El Portal del Empleado de EGMASA Origen, desarrollo y resultados del Proyecto

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1 El Portal del Empleado de EGMASA Origen, desarrollo y resultados del Proyecto Congreso Internacional sobre Gestión de Recursos Humanos en la Administración Pública Vitoria - Gasteiz, 15 de Junio de 2007 egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 1 de 44

2 Índice Qué es Egmasa? Origen del Proyecto: 2003 Objetivos del Proyecto Laboratorio de ideas: el Empleado Proceso de migración Descripción del Portal del Empleado Proyectos a Destacar Lecciones aprendidas Retos para el futuro egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 2 de 44

3 Qué es Egmasa? La empresa más importante de Andalucía en términos de empleo Genera de forma directa una media más de empleos a tiempo completo al año, repartidos así: Ingeniería, obras y servicios (1.400 aprox.) Prevención y extinción de incendios forestales (alrededor de 4.300), en los numerosos Centros de Trabajo de la empresa en la Comunidad Autónoma de Andalucía. Otras tareas forestales, unos (2.500 aprox.) La empresa más importante de Andalucía en términos medio ambientales egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 3 de 44

4 Qué es EGMASA? Dimensión pública 1. Consejería de Medio Ambiente Agencia Andaluza del Agua Plan Infoca Biodiversidad: Centros de Recuperación de Especies Amenazadas (CREAs), Red de Viveros, Centro de Análisis y Diagnóstico (CAD) Calidad ambiental: Laboratorios de Vigilancia y Control de Contaminación Equipamientos de uso público en Espacios Naturales Protegidos 2. Consejería de Innovación y Ciencia En la minería: Ejecución subsidiaria en casos de Boliden y Almagrera, etc. 3. Consejería de Gobernación En riesgos ambientales Grupo de Emergencias Ambientales (GREA). 4. Corporaciones Locales Estudios, proyectos técnicos y trabajos de ingeniería Programa de Sostenibilidad Ambiental Ciudad 21 egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 4 de 44

5 Qué es EGMASA? Dimensión empresarial Empresas participadas en materia de residuos (7): Residuos de Construcción y Demolición (RCD,s) Residuos líquidos industriales Envases y residuos de envases Plásticos agrícolas Residuos de aparatos eléctricos y electrónicos Disolventes orgánicos Biodiesel Empresas participadas en recursos naturales (2): Madera de pino para mobiliario de jardín Transformación y comercialización de la piña y piñón egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 5 de 44

6 Qué es EGMASA? Ingresos: Volumen de actividad en 2005 Por su carácter público, los beneficios revierten en la Junta de Andalucía egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 6 de 44

7 Origen del Proyecto: 2003 Antecedentes: Intranet de la empresa (año 1.996) La intranet de Egmasa tenía más de 800 usuarios en 2003 El proyecto surge del planteamiento a la Dirección para cambiar la intranet de entonces Se elabora la propuesta de proyecto de creación del Portal del Empleado de Egmasa (Septiembre 2003) Entregado documento a los MMSS (Octubre de 2003) Se inicia el proyecto a mediados de 2004 egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 7 de 44

8 Objetivos del Proyecto La clave debe ser EL EMPLEADO Mejorar la estética, la usabilidad y la navegabilidad de la intranet Convertir al Portal en una herramienta que sirva para acercar a los empleados: herramientas de colaboración, conocimiento, documentos, etc. Fuerte dispersión geográfica Favorecer la participación de empleados y unidades de la empresa Horizontalizar la información. Además, evitar la distribución masiva de aplicaciones Mejorar y desarrollar las aplicaciones y servicios que ya estaban funcionando Implantar un conjunto de servicios basados en la definición de flujos de proceso El usuario no necesita validarse continuamente Fortalecer el papel del Portal frente al uso del correo como herramienta de transmisión de información Proporcionar herramientas de apoyo para la Gestión Documental Facilitar el camino para la implantación de un sistema de Gestión del Conocimiento egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 8 de 44

9 Laboratorio de ideas: el Empleado Se pusieron en marcha dos iniciativas: 100: Selección de las 100 mejores ideas sobre funcionalidad Objetivo: Localizar, definir, votar, valorar, estructurar e implantar las 100 mejores ideas que propongan los empleados y becarios de Egmasa para el futuro Portal del Empleado de Egmasa Concurso de ideas para la Identidad Gráfica Objetivo: Concurso de ideas para la búsqueda de una nueva identidad gráfica del futuro Portal del Empleado de Egmasa egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 9 de 44

10 Resultados de los concursos de ideas: Laboratorio de ideas: el Empleado 300 propuestas recibidas de funcionalidad 5 sobre la nueva identidad gráfica Metodología para la valoración de las iniciativas Miles de votos recibidos por Remuneración económica simbólica a los participantes 55 propuestas implantadas por votación y decisión del comité web/intranet el sentimiento de ser protagonista de la construcción que ha generado entre los empleados el proyecto y que todavía sigue egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 10 de 44

