Elaboración de Planes de Calidad del Sistema Integrado de Gestión

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada elaboración, revisión, aprobación, implementación, seguimiento y evaluación de Planes de Calidad cuando la Universidad de a través de sus procesos misionales, ofrezca y suministre productos, servicios, proyectos y/o contratos específicos. Comprende desde la identificación de la necesidad hasta el control y seguimiento a los Planes de Calidad. 2. Responsable El Responsable por garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente procedimiento es el Líder de cada uno de los Procesos de. 3. Definiciones 3.1 Proyecto Serie de actividades ordenadas e interdependientes para lograr un objetivo definido. 3.2 Caracterización Rasgo diferenciador específico de un proceso. 3.3 Etapa Secuencia de actividades que conforman un proceso Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistemas de Gestión de Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Identificación de la Necesidad Responsable: Líder del Proceso La necesidad de crear un nuevo plan de calidad surge de los convenios o contratos generados en los procesos que ofrezcan productos, servicios, proyectos y/o contratos específicos. El Líder del Proceso correspondiente define la pertinencia del plan para su elaboración y adopción. Elaboró Aprobó Validó Mabel Johanna Coronel Acevedo María Victoria Bautista Bochagá María Victoria Bautista Bochagá Fecha 23 de abril de 2010 Fecha 23 de abril de 2010 Fecha 30 de abril de 2010

2 Página 2 de Elaboración del Plan de Calidad Responsable: Funcionario Para la elaboración del FAC-22 Plan de Control de Calidad, el responsable asignado puede apoyarse en conceptos de otros líderes o funcionarios de los procesos del Sistema Integrado de Gestión o profesionales externos a. La estructura que se utiliza en la elaboración de este plan es: Objetivo: Quien elabora el plan define el propósito del Plan de Calidad. Alcance: Quien elabora el plan define la actividad inicial y la actividad final. Exclusiones: Teniendo en cuenta la caracterización de los procesos involucrados en la realización del producto, en la prestación del servicio, en la ejecución del proyecto o del contrato, el responsable de elaborar el plan, define los requisitos de la norma ISO 9001:2009, que no se aplican en dicho plan. Definiciones: Quien elabora el plan define claramente los términos que se utilizan en el texto y que puedan prestarse para diferentes interpretaciones. Esto con el fin de facilitar la comprensión por parte de quienes utilizarán el plan de calidad. Procesos: Quien elabora el plan describe los procesos necesarios para la realización del producto, la prestación del servicio, la ejecución del proyecto o del contrato, indicando que, las disposiciones no descritas acerca de los demás procesos del S.I.G. de se encuentran en el Manual de Calidad del mismo sistema. El funcionario responsable diligencia el siguiente esquema reemplazando la instrucción dada con la información correspondiente, y tomando como referencia la caracterización del proceso descrita en el Manual de Calidad. PROCESO: Nombre del Proceso Fase Inicial: Primera etapa del proceso Fase Final: Ultima etapa del proceso Responsable: Líder del Proceso Fases: Etapas necesarias para el desarrollo del proyecto RECURSO HUMANO Según la necesidad RECURSOS FÍSICOS Y DE SOPORTE Según la necesidad PROVEEDOR Quien suministra el recurso PROVEEDOR Quien suministra el recurso

3 Página 3 de 5 REQUISITOS REGLAMENTARIOS UNIVERSIDAD DE PAMPLONA NTC ISO 9001:2000 Reglamentarios que aplican Universitarios que aplican De la Norma que Aplican SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ACTIVIDAD Actividades de seguimiento y medición RESPONSABLE Cargo responsable de realizar la actividad *Para cada etapa del proceso, el responsable de elaborar el plan diligencia la siguiente tabla reemplazando la instrucción dada con la información correspondiente, y tomando como referencia la caracterización del proceso descrita en el Manual de Calidad: ACTIVIDADES: Primera actividad de la etapa Segunda actividad de la etapa última actividad de la etapa Etapa del proceso ENTRADAS SALIDAS PROVEEDOR INSUMO PRODUCTO CLIENTE Proceso que proporciona el insumo Información o insumo requerido para realizar la actividad Elemento construido o entregable Proceso o Cliente que recibe el producto RESPONSABILIDADES UNIVERSIDAD DE PAMPLONA Responsables/actividades a ejecutar CLIENTE Responsables/actividades a ejecutar FACTORES A TENER EN CUENTA: Condiciones o recomendaciones adicionales, relacionadas con las etapas del proceso. Por cada proceso que interviene en el proyecto, el responsable de elaborar el plan, diligencia el mismo esquema anterior, con sus respectivas tablas para las etapas del proceso. Documentos de referencia: En este ítem se citan los s que sirven como referencia o soporte. Se relacionan con su título y código o número de referencia de consulta para ser correctamente interpretados y aplicados. Por ejemplo: procedimientos,

4 Página 4 de 5 instructivos, leyes, normas, catálogos, etc. Historia de Modificaciones: En este ítem se identifican y describen los cambios que tenga un por la actualización de su versión. Anexos: En este ítem se anexan los formatos, tablas, que acompañan el plan de calidad como información adicional. 4.3 Revisión y Aprobación del Plan de Calidad Revisión Responsable: Mejoramiento Una vez revisado la coherencia, pertinencia y cumplimento de los requisitos definidos para el Sistema de Gestión del Plan de Calidad, el Líder de Proceso firma la casilla de Reviso con su respectiva fecha, lo remite a la Administración del Sistema Integrado de Gestión para su validación Aprobación Una vez aprobado el Plan de Calidad por parte de la Administración del Sistema Integrado de Gestión queda oficializado y listo para su inclusión en el FAC-01 Listado Maestro de Documentos Internos. El Administrador lo remite al Líder del Proceso mediante FAC-08 Acta de Reunión para que proceda a su divulgación. 4.4 Control y Seguimiento a los Planes de Calidad Responsable: Administración del Sistema Integrado de Gestión El control y seguimiento al Plan de Calidad lo realiza el grupo de mejoramiento del Proceso con base en lo establecido en la actividad 4.2 Elaboración del Plan de Calidad, dejando evidencia en el FAC-08 Acta de Reunión y reportando las novedades a la Administración. 5. Documentos de Referencia NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Modelo Estándar de Control Interno

5 Página 5 de 5 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio según lo descrito en el Acta N 010 del 23 de abril de 2010 Fecha de Aprobación 19 de Octubre de 2007 Fecha de Validación 25 de Octubre de 2007 Enero 25 de 2008 Enero 31 de 2008 Abril 07 de 2008 Abril 10 de de abril de de abril de Administración de Formatos Código Nombre Responsable Ubicación Acceso FAC-01 FAC-08 FAC-22 Listado Maestro de Documentos Internos Acta de Reunión Plan de Control de Calidad Mejoramiento Mejoramiento Mejoramiento del Proceso Administración del Sistema Integrado de Gestión Administración del Sistema Integrado de Gestión Procesos Misionales Administrado r(a) del S.I.G Administrado r(a) del S.I.G proceso Tiempo de Retención Disposición Final 8. Anexos No Aplica