MACROPROCESO DOCENCIA PROCESO MATRÍCULA MATRÍCULA Y FORMALIZACIÓN DE MATRÍCULA DE ESTUDIANTE DE PREGRADO

Transcripción

1 MACROPROCESO DOCENCIA PROCESO MATRÍCULA PROCEDIMIENTO MATRÍCULA Y REVISADO POR Director de Asistente para Asuntos Curriculares y Aseguramiento de la Calidad APROBADO POR Vicerrector Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Vincular una persona a un programa académico en un periodo académico determinado, mediante el cumplimiento de las directrices y lineamientos establecidos en la Universidad, para que la persona adquiera o renueve la calidad de estudiante regular. 2. ALCANCE Inicia con la activación del ciclo académico respectivo hasta la confirmación al estudiante del resultado de la formalización de la matrícula. 3. DEFINICIONES Matrícula: acto por medio del cual una persona se incorpora a la Universidad, adquiere o renueva su calidad de estudiante regular, queda adscrito a un programa académico, y asume el compromiso de cumplir con todos los reglamentos y normas de la Universidad 1. Matrícula ordinaria: la que se realiza dentro de las fechas señaladas por el calendario académico de la respectiva sede 2. Matrícula extraordinaria: la que por razones que ha de juzgar el Decano del Medio Universitario, se realiza después del vencimiento de las fechas señaladas para la matrícula ordinaria, y dentro de los primeros diez días hábiles del respectivo período académico. Después de esta plazo, la matrícula extraordinaria podrá ser autorizada, en forma excepcional, por el Vicerrector, a petición del Decano y el Decano del Medio Universitario respectivos. Los efectos económicos de la matrícula extraordinaria serán fijados de acuerdo con las directrices establecidas al respecto por el Consejo Administrativo de la Sede Central o de la Seccional 3. Matrícula condicional: la que por razones que ha de juzgar el Decano, previo acuerdo con el Decano del Medio Universitario y oído el parecer del Director del Programa, se realiza exigiéndole al estudiante requisitos extraordinarios de orden académico o disciplinario 4. 1 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrícula, Reglamento de s, Bogotá, Diciembre de p18. Numeral PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrícula, Reglamento de s, Bogotá, Diciembre de p18. Numeral PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrícula, Reglamento de s, Bogotá, Diciembre de p18. Numeral PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrícula, Reglamento de s, Bogotá, Diciembre de p Numeral 33. Elaborado por Organización y Métodos Página 2 de 10

3 4. CONDICIONES GENERALES La matrícula tiene requisitos y tramites académicos y administrativos. Para ser efectiva, se requiere del cumplimiento de cada uno de los siguientes procesos 5 : a. Certificación de los resultados académicos obtenidos por el estudiante en el periodo académico inmediatamente anterior y estar a paz y salvo con la Universidad b. Expedición de la orden de matrícula financiera por la Tesorería de la Universidad. c. Realización del pago de los derechos de matrícula dentro de los plazos establecidos en la orden de matrícula financiera y de acuerdo con las normas aprobadas por el Consejo Directivo Universitario. d. Definición de las asignaturas que se cursarán y el número de créditos que formaran parte de la matrícula. e. Declaración formal por parte del estudiante, en el momento de realizar la matrícula, que es beneficiario, de acuerdo con la ley vigente, de servicios de salud y atención medica en el Plan Obligatorio de Salud (POS). Es deber del estudiante, o de su familia, conservar vigente dichos beneficios durante el respectivo periodo académico. f. Aceptación expresa del estudiante y del Director del Programa, de las asignaturas que el estudiante ha inscrito para el periodo académico. Las actividades asociadas a la matrícula deben regirse por lo estipulado en el Reglamento de s, específicamente lo previsto en el Capítulo III. Matrícula. Las fechas para las actividades de matrícula y formalización de matrícula se encuentran estipuladas en el cronograma de procesos académicos y administrativos de matrícula definido por la Vicerrectoría Académica en conjunto con la Tesorería y la, tomando como referencia el calendario general fijado por la Secretaria General de la Universidad. Durante el periodo de formalización de matrícula el de la notifica periódicamente a los estudiantes del estado de su matrícula y genera listado de los estudiantes que tienen inconvenientes en la matrícula y se los envía a los Directores de Programa para que estos gestionen la solución de dichos problemas. 5 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrícula, Reglamento de s, Bogotá, Diciembre de p Numeral 37. Elaborado por Organización y Métodos Página 3 de 10

