ANEXO 22. REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTROL INTERNO DEL ANTICIPO DE FONDOS A LA UCP/COMRURAL

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1 ANEXO 22. REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTROL INTERNO DEL ANTICIPO DE FONDOS A LA UCP/COMRURAL 477

2 Anexo 22. Reglamento de Procedimientos Administrativos y Control Interno para el Anticipo de Fondos a la UCP / COMRURAL INTRODUCCION En el marco del Programa de Competitividad Rural (COMRURAL) financiado con fondos de la Asociación Internacional de Fomento (AIF) mediante el Crédito IDA4465-HO, con co-financiamiento de la Cooperación Suiza en América Central y el Gobierno de Honduras, la Secretaría de Finanzas adelantará cada mes fondos mediante anticipo para cubrir la programación mensual de gastos de la UCP/COMRURAL, para cubrir costos operativos menores de las actividades del plan operativo del COMRURAL. El presente documento contiene los procedimientos administrativos y de control interno de este Anticipo de Fondos, los cuales deberán aplicarse a las diferentes operaciones del COMRURAL, según lo indicado en los documentos o convenios firmados. OBJETIVOS Los objetivos más importantes de presente documento referente a los procedimientos administrativos y de Control Interno de los anticipos son los siguientes: 1. Cubrir los costos operativos de la UCP (Oficinas a nivel regional y central), elegibles de acuerdo a este REGLAMENTO. 2. Contribuir al desarrollo administrativo eficiente y eficaz de las operaciones del Proyecto COMRURAL. 3. Constituirse de ayuda en la inducción y conceptualización de las tareas asignadas al personal administrativo. 4. Deberá constituirse en una herramienta de apoyo para coadyuvar al sistema de control interno que se establece en el proyecto. Fondo Operacional AREA ADMINISTRATIVA 1. Este anticipo de fondos se utilizará con el fin de fortalecer la administración y todas sus operaciones del COMRURAL, para aquellos gastos que por su urgencia 478

3 demanden una respuesta inmediata, según los límites establecidos en el presente Reglamento. 2. Para recibir los fondos del anticipo, UCP/COMRURAL registrará a PACTA como beneficiario en el Sistema de Administración Financiera Integrado (SIAFI), registrando la cuenta bancaria donde recibirán los anticipos. 3. La cuenta bancaria registrada por la UCP/COMRURAL en el SIAFI, será utilizada exclusivamente para los gastos del proyecto. 4. Los fondos serán utilizados exclusivamente para financiar las operaciones del proyecto comprendidas dentro del periodo que cubre el anticipo vigente. 5. Las transferencias de fondos se realizarán mensualmente, según programación mensual de gastos de la UCP COMRURAL. El monto del anticipo será para cubrir la programación mensual de gastos operativos menores del COMRURAL amparados en el presente reglamento. 6. Las transferencias se realizarán en Lempiras. 7. Cada anticipo de fondos será transferido por la UAP/SEFIN a UCP/COMRURAL mediante un Formulario de Ejecución del Gasto (F-01) Sin Imputación Presupuestaria, debiendo la UCP COMRURAL liquidar la totalidad del Anticipo previo a otorgarle otro. 8. Cuando al fin de mes existiesen montos no utilizados del anticipo en las Cuentas de UCP/COMRURAL, PACTA depositará el saldo no utilizado en la Cuenta Única del Tesoro CUT en Lempiras previa entrega de Boleta de Depósito de la reversión del F-01 Pre-emitida por parte de la UAP/SEFIN, para realizar el pago en ventanilla de Banco Central. 9. De los fondos del anticipo, solamente serán autorizados gastos en bienes de consumo del grupo (30000) y de servicios del grupo (20000), exclusivamente para gastos operativos menores, exceptuando bebidas alcohólicas, decoraciones, armas, drogas, artículos suntuarios y personales y demás adquisiciones no amparadas por la normativa del Banco Mundial. 10. En el Marco de esta Reglamento, todas las Adquisiciones y Contrataciones mayores a L.10, se realizarán conforme a las Normas y Políticas del banco y en relación a las Adquisiciones y Contrataciones por un monto de L.10, o menores, se realizarán por el método de contratación directa si existiera justificación debido a la falta de disponibilidad de Proveedores, o en casos excepcionales (emergencias) que requieran la adquisición inmediata y serán revisadas por el Banco de forma expost. 11. En cumplimiento del Artículo 110 de las Disposiciones Generales de Presupuesto 2011, la UCP/COMRURAL retendrá al Proveedor el 12% de Impuesto sobre Ventas en cada compra. El detalle de todas las retenciones efectuadas se incluirá en el Formulario Informe de Liquidación de Gastos de UCP/COMRURAL que 479

