MEJORA EN LA EFICIENCIA OPERATIVA. Servicio de Consultoría sobre Técnicas de Gestión y Tecnologías aplicadas a la Eficiencia Operativa

Transcripción

1 MEJORA EN LA EFICIENCIA OPERATIVA Servicio de Consultoría sobre Técnicas de Gestión y Tecnologías aplicadas a la Eficiencia Operativa 1

2 MEJORA EN LA EFICIENCIA OPERATIVA ANTECEDENTES Es España el país con menor eficiencia operativa de Europa? Desconocemos los distintos niveles de eficiencia de otros países, pero sí podemos asumir que la eficiencia en España es baja en relación con la mayoría de nuestros socios comunitarios, y por tanto mejorable. Somos uno de los países europeos que más horas anuales trabaja para lograr unos pobres resultados respecto al resto de países europeos. Probablemente compensemos con más horas de trabajo nuestras ineficiencias, pero no hay duda que todas esas horas dedicadas en exceso no aportan valor, por lo que se pueden considerar innecesarias e incluso perjudiciales a medio-largo plazo, o bien como bolsa horaria susceptible de aportar una mejora competitiva, si somos capaces de ponerlas en valor y, en consecuencia, revertir la situación. En general afirmamos que no tenemos tiempo para realizar las cosas, pero esto no es cierto, el tiempo es el único factor que no varía nunca (una hora 60 minutos, un minuto 60 segundos, siempre), la pregunta que debemos hacernos es por tanto otra: qué hacemos con el tiempo que tenemos? 2

3 EL DESTINO DEL TIEMPO EN LAS ORGANIZACIONES (1) MEJORA EN LA EFICIENCIA OPERATIVA En el gráfico que presentamos se puede comprender el verdadero problema de nuestra ineficiencia. En él presentamos las tres fases necesarias para desarrollar un proyecto y su representación en el tiempo: 1. Tiempo dedicado a planificar la actividad en torno a un determinado producto o servicio 2. Tiempo necesario para ejecutar las actividades planificadas. 3. Tiempo dedicado a corregir los problemas que se presentan y que es imprescindible para poder entregar el producto o servicio. En general es la última etapa la que nos ocupa la mayoría del tiempo disponible y además con carácter inaplazable de urgencia y por tanto no nos deja tiempo para realizar las actividades prioritarias. 3

4 MEJORA EN LA EFICIENCIA OPERATIVA EL DESTINO DEL TIEMPO EN LAS ORGANIZACIONES (y 2) La cultura de la planificación está muy poco extendida en la PyME española. En general, la excusa preferida es que no se tiene tiempo para planificar (nos come el día a día). Consecuencias directas de la poca o nula planificación (aunque logremos cumplir con las expectativas de calidad y plazos en la entrega del producto acabado y/o en la ejecución de los servicios ofrecidos): Aparición de problemas no previstos, que lógicamente hay que solucionar para poder entregar el producto al cliente. Mayor número de horas no previstas en la oferta inicial, y realizadas, además, fuera de la jornada ordinaria de trabajo: horas más caras La Rentabilidad de la operación se ve seriamente afectada: Aumento de los gastos y reducción de los beneficios. Estrés permanente en la organización: aparición de nuevos problemas. El gráfico muestra que el tiempo dedicado a la resolución de problemas inesperados aumenta en proporción inversa al tiempo dedicado a planificar y a mejorar nuestra eficiencia productiva. La capacidad de improvisación y el perfil del apaga-fuegos están muy arraigados en nuestra cultura, hasta el punto de que se premia la resolución de problemas, en vez de la ausencia de los mismos. 4

