3.- PANTALLA DE INICIO

Transcripción

1 GUÍA DE USO 1.- Acceso 2.- Antes de empezar a trabajar. Configuración. 3.- Pantalla de inicio 3.1- Tareas 3.2- Accesos directos Cliente nuevo Expediente en blanco Nueva factura Como contenido Nueva mínimo tareadebe establecer: 1.- Responsable 3.3- Calendario Clientes Tipos de expedientes 3.- Nuevos usuarios si desea dar de alta a colaboradores. 5.- Expedientes 4.- Si tiene contratado el módulo de Facturación deberá cumplimentar los 6.- parámetros Calendario económicos. 7.- Facturación 3.- PANTALLA DE INICIO Una vez tenga acceso a la aplicación, se encontrará con la pantalla de inicio, donde podrá visualizar las tareas pendientes en los próximos días, el calendario y accesos directos.

2 1.- ACCESO Para Acceder al programa de gestión de despachos deberá enviarnos correspondiente solicitud de Alta. El cliente debe cumplimentar estos datos y aceptar las condiciones de uso del programa. La Editorial le mandará un correo confirmándole que se ha recibido su solicitud. Una vez recibidos los datos la Editorial se pondrá en contacto con el cliente a través del correo electrónico y para facilitarle una contraseña provisional de entrada a la plataforma. Con la contraseña provisional el cliente podrá acceder a la aplicación por primera vez, y nada más entrar se pedirá que cambie la contraseña provisional que la editorial le facilitó por una suya personal y definitiva. Si no recuerda la contraseña, podrá recuperarla desde el apartado Recuperación de contraseña en la home del programa. 2.- ANTES DE EMPEZAR A TRABAJAR. CONFIGURACIÓN. Debe cumplimentar los parámetros que conforman el programa. Estos parámetros le permiten configurar el programa según sus necesidades. Se encuentran en la pestaña de CONFIGURACIÓN. Son imprescindibles para empezar a trabajar.

3 Como contenido mínimo debe establecer: Como contenido mínimo debe establecer: 1.- Responsable 1.- Responsable 2.- Tipos de expedientes 2.- Tipos de expedientes 3.- Nuevos usuarios si desea dar de alta a colaboradores Nuevos Si tiene contratado usuarios el si módulo desea dar de Facturación de alta a colaboradores. deberá cumplimentar los parámetros económicos. 4.- Si tiene contratado el módulo de Facturación deberá cumplimentar los parámetros económicos. 3.- PANTALLA DE INICIO 3.- Una PANTALLA vez tenga acceso DE INICIO a la aplicación, se encontrará con la pantalla de inicio, donde podrá visualizar las tareas pendientes en los Una próximos vez tenga días, acceso el calendario a la aplicación, y accesos se directos. encontrará con la pantalla de inicio, donde podrá visualizar las tareas pendientes en los próximos días, el calendario y accesos directos.

4 3.1- Tareas 3.1- Tareas Desde Tareas, podrá visualizar las tareas pendientes en los próximos días, podrá editarlas para realizar modificaciones, crear nuevas tareas y listarlas a través de pdf. Desde Tareas, podrá visualizar las tareas pendientes en los próximos días, podrá editarlas para realizar modificaciones, crear nuevas tareas y listarlas a través de pdf Accesos directos 3.2- Accesos directos Podrá acceder a los siguientes apartados: Podrá acceder a los siguientes apartados: Cliente nuevo Cliente nuevo Podrá crear desde este apartado un nuevo cliente. Podrá crear desde este apartado un nuevo cliente.

5 Expediente en blanco Podrá crear un expediente nuevo desde este apartado Nueva factura Podrá crear una factura directa nueva desde este apartado Nueva tarea Podrá crear una nueva tarea, igual que desde el apartado 2.1- Tareas Calendario En este apartado, visualizará el calendario. Por defecto, visualizará el mes en curso, pero desde <<Anterior o Siguiente>> irá pasando los meses. En el calendario, le aparecerán los días donde hay tareas pendientes, o bien que provengan de expedientes, o bien introducidas directamente desde los diferentes apartados de: TAREAS. Cuando un día aparece en rojo, es que existen tareas ya caducadas, en color naranja son tareas que en un máximo de tres días estarán a punto de caducar, y en verdes las que tenemos más de tres días de plazo.

