MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA

Transcripción

1 MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA DIRECCIÓN DE SOPORTE E INFRAESTRUCTURA DE LA INFORMACIÓN MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CONVENIOS DE CO-EJECUCIÓN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS "SISCON" 2016

2 IDENTIFICACIÓN TEMA REVISIÓN 1.0 Nº DE PÁGINAS 152 DSII-DES-MNU-005 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CONVENIOS DE CO-EJECUCIÓN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS "SISCON" FECHA ELABORACIÓN: Lunes 19 de septiembre de 2016 FECHA PRESENTACION: Viernes 30 de septiembre de 2016 ELABORADO POR María Alarcón Teresa MODIFICADO POR María Alarcón REVISADO POR Lorena Torres APROBADO POR José López PRESENTADO A José López PRIORIDAD Teresa Página 2 de 137

3 CONTENIDO 1.- NOTAS DE CAMBIO... 6 I. INTRODUCCIÓN... 7 II. ALCANCE... 7 III. ACCESO AL SISTEMA... 7 IV. CONCEPTOS GENERALES... 8 V. ESTRUCTURA DEL SISTEMA... 9 a. Sección superior (1)... 9 b. Sección izquierda (2)... 9 c. Sección derecha (3)... 9 VI. INFORMACIÓN DEL USUARIO VII. FLUJO DEL PROCESO DE SISTEMA "SISCON" PERFIL: GESTOR DE CONVENIO MENÚ No. 1: GESTIÓN DE CONVENIOS MENÚ No. 2: CONVENIO MODIFICATORIO MENÚ No. 3: PROYECTO MENÚ No. 1: GESTIÓN DE CONVENIOS OPCIÓN: CONVENIO OPCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE CONVENIO OPCIÓN: CONVENIOS POR GESTIONAR MENÚ No. 2: CONVENIOS MODIFICATORIOS OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS POR GESTIONAR MENÚ No.3: PROYECTO OPCIÓN: LISTADO DE PROYECTOS MENÚ No. 4: CATÁLOGO DE DOCUMENTOS OPCIÓN: LISTADO DE TIPOS DE DOCUMENTOS PERFIL: DIRECTOR JURÍDICO MENÚ No. 1: GESTIÓN DE CONVENIOS OPCIÓN: CONVENIOS POR GESTIONAR MENÚ No. 2: CONVENIO MODIFICATORIO OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS POR GESTIONAR MENÚ No. 3: REPORTES Página 3 de 137

4 3.1 OPCIÓN: REPORTE GESTIÓN DE CONVENIOS PERFIL: ABOGADO MENÚ No. 1 GESTIÓN DE CONVENIOS OPCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE CONVENIO OPCIÓN: CONVENIOS POR GESTIONAR MENÚ No. 2: CONVENIO MODIFICATORIOS OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS POR GESTIONAR MENÚ No. 3: PROYECTO OPCIÓN: LISTADO DE PROYECTOS MENÚ No.4: CATÁLOGO DE DOCUMENTOS OPCIÓN: LISTADO DE TIPOS DE DOCUMENTOS PERFIL: DESPACHO MENÚ No 1: GESTIÓN DE CONVENIOS OPCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE CONVENIO OPCIÓN: CONVENIOS POR GESTIONAR MENÚ No.2: CONVENIO MODIFICATORIO OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS POR GESTIONAR MENÚ No.3: PROYECTO OPCIÓN: LISTADO DE PROYECTOS MENÚ No.4: CATÁLOGO DE DOCUMENTOS OPCIÓN: LISTADO DE TIPOS DE DOCUMENTOS MENÚ No.5: REPORTES OPCIÓN: REPORTE DE GESTIÓN DE CONVENIOS PERFIL: SECRETARÍA GENERAL MENÚ No.1: GESTIÓN DE CONVENIOS OPCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE CONVENIO OPCIÓN: CONVENIOS POR GESTIONAR MENÚ No.2: CONVENIO MODIFICATORIO OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS POR GESTIONAR MENÚ No.3: PROYECTO OPCIÓN: LISTADO DE PROYECTOS MENÚ No.4: CATÁLOGO DE DOCUMENTOS Página 4 de 137

5 4.1 OPCIÓN: LISTADO DE TIPOS DE DOCUMENTOS PERFIL: ADMINISTRADOR CONVENIO MENÚ No.1: GESTIÓN DE CONVENIOS OPCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE CONVENIO OPCIÓN: GESTIÓN DE CONVENIOS MENÚ No. 2: CONVENIO MODIFICATORIO OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS MENÚ No.3: INFORME OPCIÓN: NUEVO INFORME OPCIÓN: LISTADO DE INFORMES MENÚ No.4: PROYECTO OPCIÓN: LISTADO DE PROYECTOS MENÚ No.5: CATÁLOGO DE DOCUMENTOS OPCIÓN: LISTADO DE TIPOS DE DOCUMENTOS PERFIL: FINANCIERO MENÚ No.1: GESTIÓN DE CONVENIOS OPCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE CONVENIO MENÚ No.2: CONVENIO MODIFICATORIO OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS MENÚ No.3: DESEMBOLSO OPCIÓN: LISTADO DE DESEMBOLSOS MENÚ No.4: PROYECTO OPCIÓN: LISTADO DE PROYECTOS MENÚ No.5: CATÁLOGO DE DOCUMENTOS OPCIÓN: LISTADO DE TIPOS DE DOCUMENTO MENÚ No.6: REPORTES OPCIÓN: REPORTE GESTIÓN DE CONVENIOS VIII. GLOSARIO DE TÉRMINOS Página 5 de 137

6 1.- NOTAS DE CAMBIO Resumen de las actualizaciones: Versión del documento # Fecha de Revisión (dd/mm/aaaa) Autor Cambio realizado /09/2016 María Teresa Alarcón Modificaciones en proceso de convenios, inclusión de conceptos generales, requisitos por tipo de convenio, diagrama de flujo, detalle del proceso de convenios por gestión, actualización de pantallas, inclusión del perfil Administrador Funcional. Página 6 de 137

7 I. INTRODUCCIÓN El Ministerio de Agricultura y Ganadería, cuenta ahora con un Sistema de Gestión de Convenios de Co-Ejecución y Transferencia de Recursos que nos permite obtener información referente a los diferentes proyectos de convenios que el MAG ha suscrito, los cuales se basan en acuerdos ministeriales o resoluciones, así como también mantener un control de ejecución del convenio por parte del Administrador del Convenio a través del envío de notificaciones automáticas al personal involucrado en los convenios. II. ALCANCE El Sistema de Gestión de Convenios de Co-Ejecución y Transferencia de Recursos, gestionará el seguimiento y ejecución de los proyectos de convenio que se basan en el acuerdo ministerial 610 como son: el Convenio de Co-Ejecución el cual puede ser de tres tipos como Persona Natural, Persona Jurídica y Formato Macro y el convenio de Transferencia de Recursos. III. ACCESO AL SISTEMA Para ingresar al sistema de Gestión de Convenios de Co-Ejecución y Transferencia de Recursos siga los siguientes pasos: a) En el navegador de Internet (Mozilla Firefox) ingrese la dirección web: b) Todos los usuarios que requieran acceso al SISCON deben estar registrados. El Administrador es el encargado de ingresarlos. Usuario: ingrese su número de cédula Página 7 de 137