5 PROPUESTA DE VALOR EFICIENCIA OPERATIVA. SERVICIOS DE TI. Continuamente nos empeñamos en afirmar que se aprende de los errores que cometemos, pero no parece que esto sea tan cierto cuando repetimos permanentemente los mismos errores Cambiar la cultura de una organización es una tarea compleja y delicada, por eso nuestra propuesta se estructura en tres etapas claramente diferenciadas: 1. Detectar áreas de mejora.- Consiste en analizar y presentar de forma objetiva la realidad de lo que hacemos a través de técnicas que han demostrado su eficacia. Se realiza, además, una Consultoría IT (eficiencia y grado de implantación) 2. Optimizar el sistema de gestión.- En estrecha colaboración con los diferentes responsables de cada área crítica de la actividad empresarial, desarrollar un Plan de acción que permita modificar los usos y la «manera de hacer las cosas», estableciendo los elementos de medida que permitan a la medir su eficiencia. 3. Mejorar la posición competitiva.- Desde un convencimiento íntimo de esa «nueva forma de hacer» en la organización, se trata de implantar un sistema de control retroalimentado para consolidar y/o mejorar la posición competitiva de la organización. 5

6 EL PROCESO Fase I Objetivo Identificación de las incidencias (problemas) que se presentan en todas las fases de los procesos clave y muy especialmente de los procesos productivos. Metodología Jornadas de sensibilización. A través de mesas de trabajo, con la colaboración de los empleados que realizan las actividades clave, listar las incidencias o problemas que se presentan en el desarrollo de su actividad y condicionan la eficiencia en su actividad, (método Work-Coffee). Investigación del origen (causas) de dichas incidencias y problemas. Identificación y definición de todos los procesos afectados y relacionados. Resultados esperados. Información objetiva de nuestra realidad sobre eficiencia. Visión clara de los procesos generadores de ineficiencias. Sensibilización de todo el personal. Valoración del nivel de implantación y eficiencia en el uso de las tecnologías de la Información (IT) Motivación de los trabajadores para sistematizar la aportación de la información sobre ineficiencias y por tanto mayor involucración en los procesos en los que participa. MEJORA EN LA EFICIENCIA OPERATIVA 6

7 EL PROCESO Fase II MEJORA EN LA EFICIENCIA OPERATIVA Objetivo Implicación de los responsables de los procesos afectados. Metodología Evaluación de los costes (tiempos) estimados para la resolución de las incidencias y no conformidades por cada Área de responsabilidad. Creación de equipos de trabajo, con responsables de las áreas afectadas para la identificación de las causas y propuesta de acciones para su eliminación. Utilización del método AMFE (Análisis Modal de Fallos y Efectos) de los diferentes procesos para su eficaz resolución. Formación para apoyo en la resolución de los problemas en las 7 Herramientas básicas. Resultados esperados Alineamiento de intereses en toda la organización. Definición de estrategias y Plan de acción, para eliminar los problemas y aumentar la eficiencia, a partir del Conocimiento de las causas que los originan. Conocimiento de sistemas para prevenir los problemas. Implantar una Cultura de la anticipación. Visualización del cliente interno como elemento de mejora continua. 7

8 EL PROCESO Fase III Objetivos Evaluación de las acciones aplicadas Mejora de la Posición competitiva. MEJORA EN LA EFICIENCIA OPERATIVA Metodología Aplicación de las acciones definidas. Planificación de las mismas. Asignación de responsabilidades y plazos. Seguimiento en su aplicación. Determinar estrategias de posicionamiento. Determinar el sistema de indicadores (elementos de medida) para evaluar el efecto de su aplicación. Consolidar las soluciones, sistematizando las actividades. Resultados esperados Mejora de la eficiencia de los procesos analizados. Reducción de costes de producción. Rápida amortización de las inversiones realizadas en Tecnología (maquinaria, herramientas y aplicaciones de datos y formación asociada). Incremento de beneficio y/o posibilidad de establecer mejoras competitivas. Posibilidad de establecer sistemas de incentivación a los trabajadores en función de beneficios generados por las acciones de mejora. 8

9 Gracias por su interés 9