6 Si se sitúa con el cursor en el día donde existen tareas, accederá a las tareas Si se sitúa del día, con donde el cursor podrá en editarlas el día donde o eliminarlas. existen tareas, accederá a Si las se tareas sitúa del con día, el cursor donde en podrá el día editarlas donde o existen eliminarlas. tareas, accederá a las tareas del día, donde podrá editarlas o eliminarlas. 4.- CLIENTES 4.- CLIENTES Desde Desde este este apartado, apartado, se se pueden pueden crear, crear, modificar modificar o eliminar o eliminar clientes. Desde este apartado, se pueden crear, modificar o eliminar clientes. clientes. Cuando Cuando Cuando acceda acceda acceda a la a pantalla, la la pantalla, pantalla, le aparecerá le le aparecerá aparecerá el listado el el listado listado de clientes, de de clientes, clientes, pudiéndolos pudiéndolos ordenar ordenar por por cada cada una una de las de columnas. las columnas. Para Para modificar modificar cualquier cualquier dato dato dato de de los de los los clientes, clientes, debe debe pulsar pulsar sobre sobre.. Si Si desea desea crear crear crear uno uno nuevo, nuevo, pulse pulse, le le aparecerá, le aparecerá la pantalla la la pantalla de pantalla creación, de creación, de creación, donde donde lo donde primero lo primero lo que primero debe que que hacer debe debe hacer es asignar hacer es asignar es un asignar numero un (el un numero programa numero (el (el le programa asignará programa le un asignará le número asignará que un un número puede número modificar) que que puede puede y razón modificar) social modificar) y y nombre razón y razón social comercial social y nombre y al nombre cliente. comercial comercial cliente. al cliente. Cuando Cuando guarde guarde estos estos datos, datos, le aparecerán le aparecerán las las sub-pestañas, donde donde Cuando guarde estos datos, le aparecerán las sub-pestañas, donde le le le indicará los los datos del del cliente. indicará los datos del cliente.

7 Las Las sub-pestañas que que dispone dispone son: son: Información general: general: Datos Datos generales generales del cliente, del como cliente, dirección, como contacto, dirección, nif, contacto, etc. nif, etc. Entidad de cobro: Indicará la cuenta bancaria y vencimiento de los recibos Entidad al cliente. de cobro: Indicará la cuenta bancaria y vencimiento de los recibos al cliente. Constitución: Datos de constitución de la sociedad. Régimen Constitución: social: Datos Datos de sociales constitución de la sociedad, de la sociedad. como objeto social, inicio de actividad, fecha de cierre de los ejercicios, etc. Socios: Régimen Indicará social: los Datos socios de sociales la empresa. de la sociedad, como objeto social, inicio de actividad, fecha de cierre de los ejercicios, etc. Avisos: Se indican avisos relativos a la sociedad. Socios: Indicará los socios de la empresa. Avisos: Se indican avisos relativos a la sociedad.