4 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1. MATRÍCULA Y ESTUDIANTE DE PREGRADO No. 1 DESCRIPCIÓN Si el estudiante es Neojaveriano: Realiza el pago de la orden financiera de matrícula y entrega el recibo en el Programa correspondiente. Si el estudiante no es Neojaveriano: Remítase a la actividad 5 RESPONSABLES UNIDAD CARGO 2 Activa en SAE el siguiente ciclo académico, en las fechas establecidas en el calendario académico. 3 Inscribe las asignaturas del estudiante. Unidad Académica Director de Programa 4 Informa en la facultad la entidad a la cual está afiliado en salud. Remítase a la actividad 15 5 Carga en SAE las calificaciones del último periodo académico en las fechas establecidas en el calendario académico. Unidad Académica Secretaria de Facultad 6 Ejecuta en SAE el proceso que define las situaciones académicas 6. 7 Envía correo a las unidades académicas confirmando el procesamiento de los reportes de situación académica en SAE en las fechas establecidas en el calendario académico. 6 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrícula, Reglamento de s, Bogotá, Diciembre de P33. Numeral 90 al 93. Elaborado por Organización y Métodos Página 4 de 10

5 Observa los reportes de situación académica de los estudiantes, en SAE en la opción catálogo de consultas Promedio de Situaciones Académicas (UJ_SR_PROMEDIOS_POR_PROGRAMAS). Activa en SAE el siguiente ciclo académico, en las fechas establecidas en el calendario académico, a los estudiantes que tienen situación académica distinta a Excluido y están Activos en un programa de la Universidad. Se preparan y se asignan en SAE las citas de inscripción para los estudiantes, las cuales se otorgan teniendo en cuenta el total de créditos aprobados (de mayor a menor número de créditos). Para cada proceso se asignan dos citas de inscripción, cada una con una duración de 24 horas. Unidad Académica Director de Programa 11 Envía a los estudiantes desde SAE un correo electrónico informando la fecha y hora asignada para la inscripción de clases. 12 Registra en SAE la entidad a la cual está afiliada para el cubrimiento en salud. 13 Inscribe las clases en la hora y fecha asignada. 14 Verifica la aceptación de las clases inscritas por el estudiante. Si no está de acuerdo incluye un indicador de servicio de denegación de matrícula, para que el estudiante se acerque a consejería académica. Unidad Académica Director de Programa 15 Envía correo a los Directores de Programa informando del inicio de las actividades de formalización de la matrícula. 16 Ejecuta en SAE la notificación de cumplimiento de requisitos y tramites académicos y administrativos de la matrícula por parte de los estudiantes. 17 Notifica a los estudiantes mediante correo electrónico desde SAE, tanto a los que no tienen problemas con la matrícula como a aquellos que tienen algún impedimento para realizarla. Elaborado por Organización y Métodos Página 5 de 10

6 18 Envía a los Directores de Programa el listado de los estudiantes que presentan inconvenientes con la matrícula. 19 Entra en contacto con los estudiantes con inconvenientes para formalizar la matrícula. Unidad Académica Director de Programa 20 Terminadas las fechas para la formalización de matrícula, genera en SAE el listado de los estudiantes con inconvenientes en la matrícula 21 Envía el listado de estudiantes con inconvenientes a la Financiación y Cartera. 22 Verifica la información enviada por la Financiación y Cartera 23 Informa al Vicerrector de los estudiantes a los que no se les va a formalizar la matrícula. 24 Notifica a los estudiantes que no se les va a formalizar la matrícula y cuyas clases han sido dadas de baja y en consecuencia se les ha cancelado el periodo académico. 25 Genera el listado definitivo del resultado de la ejecución del proceso de formalización de matrícula. Elaborado por Organización y Métodos Página 6 de 10