8 Contraseña: ingrese su clave. La primera contraseña le entregará el Administrador funcional del sistema. Presione el botón Ingresar para ingresar al Sistema de Gestión de Convenios de Co-Ejecución y Transferencia de Recursos. IV. CONCEPTOS GENERALES 1. Los campos que tienen el símbolo de asterisco (*) son campos requeridos y obligatorios para el sistema, por lo cual no se podrá avanzar si no se los digita. 2. Los campos que están inhabilitados son información que no puede ser ingresada o modificada por el perfil que está actualmente logeado al sistema. 3. El sistema posee tres opciones generales que se encuentran detalladas en el flujo del proceso y que a partir del Perfil de Abogado hasta el perfil de Secretaría General se visualizan en cada Etapa del proceso: Aprobación.- se selecciona esta opción del combo cuando el convenio es procedente y cuando la información está completa, una vez que se aprueba pasa a la siguiente Etapa, según se detalla en el Flujo del Proceso del sistema en mención. Devolución.- se selecciona esta opción del combo cuando el convenio es procedente, pero la información no está completa, en Página 8 de 137

9 este caso dependiendo del Perfil en que se encuentra se devuelve al anterior este proceso se detalla en el diagrama del Flujo del Proceso del sistema en mención. Rechazo.- se selecciona esta opción del combo cuando el convenio no es procedente, al rechazar en cualquier Etapa del Proceso, el convenio ya no aparece en ninguna de las opciones del sistema en mención. 4. Cuando el usuario ingrese al aplicativo tendrá asignado el perfil correspondiente, el cual a su vez ya está asociado a las funcionalidades a las que puede acceder según sus funciones. Las funcionalidades son visualizadas como el menú principal dentro del aplicativo, el mismo que se encuentra ubicado en la sección izquierda de la pantalla. V. ESTRUCTURA DEL SISTEMA Al ingresar al sistema se puede visualizar tres secciones, en las que se encuentran todas las funcionalidades para el usuario: a. Sección superior (1) En esta sección (1) se encuentra: 1. Nombre del usuario 2. Perfil. Además las opciones: 3. Opción Para salir del sistema. b. Sección izquierda (2) Es el menú principal del sistema. Estas se presentan según el perfil del usuario. Al hacer clic sobre una, aparecen sus opciones. c. Sección derecha (3) En esta sección se visualiza la funcionalidad de cada opción elegida al hacer clic en el menú principal. Página 9 de 137

10 1 2 3 El Sistema de Gestión de Convenios de Co-Ejecución y Transferencia de Recursos está organizado por 8 perfiles los cuales se asignarán a las personas que laboran en las diferentes Unidades del MAG para el manejo de la aplicación, a continuación se detallan las mismas: Perfil Gestor Convenio 1. Perfil Director Jurídico 2. Perfil Abogado 3. Perfil Despacho 4. Perfil Secretaría General 5. Perfil Administrador Convenio 6. Perfil Financiero 7. Perfil Administrador Funcional VI. INFORMACIÓN DEL USUARIO Página 10 de 137

11 Al hacer clic en Cambiar Clave, puede el Usuario cambiar la contraseña. Para ello ingrese la Clave Anterior, la clave Nueva Clave y repita la misma contraseña en Reescriba Clave Nueva, haga clic en el botón Guardar. Para volver a la pantalla anterior, haga clic en Ingrese y repita la nueva clave VII. FLUJO DEL PROCESO DE SISTEMA "SISCON" A continuación se detalla el flujo del proceso de seguimiento de convenios: Página 11 de 137

12 FLUJO DE PROCESO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CONVENIOS DE CO-EJECUCIÓN Y TRANSFERENCIA DE RECURSOS CONVENIO CONVENIO MODIFICATORIO GESTOR DE CONVENIO DIRECTOR JURÍDICO ABOGADO DESPACHO SECRETARÍA GENERAL ADMINISTRADOR DE CONVENIO Inicio Registrar Proyecto de Convenio Nuevo Asignar Abogado a Proyecto de Convenio Revisar información, Requisitos, Adjuntos Procesar Convenio Revisar información, Requisitos, Adjuntos Procesar Convenio Revisar información, Requisitos, Adjuntos Procesar Convenio Revisar Convenio Procesar Proyecto de Convenio Nuevo Convenio es procedente? Convenio es procedente? SI Ingresar Tareas Planificadas SI Aprobar Aprobar Aprobar SI NO Información Completa? SI NO Información Completa? SI Información Completa? SI Ingresar Informe de seguimiento NO Devolver NO Devolver NO Devolver Ingresar desembolsos Revisar Documentos ingresados e Informes Rechazar Rechazar Ingresar Informe Final Cerrar convenios en sistema F 1 F 2 3 Liquidar Convenio Remitir expediente completo (original o copias certificadas) a la Dirección de Secretaría General (planta central) F FIN Página 12 de 137

13 El flujo del proceso de seguimiento de convenios inicia con el perfil Gestor de Convenio: 1. PERFIL: GESTOR DE CONVENIO Perfil: Gestor de Convenio este perfil puede registrar la información más importante del proyecto de convenio así como también procesar un proyecto que es una acción en el sistema, tiene diferentes opciones de menú que se visualizan a continuación: MENÚ No. 1: GESTIÓN DE CONVENIOS MENÚ No. 2: CONVENIO MODIFICATORIO MENÚ No. 3: PROYECTO Página 13 de 137

14 MENÚ No. 1: GESTIÓN DE CONVENIOS 1.1 OPCIÓN: CONVENIO Al hacer clic en Convenio puede el perfil Gestor de Convenio registrar información referente a un Proyecto de Convenio Nuevo: En la pantalla de Convenio debe ingresar información referente a varios campos como: Tipo de convenio.- Se escoge el Tipo este puede ser Convenio de Co- Ejecución A (Persona Natural), Convenio de Co-Ejecución A (Persona Jurídica), Convenio de Co-Ejecución C (Formato Macro), Convenio de Transferencia de Recursos. Proyecto.- Se escoge el Proyecto, Plan o Programa que se maneja en la Institución como por ejemplo: Proyecto Plan Piloto, Proneri entre otros. Fecha de suscripción.- se ingresa la fecha en la que se suscribe el convenio. Fecha de Finalización.- se ingresa la fecha de finalización del convenio, la cual no puede ser menor a la fecha de suscripción. Días Plazo informe.- el número de días plazo requerido para el registro de informes de seguimiento durante la ejecución del convenio. Cláusula.- se refiere a un número donde se especifica la disposición que los Administradores deben cumplir referente al convenio que gestionan. En coordinación con.- Se selecciona el Área del MAG con la que se coordinará la ejecución del convenio. De.- se refiere a la Unidad Administrativa del MAG, relacionada con con el Área seleccionada en el campo: En coordinación con: Ejemplo, en el Campo *En coordinación con: se selecciona Coordinación Zonal 7: En el campo *de se visualiza todas las Unidades correspondientes a la Coordinación Zonal 7 como se presenta a continuación: Página 14 de 137

15 Datos Generales.- en este sección debe registrar información referente al Responsable de Área, al Administrador y observaciones respectivas si las tuviera, éste no es un campo obligatorio: Página 15 de 137

16 Etapas de Proceso.- al ingresar los datos del proyecto de convenio aparece automáticamente Convenio Registrado, debe ingresar la observación del Proceso. Figura 1. Registro del Convenio Al dar clic en Guardar en la Figura 1, en Etapa Actual aparece Registrado como se visualiza a continuación: Página 16 de 137