8 Provisiones Provisiones de de fondos: fondos: Indicará Indicará las las provisiones provisiones del del cliente. cliente. Provisiones de fondos: Indicará las provisiones del cliente. Cargos: Cargos: En En este este apartado, apartado, indicará indicará los los cargos cargos regulares regulares (mensual, (mensual, Cargos: trimestral, trimestral, En etc.) este etc.) apartado, o o cargos cargos puntuales indicará puntuales los que que cargos le le generara generara regulares la factura (mensual, factura al trimestral, cliente. cliente. Esta etc.) Esta o factura cargos factura se puntuales se genera genera que desde desde le generara el el apartado apartado la factura Facturación, Facturación, al cliente. Esta Facturación Facturación factura se de genera de cargos. cargos. desde el apartado Facturación, Facturación de cargos. Expedientes: Expedientes: La La La aplicación aplicación irá irá irá informando informando todos todos todos los los los expedientes expedientes que tenga que que tenga el tenga cliente. el el cliente. Es cliente. de Es modo Es de de modo consulta. modo consulta. consulta. 5.- EXPEDIENTES EXPEDIENTES EXPEDIENTES Existen dos tipos de expedientes, expedientes modelos, donde podrá crear Existen Existen plantillas dos dos tipos tipos de expediente de de expedientes, expedientes, con los expedientes expedientes documentos modelos, modelos, habituales donde donde podrá crear plantillas de expediente con los documentos del mismo. podrá crear plantillas de expediente con los documentos habituales habituales del del mismo. mismo. Para Para crear crear un un nuevo nuevo expediente a un un cliente, pulse, Para crear un nuevo expediente a un cliente, pulse,, asígnele asígnele asígnele un un número un número número de de de expediente, expediente, tipo, tipo, tipo, denominación denominación e indique e indique a a a qué qué qué cliente cliente cliente se se le se le asigna. le asigna. asigna. Una Una Una vez vez vez indicados indicados estos estos estos datos, datos, pulse pulse datos datos datos específicos específicos específicos del del expediente. del expediente. expediente., y, le y le le aparecerán los los los

9 Las sub-pestañas que que dispone son: son: Datos generales: se se indican indican los los datos datos generales generales del expediente, del expediente, como son como el responsable, son el responsable, las fechas las de fechas inicio, de vencimiento inicio, vencimiento y fin, la cuenta y fin, bancaria, la cuenta procurados bancaria, y otros procurados datos relativos y otros al expediente. datos relativos al expediente. Provisiones de fondos: Indicará las provisiones de fondos recibidas para Provisiones este expediente. de fondos: Indicará las provisiones de fondos recibidas para este expediente. Trámites: En este apartado deberá definir todos los trámites a realizar en Trámites: el expediente. En este Para apartado cada uno deberá ellos, definir indicará todos fecha los de trámites inicio, el a plazo realizar y el en programa el expediente. le indicará Para la cada fecha uno de finalización. de ellos, indicará fecha de inicio, el plazo y el programa le indicará la fecha de Además finalización. puede indicar las horas previstas para este trámite, de manera que cuando finalice el trámite, en la siguiente pantalla, le indicará el tiempo Además efectivo puede y indicar podrá observar las horas la diferencia previstas entre para las este horas trámite, reales de y las manera previstas. que cuando finalice el trámite, en la siguiente pantalla, le indicará el tiempo efectivo y podrá observar la diferencia entre las horas reales y las previstas.

10 Una vez finalizado, marcará que el trámite está finalizado, de manera que esta línea pasará a la siguiente pestaña. Trámites realizados: En esta pestaña se relacionan los trámites ya finalizados, y puede ir añadiendo otros trámites extraordinarios no relacionados en el apartado anterior. Una vez que desee facturarlos, deberá indicarlo. Trámites facturados: En este apartado se relacionan los trámites que ya han sido facturados. Datos contrario/intervinientes: Indicará los datos del contrario. Datos de interés: Apartado libre donde puede indicar datos de interés del expediente. Documentos: En este apartado deberá indicar los documentos relacionados con el expediente. Una vez indicado el nombre del documento, al pulsar examinar, podrá seleccionar el documento a adjuntar. Pulse Guardar documento para que el mismo quede grabado en esta pantalla. Situándose sobre el documento, lo podrá abrir para consulta o modificar.

