INSTRUCTIVO PARA LA APROBACIÓN DE AVALES A CONTRATOS

Transcripción

1 INSTRUCTIVO PARA LA APROBACIÓN DE AVALES A CONTRATOS El presente instructivo tiene por objetivo describir la funcionalidad de la columna Ámbito de Aprobación la cual indicará si es competencia de aprobación Ministerio de Finanzas o UDAF, en base a la parametrización de ITEMS presupuestarios. S u b s e c r e t a r í a d e I n n o v a c i ó n D i r e c c i ó n N a c i o n a l d e l C e n t r o d e S e r v i c i o s F e c h a : 1 8 d e E n e r o d e

2 Tabla de contenido 1. FLUJO DE AVALES 1 2. PROCEDIMIENTO REGISTRO DE AVAL NUEVA FUNCIONALIDAD- Ámbito de Aprobación CERTIFICACIÓN INCREMENTO AL OBJETO DE CONTRATO - COMPLEMENTARIOS Y/O COSTOS ADICIONALES AVALES PORCENTAJE INCREMENTO A CONTRATOS ÁMBITO DE APROBACIÓN..7

3 FLUJO DE AVALES El proceso inicia desde la solicitud de aval que realiza la Entidad Operativa Desconcentrada, ésta solicitud generará automáticamente dos certificaciones presupuestarias aprobadas una por el monto del objeto del Contrato y otra correspondiente al monto de IVA, según el tipo (Existencias, Bien, Obra, Servicio). Para el tipo OGA_SIN_CONTRATO, BIEN_SIN_CONTRATO, se genera una certificación aprobada por el valor incluido el IVA. Pero que no podrá ser utilizada mientras no se haya aprobado el Aval al contrato por parte de la UDAF en base a la parametrización de ITEMS presupuestarios o Ministerio de Finanzas. Se crea la columna de Ámbito de Aprobación la cual indicará MF o UDAF. Una vez que la Entidad Operativa Desconcentrada solicite un aval para uno o varios contratos, dependiendo del modelo de gestión, la UDAF debe ingresar por la ruta: AVALES A CONTRATOS APROBACIÒN DE AVALES APROBACIÒN DE AVALES Verifica en la columna Ámbito de Aprobación, si es competencia de aprobación MF O UDAF, si es competencia MF el proceso de consolidación lo realiza la UDAF, este proceso de consolidación enviará uno o varios contratos que hayan sido priorizados por la Institución a la Aprobación por parte Ministerio de Finanzas. Si el Ámbito de Aprobación es competencia de la UDAF, la misma procede directamente a la aprobación según la prioridad Institucional, con el icono. Cuando la UDAF o Ministerio de Finanzas emita un aval favorable, se crea la columna de Ámbito de Aprobación la cual indicará MF o UDAF, es decir apruebe la/s solicitudes recibidas, la Certificación Presupuestaria generada dará inicio al proceso contractual y quedará habilitada para su ejecución. En el caso de los costos adicionales a contratos o contratos complementarios, el flujo iniciará de igual manera. 1

4 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE AVAL ÍTEMS ejemplo (750107) Una vez que el usuario de la Entidad Operativa Desconcentrada ingrese a la herramienta, para realizar el registro de una solicitud de aval deberá seleccionar la siguiente ruta: RUTA: AVALES A CONTRATOS COMPROBANTE DE AVALES COMPROBANTE DE AVALES A CONTRATOS Se procede a solicitar: con el icono solicitar a nivel de EOD 2 Ingresamos a la siguiente la ruta a nivel de UDAF

5 AVALES A CONTRATOS APROBACIÒN DE AVALES APROBACIÒN DE AVALES Donde se observara quién será la entidad aprobadora. NUEVA FUNCIONALIDAD Se crea la columna de Ámbito de Aprobación, el cual indicará MF o UDAF. Si el Ámbito de Aprobación es competencia de la UDAF, la misma procede directamente a su aprobación con el icono. 3

6 CERTIFICACIÓN Ingresamos a la Certificación emitida por el Módulo de Avales. Se concluye el procedimiento la Entidad que solicito el AVAL puede hacer uso de la certificación según la Prioridad Institucional. 4

7 INCREMENTO AL OBJETO DE CONTRATO - COMPLEMENTARIOS Y/O COSTOS ADICIONALES - AVALES El Documento contiene los procesos vinculados con la asociación de contratos complementarios y costos adicionales a Planillas de Contratos Normales de Obra Civil y/o Bienes y Servicios. El Ministerio de Finanzas ha implementado la incorporación en el Módulo de Avales el Porcentaje de Incremento a Contratos, este campo se habilita cuando el detalle es de clasificación es Complementario o de Costo Adicional, se despliega una lista de valores para seleccionar desde el 1% hasta el 100% conforme a lo indicado en el Decreto Ejecutivo No. 838 y Si el Objeto de contrato tiene porcentaje menor a 15% y un ítem de ámbito de competencia UDAF la aprobación la realiza la UDAF. Si un Aval supera el porcentaje del 15% y el ítem es de ámbito de competencia de UDAF la aprobación la realiza el Ministerio de Finanzas. El Flujo de Avales iniciara de igual manera. REGISTRO DE AVALES EN EL SISTEMA Una vez ingresado los datos se procede a crear la cabecera, esta acción asignará un No. automático de comprobante de aval en estado REGISTRADO y habilitará en la parte inferior la opción que permite ingresar el detalle de la contratación de obras, bienes y/o servicios normales, complementarios y/o costos adicionales a solicitar. Seleccionamos en el campo - Clasificación Complementarios: 5

8 Se habilita el campo No. Contrato esigef. El cual Corresponde al No. de contrato registrado en el esigef, deberá presentarse una lista de valores con los contratos registrados para la Entidad y solamente aplica para las contrataciones de Contratos Complementarios y Costos Adicionales. PORCENTAJE INCREMENTO A CONTRATOS Ingresamos al icono 100%. donde se desplegara los porcentajes desde el 1% al La entidad solicitante procederá a seleccionar el porcentaje que va a incrementar al objeto del contrato según el análisis y prioridad de la Entidad. Se presenta el mensaje de responsabilidad al crear un detalle de objeto de contrato cuando este es Complementario o de Costo Adicional, si el usuario acepta el mensaje se crea el detalle del Objeto de contrato caso contrario no se presenta, la pantalla es la siguiente: 6

9 En base al porcentaje y conforme a lo indicado en los decretos Decreto Ejecutivo No. 838 y Se asignará el Ámbito de competencia de Aval. Ejemplo: Si el Objeto de contrato tiene porcentaje menor a 15% y un ítem de ámbito de competencia UDAF la aprobación la realiza la UDAF. Si un Aval supera el porcentaje del 15% y el ítem es de ámbito de competencia de UDAF la aprobación la realiza el Ministerio de Finanzas. Ámbito de Aprobación EL ámbito se puede consultar en la pantalla de aprobación de Avales. Ruta: 7 MP