17 Figura 2. Requisitos del Convenio Página 17 de 137

18 Continuando con el proceso en la Figura 2, al seleccionar la opción Requisitos de Convenio, la misma que se refiere al ingreso de los documentos que son obligatorios que se deben subir dependiendo del tipo de convenio seleccionado, el número de requisitos varía así tenemos: Convenio de Co-Ejecución A (Persona Natural) 1. Proyecto de Convenio 2. Resolución de Acreditación de la persona jurídica beneficiaria 3. Informe de Justificación Técnica 4. Priorización actualizada del Programa o Proyecto emitido por SENPLADES al que se inscribirá la subvención 5. Certificación Presupuestaria (La Dirección Financiera, previo a emitir certificación, solicita aval de Finanzas) Convenio de Co-Ejecución B (Persona Jurídica) 1. Proyecto de Convenio 2. Resolución de Acreditación de la persona jurídica beneficiaria 3. Informe de Justificación Técnica 4. Lista de Beneficiarios Potenciales 5. Certificación Presupuestaria (La Dirección Financiera, previo a emitir certificación, solicita aval de Finanzas) 6. Priorización actualizada del Programa o Proyecto emitido por SENPLADES al que se inscribirá la subvención 7. Copia de Resolución de concesión de Personería Jurídica y copia de nombramiento actualizado del representante legal de la persona jurídica. Convenio de Co-Ejecución C (Formato macro) 1. Proyecto de Convenio 2. Informe de Justificación Técnica 3. Lista de Beneficiarios Potenciales 4. Certificación Presupuestaria(La Dirección Financiera, previo a emitir certificación, solicita aval de Finanzas) 5. Priorización actualizada del Programa o Proyecto emitido por SENPLANDES al que se inscribirá la subvención. Convenio de Transferencia de Recursos 1. Proyecto de Convenio 2. Informe de Justificación Técnica 3. Lista de Beneficiarios Potenciales 4. Certificación Presupuestaria (La Dirección Financiera, previo a emitir certificación, solicita aval de Finanzas) Página 18 de 137

19 5. Priorización actualizada del Programa o Proyecto emitido por SENPLADES al que se inscribirá la subvención 6. Copia del nombramiento del representante legal de la Institución Pública a la se transfiere el recurso. Figura 3. Opciones del Convenio Adjuntos Adicionales.- en la Figura 4, la opción Adjuntos Adicionales permite ingresar más documentos adjuntos, para lo cual debe dar clic en Examinar, seleccionar el archivo y dar clic en Subir. Figura 4. Adjuntos Adicionales Una vez que se suban los documentos de requisitos de convenio de la Figura 3 se puede pasar a la siguiente etapa al dar clic en Guardar: Página 19 de 137

20 Al presionar el botón Guardar en la Figura 3 continúa con el flujo del proceso y cambia la etapa actual a por Asignar Abogado: Figura 5. Convenio por Asignar Abogado 1.2 OPCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE CONVENIO Al escoger esta opción del Menú No. 1 se visualiza una Lista de Convenios: Página 20 de 137

21 Figura 6. Lista de Convenios Al seleccionar uno de los registros de la Lista de Convenios en la Figura 6 se tiene las siguientes opciones: Editar Convenio Modificatorio Exportar Notificaciones Informes Editar.- puede modificar información referente a Datos Generales e incluir en Etapas del proceso observaciones, en Requisitos de Convenio puede descargar archivos una vez realizados los cambios debe dar clic en Guardar, si selecciona Cancelar regresa a la pantalla de Lista de Convenios. Página 21 de 137

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23 Figura 7. Opción Editar Convenios Convenio Modificatorio.- se presenta una pantalla para el registro de datos como tipo, fecha de suscripción, fecha de finalización, descripción, días plazo, cuantía y demás campos, caso contrario en otras Etapas estos campos aparecen bloqueados, como se visualiza en la siguiente pantalla: Página 23 de 137

24 Figura 8. Opción Convenio Modificatorio En la Figura 8 al registrar la información y dar clic en Guardar se genera un nuevo código y en etapa actual aparece "Registrado", este proceso es igual al del convenio y se puede visualizar en el flujo del proceso. Página 24 de 137

25 Figura 9. Requisitos de Convenio Modificatorio En la Figura 9, se debe ingresar los requisitos de convenio solicitados al dar clic en Procesar aparece un mensaje que el estado del Convenio Modificatorio ha sido modificado correctamente y la Etapa actual corresponde a Por Asignar Abogado. Figura 10. Convenio Modificatorio por Asignar Abogado Página 25 de 137

26 Este proceso es igual al del convenio, para continuar con el proceso se debe ir al perfil de Director Jurídico y seleccionar en el menú Convenio Modificatorio la opción Convenios Modificatorios por gestionar. Exportar.- esta opción permite generar un archivo en Excel que contiene el reporte con información importante referente al convenio: Figura 11. Opción Exportar Notificaciones.- se visualiza una Lista de las Notificaciones que han sido enviadas por correo Electrónico, al dar clic en Ver Detalle podrá visualizar el contenido. Página 26 de 137

27 Figura 12. Opción Notificaciones Informes.- se visualiza una Lista de las Informes que se han generado en el convenio seleccionado. Figura 13. Opción Informes Página 27 de 137

28 1.3 OPCIÓN: CONVENIOS POR GESTIONAR Al seleccionar esta opción del Menú No. 1 se presentan las mismas pantallas que en la opción: Convenio. MENÚ No. 2: CONVENIOS MODIFICATORIOS 2.1 OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS Al seleccionar esta opción del Menú No. 2 se presenta una Lista de Convenios Modificatorios, si escoge uno de los registros y da clic en Editar puede realizar modificaciones en la información de los convenios modificatorios. Figura 14. Lista de Convenios Modificatorios Página 28 de 137

29 2.2 OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS POR GESTIONAR Al seleccionar esta opción se presenta una Lista de Convenios Modificatorios por Gestionar, si escoge uno de los registros y da clic en Gestionar Convenio Modificatorio puede visualizar información del convenio modificatorio. Figura 15. Lista de Convenios Modificatorios Por Gestionar MENÚ No.3: PROYECTO 3.1 OPCIÓN: LISTADO DE PROYECTOS Al seleccionar la opción Listado de Proyectos se despliega información referente al Proyecto como el Responsable, el nombre del Proyecto, la fecha de inicio y de finalización. Página 29 de 137

30 Figura 16. Lista de Proyectos MENÚ No. 4: CATÁLOGO DE DOCUMENTOS 4.1 OPCIÓN: LISTADO DE TIPOS DE DOCUMENTOS Al seleccionar la opción Listado de Tipos de Documentos del Menú No. 4, se despliega información referente al Tipo de Documento como el Grupo, la descripción, siglas del convenio y Estado. Página 30 de 137

31 Figura 17. Tipos de Documento 2. PERFIL: DIRECTOR JURÍDICO Para acceder al aplicativo, el usuario debe digitar su cédula y contraseña, al dar clic en Ingresar, el usuario tendrá asignado previamente por el sistema el perfil respectivo, el mismo que está asociado con sus funcionalidades. Las funcionalidades del perfil Director Jurídico son visualizadas como Menú Principal dentro del Sistema, las cuales se detallan a continuación: Página 31 de 137

32 Figura 18. Opciones Perfil Director Jurídico MENÚ No. 1: GESTIÓN DE CONVENIOS 1.1 OPCIÓN: CONVENIOS POR GESTIONAR Al seleccionar la opción Convenios por Gestionar del Menú No. 1 se despliega todos los convenios que tienen que ser asignados a un Abogado y se continúa con el flujo del proceso: Página 32 de 137

