MANUAL de Organización

Transcripción

1 MANUAL de Organización APLICADO A: ÁREA DE COMUNICACIÓN SOCIAL SAN LUIS POTOSI, S.L.P., SEPTIEMBRE 2014

2 CONTENIDO Sección Introducción 1 Directorio 2 Legislación o Base legal 3 Misión 4 Estructura Orgánica 5 Organigrama 6 Descripción de Funciones 7 Autorización 8 Control de Actualizaciones 9

3 INTRODUCCIÓN El presente manual se elaboró con el objeto de que los servidores públicos del Gobierno del Estado cuenten con una fuente de información que les permita conocer la organización del Área de Comunicación Social adscrita al Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí, así como las funciones a su cargo. Este documento presenta la Estructura Orgánica actualizada y autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y funcionamiento, los objetivos que tienen encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos. Además el Manual de Organización facilita a los empleados y funcionarios el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos. La aplicación del presente Manual es únicamente para el personal que integra el Área de Comunicación Social y será la misma la responsable de actualizar o modificar su contenido. Dado a la naturaleza dinámica de Gobierno del Estado, es necesario que cualquier cambio que se presente en la organización de las áreas, se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener actualizada la Estructura Orgánica de la Administración Pública Estatal.

4 D I R E C T O R I O DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE LAS MUJERES ENCARGADA DEL ÁREA DE COMUNICACIÓN SOCIAL MGPA. Carolina Jayme Foyo DISEÑO GRAFICO LDG. María del Carmen Lomelí Quijano

5 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación de el Área de Comunicación Social del Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí, son los siguientes: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en su artículo 4º. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, en su Artículo 8. Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. Ley del Instituto de las Mujeres, del Estado de San Luis Potosí, publicada el 14 de marzo de 2002 en el Periódico Oficial. Ley de los Trabajadores al Servicio de las Instituciones Públicas del Estado. Ley de Planeación del Estado y Municipios de San Luis Potosí. Ley General para la Igualdad entre Mujeres y Hombres. Ley para la Igualdad entre Mujeres y Hombres del Estado de San Luis Potosí. Ley General de Acceso de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia. Ley de Acceso de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia del Estado de San Luis Potosí. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Modificaciones a la Ley del Instituto de las Mujeres, del Estado de San Luis Potosí con fecha de expedición 16 de Septiembre del 2003, en el Periódico Oficial.

6 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL (Continúa) Modificaciones a la Ley del Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí con fecha de expedición 11 de junio de 2009, en el Periódico Oficial. Modificaciones a la Ley del Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí con fecha de expedición 06 de abril de 2013, en el Periódico Oficial. Reglamento Interior del Instituto de las Mujeres, del Estado de San Luis Potosí, publicado en el Periódico Oficial, el 24 de septiembre Modificaciones al Reglamento Interior del Instituto de las Mujeres, del Estado de San Luis Potosí, publicadas en edición extraordinaria el 24 de febrero de Reglamento de la Ley de Acceso de las Mujeres a una Vida Libre de Violencia. Plan Nacional de Desarrollo. Plan Estatal de Desarrollo.

7 M I S I Ó N Comunicar veraz y oportunamente, a través de los distintos medios y procesos de Comunicación Social, las actividades y servicios que ofrece el Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí, así como coordinar el diseño y ejecución de campañas y eventos a favor de la promoción y respeto de los derechos de las mujeres en el Estado.

