el Clasificador Oficial de Ingresos del Sector Público. Se debe evidenciar documentalmente su fuente de origen y su justificación. Responsable: Contabilidad La unidad responsable de la generación del ingreso deberá trasladar al Departamento de Contabilidad toda la información referente a cualquier ingreso recibido. 10. La liquidación correspondiente a los egresos deberá ser presentada al mismo nivel de estructura programática (programa, subprograma, partida, subpartida, según corresponda) y de acuerdo con las clasificaciones de ingresos y gastos aprobadas para el Sector Público, mediante los informes de ejecución presupuestaria correspondientes: Contabilidad. 11. Indicar si el presupuesto se ejecutó sobre la base de efectivo o devengado tanto en ingresos como en egresos con las explicaciones que al respecto se consideren necesarias. Aplicación del Presupuesto base efectivo, registro contable devengo: Contabilidad. 12. Mediante el análisis del comportamiento de los ingresos y egresos consolidados, se debe preparar un detalle del superávit o déficit de acuerdo a los resultados del período e indicando la condición del superávit libre y específico, conforme a la liquidación de cada uno de los ingresos específicos correspondientes: Contabilidad. CAPÍTULO V De los procesos, sus fechas de ejecución y los responsables del registro de ingresos 13. En la última semana hábil del mes de diciembre, se 6 / 11

7 gestionarán y depositarán todos los ingresos provenientes de transferencias corrientes, productos financieros, reintegros, donaciones e ingresos específicos por ley correspondientes al periodo. Responsable: Contabilidad y Tesorería. 14. En la primera semana hábil del mes de enero, se llevará a cabo la clasificación y el registro de todos los ingresos, correspondientes al período en proceso de liquidación. Responsable: Contabilidad. 15. A partir del primer día hábil del mes de enero, se inicia el cierre fiscal, elaborando el Informe del IV trimestre de la ejecución de los ingresos y egresos, con una duración de una semana para ejecutar el proceso. Responsable: Contabilidad. 16. En la primera semana hábil del mes de enero se aplicará en el sistema de presupuesto, los asientos correspondientes al registro de ingresos efectivos del período. Responsable: Contabilidad. 17. En la primera semana del mes de enero, se elabora los estados de tesorería y las conciliaciones bancarias. Responsable: Tesorería. Del proceso de conciliación 18. Una vez realizados todos los registros de ingresos y gastos correspondientes al período, se lleva a cabo el proceso de conciliación en el Sistema de Contabilidad y en el Sistema de Presupuesto. Esto se hará en segunda semana de enero. Responsables: Contabilidad y Tesorería. 19. En la segunda semana del mes de enero, se preparará de conformidad con el informe presupuestario y el modelo electrónico dado por la Contraloría General o el 7 / 11

8 que la institución disponga, la liquidación de saldos específicos. 20. De acuerdo a los resultados del proceso de conciliación, en la segunda semana de enero se llevarán a cabo los ajustes necesarios en el sistema que corresponda. Responsables: Contabilidad y Tesorería. Del detalle de superávit o déficit 21. Se debe preparar un detalle del superávit o déficit de acuerdo a los resultados del período e indicando la condición del superávit libre y específico. Esto se realizará en la segunda semana de enero. Responsable: Contabilidad. 22. De acuerdo a la estructura presupuestaria y los resultados del ejercicio, en la segunda semana de enero, se formulará un reporte de ingresos de acuerdo a la clasificación oficial de los mismos. Responsables: Contabilidad y Tesorería. Del reporte de egresos 23. De acuerdo a la estructura presupuestaria y los resultados del ejercicio, en la segunda semana de enero, se formulará un reporte de egresos. Responsables: Contabilidad y Tesorería. Del detalle de origen y aplicación de recursos 24. De acuerdo a los resultados del ejercicio, en la segunda semana hábil de enero, se formulará el detalle de origen y aplicación de recursos para identificar los recursos con finalidad especifica. Responsable: Contabilidad. Del detalle de gastos reales según la clasificación económica 8 / 11