33 Figura 19. Lista de Convenios Por Gestionar Al seleccionar el registro deseado en la Figura 19, y dar clic en Gestionar se visualizará la información del convenio bloqueada sin opción de modificar. Página 33 de 137

34 En Etapas de Proceso aparece la siguiente pantalla en la que debe seleccionar el abogado obligatoriamente y si tuviera alguna observación del proceso. Figura 20. Selección del Abogado En la Figura 20, al dar clic en Procesar en Etapa Actual se visualiza Asignado Abogado y se continúa con el flujo del proceso, con el siguiente perfil Abogado. Página 34 de 137

35 Figura 21. Convenio con Etapa Actual Asignado Abogado MENÚ No. 2: CONVENIO MODIFICATORIO 2.1 OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS POR GESTIONAR Página 35 de 137

36 Al seleccionar la opción Convenios Modificatorios por Gestionar se despliega todos los convenios modificatorios que tienen que ser asignados a un Abogado y se continúa con el flujo del proceso: Figura 22. Lista de Convenios Modificatorios Por Asignado Abogado Al seleccionar el registro deseado y dar clic en Gestionar Convenio Modificatorio se visualiza la información del convenio Modificatorio Página 36 de 137

37 Figura 23. Convenio Modificatorio selección de Abogado En Etapas de Proceso de la Figura 23 debe seleccionar el Abogado obligatoriamente y si tuviera alguna observación del proceso, al dar clic en Procesar aparece el mensaje Etapa actual Asignado Abogado. Figura 24. Convenio Modificatorio Asignado Abogado Página 37 de 137

38 Este proceso es igual al del convenio, para continuar con el proceso se debe ir al perfil de Abogado y seleccionar en el menú No. 2 Convenio Modificatorio la opción Convenios Modificatorios por gestionar. MENÚ No. 3: REPORTES 3.1 OPCIÓN: REPORTE GESTIÓN DE CONVENIOS Al seleccionar está opción de Reporte Gestión de Convenios le permite generar el gráfico para lo cual debe seleccionar la Fecha de Inicio y la Fecha Fin y dar clic en Consultar. En el Gráfico se presenta información del Usuario por Tareas, en cada una de las Etapas del Proceso: Registrado Por Asignar Abogado Asignado Abogado Aprobado Jurídico Aprobado Despacho Vigente Devuelto Jurídico Finiquitado Cerrado Página 38 de 137

39 Figura 25. Reportes Gráficos Dentro de la opción de gráficos se presenta el detalle de Personas con la totalización de los convenios registrados en cada Etapa del Proceso: Figura 26. Reporte del Gráfico Página 39 de 137

40 Al dar clic en Exportar se genera un archivo en Excel que contiene el reporte de Personas con las tareas respectivas, un detalle de la información más importante del convenio. Figura 27. Reporte en Excel del Listado de Convenios Página 40 de 137

41 3. PERFIL: ABOGADO Para acceder al aplicativo, el usuario debe digitar su cédula y contraseña, al dar clic en Ingresar, el usuario tendrá asignado previamente por el sistema el perfil respectivo, el mismo que está asociado con sus funcionalidades. Las funcionalidades del perfil Abogado son visualizadas como Menú Principal dentro del Sistema, las cuales se detallan a continuación: Figura 28. Opciones de Menú del Perfil Abogado Página 41 de 137

42 MENÚ No. 1 GESTIÓN DE CONVENIOS 1.1 OPCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE CONVENIO Al dar clic en Administración de Convenio aparece un listado de convenios registrados con la descripción de la Etapa en la que se encuentra. Figura 29. Administración de Convenios En la Figura 29, al escoger la opción Administración de Convenio se visualiza una Lista de Convenios con diferentes opciones como Editar, Convenio Modificatorio y Notificaciones: Página 42 de 137

43 Figura 30. Lista de Convenios En la Figura 30, al seleccionar uno de los registros de la Lista de Convenios y dar clic en Editar puede modificar información referente a Datos Generales e Incluir en Etapas del proceso observaciones, en Requisitos de Convenio puede descargar o eliminar archivos, una vez realizados los cambios debe dar clic en Guardar, si selecciona Cancelar regresa a la pantalla de Lista de Convenios. Página 43 de 137

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45 Figura 31. Opción Editar Convenios En la Figura 30 al seleccionar uno de los registros de la Lista de Convenios y dar clic en Convenio Modificatorio se presenta una pantalla para el registro de datos como descripción, días plazo, cuantía y demás campos como se visualiza en la siguiente pantalla: Página 45 de 137

46 Figura 32. Opción Editar Convenios Modificatorios En la figura 30, al seleccionar uno de los registros de la Lista de Convenios y dar clic en Notificaciones, se presenta la pantalla con un Listado de Notificaciones de Correo Electrónico, si se requiere el detalle del contenido debe dar clic en Ver_Detalle. Página 46 de 137

47 Figura 33. Opción Notificaciones 1.2 OPCIÓN: CONVENIOS POR GESTIONAR Continuando con el Flujo del Proceso al ingresar con el Perfil Abogado se listarán todos los Convenios por Gestionar que han sido asignados a este perfil. Página 47 de 137

48 Figura 34. Convenios por Gestionar Perfil Abogado En la Figura 34, al seleccionar el registro y dar clic en Gestionar se visualiza la información bloqueada del Convenio: El perfil Abogado en esta pantalla debe ingresar los datos del convenio como son Folio, Registro y Fecha, en el caso de históricos antes del 2012: Página 48 de 137

49 Dentro de las Etapas del Proceso, el perfil Abogado tiene tres opciones: Aprobación de Jurídico, Devolución de Jurídico o Rechazo de Jurídico, en el caso de rechazar ya no procesa más el convenio se cierra y ningún perfil puede ingresar, en el caso que se elija Devolución de Jurídico regresa el convenio al perfil Director Jurídico. Figura 35. Convenios por Registrar Perfil Abogado En la Figura 35, al dar clic en Aprobación de Jurídico y presionar Procesar le aparece el siguiente mensaje: Página 49 de 137

50 Figura 36. Mensaje de obligatoriedad de requisitos En Requisitos de Convenio de la Figura 37, se debe subir los archivos solicitados y a continuación presionar el botón Procesar: Página 50 de 137

51 Figura 37. Requisitos de convenio perfil Abogado En la Figura 38, se presenta la modificación del estado del Convenio y en Etapa actual se visualiza Aprobado Jurídico: Página 51 de 137

52 En la Figura 38, en Etapas de Proceso tiene tres opciones generales: Aprobación de Jurídico, Rechazo de Jurídico y Devolución de Jurídico, si selecciona Rechazo de Jurídico ya no se procesa más el convenio, y ningún perfil podrá ingresar, si selecciona Devolución regresa el convenio a perfil Director Jurídico. Página 52 de 137

53 Figura 38. Convenio Aprobado Jurídico En la Figura 38, al dar clic en Procesar aparece el siguiente mensaje: Figura 39. Convenio Rechazar Jurídico Al ingresar con el perfil Gestor de convenio, y al seleccionar la opción Administración de convenio se presenta la lista de convenios y en Etapa se visualiza Rechazar Jurídico como se visualiza en la Figura 39. Figura 40. Lista de Convenios Perfil Gestor de Convenio Página 53 de 137