11 CALENDARIO En En el el apartado Calendario dispone de dos sub-apartados, Tareas y calendario. Desde Tareas, podrá visualizar las tareas pendientes en los próximos Desde Tareas, podrá visualizar las tareas pendientes en los días, podrá editarlas para realizar modificaciones, crear nuevas tareas próximos días, podrá editarlas para realizar modificaciones, crear y listarlas a través de pdf. nuevas tareas y listarlas a través de pdf. En Calendario, visualizará el calendario del mes en curso, pero desde En Calendario, visualizará el calendario del mes en curso, pero <<Anterior o Siguiente>> irá pasando los meses. desde <<Anterior o Siguiente>> irá pasando los meses. En el calendario, le aparecerán los días donde hay tareas pendiente, o En el calendario, le aparecerán los días donde hay tareas bien que provengan de expedientes, o bien introducidas directamente pendiente, o bien que provengan de expedientes, o bien desde los diferentes apartado de TAREAS. introducidas directamente desde los diferentes apartado de TAREAS.

12 Cuando un día aparece en rojo, es que existen tareas ya caducadas, en color naranja son tareas que en un máximo de tres días estarán a punto de caducar, y en verdes las que tenemos más de tres días de plazo. Si se sitúa con el cursor en el día donde existen tareas, accederá a las tareas del día, donde podrá editarlas o eliminarlas. 7.- FACTURACIÓN Antes de empezar a facturar es imprescindible cumplimentar algunos parámetros de configuración: 1. Dentro de Despacho: - % Retención - Generar recibo si/no 2. Tipo de IVA: Seleccionará los tipos que utilice para su facturación: ordinario, reducido IVA de aplicación: Establecerá el IVA aplicable y su vigencia temporal. 4. Tipos de cargos: Se refiere a cargos regulares o periódicos que conviene tener predefinidos en el programa: Cargo mensual, cargo anual, cargo trimestral Formas de pago: Se refiere a los medios de pago: efectivo, transferencia...

13 6. Conceptos de facturación: Se refiere a conceptos de trabajo reiterativos que tienen una valoración económica predefinida. Por ejemplo: por llevar un divorcio 700 euros, un contrato 200 euros, una hora de trabajo 100, una consulta telefónica Serie de Facturación: Indica las distintas series para facturar. El programa dispone de tres tipos de facturación: facturación de cargos del cliente, facturación de expedientes y facturación manual. Facturación de cargos al cliente. Desde la facturación de cargos podrá prever un cargo que se le va a hacer a un cliente: si el cargo es puntual, NO periódico, se elimina el cargo tras las facturación. Si es periódico no se elimina para tenerlo en cuenta en la siguiente facturación (opción parametrizable desde configuración /tipos de cargos). Para facturar cargos es requisito haber cumplimentado la información necesaria del cliente: información general, entidad de cobro (dentro de entidad de cobro se establece si al cliente se le aplica o no retención), provisiones de fondos si las hubiere, cargos (este apartado es esencial pues en él se aplican los cargos, los conceptos y la periodicidad de facturación que en configuración / tipos de cargos /conceptos de facturación habremos definido). Una vez cumplimentada esta información podremos facturar los cargos desde la pestaña de facturación seleccionando la opción facturación cargos a clientes, se selecciona el cliente, el tipo de cargo o cargos, la serie de facturación para que el programa pueda darnos un número de factura, la fecha de emisión y ya podemos generar la factura.

14 Facturación de expedientes Desde Facturación de expedientes emitirá las facturas provenientes de los trámites de expedientes en los que haya indicado que se pueden facturar. Tiene que haber cumplimentado la información necesaria para generar un expediente y, en concreto, indicarle al programa si el trámite está ya realizado y una vez realizado si el trámite se quiere facturar. Una vez cumplimentada esta información podremos facturar el expediente desde la pestaña de facturación seleccionando el cliente, la serie de facturación para que el programa pueda darnos un número de factura y la fecha de emisión. Facturación manual Desde la facturación manual, podrá emitir una factura directa no asociada a expedientes o cargos al cliente. Está pensada para facturas puntuales. También podrá acceder a los listados completos de facturas de clientes, facturas de expedientes y facturas manuales, así como exportar estos listados a pdf.