4 presente la UCP COMRURAL al liquidar el anticipo, a efecto que la UAP/SEFIN realice el entero a la Tesorería General de la República dentro de los veinte (20) días siguientes a la transacción. 12. Todo gasto que se efectúe de este fondo será revisado por el Enlace Administrativo de la UCP/COMRURAL y autorizado por el Director del Proyecto COMRURAL. 13. Los documentos de soporte de gastos como ser: facturas con RTN, recibos, cheques o detalle de transferencias originales, deberán presentarse sin borrones, tachaduras, debiendo incluir lo siguiente: Código del Objeto de Gasto Proceso de Compra. Orden de Compra si aplica. Fecha de Compra Nombre del beneficiario Valor en números y letras Concepto o detalle de la transacción Firma y/o Sello del Proveedor No. de identidad del beneficiario Registro Tributario Nacional (RTN). 14. El Enlace Administrativo de la UCP/COMRURAL deberá guardar con las debidas medidas de seguridad las chequeras, registros contables y demás documentos. 15. El Enlace Administrativo de la UCP/COMRURAL deberá mantener una Conciliación Bancaria actualizada. 16. El Enlace Administrativo de la UCP/COMRURAL deberá la liquidación del Anticipo ante la UAP/SEFIN, sujetándose a las disposiciones del presente REGLAMENTO. 17. Al formulario Informe de Liquidación de Gastos de UCP/COMRURAL deberá anexarse lo siguiente: Documentación soporte original por cada pago efectuado; Estado de Cuenta Bancaria; Conciliación Bancaria con detalle de intereses ganados; Demostración del saldo del Anticipo. Copia del último giro o transferencia acreditada en la cuenta corriente del fondo; y Notas de Débito y de Crédito emitidas por el banco comercial. 18. El Enlace Administrativo adjuntará el oficio de solicitud de reembolso para VoBo. del Director y se enviará a la UAP SEFIN para su reembolso. 480

5 19. Los fondos generados en concepto de intereses serán invertidos en las actividades del Proyecto, autorizados en el presente reglamento. 20. Con el objeto de que UCP/COMRURAL justifique ante la UAP/SEFIN los gastos del anticipo, el Enlace Administrativo de UCP/COMRURAL registrará en el Informe de Gastos y Solicitud de Reposición todos los gastos efectuados, y posteriormente remitirá a la UAP/SEFIN la correspondiente documentación original de respaldo, como ser facturas, recibos, cheques o transferencias electrónicas, incluyendo los cheques y comprobantes originales cancelados. 21. Con los gastos remitidos por UCP/COMRURAL, la UAP/SEFIN imputará en el respectivo Objeto de Gasto del Presupuesto SIAFI del COMRURAL el F-01 del Anticipo vigente. REGLAMENTO DE VIATICOS. La asignación de viáticos se realizará de acuerdo al Reglamento de Viáticos y Otros Gastos de Viaje para Funcionarios y Empleados del Poder Ejecutivo, publicado en el Diario Oficial La Gaceta del 18 de Noviembre de Para el cumplimiento del presente reglamento deberá entenderse lo siguiente: Sede del Proyecto: Tegucigalpa M. D.C. NORMAS: Las siguientes normas tienen como propósito regular los gastos de viaje nacionales e internacionales relacionados con los ejecutivos, empleados y otro personal requerido para la ejecución de las actividades del Proyecto COMRURAL, que tengan que desplazarse fuera de la sede central o regional correspondiente., sin menoscabo de lo establecido en el Reglamento de Viáticos y Otros Gastos de Viaje para Funcionarios y Empleados del Poder Ejecutivo, arriba citado. 1. Los viajes del personal arriba especificado serán debidamente justificados en un plan de gira aprobado por el Director de la UCP/COMRURAL. 2. El Director de la UCP/COMRURAL autorizará el trámite de las solicitudes de los viajes en el formato respectivo. Para efectos de trámite de viáticos para giras a las zonas de influencia del proyecto, los gastos serán cancelados en moneda del curso legal en Honduras. 3. Los fondos del anticipo no cubrirá pasajes ni gastos de viaje al exterior. 4. Los viáticos y gastos de viaje se asignarán anticipadamente y se computarán por noche fuera de su sede. 481

6 5. La Liquidación de viáticos se hará dentro de los tres días siguientes de su retorno, adjuntando copia del informe con los resultados de la gira realizada. 6. Cuando la estadía sea superior o inferior a lo estipulado en su plan de viaje, se deberán dar las justificaciones correspondientes con el Vo.Bo. del Director de la UCP/COMRURAL. En caso de que el anticipo recibido sea superior a los gastos efectuados, la diferencia será reintegrada a la cuenta bancaria de donde se asignaron los fondos dentro de los tres días siguientes de su retorno. En caso que los gastos efectuados sean mayores a los previstos, se le reintegrará al beneficiario el saldo a su favor, posterior a la presentación del informe. 7. La asignación del viático diario, se hará tomando en base lo que tiene asignado Reglamento de Viáticos y Otros Gastos de Viaje para Funcionarios y Empleados del Poder Ejecutivo los cuales pueden verse en anexo No.1 PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICION DE BIENES, SERVICIOS Y COMPRAS MENORES DE MATERIALES DEL PROYECTO COMPRAS Todas las Adquisiciones y Contrataciones mayores a L. 10, se realizarán conforme a las Normas y Políticas del Banco. En relación a las Adquisiciones y Contrataciones por un monto de L. 10, o menores, se realizarán por el método de Contratación Directa si existiera justificación debido a la falta de disponibilidad de Proveedores, o en casos excepcionales (emergencias) que requieran la adquisición inmediata y serán revisadas por el Banco de forma expost. REGISTRO DE INGRESOS Los fondos transferidos por la SEFIN serán depositados en una cuenta Bancaria donde se maneje el anticipo, la cual será aperturada por PACTA en el Sistema de Administración Financiera Integrado (SIAFI), la cual estará operando con firmas mancomunadas del Director y el Enlace administrativo de la UCP COMRURAL. Asimismo, los registros contables reflejarán los ingresos recibidos a la fecha. REGISTRO DE GASTOS La codificación de las cuentas contables de gastos se hará de acuerdo al REGLAMENTO de clasificaciones de transacciones presupuestarias de la Secretaria de Finanzas a fin de llevar un control presupuestario de los fondos operacionales asignados. 482

7 ANEXO No. 1 REGLAMENTO DE VIÁTICOS Y OTROS GASTOS DE VIAJE PARA FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS DEL PODER EJECUTIVO (La Gaceta 18/11/2008) 483

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