54 MENÚ No. 2: CONVENIO MODIFICATORIOS 2.1 OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS Al seleccionar esta opción del Menú No. 2 se presenta una Lista de Convenios Modificatorios, si escoge uno de los registros y da clic en Editar puede realizar modificaciones en la información de los convenios. Figura 41. Lista de Convenios Modificatorios 2.2 OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS POR GESTIONAR Página 54 de 137

55 Al seleccionar esta opción del Menú No. 2 se presenta una Lista de Convenios Modificatorios por Gestionar. Figura 42. Lista de Convenios Modificatorios Por Gestionar En la Figura 42, si escoge uno de los registros y da clic en Gestionar Convenio Modificatorio puede visualizar información del convenio modificatorio. Página 55 de 137

56 Figura 43. Lista de Convenios Modificatorios Por Gestionar En la Figura 43, al dar clic en Procesar se presenta el siguiente mensaje: Figura 44. Mensaje de obligatoriedad de requisitos en Convenios Modificatorios Al subir los requisitos de los archivos se visualiza la siguiente pantalla: Página 56 de 137

57 Figura 45. Requisitos en Convenios Modificatorios En la Figura 45 al dar clic en Procesar cambia la Etapa Actual a Aprobado Jurídico como se presenta en la Figura 46: Figura 46. Convenios Modificatorio Etapa actual Aprobado Jurídico Página 57 de 137

58 Este proceso es igual al del convenio, para continuar con el proceso se debe ir al perfil de Despacho y seleccionar en el menú Convenio Modificatorio la opción Convenios Modificatorios por gestionar. MENÚ No. 3: PROYECTO 3.1 OPCIÓN: LISTADO DE PROYECTOS Al seleccionar la opción Listado de Proyectos en el Menú No. 3 se despliega información referente al Proyecto como el Responsable, el nombre del Proyecto, la fecha de inicio y de finalización. Figura 47. Lista de Proyectos Página 58 de 137

59 MENÚ No.4: CATÁLOGO DE DOCUMENTOS 4.1 OPCIÓN: LISTADO DE TIPOS DE DOCUMENTOS Al seleccionar la opción Listado de Tipos de Documentos se despliega información referente al Tipo de Documento como el Grupo, la descripción y siglas. Figura 48. Tipos de Documento Página 59 de 137

60 4. PERFIL: DESPACHO Para acceder al aplicativo, el usuario debe digitar su cédula y contraseña, al dar clic en Ingresar, el usuario tendrá asignado previamente por el sistema el perfil respectivo, el mismo que está asociado con sus funcionalidades. Las funcionalidades del perfil Despacho son visualizadas como Menú Principal dentro del Sistema, las cuales se detallan a continuación: Figura 49. Opciones de Menú Perfil Despacho Página 60 de 137

61 MENÚ No 1: GESTIÓN DE CONVENIOS 1.1 OPCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE CONVENIO Al dar clic en Administración de Convenio del Menú No. 1 se visualiza un listado de Convenios que han sido registrados en el sistema con la descripción de la etapa de proceso en la que se encuentra: Figura 50. Opción Administración de Convenio Lista de Convenios Página 61 de 137

62 Al seleccionar el registro y dar clic en Editar se visualiza la información del convenio. Página 62 de 137

63 En la sección Etapas del Proceso se visualiza información de la etapa del proceso que se encuentra: Figura 51. Opción Administración de Convenio Lista de Convenios Página 63 de 137

64 1.2 OPCIÓN: CONVENIOS POR GESTIONAR Continuando con el flujo del proceso, una vez que el perfil Abogado aprobó el convenio y procesó ese convenio aparece dentro de la Lista de Convenios por Gestionar que el perfil Despacho debe gestionar. Figura 52. Opción Convenios por Gestionar Lista de Convenios Por Gestionar perfil Despacho En la Figura 52, al seleccionar el Registro de Lista de Convenios Por Gestionar y dar clic en Gestionar se visualiza información referente al convenio: Página 64 de 137

65 Página 65 de 137

66 Dentro de la sección Etapas del Proceso, el perfil Despacho tiene tres opciones: Aprobación de Despacho, Devolución de Despacho o Rechazo de Despacho, en el caso de aprobación continúa con el flujo del proceso, si selecciona Rechazo ya no procesa más el convenio se cierra y ningún perfil puede ingresar, en el caso que elija Devolución de Despacho regresa el convenio al perfil Abogado. Figura 53. Aprobación de Despacho En la sección Requisitos de Convenio puede descargar los documentos que se presentan en la siguiente pantalla. Figura 54. Requisitos de Convenio Página 66 de 137

67 Al seleccionar Aprobación de Despacho dar clic en Procesar el estado del convenio ha sido modificado correctamente y cambia la Etapa actual a Aprobado Despacho. Figura 55. Convenio Aprobado por Despacho MENÚ No.2: CONVENIO MODIFICATORIO Página 67 de 137

68 2.1 OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS Al seleccionar esta opción del Menú No. 2 se presenta una Lista de Convenios Modificatorios, en la Figura 54, si escoge uno de los registros y da clic en Editar puede realizar modificaciones en la información de los convenios. Figura 56. Lista de Convenios Modificatorios En la Figura 56, al seleccionar uno de los registros de la Lista de Convenios Modificatorios y al dar clic en Editar se visualiza información del convenio modificatorio como se presenta en la Figura 57: Página 68 de 137

69 Figura 57. Lista de Convenios Modificatorios 2.2 OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS POR GESTIONAR Al seleccionar esta opción del Menú No. 2 se presenta una Lista de Convenios Modificatorios por Gestionar, en la Figura 58 si escoge uno de los registros de la Lista de Convenios Modificatorios Por Gestionar y al dar clic en Gestionar Página 69 de 137

70 Convenio Modificatorio se puede visualizar información del convenio modificatorio, la misma que se presenta en la Figura 59. Figura 58. Lista de Convenios Modificatorios Por Gestionar En la figura 58, al seleccionar un registro de la Lista de Convenios Modificatorios y al dar clic en Gestionar Convenio Modificatorio se visualiza la siguiente información, que se presenta en la Figura 59 Página 70 de 137

71 Figura 59. Convenios Modificatorios Aprobación de Despacho En la Figura 59 al dar clic en Procesar se continúa con el flujo del proceso y en Etapa actual cambia a Aprobado Despacho como se visualiza en la Figura 60. Página 71 de 137

72 Figura 60. Convenios Modificatorios Aprobado Despacho Este proceso es igual al de convenio, para continuar con el proceso se debe ir al perfil de Secretaría General y seleccionar en el menú Convenio Modificatorio la opción Convenios Modificatorios por gestionar. MENÚ No.3: PROYECTO 3.1 OPCIÓN: LISTADO DE PROYECTOS En la Figura 59, al seleccionar la opción Listado de Proyectos en el Menú No. 3 se despliega información referente al Proyecto como el Responsable, el nombre del Proyecto, la fecha de inicio y de finalización. Página 72 de 137

73 Figura 61. Lista de Proyectos MENÚ No.4: CATÁLOGO DE DOCUMENTOS 4.1 OPCIÓN: LISTADO DE TIPOS DE DOCUMENTOS Al seleccionar la opción Listado de Tipos de Documentos en el Menú No. 4 se despliega información referente al Tipo de Documento como el Grupo, la descripción y siglas. Página 73 de 137

