CURSO DE EXCEL. Instructor: Alejandro García

Transcripción

1 CURSO DE EXCEL Instructor: Alejandro García

2 TEMARIO INTRODUCCIÓN TIPOS DE DATOS Número. Texto. Fecha y hora. CELDAS Y RANGOS FÓRMULAS Literales. Referencia a valores. Tipos de errores. FUNCIONES BÁSICAS Formato de una función Argumento de una función Algunas funciones importantes. REFERENCIAS A una celda. A una hoja Relativas. Absolutas. Mixtas. OPCIONES AVANZADAS Filtrar y Ordenar. Resumir con tablas dinámicas. Quitar duplicados. Datos externos.

3 Excel es una aplicación de oficina que cae dentro de la categoría conocida como hojas de cálculo, aunque no es la única ya que existen otras como Calc de OpenOffice, Excel es la más ampliamente utilizada en el sector administrativo y contable. Actualmente es una herramienta muy utilizada para la elaboración de cálculos y análisis de información. INTRODUCCIÓN La extensión de los archivos de Excel son los siguientes:.xls para versiones de Excel , la principal característica es que nos limita el tamaño de los archivos que podemos trabajar con el..xlsx se maneja en versiones de Excel del 2007 en adelante y presenta varias ventajas, entre ellas permite manejar mayor cantidad de información, los archivos tiene un menor tamaño y permite una mejor recuperación de la información en caso de que se dañe la información..xlsm libro de Excel preparado para macros. Debemos tener configurado el nivel de seguridad para ejecutar este tipo de archivos.

4 Excel nos permite trabajar con distintos tipos de datos principalmente: números, textos y fechas TIPOS DE DATOS Números Al ingresar un dato numérico, el programa lo reconocerá y el valor aparecerá alineado a la derecha. El uso de símbolos más, menos, multiplicar y dividir serán interpretados como una operación si anteponemos el signo igual a la izquierda. Ej. = 100*3.5 ( si no se antepone el signo se mostrará en forma literal sin efectuar la operación. Un número seguido del signo % será tomado como porcentaje. Al ingresarlo Excel dividirá el valor entre 100, pero mostrará el número ingresado seguido del signo %

5 TIPOS DE DATOS Texto Este tipo de datos abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos, esto es el conjunto de letras, símbolos y números (nota importante, el número 1 es diferente al caracter 1 y su diferencia radica en el tipo de datos, al procesarse por Excel estos serán tomados de manera diferente. Cuando ingresamos un texto Excel lo reconocerá de manera automática y lo alineará a la izquierda. Si ingresamos un texto que comienza con el signo igual (=) Excel interpretará que lo que sigue es una fórmula de cálculo; por lo tanto, si queremos que sea interpretado como texto, debemos anteponer el carácter comilla simple ( ).

6 TIPOS DE DATOS Fecha y hora Excel utiliza como elementos separadores de fecha la barra (/) y el guion (-). Al ingresar dos o tres números separados con alguno de estos caracteres, el programa los interpreta como fechas. Por ejemplo si ingresamos 3/5, aparecerá 03-may del año en curso. En el caso de que sea , veremos 25/02/2013. Nota importante esto siempre y cuando la celda tenga el tipo de dato Custom o Date.

7 CELDAS Y RANGOS Al trabajar con los datos, estos pueden estar contenidos en una celda o en un rango de celdas, para este fin se hace referencia a las celdas mediante su columna identificada con un carácter y su fila identificada con un número, Ej. C10 columna c, fila 10 y para seleccionar un rango de celdas (área) se hará mediante una diagonal comenzando en la celda superior izquierda y terminando en la celda inferior derecha, separadas mediante dos puntos (:), esto nos será útil cuando trabajemos con funciones. área B5:E11

8 FÓRMULAS Siempre que vamos a escribir una fórmula, tenemos que utilizar el signo igual (=) al inicio de la misma, para realizar operaciones, es posible utilizar los datos de dos manera con características específicas: Literales: escribimos los números directamente dentro de la fórmula, por ejemplo: = Referencia a valores: utilizamos los nombre de las celdas, por ejemplo =A4+A5, donde A4 y A5 contienen valores numéricos. Las operaciones en Excel, se realizan de izquierda a derecha y respetando la jerarquía de los operadores aritméticos: signos de agrupación, división, multiplicación, suma y resta.

