APERTURA DE EMPLEADOS

Transcripción

1 APERTURA DE EMPLEADOS Esta opción permite crear la hoja de vida de los empleados, la cual está compuesta de la siguiente manera: 1.1. Información Personal 1.2. Información Nómina 1.3. Datos para el SOI 1.4. Datos Ley Datos Información Exógena 1.6. Datos Información Bancaria Para realizar la creación de las hojas de vida de los empleados se ingresa por: Nómina Parámetros Catálogos Apertura de Empleados: Al ingresar es esta opción el programa solicita la siguiente información: Nit: Digitar el número de identificación del empleado sin puntos, comas, ni espacios. Sucursal: Aplica únicamente para la generación de autoliquidación del Seguro Social, se debe marcar la opción en el caso que el empleado trabaje en alguna sucursal de la empresa y requiera presentar la autoliquidación del seguro social por sucursal. En caso contrario se debe omitir esta opción.

2 Información Personal: Nombre: Digitar los nombres y apellidos del empleado. Sexo (M/F): Corresponde al género del empleado y se debe seleccionar la opción correspondiente. Fecha de Nacimiento: Digitar la fecha de nacimiento del empleado con los cuatro dígitos del año, dos dígitos para el mes y dos dígitos para el día. Dirección: Dirección del lugar de residencia del empleado, se debe digitar tal como lo solicitan los medios magnéticos. Dirección de correo electrónico del empleado con el fin de poder enviarle al mail el volante o desprendible de nómina. País: Código del país en el que labora el empleado. Con el icono o F2, se puede realizar la búsqueda de los países creados en la opción de parametrización. Ciudad: Código de la ciudad en la que labora el empleado. Con el icono o F2 se puede realizar la búsqueda. Teléfonos: Corresponde a los números telefónicos del empleado, SIIGO permite registrar cuatro números telefónicos. Clasificación: tipo de contribuyente del empleado. Información Nómina: Cuenta Entidad: Corresponde al número de la cuenta corriente o de ahorros asignada al empleado por la entidad financiera para realizar el pago de nómina por medio magnético Grupo Asignado: Corresponde al grupo contable al que pertenece el empleado, el cual afectará cada uno de los conceptos de nómina en el momento de la contabilización de la causación de la nómina. Recuerde que los grupos son 51 Administración, 52-Ventas, 72 Mano de Obra (producción). Estos los podrá consultar con el icono o F2. Cuenta Asignada: Código contable 05 que corresponde a gastos de personal. Centro de Costo: Centro de costo al que pertenece el empleado. Con el icono o F2 se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados. Fecha de Ingreso: Año, mes y día en el que ingreso el empleado a trabajar.

3 Fecha de Retiro: Este campo se debe diligenciar una vez se haya retirado el empleado digitando el año, mes y día de retiro. Para los empleados activos de debe dejar esta fecha de la siguiente manera: 9999/99/99. Cargo: Cargo que desempeñará el empleado dentro de la empresa. Corporación: Seleccionar la entidad bancaria en la que el empleado posee la cuenta de nómina. Sueldo Actual: Corresponde al salario actual que devenga el empleado Sueldo Anterior: Corresponde al salario anterior del empleado. Si el empleado es nuevo se puede dejar en blanco este campo pasando con Enter. Fecha de Aumento: Campo de carácter informativo. Digitar la fecha en la que se realizó el último aumento de sueldo, si no se ha realizado aumentos o el empleado es nuevo se deberá digitar la fecha de ingreso del empleado. Contrato de Aprendizaje: En caso que el empleado sea un estudiante y/o aprendiz permite aplicar lo contemplado en la Ley la Ley 789 de 2002, donde indica que los empleadores deben efectuar el pago correspondiente a Salud en las proporciones establecidas por la Ley ; este campo tiene relación con la opción ubicada en el Control de Salud Aporte Cont. Aprendizaje. Ley 50: Marcar esta opción para empleados que se encuentren en la ley 50. En caso contrario se debe omitir presionando Enter. Esta marcación influye en la liquidación de Cesantías. Integral: Marcar esta opción solo si el empleado tiene salario integral. Factor Prestacional: Este campo se habilitara siempre y cuando se haya marcado la opción de Integral y se deberá digitar el treinta por ciento (30%) que corresponde al factor prestacional sobre el cual no se realiza ningún cálculo. Término Fijo: Si el empleado fue contratado bajo la modalidad de término fijo, digitar la letra S. En caso contrario digitar la letra N. Fecha Final: Si en la opción anterior se digitó la letra S el programa solicitará la fecha de terminación del contrato. Anticipo Cesantías: Este campo permite digitar el valor de los anticipos de cesantías, efectuados al empleado, para que en la liquidación de las cesantías se descuente de la liquidación del empleado que se realiza anual y en la pre liquidación de contrato de trabajo. Fecha Anticipo: Digitar la fecha en la que se efectuó el anticipo de cesantías. Recuerde que las fechas se deben digitar año, mes y día.

