Definir los lineamientos para el adecuado registro de las operaciones contables de la Fundación FES.

Transcripción

1 Página: 1 de 6 1. OBJETIVO Definir los lineamientos para el adecuado registro de las operaciones contables de la Fundación FES. 2. ALCANCE Incluye desde la creación del centro de costo y tercero hasta el registro de la operación en el software contable. 3. DEFINICIONES Centro de costo: Es una división que genera costos para la organización, pero sólo indirectamente le añaden beneficio o utilidad. Declaración de retención a la fuente: Es un requerimiento formal que debe cumplir todo agente retenedor ante la DIAN diligenciando un formulario mensual teniendo en cuenta las bases y tarifas existentes. Declaración de IVA: Es una obligación formal ante la DIAN para los responsables del Régimen común, deben diligenciar un formulario del impuesto al valor gravado que recae en los productos, servicios en las transacciones comerciales, de acuerdo a los ingresos brutos podrá tener un periodo gravable bimestral, cuatrimestral o anual. Declaración de ICA : Es una obligación de carácter municipal que grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que realice dentro del municipio, se liquida con base en los ingresos netos correspondiente a cada periodo gravable. Declaración de Renta: Es un impuesto que debe pagar todo contribuyente sobre las utilidades o rentas que reciban durante el año gravable, según la categoría puede ser persona natural o jurídica, y se presenta un formulario de acuerdo a las fechas de vencimiento establecidas por la DIAN. Medios magnéticos: A través de una resolución la DIAN solicita información para cruces y estudios, donde se estipulan las condiciones de quienes están obligados a la presentación de información exógena, donde se estipulan que formatos deben diligenciar. Nota contable: Es un documento interno de la empresa que es utilizado para hacer registros contables, como cruces de la cuenta por pagar u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos.

2 Página: 2 de 6 Tercero: Son las diferentes personas naturales o jurídicas con las que interactúa la empresa. RUT: Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, respecto de los cuales esta requiera su inscripción. 4. RESPONSABLE Asistente Contable Contador 5. CONDICIONES Cada área tiene un código para ser identificado en el software contable y a partir de ese código se crean los centros de costos requeridos para proyectos. Se procede a pagar la obligación cuando la cuenta de cobro o factura cumple con las condiciones establecidas en el presente procedimiento. Las planillas de seguridad social entregadas por los contratistas junto con la cuentas de cobro, deben tener una fecha que corresponda a la cuenta de cobro generada. Se debe manejar un calendario tributario para la programación de pagos de impuestos por parte de la Fundación. El trámite el pago se realiza según lo establecido en el procedimiento Cuentas por Pagar P-GFC-2. La información generada del registro de la información, está bajo custodia de los responsables del área de contabilidad. 6. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 6.1 Crear el centro de costos y tercero en el software contable Cuando se va ejecutar un nuevo proyecto en la Fundación, el responsable del área solicita al Asistente Contable la creación del centro de costos en el software contable. Para la creación se requiere manejar la siguiente información: Facilitar la copia del documento del contrato o convenio, debidamente firmado por las partes.

3 Página: 3 de 6 Nombre del centro costo asignado al proyecto o convenio, de esta manera contabilidad lo identifica con el código que se maneja en cada área. Identificar la forma de contabilizar las cuentas o costos del proyecto o convenio, esto depende de la negociación realizada por las partes. Si se requiere la creación del tercero, el responsable del área debe facilitar la copia RUT. En el caso se requerirse el certificado de Cámara de Comercio, se le solicita al tercero con el objetivo de verificar información general de la empresa. 6.2 Identificar las responsabilidades tributarias del tercero El Asistente Contable verifica en el RUT del tercero las siguientes condiciones para proceder a su registro: La actividad económica del tercero. La responsabilidades tributarias (Declaración de IVA, auto retenedor, declarante, entre otras) De esta manera, cuando se requiera realizar alguna transacción al tercero, se puede validar la información tributaria de la cuenta de cobro o factura Revisar la información a registrar El Asistente Contable revisa la siguiente información antes de iniciar con la actividad del registro contable en el software: El centro de costo asignado. Identificar la contabilización, de acuerdo con la negociación pactada en el contrato o convenio. Presentación de los soportes de pago de seguridad social (aplica para contratistas) o parafiscales (proveedores que presentan facturas). Autorización de la cuenta de cobro o factura por parte del director o responsable de área y si es el caso con visto bueno del responsable del proyecto por parte del cliente. Si se cumple con lo anterior se inicia con el registro en el software contable, de lo contrario se informa al responsable del área la novedad para definir acciones.