11 Proceso de migración Intranet 1996 Portal del Empleado Portal del Empleado 2007 egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 11 de 44

12 Descripción del Portal del Empleado de Egmasa egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 12 de 44

13 Descripción del Portal del Empleado de Egmasa Cabecera fija Conoce Egmasa Recursos Humanos Contratación Consulta y solicita Conocimiento Zonas temáticas Buscadores: Quién es quien? y Buscador del Portal Mi zona Noticias y Novedades La frase del día Sindicatos Foros, encuestas, etc Club de Ventajas egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 13 de 44

14 Descripción del Portal del Empleado de Egmasa Contenidos: Comunicación y RRHH Problemática Soporte tecnológico: Sistemas de Información y Procesos Recursos: 2 personas al 100% y 1 al 50% Estimación de visitas por empleado y día: 30 La empresa comunica exclusivamente a través del Portal Fuerte competencia por ocupar a diario el espacio de la Noticia del Día. Se ha convertido en un bien escaso El Portal es uno de los recursos críticos de la empresa (hay un conjunto de servicios que solo se pueden conseguir aquí: Conformar facturas, pedir vacaciones, buscar teléfonos, áreas de trabajo, etc.) Se ha convertido en una herramienta para superar la dispersión geográfica de la empresa y para fortalecer el trabajo colaborativo egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 14 de 44

15 Descripción del Portal del Empleado de Egmasa + Contenidos + Servicios + Colaboración Portal del Empleado egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 15 de 44

16 El Portal del Empleado de Egmasa Proyectos a destacar RECURSOS HUMANOS egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 16 de 44

17 Mi Zona egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 17 de 44

18 Mi Zona: solicitar permisos y vacaciones egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 18 de 44

19 Mi Zona: consulta de mis vacaciones y permisos egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 19 de 44

20 Mi Zona: Mis Objetivos egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 20 de 44

21 Mi Zona: mi curriculum egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 21 de 44

22 Mi Zona: mi Nómina egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 22 de 44

23 Mi Zona: mi correo (en movilidad) egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 23 de 44

24 Mi Zona: mi control de presencia egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 24 de 44

25 Mi Zona: mi ficha de PRL egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 25 de 44

26 Mi Zona: mi calendario laboral egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 26 de 44

27 El Aula Virtual egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 27 de 44

28 El Portal del Empleado de Egmasa Proyectos a destacar ECONOMIA Y FINANZAS egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 28 de 44

29 Circuito de Conformidad de Facturas egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 29 de 44

30 El Portal del Empleado de Egmasa Proyectos a destacar CONTRATACIÓN egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 30 de 44

31 Área de Contratación egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 31 de 44

32 El Portal del Empleado de Egmasa Proyectos a destacar COMUNICACIÓN y CONOCIMIENTO egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 32 de 44

33 Foros egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 33 de 44

34 Quién es quien? egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 34 de 44

35 Encuestas y Resultados egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 35 de 44

36 Buscador del Portal egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 36 de 44

37 Organigrama egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 37 de 44

38 Tablón de Anuncios egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 38 de 44

39 Las Áreas de Trabajo egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 39 de 44

40 Las secciones sindicales egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 40 de 44

41 Otras iniciativas egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 41 de 44

42 Lecciones aprendidas El Portal del Empleado debe ser el reflejo de nuestra organización Es un proyecto que tiene continuidad en el tiempo y en el Presupuesto Es un recurso crítico En un proyecto destinado a tantos usuarios es un aspecto clave la participación de los mismos en su definición y construcción La Dirección de la empresa debe ser espónsor necesario Los contenidos y servicios del Portal se consumen como si fuesen productos en el mercado: los que no funcionan, deben ser eliminados o rediseñados. Por tanto, es necesario medir con frecuencia la satisfacción de nuestro cliente interno y el uso que se hace de los recursos Las Áreas de Trabajo se han convertido de forma inesperada en una herramienta clave para que usuarios que están en ubicaciones distintas compartan información y conocimiento Se han identificado dos papeles en el mantenimiento del Portal: tecnológico-funcional (Sistemas de Información) y de contenidos-servicios (Comunicación y RRHH). Es un problema? egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 42 de 44

43 Retos para el futuro Integración del Sistema de Gestión Documental en el Portal del Empleado Facilitar de manera definitiva la Gestión del Conocimiento (en paralelo al desarrollo de la gestión documental) Desarrollo de la función de Recursos Humanos: Portal del Gerente Dinamización de la Comunicación Interna Integración de las distintas áreas de la empresa Implantar aquellas tecnologías que diluyan las distancias físicas entre los trabajadores de la empresa Mantenimiento constante de los contenidos del Portal egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 43 de 44

44 Gracias por su atención José Antonio Fernández Adarve Director de Sistemas de Información y Procesos EGMASA jafernandez@egmasa.es egmasa Prohibida la reproducción total o parcial 44 de 44