7 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Matrícula y formalización de matrícula de estudiante de pregrado. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la siguiente. Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Elaborado por Organización y Métodos Página 7 de 10

8 MATRÍCULA Y INICIO El estudiante es Neojaveriano? SI Realiza el pago de la orden financiera de matrícula y entrega el recibo en el Programa correspondiente. Activa en SAE el siguiente ciclo académico, en las fechas establecidas en el calendario académico. NO Director de Programa Unidad Académica Activa en SAE el siguiente ciclo académico, en las fechas establecidas en el calendario académico. Informa en la facultad la entidad a la cual está afiliado en salud. 1 Secretaria de Facultad Unidad Académica Carga en SAE las calificaciones del último periodo académico en las fechas establecidas en el calendario académico. Ejecuta en SAE el proceso que define las situaciones académicas. Envía correo a las unidades académicas confirmando el procesamiento de los reportes de situación académica en SAE en las fechas establecidas en el calendario académico. Director de Programa Unidad Académica Observa los reportes de situación académica de los estudiantes, en SAE en la opción catálogo de consultas Promedio de Situaciones Académicas (UJ_SR_PROMEDIOS_POR_PROGRAMAS ). A Elaborado por Organización y Métodos Página 8 de 10

9 MATRÍCULA Y A Activa en SAE el siguiente ciclo académico, en las fechas establecidas en el calendario académico, a los estudiantes que tienen situación académica distinta a Excluido y están Activos en un programa de la Universidad. Se preparan y se asignan en SAE las citas de inscripción para los estudiantes, las cuales se otorgan teniendo en cuenta el total de créditos aprobados (de mayor a menor número de créditos). Para cada proceso se asignan dos citas de inscripción, cada una con una duración de 24 horas. Envía a los estudiantes desde SAE un correo electrónico informando la fecha y hora asignada para la inscripción de clases. Registra en SAE la entidad a la cual está afiliada para el cubrimiento en salud. Inscribe las clases en la hora y fecha asignada. Director de Programa Unidad Académica Verifica la aceptación de las clases inscritas por el estudiante. Si no está de acuerdo incluye un indicador de servicio de denegación de matrícula, para que el estudiante se acerque a consejería académica. 1 Envía correo a los Directores de Programa informando del inicio de las actividades de formalización de la matrícula. Ejecuta en SAE la notificación de cumplimiento de requisitos y tramites académicos y administrativos de la matrícula por parte de los estudiantes. B Elaborado por Organización y Métodos Página 9 de 10

10 MATRÍCULA Y B Notifica a los estudiantes mediante correo electrónico desde SAE, tanto a los que no tienen problemas con la matrícula como a aquellos que tienen algún impedimento para realizarla. Envía a los Directores de Programa el listado de los estudiantes que presentan inconvenientes Con matricula. Director de Programa Unidad Académica Entra en contacto con los estudiantes con inconvenientes para formalizar la matrícula. Terminadas las fechas para la formalización de matrícula, genera en SAE el listado de los estudiantes con inconvenientes en la matrícula Envía el listado de estudiantes con inconvenientes a la Financiación y Cartera. Verifica la información enviada por la Informa al Vicerrector de los estudiantes a los que no se les va a formalizar la matrícula. Notifica a los estudiantes que no se les va a formalizar la matrícula y cuyas clases han sido dadas de baja y en consecuencia se les ha cancelado el periodo académico. Genera el listado definitivo del resultado de la ejecución del proceso de formalización de matrícula. FIN Elaborado por Organización y Métodos Página 10 de 10