74 Figura 62. Tipos de Documento MENÚ No.5: REPORTES 5.1 OPCIÓN: REPORTE DE GESTIÓN DE CONVENIOS Al seleccionar está opción de Reporte Gestión de Convenios le permite generar el gráfico para lo cual debe seleccionar la Fecha de Inicio y la Fecha Fin y dar clic en Consultar. En el Gráfico se presenta información del Usuario por Tareas, en cada una de las Etapas del Proceso: Registrado Por Asignar Abogado Asignado Abogado Página 74 de 137

75 Aprobado Jurídico Aprobado Despacho Vigente Devuelto Jurídico Finiquitado Cerrado Figura 63. Reportes Gráficos Dentro de la opción de gráficos se presenta el detalle de Personas con la totalización de los convenios registrados en cada Etapa del Proceso: Página 75 de 137

76 Figura 64. Reporte por Personas En la figura 63 al dar clic en Exportar se genera un archivo en Excel que contiene el reporte de Personas con las tareas respectivas, un detalle de la información más importante del convenio. Página 76 de 137

77 Figura 65. Lista de Convenios en Excel 5. PERFIL: SECRETARÍA GENERAL Para acceder al aplicativo, el usuario debe digitar su cédula y contraseña, al dar clic en Ingresar, el usuario tendrá asignado previamente por el sistema el perfil respectivo, el mismo que está asociado con sus funcionalidades. En la Figura 66, las funcionalidades del perfil Secretaría General son visualizadas como Menú Principal dentro del Sistema, las cuales se detallan a continuación: Página 77 de 137

78 Figura 66. Funcionalidades de Secretaría General MENÚ No.1: GESTIÓN DE CONVENIOS 1.1 OPCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE CONVENIO Al seleccionar Administración de Convenio del Menú No. 1 se presenta una Lista de Convenios que han sido registrados en el sistema. Página 78 de 137

79 Figura 67. Lista de Convenios En la Figura 67 al seleccionar el registro deseado de la Lista de Convenios y al dar clic en Editar se presenta información referente al Convenio. Página 79 de 137

80 Página 80 de 137

81 Figura 68. Edición de Convenio En la Figura 67, al seleccionar el registro en lista de convenios y dar clic en Convenio Modificatorio se presenta la siguiente pantalla: Página 81 de 137

82 Figura 69. Edición de Convenio En la Figura 69 al seleccionar el registro en lista de convenios y dar clic en Exportar se genera un archivo en Excel que contiene el reporte de Personas con las tareas respectivas, un detalle de la información más importante del convenio. Página 82 de 137

83 Figura 70. Lista de Convenios Al seleccionar el registro en lista de convenios y dar clic en Notificaciones se presenta una lista de las notificaciones automáticas que han sido enviadas a los destinatarios: Figura 71. Lista de Notificaciones a Correo Electrónico Página 83 de 137

84 1.2 OPCIÓN: CONVENIOS POR GESTIONAR A fin de continuar con el flujo del proceso debe seleccionar la opción: Convenios por Gestionar del Menú No. 1, en el cual se presenta una lista de todos los convenios que están por ser Gestionados por el perfil de Secretaría General: Figura 72. Lista de Convenios Por Gestionar En la Figura 72 al seleccionar uno de los registros de la lista de Convenios Por Gestionar y dar clic en Gestionar se visualiza información del convenio que ha sido aprobado por el perfil Despacho. Página 84 de 137

85 En esta sección el perfil Secretaría General debe ingresar el número de folio, el registro y la fecha respectiva. Dentro de la sección Etapas del proceso, el perfil Secretaría General puede Aprobar o Devolver, en el caso de Aprobar y Procesar continúa con el flujo del proceso, si selecciona Devolución regresa al perfil Despacho. Página 85 de 137

86 Figura 73. Convenio a ser aprobado por Secretaría General En la Figura 73, si selecciona Aprobación de Secretaría General y da clic en el botón Procesar se presenta el siguiente mensaje: Figura 74. Obligatoriedad de Requisitos del Convenio Página 86 de 137

87 En la Figura 74 en Requisitos de Convenio obligatoriamente debe subir 2 documentos: el Convenio Firmado y Sellado en pdf y el documento Quipux de sociabilización: Figura 75. Requisitos del Convenio En la Figura 75, al dar clic en Examinar debe seleccionar el documento a ser subido, al presionar Subir se presenta el siguiente mensaje como se visualiza en la Figura 76. Página 87 de 137

88 Figura 76. Convenio a ser aprobado por Secretaría General En la Figura 76, al dar clic en Procesar se continúa con el flujo del proceso, se presenta un mensaje que indica que el estado del Convenio ha sido modificado correctamente y se cambia la Etapa Actual a Vigente como se observa en la Figura 77. Figura 77. Convenio a ser aprobado por Secretaría General Página 88 de 137

89 MENÚ No.2: CONVENIO MODIFICATORIO 2.1 OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS Al seleccionar esta opción del Menú No. 2, se presenta una Lista de Convenios Modificatorios, en la Figura 78 si escoge uno de los registros y da clic en Editar puede visualizar información del convenio modificatorio, puede descargar información de requisitos del convenio así como descargar los documentos que constituyen los requisitos del convenio, también puede subir archivos adicionales: Figura 78. Lista de Convenios Modificatorios En la Figura 79, en la sección Convenios Modificatorios puede Editar la información, lo que no puede hacer este perfil es crear un Nuevo Convenio Modificatorio, el único perfil que puede crear es el perfil Gestor de Convenio. Página 89 de 137

90 Figura 79. Convenios Modificatorios 2.2 OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS POR GESTIONAR Al seleccionar esta opción del Menú No. 2 se presenta una Lista de Convenios Modificatorios por Gestionar, en la Figura 80 si escoge uno de los registros y da clic en Gestionar Convenio Modificatorio puede visualizar información del convenio modificatorio. Figura 80. Lista de Convenios Modificatorios Por Gestionar Página 90 de 137

91 En la Figura 80, al dar clic en Gestionar Convenio Modificatorio se presenta la siguiente pantalla: Este perfil debe ingresar el Folio, Registro y la Fecha: Figura 81. Lista de Convenios Modificatorios por Aprobación Sec. General En la Figura 81, al dar clic en Procesar aparece el siguiente mensaje: Página 91 de 137

92 Figura 82. Obligatoriedad de requisitos en Convenios Modificatorios En la Figura 83 en Requisitos de Convenio se visualiza la siguiente pantalla una vez que se subió los documentos solicitados. Figura 83. Requisitos en Convenios Modificatorios Página 92 de 137

93 En la Figura 83, al dar clic en Procesar se continúa con el flujo del proceso y en Etapa actual aparece Vigente como se visualiza en la Figura 84. Figura 84. Convenio Modificatorio en Etapa Vigente Este proceso es igual al del convenio, para continuar con el proceso se debe ir al perfil de Gestor de Convenio y seleccionar en el menú Gestión de Convenios la opción Administración de Convenio en donde se visualizará las modificaciones realizadas al convenio original como se observa en la Figura 85. Página 93 de 137

94 Figura 85. Convenio Original con la actualización del Modificatorio. MENÚ No.3: PROYECTO Página 94 de 137

95 3.1 OPCIÓN: LISTADO DE PROYECTOS Al seleccionar la opción Listado de Proyectos se despliega información referente al Proyecto como el Responsable, el nombre del Proyecto, la fecha de inicio y de finalización. Figura 86. Lista de Proyectos MENÚ No.4: CATÁLOGO DE DOCUMENTOS 4.1 OPCIÓN: LISTADO DE TIPOS DE DOCUMENTOS Al seleccionar la opción Listado de Tipos de Documentos se despliega información referente al Tipo de Documento como el Grupo, la descripción y siglas. Página 95 de 137