9 TIPOS DE ERRORES Si cometemos un error al ingresar una fórmula, Excel nos devuelve un texto que informa su tipo: # N/A!: indica que no es posible encontrar una coincidencia exacta con el valor que se está buscando. # REF!: Referencia a una celda inválida o inexistente. # NÚMERO!: expresa la existencia de un valor no numérico en una fórmula de parámetros numéricos. # NOMBRE!: nombre de la función incorrecto. # DIV/0!: Cuando intentamos dividir por cero.

10 FUNCIONES BÁSICAS Excel tiene integrada una gran biblioteca de funciones especialmente diseñadas para hacernos la vida más fácil, para esto es importante familiarizarnos con ellas, una función está compuesta de la siguiente manera: = nombre de la función(argumento1, argumento2 ) Argumento de una función son datos que requiere la función para trabajar, por ejemplo si vamos a calcular una suma de dos números, los parámetros son los números que vamos a sumar a su vez la función nos devolverá un resultado que será la suma de los dos números. Es importante tomar en cuenta que cada función posee una cantidad de argumentos específica esto es que si la función posee un argumento, si intentamos pasar dos (o más) o no pasamos ni uno esta nos devolverá un error, así también es muy importante pasar el tipo de dato correspondiente, ya que si el argumento es de tipo numérico y pasamos un dato de tipo texto, nos producirá un error. Nota: para introducir un argumento de tipo texto este deberá ir entre comillas dobles para que sea tomado como una cadena de caracteres (Texto), Ej. Esto es un texto.

11 ALGUNAS FUNCIONES IMPORTANTES =SUMA(n argumentos) La función suma se utiliza para sumar 2 o más números, esta función requiere que sean pasados como argumentos los números que se deseen sumar, o se puede utilizar un rango, inclusive un área (matriz) de números. Por Ej. =SUM(3,4,6), =SUM(B2: B10), =SUM(A1: D10) =PROMEDIO(n argumentos) Muy parecida a la fórmula anterior solo que esta fórmula en lugar de regresarnos la suma de los números nos regresa el promedio. =HOY(sin argumentos) Esta función nos da la fecha y hora actuales, se puede combinar con otras funciones también de fecha por ejemplo =HOY()+5 fecha actual más 5 días, =DIA(HOY()) devuelve el día del mes actual, =MES(HOY()) devuelve el mes actual del año (número).

12 ALGUNAS FUNCIONES IMPORTANTES Conocemos los operadores aritméticos, estos vienen siendo los símbolos para las operaciones (+, -, *, =, /) los cuales nos ayudan a determinar que operación se debe realizar. Así también existen los llamados operadores lógicos, los cuales son símbolos que nos indican la comparación entre dos números u objetos (sólo puede devolver dos resultados falso o verdadero), normalmente se utilizan para fijar condiciones para la manipulación de información, por ejemplo encontrar todas las calificaciones mayores que 70.

13 ALGUNAS FUNCIONES IMPORTANTES =SI( condición, verdadero, falso ) Esta función es una de las más importantes, se le conoce en programación como tipo condicional, la función trabaja de la siguiente manera, si la condición es verdadera, ejecuta la acción del segundo argumento ( verdadero ), si es falto ejecuta la acción del tercer argumento( falso ) y nos devuelve el resultado. Por ejemplo:

14 ALGUNAS FUNCIONES IMPORTANTES =BUSCARV( valor buscado, área, índice de la columna resp.,false) Esta función nos permite ubicar un valor dentro de un área de datos (base de datos o tabla de datos) y nos regresara la columna indicada, es necesario cumplir con los siguientes requisitos: 1. La búsqueda siempre se hace sobre la primera columna del rango establecido y no es posible modificar ese comportamiento. 2. La función devolverá sólo un resultado y siempre será la primera coincidencia del valor buscado. No es posible hacer que la función devuelva múltiples coincidencias.