8 ESTRUCTURA ORGÁNICA 1.0 Dirección General del Instituto de las Mujeres 1.4 Área de Comunicación Social

9 ORGANIGRAMA Área de Comunicación Social Directora General del Instituto de las Mujeres Encargada del Área de Comunicación Social MGPA. Carolina Jayme Foyo Jefa de Sección (10)(04) Diseño Gráfico LDG. María del Carmen Lomelí Quijano Jefa de Sección (10)(04) 02 personal de base Total 02 El C.P. Héctor David Salazar Alonso titular administrativo del Instituto de las Mujeres del Estado de S.L.P. Certifica que el presente organigrama refleja al personal, así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente al mes de Septiembre del año Firma

10 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES OBJETIVO ÁREA DE COMUNICACIÓN SOCIAL Optimizar y eficientar al máximo los recursos de comunicación, humanos y sociales del Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí, con el objetivo de dar a conocer los programas y servicios que ofrece el Instituto, así como la implementación de campañas a favor de la equidad e igualdad. FUNCIONES Proponer a la Dirección General, los programas y políticas en materia de comunicación social y relaciones públicas, atendiendo a su inmediata ejecución, una vez aprobadas. Recopilar, analizar, procesar y difundir la información publicada en los diversos medios de información, que se relacione con el Instituto y con la población objeto del mismo. Coordinar el diseño y ejecución de campañas publicitarias para difundir las actividades y resultados del Instituto, así como de la línea TELMUJER. Coordinar el diseño, elaboración y distribución de la imagen gráfica del Instituto y proponer las modificaciones necesarias para mejorarla a la Dirección General. Coordinar el diseño y ejecución de las campañas tendientes a fomentar la cultura de equidad entre mujeres y hombres. Establecer una sólida coordinación con sus similares de las dependencias estatales, federales y municipales, así como con instituciones educativas y organizaciones civiles, a fin de conjuntar esfuerzos, para fomentar la cultura de equidad entre mujeres y hombres. Responsable MGPA. Carolina Jayme Foyo Directora General del Instituto de las Mujeres ESP. Andrea Saldaña Rivera

11 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ÁREA DE COMUNICACIÓN SOCIAL (Continúa) Brindar apoyo a las demás unidades administrativas del Instituto, en el diseño, publicación y difusión de convocatorias, trípticos, anuncios y otros medios impresos que requieran, para el mejor desempeño de sus actividades. Proporcionar apoyo logístico y participar en la organización y desarrollo de eventos, congresos, y diversos actos que promueva, o en los que participe el Instituto. Apoyar en la coordinación de los medios de comunicación de la Entidad, para generar información sobre la situación de la población femenina en el Estado, y para que contribuyan, en conjunto con el Instituto, en revalorar la imagen de la mujer ante la sociedad. Establecer contacto con los medios de comunicación, para implementar las campañas de difusión y promoción del Instituto. Concertar espacios con los medios de comunicación, para transmitir programas enfocados a la sensibilización de la población sobre la igualdad de oportunidades para mujeres y hombres. Revisar y mantener actualizada la página de Internet y el correo electrónico del Instituto. Recopilar la información que las áreas administrativas del Instituto soliciten que se ponga en la pagina de Internet, o sea difundida en los medios de comunicación, previa autorización de la Dirección General. Solicitar al Área Administrativa el equipo y suministro oportuno del material necesario para el desarrollo de los distintos proyectos del Área de Comunicación Social. Responsable MGPA. Carolina Jayme Foyo Directora General del Instituto de las Mujeres ESP. Andrea Saldaña Rivera

12 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ÁREA DE COMUNICACIÓN SOCIAL (Continúa) Formular y entregar al Área Administrativa los datos técnicos necesarios para cotizar los diversos materiales a ocupar en comunicación, diseño, producción audiovisual y prensa. Brindar información al público que así lo requiera sobre las actividades del Instituto y canalizar solicitudes de material gráfico a las áreas correspondientes. Realizar la cobertura fotográfica de los eventos del Instituto y tomar fotografías especiales para campañas y materiales de difusión. Solicitar a las instituciones educativas correspondientes personal para que realice su Servicio Social en el Área de Comunicación Social. Elaborar los reportes mensuales, así como la carta liberación, del personal de Servicio Social del Área de Comunicación Social. Asistir a los eventos de capacitación y profesionalización, así como en representación de la Directora General, cuando lo indique. Elaborar el reporte mensual de las actividades del Área de Comunicación Social y entregarlo a la Dirección General. Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable MGPA. Carolina Jayme Foyo Directora General del Instituto de las Mujeres ESP. Andrea Saldaña Rivera