96 Figura 87. Convenio Original con la actualización del Modificatorio 6. PERFIL: ADMINISTRADOR CONVENIO Para acceder al aplicativo, el usuario debe digitar su cédula y contraseña, al dar clic en Ingresar, el usuario tendrá asignado previamente por el sistema el perfil respectivo, el mismo que está asociado con sus funcionalidades. Las funcionalidades del perfil Administrador Convenio son visualizadas como Menú Principal dentro del Sistema, las cuales se detallan a continuación: Página 96 de 137

97 Figura 88. Funcionalidades del Perfil Administrador de Convenio MENÚ No.1: GESTIÓN DE CONVENIOS 1.1 OPCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE CONVENIO Al seleccionar la opción Administración de Convenio del Menú No. 1 se visualiza un listado de convenios registrados en el sistema. Página 97 de 137

98 Figura 89. Funcionalidades del Perfil Administrador de Convenio En la Figura 89, al seleccionar el registro requerido del Listado de Convenios y dar clic en Editar se puede visualizar información referente al Convenio como se muestra en la Figura 90. Página 98 de 137

99 Página 99 de 137

100 Figura 90. Edición de Convenio En la Figura 89 al seleccionar el registro requerido en Lista de Convenios y al dar clic en Convenio Modificatorio se visualiza una Lista de Convenios Modificatorios: Figura 91. Lista de Convenios Modificatorios En la Figura 91, al seleccionar el registro requerido y dar clic en Editar se puede visualizar información referente al Convenio Modificatorio. Página 100 de 137

101 Figura 92. Edición Convenio Modificatorio En la Figura 92, al dar clic en Nuevo Convenio Modificatorio se valida que el perfil que pueda realizar esta acción sea únicamente el Gestor de Convenio como se visualiza en la pantalla que se detalla a continuación: Página 101 de 137

102 Figura 93. Creación de Convenio Modificatorio Al dar clic en Desembolso se puede registrar el Cur, el Tipo de Desembolso que puede ser: Bienes, Obras o Servicios, Recursos Económicos, también la cantidad, el Monto y la Fecha, en Área eod's debe seleccionar la Unidad del MAG y una Descripción del Desembolso realizado: Página 102 de 137

103 Figura 94. Opción de Desembolsos En la Figura 94, al dar clic en Guardar se visualiza la información de Desembolsos y en Lista de Desembolsos aparece el registro que fue guardado como se visualiza en la Figura 95. Figura 95. Información de Desembolsos Página 103 de 137

104 En la Figura 96, en el caso que seleccione en el Tipo de Desembolsos: Recursos Económicos el campo Cantidad aparece bloqueado, debe registrar el Monto, la Fecha, en Área eod's el Área del MAG y la descripción se visualiza Figura 96. Ingreso de Desembolsos En la Figura 89, si se selecciona la opción Exportar se genera un documento en Excel con la Información referente al Listado de Convenios como se visualiza en la Figura 97 Página 104 de 137

105 Figura 97. Lista de Convenios en Excel En la Figura 89, al dar clic en Tareas se presenta información del convenio con una lista de tareas realizada en todo el proceso como se observa en la Figura 98. Figura 98. Lista de Tareas Página 105 de 137

106 En la Figura 98, al seleccionar Nueva Tarea se presenta información de la tarea relacionada con el convenio, así como permite registrar la información referente al recordatorio para notificaciones, las mismas que se programan de acuerdo al registro y que serán enviadas por mail. Figura 99. Registro de Tareas En la Figura 89, al dar clic en Notificaciones se visualiza la siguiente pantalla: Página 106 de 137

107 Figura 100. Lista de Notificaciones 1.2 OPCIÓN: GESTIÓN DE CONVENIOS Al seleccionar Convenios por Gestionar se presenta una lista de los convenios por ser gestionados por el perfil Administrador del Convenio. Página 107 de 137

108 Figura 101. Lista de Convenios Por Gestionar En la Figura 101, al seleccionar el registro del convenio y dar clic en Gestionar se visualiza la información del convenio ver Figura 102. Página 108 de 137

109 Página 109 de 137

110 Figura 102. Convenio para Finiquitar Convenio En la Figura 102, al dar clic en Procesar se visualiza el siguiente mensaje que se detalla en la Figura 103: Figura 103. Obligatoriedad del informe de finalización Página 110 de 137

111 Figura 104. Lista de Convenios En la Figura 104 al seleccionar uno de los registros de la Lista de Convenios y escoger la opción informes se presenta la información que se visualiza en la Figura 105. Figura 105: Informes En la Figura 105 al dar clic en "Nuevo Informe" se visualiza la siguiente información ver Figura 106. Página 111 de 137

112 Figura 106: Pantalla de Ingreso de Informe En la figura106 se debe ingresar información referente a la fecha y en Tipo en el caso que sea de finalización debe escoger Informe de Finalización: Figura 107: Pantalla de Tipo de Informe En la Figura 106, en Descripción debe ingresar el texto del informe, que deberá ser un extracto del informe final que el administrador haya generado, es Página 112 de 137

113 necesario indicar que si se desea copiar un texto de otro documento se debe hacer con la opción que se encuentra en la barra de herramientas, no hacerlo directamente en el campo de Descripción, una vez ingresada toda la información del informe, se debe dar clic en Guardar, y se presenta la siguiente pantalla ver Figura 108: Figura 108: Pantalla de Informe al dar clic en Guardar Página 113 de 137

114 En la figura 108 debe ingresar los 3 archivos requisitos que se detallan a continuación: REQUISITOS PARA CIERRE DE CONVENIOS 1. Acta de Entrega-Recepción de los bienes, obras o servicios (Suscrito entre Administrador de Convenio, Guarda-Almacén y Beneficiario) 2. Informe final de ejecución del Convenio 3. Acta de Liquidación y finiquito suscrito por las partes Figura 109: Requisitos para cierre de convenios Estos requisitos para el cierre de convenios son documentos obligatorios que le permitirán pasar a la Etapa de Liquidar Convenio y posterior Cierre del convenio, no hacerlo en Archivos Adjuntos, esta opción permite ingresar otros documentos adicionales referentes al informe de finalización, como por ejemplo el informe final digitalizado y con firmas generado por el administrador como parte de su gestión y los anexos de dicho documento. Una vez subido los 3 archivos (requisitos para cierre de convenios) se visualiza la siguiente información ver Figura 110. Figura 110: Requisitos para cierre de convenios En la Figura 110 debe dar clic en "Terminar Informe", en el caso que no haya subido los archivos el sistema le envía el siguiente mensaje: Página 114 de 137

115 En la Figura 110, al dar clic en Terminar Informe en Estado negocio se visualiza Informe Finalizado. Figura 111: Informe Finalizado Una vez ingresado el Informe de Finalización con el perfil "Administrador de Convenio" procedemos a seleccionar el convenio en el cual registramos el informe de finalización, en Etapa debe aparecer Vigente. Se selecciona el registro del convenio por gestionar en la Lista de Convenios por Gestionar y dar clic en Gestionar y aparece la información del convenio: Una vez ingresado el subido el Informe de Finalización, el Administrador podrá Liquidar el convenio para lo cual debe escoger la opción del Menú Convenios por Gestionar: Figura 112: Menú Gestión de Convenios Página 115 de 137

