MANUAL DE ORGANIZACIÓN ARCHIVO MUNICIPAL

Transcripción

1 ARCHIVO MUNICIPAL NAVOLATO, SINALOA, OCTUBRE DE 2015

2 1. ÍNDICE Introducción.2 Fundamento Legal..3 Estructura Orgánica 4 Organigrama 5 Objetivos y Funciones 6 Glosario 8 Formalización P á g i n a 1 10

3 2. INTRODUCCIÓN Consciente de la necesidad de elevar las capacidades institucionales de la administración municipal y en unión a las dependencias de la Secretaria del Ayuntamiento tiene a bien acordar la emisión del presente manual de organización. Entre los elementos más eficaces en la toma de decisiones de carácter administrativo en el sector público, destacan los manuales de organización, instrumento que facilita el aprendizaje del personal, proporcionando la orientación que se requiere en la unidades administrativas, con el propósito de mejorar, orientar y conducir los esfuerzos del personal a logar la realización de las tareas que se le han asignado, auxiliándoles también en el cumplimiento de sus funciones que facilitan el cumplimiento los objetivos institucionales. Una de las características de nuestros días es la importancia en la conservación, manejo y acceso de la información pública. La importancia que tiene la organización del Archivo Municipal como apoyo a la labor de sus servidores públicos, determina la definición y aplicación de una política de administración documental; coadyuvando así a la mejor resolución de sus actividades y tendiendo a la adecuada conservación de documentos En el Archivo Municipal se reúnen, conservan y ordenan los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y posteriormente la conformación y difusión de la historia, garantizando de esta manera el adecuado resguardo y manejo de la documentación generada por la Administración Municipal P á g i n a 2 10

4 3. FUNDAMENTO LEGAL Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado de Sinaloa Ley de Gobierno Municipal del Estado de Sinaloa Artículo 29 Fracción II del Reglamento Interno de la Administración Pública del Municipio de Navolato Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública gubernamental Ley Federal de Archivos Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Sinaloa. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Plan Municipal de Desarrollo del Municipio de Navolato P á g i n a 3 10

5 4. ESTUCTURA ORGÁNICA 1.- SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO 1.7 ARCHIVO MUNICIPAL P á g i n a 4 10

6 5. ORGANIGRAMA SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO (HECTOR ADRIAN MURILLO LEYVA) ARCHIVO MUNICIPAL (LUIS ENRIQUE FELIX OROZCO) P á g i n a 5 10

7 6. OBJETIVOS Y FUNCIONES 1.7 ARCHIVO MUNICIPAL OBJETIVO: Asegurar la guarda, control y manejo de los documentos, sin importar su soporte o formato, que sirvan para el cumplimiento y sustento de las atribuciones o funciones institucionales, el trámite, la gestión de asuntos, el acceso a la información y la rendición de cuentas, además de ser fuente indispensable para la investigación y difusión, comprendiendo en éste a todos los acervos, expedientes, documentos y registros de información que hayan sido o sean producidos y acumulados por las diversas instituciones administrativas del Ayuntamiento de Navolato FUNCIONES: I.- Diseñar, e implementar el sistema archivístico del Ayuntamiento II.- Establecer las políticas, métodos y técnicas de trabajo que deberán aplicarse en el Archivo Municipal. III.- Conservar y custodiar los documentos, libros y expedientes del acervo que integran todas las secciones documentales que conforman el archivo Municipal del Ayuntamiento. IV.- Organizar, controlar y dirigir técnica y administrativamente el Archivo Municipal. V.- Brindar a los usuarios del Archivo Municipal, un servicio eficiente de consulta e información, sin descuidar las medidas administrativas y legales de confidencialidad y protección física de los documentos. VI.- Proporcionar la información que sea requerida del Archivo Municipal, de acuerdo a las disposiciones legales y administrativas aplicables. P á g i n a 6 10

8 VII.- Elaborar el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental así como el inventario del Acervo documental del Archivo Municipal VIII.- Informar con oportunidad al Secretario del Ayuntamiento sobre las actividades realizadas, así como los proyectos de programas y presupuestos necesarios para el desempeño de las funciones encomendadas al Archivo Municipal. IX.- Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para las diferentes unidades administrativas del Ayuntamiento. X.- Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación P á g i n a 7 10

9 7. GLOSARIO ARCHIVO MUNICIPAL: El lugar en donde se concentran y resguardan todos y cada uno de los documentos que se generen en el desempeño de las funciones por las diversas dependencias de la administración municipal, para constituir la información de tipo oficial, desde la instauración del este municipio hasta nuestros días. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, emitidos y acumulados en un proceso natural, como consecuencia del continuo cumplimiento de las atribuciones que las leyes respectivas confieren a todas y cada una de las Entidades Públicas del Municipio de Navolato, Sinaloa. ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de los documentos producidos, en cualquier soporte, por una persona o entidad a raíz del ejercicio de sus funciones. DOCUMENTO: Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de la función pública registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cinta, disco magnético, película, fotografía, etc.) en lenguaje natural o convencional. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Aquel que registra un hecho o acto de autoridad, de cualquier tipo, administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las Entidades Públicas. EXPEDIENTE: Unidad documental constituida por un conjunto de documentos relacionados e identificados orgánica y funcionalmente por un mismo asunto en una Entidad Pública. PLAZO DE CONSERVACIÓN: Periodo de guarda de un archivo o documento atendiendo a su vigencia o etapa archivística. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Organización de documentos que se lleva a cabo, en base en el principio de procedencia y orden original, que consiste en ordenar los documentos según la entidad administrativa que los produjo; y según las funciones y actividades que dieron origen a su producción. P á g i n a 8 10

10 UNIDADES ADMINISTRATIVAS: Las áreas o unidades que constituyen las distintas dependencias y entidades que integran la estructura orgánica del Ayuntamiento. INVENTARIOS DOCUMENTALES: Instrumentos de archivo que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización. P á g i n a 9 10

11 8. FORMALIZACIÓN ELABORÓ(persona que elabora) NOMBRE: Luis Enrique Félix Orozco PUESTO: Jefe Depto. Archivo Municipal FIRMA: REVISÓ(director) NOMBRE: Héctor Adrián Murillo Leyva PUESTO: Secretario del Ayuntamiento FIRMA: APROBÓ(Contraloría) NOMBRE: Dolores Beltrán Núñez PUESTO: Contralora Interna FIRMA: AUTORIZÓ(Administrador Municipal) NOMBRE: L.A.F. Luis Ernesto Castro Castro PUESTO: Administrador Municipal FIRMA: P á g i n a 10 10