13 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES OBJETIVO DISEÑO GRÁFICO Generar la imagen gráfica del Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí, que permita su identificación ante la sociedad. FUNCIONES Crear la imagen gráfica del Instituto de las Mujeres del Estado de San Luis Potosí. Proyectar, diseñar y desarrollar campañas publicitarias que difundan las actividades del Instituto, así como de las líneas TELMUJER. Proponer las modificaciones necesarias para mejorar y actualizar la imagen gráfica. Diseñar y editar materiales gráficos con enfoque de género que promuevan y difundan los programas y proyectos del Instituto. Diseñar material para proyectos o eventos en los cuales el Instituto participe, en vinculación con otras instituciones. Diseñar y producir material gráfico para uso interno del Instituto. Proponer y desarrollar proyectos de materiales de difusión con enfoque de género, de acuerdo a los programas del Instituto. Proyectar, diseñar y desarrollar campañas tendientes a fomentar la cultura de equidad entre mujeres y hombres. Realizar la depuración, clasificación, relación y registro del archivo de la documentación generado en la Sección de Diseño Gráfico de acuerdo a los lineamientos marcados por el Archivo General de Gobierno del Estado y del Instituto. Responsable LDG. María del Carmen Lomelí Quijano Directora General del Instituto de las Mujeres ESP. Andrea Saldaña Rivera

14 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DISEÑO GRÁFICO (Continúa) Apoyar al titular del area en la cobertura fotográfica de los eventos del Instituto y tomar fotografías especiales para campañas y materiales de difusión. Solicitar al Área Administrativa el equipo y suministro oportuno del material necesario para el desarrollo de los proyectos de diseño. Formular y entregar al Área Administrativa del Instituto, los datos técnicos necesarios para cotizar los diversos materiales impresos. Solicitar a las instituciones educativas correspondientes personal para que realice sus Prácticas Profesionales o su Servicio Social en la Sección de Diseño Gráfico. Fungir como asesora y coordinar las actividades del personal que lleva a cabo sus Prácticas Profesionales o su Servicio Social en la Sección de Diseño Gráfico. Asesorar a las personas que realizan sus Prácticas Profesionales o su Servicio Social en la Sección de Diseño Gráfico, en la elaboración de sus reportes de actividades, así como elaborar las cartas de liberación. Revisar la correspondencia recibida a través del correo electrónico dirigida a la Sección de Diseño Gráfico y en su caso darle respuesta. Asistir a los eventos de capacitación que la Directora General Indique. Apoyar a las unidades administrativas del Instituto, en el diseño de convocatorias, trípticos, anuncios y otros medios impresos que requieran, para el mejor desempeño de sus actividades. Apoyar en la organización y desarrollo de eventos, congresos y diversos actos que promueva, o en los que participe el Instituto, cuando la Directora General así lo requiera. Estas funciones son enunciativas más no limitativas Responsable LDG. María del Carmen Lomelí Quijano Directora General del Instituto de las Mujeres ESP. Andrea Saldaña Rivera

15 AUTORIZACIÓN RESPONSABLE DE LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DEL IMES MGPA. Carolina Jayme Foyo Encargada del Área de Comunicación Social REVISÓ Lic. Gonzalo Ortuño Castro Director de Organización y Métodos AUTORIZAN DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DE LAS MUJERES LA OFICIAL MAYOR DEL PODER EJECUTIVO ESP. Andrea Saldaña Rivera C.P. Martha Elva Zúñiga Barragán

16 CONTROL DE ACTUALIZACIONES ACTUALIZACIÓN FECHA a)parte del Manual que se Actualiza b) Secciones que se modifica(n) FORMULÓ REVISÓ AUTORIZÓ (Titular Admvo. de la Dependencia) (Dirección de Organización y Métodos) (Oficial Mayor)