4 Días de Licencia: Digitar el número de los días de licencia No Remunerada que se haya otorgado al empleado, para efectos de la pre liquidación de contrato de trabajo. Periodos Disfrutados de Vacaciones: Digitar los periodos de vacaciones que ha disfrutado el empleado durante su permanencia en la empresa, con el fin que el sistema descuente esos días en el momento de realizar la pre liquidación de contrato de trabajo. Fecha Últimas Vacaciones: Digitarla fecha en la que el empleado tomó el último periodo de vacaciones, con el fin que en el momento de efectuar la pre liquidación del contrato de trabajo liquide los periodos de vacaciones que tiene pendientes por disfrutar. Digito de Verificación: Corresponde al digito de verificación que tenga el empleado en el caso que sea del régimen simplificado, con el fin de generar el informe de medios magnéticos. No es obligatorio se puede pasar con Enter. Datos Para el SOI: Datos seleccionados de acuerdo a las características de cada empleado con el fin de poder generar de manera correcta la planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Tipo de Cotizando: En este campo se debe realizar la selección según la condición en la que se encuentre el cotizante. Tipo ID: En este campo se debe seleccionar el tipo de documento de identificación Subtipo Cotizando: División que tienen algunos tipos de cotizando, establecidos por la Resolución 1303 del Extranjero no obligado a cotizar: Este campo se marca para aquellos empleados que son de otro país y por norma, no hacen aportes de salud ni de pensión. Colombiano residente en el exterior: Esta opción se marca cuando se paga al empleado en nómina, pero reside en el exterior, lo que hace que el programa le realice el respectivo aporte por pensión únicamente, ya que por salud debe cotizar en el país que reside. Datos Ley 100. Una vez se han definido estos parámetros el programa desplegará una ventana, en la que se deben diligenciar los datos que se relacionan a continuación:

5 Fondo de Salud: Asignar fondo de salud al cual se encuentra afiliado el empleado. Con el icono o F2 se puede efectuar la búsqueda de los fondos de salud creados. Fondo de Pensión: Asignar fondo de pensión al cual se encuentra afiliado el empleado. Con el icono o F2 se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados. Aporte Voluntario: Porcentaje o valor del aporte voluntario que realiza el empleado, siempre y cuando el aporte sea al mismo fondo de pensión al cual está afiliado el empleado. Otros aportes de Pensión no constitutivos de renta: Digitar el valor de los aportes no constitutivos de renta. Régimen: Para los afiliados al Instituto de Seguro Social se debe digitar la letra P Prima Media y para los afiliados a los demás fondos se debe digitar la letra A Ahorro individual de acuerdo al régimen pensional que tenga el empleado. Alto Riesgo de Vejez: Este campo se debe seleccionar en el evento en que el empleado que se está creando está expuesto a radiaciones o en actividades de alto riesgo como minas o canteras, para lo cual el empleador debe hacer un aporte adicional del 10% sumándolo al aporte obligatorio de pensión vigente. Otros Caja de Compensación: Asignar la Caja de Compensación a la cual se ha afiliado el empleado. Con el icono o F2 se puede efectuar la búsqueda de las cajas creadas. Fondo de Cesantías: Digitar el código del fondo de cesantías en el que se encuentra afiliado el empleado. Con el icono o F2 se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados. Retención en la Fte: Hace referencia al procedimiento de retención en la fuente que se aplicará. Al asignar el procedimiento 1 se calculará la retención en la fuente con base en los porcentajes o valores de la tabla de retención para salarios. Si se asigna el procedimiento 2 se debe indicar el porcentaje de retención que se aplicará al empleado durante el semestre. Independientemente de si el empleado tiene o no salario integral, el programa siempre solicitará el procedimiento de retención a aplicar porque si en determinado momento sus ingresos forman base para efectuar la retención en la fuente, el programa hará el cálculo. Deducción Vivienda: Digitar el valor correspondiente a las deducciones mensuales de la base de retención por concepto de vivienda. Deducción de Educación y Salud: Digitar el valor correspondiente a las deducciones mensuales de la base de retención por concepto de medicina preparada, educación del núcleo