9 25. De acuerdo a los resultados del ejercicio, en la segunda semana hábil de enero, se formulará el detalle de gastos reales según la clasificación económica. Responsable: Contabilidad. Del informe de la subpartida de información y publicidad 26. De acuerdo a los resultados del ejercicio y directrices emitidas por la Contraloría General de la República y otras entidades, en la segunda semana hábil de enero se formulará el detalle de la partida de información y publicidad. Responsable: Alcalde Municipal, con insumos suministrados por Contabilidad. Del detalle de instituciones beneficiadas con transferencias del ejercicio 27. De acuerdo a los resultados del Ejercicio, en la segunda semana de enero, se debe preparar un detalle de las Instituciones beneficiadas con transferencias del ejercicio. Responsable: Contabilidad. De la evaluación y comentarios sobre el grado de cumplimiento y logros alcanzados en relación con los objetivos y metas definidas para el periodo 28. Una vez conocidos los resultados económicos del período y recibidos los datos que reflejó el sistema de información, se le llevará a cabo una amplia explicación y comentarios sobre el grado de cumplimiento de las metas fijadas para el periodo respectivo (tercera semana de enero). Responsable: Alcaldía Municipal con insumos proporcionados por los Encargados de Departamento o Jefaturas. De la certificación del superávit 9 / 11

10 29. Conocidos los resultados del período se procederá a certificar el superávit o déficit del mismo. Esto, en la segunda semana hábil de enero. Responsable: Contabilidad. Revisión general de documentos propios de la liquidación presupuestaria 30. Una vez terminado todo el proceso de liquidación presupuestaria y cumplidos los requisitos, se practicará una revisión general del documento antes de la remisión a convocatoria del Concejo Municipal. (Tercera semana de enero). Responsable: Alcaldía Municipal, Contabilidad, Tesorería. 31. En el SIPP se digitará por la persona encargada los informes de ejecución presupuestaria, el informe de ejecución presupuestaria de la liquidación. Esto, en la tercera semana hábil de enero Responsable: Contabilidad. 32. El validador (Tesorería) revisa la información digitada en el SIPP (sistema de Presupuestos públicos) de la Contraloría General de la República y realiza la aplicación de la información en caso de ser satisfactoria la revisión, caso contrario devolver al Encargado de digitación para su corrección inmediata y posterior repetición del proceso. Cuarta semana del mes enero. Remisión de documento a convocatoria al Concejo Municipal. 33. Se remitirá el documento de la liquidación debidamente revisado para conocimiento del Concejo Municipal. Este documento tendrá como mínimo los siguientes informes: 10 / 11

11 a) El análisis del cumplimiento de las metas y justificación de las desviaciones presentadas entre lo programado y efectivamente logrado. b) Indicadores de gestión y el análisis de los resultados. c) El análisis del comportamiento de la ejecución de los ingresos y egresos presupuestarios y principales limitaciones presentadas. Para la buena gestión institucional y las acciones gerenciales y administrativas tomadas. Análisis vertical y horizontal. (Tercera semana hábil de enero). Responsable: Alcaldía Municipal. Remisión de liquidación presupuestaria a Contraloría General de la República y otros entes fiscalizadores del Estado 34. Una vez aprobado por el Concejo Municipal el documento de liquidación presupuestaria, será remitido a la Contraloría General de la República y demás Entes Contralores y Fiscalizadores del Estado, conforme a la normativa. (Primera o segunda semana de febrero). (Responsable: Alcaldía Municipal, Secretaría del Concejo). 35. El incumplimiento de lo señalado en el presente procedimiento o reglamento deberá ser sancionado administrativamente, considerando la desviación como falta grave conforme a lo establecido en el artículo 151 del Código Municipal, se aplicará lo que defina el Reglamento Interno de Trabajo o Reglamento Interno de Organización de la institución y demás normativa vigente. 5 de enero del Luis Gerardo Rodríguez Quesada, Alcalde Municipal. 1 vez. (O. C. Nº 42910). C (11828). 11 / 11