4 Página: 4 de Realizar registros contables Registrar facturas o cuentas por pagar El Asistente Contable realiza las retenciones pertinentes en el software contable, de acuerdo con lo estipulado por la normatividad vigente y los documentos tributarios del tercero (RUT). Una vez registrado, se imprime el documento de compra identificado en el software como comprobante de compra y se adiciona a la cuenta de cobro o factura para ser entregada a Tesorería junto con los soportes de pago de seguridad social o parafiscales Registrar anticipos El responsable del área presenta el formato de Solicitud de Anticipo F-GA-18 o Solicitud de Viáticos F-GA-19, debidamente autorizada por el Director de Área y por el Director Administrativo y Financiero. El Asistente Contable registra la información en el software contable, generando un comprobante de compra. Se envía a Tesorería para su respectivo pago junto con el soporte de solicitud de anticipo o viatico Registrar legalizaciones El responsable del área entrega al Asistente Contable el formato Legalización de Anticipo y Viáticos F-GA-20, debidamente autorizados por el Director de Área y el Director Administrativo y Financiero y adjuntando los soportes de los gastos efectuados; de esta manera se procede a registrar la información en el software y se genera un comprobante de legalización Registrar nota contables El responsable de área una vez realiza la revisión general financiera de su área puede identificar inconsistencias con respecto a las transacciones realizadas, de tal manera que solicita al Asistente Contable la revisión y reclasificación de la cuenta. La solicitud de reclasificación se realiza por correo electrónico al Asistente Contable y/o Contador. Si se debe generar una reclasificación de la cuenta, el Asistente Contable y/o Contador registra la información y genera un comprobante de nota contable.

5 Página: 5 de Registrar factura por cobrar El Asistente Contable y/o Contador registra las facturas o cuentas de cobro entregadas por Tesorería, crea una cuenta por cobrar al tercero y genera un comprobante de venta Registrar liquidación de nomina Para realizar el registro de nómina, está ya debe estar liquidada en forma definitiva en el módulo de nómina por parte del Coordinador de Gestión Humana, de esta manera el Contador realiza la provisión de cesantías, de interés a las cesantías y de vacaciones y las provisiones de prestaciones sociales y sube las interfaces del módulo de nómina al módulo de contabilidad (módulos del software contable). En el caso de identificar inconsistencia en el proceso de interface, se sube nuevamente la información para corregir el error. Finalmente, al cruzar la información se genera el comprobante de nómina, contiene la siguiente información: que Listado de aportes a seguridad social. Listado de pagos y descuentos. Listado Parafiscales. Listado de prestaciones sociales. De esta manera, se realiza el registro de nómina en el software contable Registrar pago de impuesto De acuerdo con el calendario tributario, el Contador programa las actividades a realizar para el trámite de pago de los impuestos. El Contador lista en el software contable las cuentas que estén sujetos a declarar IVA, ICA, Fuente y renta en el periodo requerido por cada impuesto, registra la información solicitada el formato requerido por cada entidad y se genera un comprobante de compra para su respectivo pago. Para la presentación de medios magnéticos, se lista la información requerida por la entidad, se registra la información solicitada en el formato de la entidad y no se emite comprobante de compra, ya la presentación de la información no requiere pago Registrar certificados de retención a la fuente Cada año, el Contador genera en el software contable los certificados de retención a la fuente de cada proveedor y los deja a disposición para la solicitud del documento por parte del proveedor.

6 Página: 6 de Formular las acciones correctivas, preventivas, mejora y lecciones aprendidas Periódicamente el responsable de ejecutar el presente procedimiento verifica el cumplimiento de sus objetivos de manera eficiente. Si se identifican brechas de cumplimiento se pueden formular acciones correctivas, preventivas y de mejora según lo establecido en el procedimiento P-GMC-6; y/o lecciones Aprendidas según procedimiento P-GCO-1 Gestión de Conocimiento. FIN. 7.ANEXO No Aplica. CONTROL DE CAMBIOS Versión del Documento Descripción del Cambio Motivo del cambio Fecha del cambio 1 Creación 28 de Junio de 2014 Aprobado por Director Administrativo y Financiero. CONTROL DEL DOCUMENTO Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Harold Kusguen Parra. Cargo: Contador. Nombre: Olga Mildred Charry. Cargo: Coordinadora de Planeación y Calidad. Firma: Firma: Firma: Nombre: Máximo Adrián Luna Valencia Cargo: Director Administrativo.