6 familiar. Únicamente puede escoger uno de los cuatro conceptos y el valor no puede exceder del quince por ciento (15%) de los ingresos del empleado. Deducción de Salud: Digitar el valor mensual de deducción por concepto de salud obligatoria de acuerdo al Concepto del 11 de julio de 2008 de la DIAN. Porcentaje de ATEP: Digitar el porcentaje de ATEP (Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional) que corresponde al cargo del empleado. Los porcentajes son suministrados por cada ARP de acuerdo al nivel de riesgo profesional que tenga la empresa. Fondo ARP: Digitar el código del fondo de Riesgos Profesionales al que el empleado está afiliado. Con el icono o F2 se puede efectuar la búsqueda de los fondos ARP creados. CT. Centro de Trabajo: Digitar el código correspondiente al nivel de riesgo al que el empleado esté expuesto según la tabla de riesgos en que lo clasifica la ARP. Aporte Voluntario AFC: En este campo se debe digitar el valor del aporte que efectúa el empleado al Fondo de la Construcción (Ahorro Programado), con el fin de deducirlo de la base de retención en la fuente por salarios. Datos de Información Exógena. Razón Social: Al ser el empleado una persona natural esta opción no se marca. Nombre 1: Digitar el primer nombre del empleado. Nombre 2: Digitar el segundo nombre del empleado Apellido 1: Digitar el primer apellido del empleado Apellido 2: Digitar el segundo apellido del empleado Número de Identificación del Extranjero: Digitar el número de identificación del tercero, si aplica. Cupo de Crédito: En caso de aplicar se debe digitar el monto máximo de venta que se le asignara al empleado.

7 Información Bancaria Permite registrar información referente a la entidad bancaria donde el empleado tiene su cuenta de nómina con el fin de generar el archivo plano para pago electrónico. Se debe tener en cuenta que si no se genera este archivo los campos no son obligatorios El sistema solicitara la siguiente información: Código: Digitar el banco donde el empleado tiene asignada la cuenta bancaria se puede buscar con el icono o F2 Nombre: El sistema traerá por defecto el nombre de la entidad financiera seleccionada. Código Interno: Digitar el código de la entidad financiera tal como se reconoce en la superintendencia bancaria. Oficina: Digitar el código de la oficina de la entidad bancaria donde el empleado tiene la cuenta. Tipo de Cuenta: Seleccionar si la cuenta que posee el empleado es de Ahorros o Corriente. Número de cuenta: Digitar el número de cuenta de la entidad financiera donde el empleado tiene su cuenta. Documento Titular / Digito de Verificación / Nombre Titular: Estas tres opciones el sistema las traerá automáticamente de acuerdo a como se haya creado el empleado. País / Ciudad: Se deberá seleccionar el código del país y ciudad donde el empleado tiene su cuenta bancaria Siglas departamento: Se digita las siglas del departamento de acuerdo a la ciudad donde el empleado tiene su cuenta.