116 Al escoger en la Figura 112 la opción Convenios por Gestionar, debe seleccionar del listado, el convenio y dar clic en el menú superior Gestionar como se visualiza en la Figura 113. Figura 113: Lista de Convenios por Gestionar En la Figura 113, al seleccionar el convenio y dar clic en Gestionar se le presenta una pantalla que en Etapa de Proceso aparece Liquidar, en la figura 114 debe dar clic en Procesar para Liquidar el Convenio según consta en el diagrama del flujo del Proceso del Sistema de Gestión de Convenios de Coejecución y Transferencia de Recursos (Ver Anexo 1). Figura 114: Etapas de Proceso Página 116 de 137

117 Finalmente en Etapa Actual aparece Liquidado como se muestra en la Figura 115. Figura 115: Etapa Actual Para el cierre del convenio el perfil: "Gestor de Convenio" escogerá del Menú No. 1 la opción Convenios por Gestionar y debe seleccionar de la lista de convenios por Gestionar el convenio en estado liquidado: Figura 116: Listado de Convenios Por Gestionar En la Figura 116, al dar clic en Gestionar se visualiza la información del Convenio: Página 117 de 137

118 En Etapas del proceso se visualiza Cerrar Convenio. Figura 117: Convenio en Etapa Actual Liquidado Página 118 de 137

119 En la Figura 117, al dar clic en Procesar cambia el estado del convenio y la Etapa actual se encuentra: Cerrado. Figura 118: Convenio en Etapa Actual Cerrado MENÚ No. 2: CONVENIO MODIFICATORIO 2.1 OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS Página 119 de 137

120 En el Menú No. 2 al seleccionar la opción 2.1, se presenta una Lista de Convenios Modificatorios, si escoge uno de los registros y da clic en Editar puede visualizar información del convenio modificatorio. Figura 119: Lista de Convenios Modificatorios MENÚ No.3: INFORME 3.1 OPCIÓN: NUEVO INFORME Al seleccionar esta opción le permite ingresar información del informe seleccionando el tipo de informe que puede ser de seguimiento o de finalización, puede escoger el convenio, registrar el detalle del informe y presionar el botón Guardar. Página 120 de 137

121 Figura 120: Informe 3.2 OPCIÓN: LISTADO DE INFORMES Se presenta una lista de informes si desea modificar información del informe debe dar clic en Editar. Página 121 de 137

122 Figura 121: Lista de Informes En la Figura 121 al dar clic en Editar se visualiza información del informe. Figura 122: Informe Página 122 de 137

123 MENÚ No.4: PROYECTO 4.1 OPCIÓN: LISTADO DE PROYECTOS Al seleccionar la opción Listado de Proyectos se despliega información referente al Proyecto como el Responsable, el nombre del Proyecto, la fecha de inicio y de finalización. Figura 123: Lista de Proyectos MENÚ No.5: CATÁLOGO DE DOCUMENTOS Página 123 de 137

124 5.1 OPCIÓN: LISTADO DE TIPOS DE DOCUMENTOS Al seleccionar la opción Listado de Tipos de Documentos se despliega información referente al Tipo de Documento como el Grupo, la descripción y siglas. Figura 124: Tipos de Documentos 7. PERFIL: FINANCIERO Para acceder al aplicativo, el usuario debe digitar su cédula y contraseña, al dar clic en Ingresar, el usuario tendrá asignado previamente por el sistema el perfil respectivo, el mismo que está asociado con sus funcionalidades. Página 124 de 137

125 Las funcionalidades del perfil Financiero son visualizadas como Menú Principal dentro del Sistema, las cuales se detallan a continuación: Figura 125: Perfil Financiero MENÚ No.1: GESTIÓN DE CONVENIOS 1. 1 OPCIÓN: ADMINISTRACIÓN DE CONVENIO Al seleccionar Administración de Convenio se presentará un listado de los convenios, son ítems que han sido ingresados. Página 125 de 137

126 Figura 126: Lista de Convenios En la Figura 126, al seleccionar el registro en la lista de convenios y dar clic en Editar se visualiza información del convenio: Página 126 de 137

127 Figura 127: Edición de Convenios En la Figura 126, al seleccionar el registro en la lista de convenios y dar clic en Convenio Modificatorio se visualiza información del convenio modificatorio: Página 127 de 137

128 Figura 128: Convenio Modificatorio En la Figura 126, al seleccionar el registro en la lista de convenios y dar clic en Desembolso se visualiza información del convenio: Página 128 de 137

129 Figura 129: Desembolsos En la Figura 129, al dar clic en Nuevo Desembolso se visualiza el siguiente mensaje: "Que para crear un Convenio Modificatorio el estado del convenio debe ser Vigente y Activo. Página 129 de 137

130 Figura 130: Mensaje de creación Nuevo Desembolso En la Figura 126, si selecciona un convenio vigente y activo podrá registrar información referente al tipo de desembolso, el área requirente de pago, el cur, el monto la descripción entre otros campos como se visualiza la siguiente pantalla: En la Figura 126, i se selecciona la opción Exportar se genera un documento en Excel con la Información referente al Listado de Convenios como se visualiza en la siguiente pantalla: Figura 131: Listado de Convenios en Excel Página 130 de 137

131 MENÚ No.2: CONVENIO MODIFICATORIO 2.1 OPCIÓN: CONVENIOS MODIFICATORIOS Al seleccionar esta opción se presenta una Lista de Convenios Modificatorios, si escoge uno de los registros y da clic en Editar puede Descargar información de requisitos del convenio así como descargar los documentos que constituyen los requisitos del convenio, subir archivos adicionales: Figura 132: Listado de Convenios Modificatorios En la sección Convenios Modificatorios puede Editar la información, lo que no puede hacer este perfil es crear un Nuevo Convenio Modificatorio, el único perfil que puede crear es el perfil Gestor de Convenio. Página 131 de 137

132 Figura 133: Opción Convenios Modificatorios MENÚ No.3: DESEMBOLSO 3.1 OPCIÓN: LISTADO DE DESEMBOLSOS Al dar clic en Listado de desembolsos se visualiza información de los desembolsos registrados en el sistema. Página 132 de 137

133 Figura 134: Lista de Desembolsos MENÚ No.4: PROYECTO 4.1 OPCIÓN: LISTADO DE PROYECTOS Al dar clic en Listado de proyectos se visualiza información del Responsable del Proyecto, nombre del proyecto, fecha de inicio y fecha de finalización. Página 133 de 137

134 Figura 135: Lista de Proyectos MENÚ No.5: CATÁLOGO DE DOCUMENTOS 5.1 OPCIÓN: LISTADO DE TIPOS DE DOCUMENTO Al seleccionar la opción Listado de tipos de documentos se despliega información de la descripción del documento, el grupo, la sigla y el Estado. Página 134 de 137

135 Figura 136: Tipos de Documento MENÚ No.6: REPORTES 6.1 OPCIÓN: REPORTE GESTIÓN DE CONVENIOS Al seleccionar está opción de Reporte Gestión de Convenios le permite generar el gráfico para lo cual debe seleccionar la Fecha de Inicio y la Fecha Fin y dar clic en Consultar. En el Gráfico se presenta información del Usuario por Tareas, en cada una de las Etapas del Proceso: Registrado Por Asignar Abogado Asignado Abogado Aprobado Jurídico Aprobado Despacho Página 135 de 137