15 REFERENCIAS Referencia a una celda Sabemos que una celda puede contener datos de tipo texto, números, fechas, fórmulas y funciones. Estos datos pueden ser ingresados por nosotros o generarse como resultado de aplicar una fórmula o función. En este último caso, los datos harán referencia al contenido de otra celda y serán dependientes. Al cambiar el contenido de la celda origen, las celdas que dependan de esta se actualizarán automáticamente. Para hacer referencia a una celda, nos ubicamos en la celda dependiente, ingresamos el signo igual (=) y a continuación, seleccionamos la celda o escribimos el nombre de la celda origen. Referencia a una hoja Cuando se requiera hacer una referencia a una celda contenida en otra hoja, esto es posible anteponiendo a la celda origen el nombre de la hoja seguido del signo de admiración, por Ej. Si deseamos hacer referencia de la celda A1 contenida en la hoja 2 llamada Sheet2 entonces se deberá realizar de la siguiente manera = Sheet2A1

16 REFERENCIAS Referencias relativas Una referencia relativa es aquella que se modifica al cambiar la posición de la celda dependiente (que contiene la fórmula). En este caso, como la ubicación de la celda origen es relativa a la celda destino, cuando cambia una, también cambia la otra. Es decir, si copiamos y pegamos una fórmula a otra celda, cambiará la celda origen a la que se hace referencia Referencias Absolutas Una referencia absoluta siempre refiere a una celda de origen determinada. Por eso, la utilizamos cuando queremos copiar y pegar una fórmula a otra celda y mantener la referencia a la celda de origen. Para esto, debemos fijar la referencia anteponiendo el signo peso ($) a la letra de la columna y/o al número de fila (Referencias mixtas). Por ejemplo: =$A$2, =$A2 o = A$2.

17 QUITAR DUPLICADOS Cuando tenemos una base de datos, es posible que haya registros repetidos que no deberían estar en ella. Puede suceder, por ejemplo, que un registro haya sido ingresado, por error más de una vez. El problema que esto genera es que, al realizar sumas, conteos u otras operaciones sobre los datos, los resultados pueden ser erróneos. Para eliminar los registros duplicados, ubicada en el grupo de Herramientas de datos de la ficha Datos. Al usarla, automáticamente se eliminarán las filas repetidas y además, se informa sobre la cantidad de registros duplicados y quitados de la base de datos. Se dice que dos filas son duplicadas cuando todas sus columnas son idénticas.

18 Resumir con Tabla Dinámica Una tabla dinámica proporciona un modo de resumir y analizar fácilmente grandes volúmenes de datos. Se llaman tablas dinámicas por que se puede cambiar su disposición reordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente. Las tablas dinámicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, y filtrar información. Ejemplo.- Al departamento de backoffice se le está solicitando que realice un reporte de los alumnos que pertenecen a la carrera de administración, con los indicadores siguientes: 1. Clave y nombre de la materia. 2. Promedio por materia. 3. Cantidad de alumnos por materia.

19 RESPUESTA Pasos para resumir mediante tabla dinámica: 1. Seleccionamos una celda que se encuentre en el área de datos de nuestra información. 2. En la pestaña de Insertar seleccionamos el botón tabla pivote y nos aparece un recuadro en donde nos indica el rango de los datos y además si deseamos que se realice la tabla dinámica en una hoja nueva, dejamos esta opción que es la que aparece por defecto. 3. Nos abre una hoja nueva y en la derecha nos aparecen los campos de nuestra información, para este ejercicio en particular vamos a seleccionar, materia y lo arrastramos a las filas. 4. Calificación lo arrastramos a la sección de valores. Pero como nos están pidiendo los promedios, seleccionamos la opción de promedios. 5. Por último la cantidad de alumnos lo hacemos de la misma manera, arrastrando la matricula a valores y dejando la suma que es por defecto.

20 DATOS EXTERNOS En ocasiones es necesario trabajar con datos que pueden provenir de diversas fuentes como puede ser una base de datos en Access o archivos de datos delimitados con un carácter (csv) Excel nos permite trabajar con estos tipos de archivos, para esto hay que seguir los siguientes pasos: 1. Abrimos una hoja de Excel en blanco. 2. En la pestaña de Datos ubicamos en la sección obtener datos externos y seleccionamos Desde Texto. 3. Seleccionamos el archivo en cuestión. 4. Y nos muestra un asistente, dejamos la opción por defecto delimitado. 5. En la siguiente página, seleccionamos el carácter delimitador, en este caso, (coma). 6. El siguiente paso es muy importante sobre todo si estamos manejando fechas ya que si están especificadas en el formato de 4/11 (como viene en el roster) nos causará problemas por lo que debemos seleccionar el tipo de dato para estas columnas en particular.

21 Bibliografía Gustavo Carballeiro. (2013). Excel Buenos Aires: Users general-sobre-f%c3%b3rmulas-en-excel-ecfdc e8- b993-c311f47ca173